Exceli töövihiku andmete importimine ja linkimine

Exceli andmete Accessi importimise tavastsenaariumid

• Olete pikaajaline Exceli kasutaja, kuid edaspidi soovite kasutada oma andmeid Accessis. Soovite teisaldada Exceli töölehtede andmed ühte või mitmesse Accessi andmebaasi.

• Teie osakond või meeskond kasutab Accessi, kuid aeg-ajalt saate Exceli vormingus andmeid, mis tuleb ühendada Accessi andmebaasidega. Soovite importida Exceli töölehed nende saabumisel Accessi andmebaasi.

• Kasutate Accessi andmete haldamiseks, kuid teie meeskonna ülejäänud liikmete nädalaaruanded saabuvad Exceli töövihikuna. Soovite muuta andmete iganädalase kindlal kellaajal importimise oma andmebaasi ladusamaks.

Impordite andmeid Excelist esimest korda

• Exceli töövihikut pole mingil moel võimalik salvestada Accessi andmebaasina. Excelil puudub Exceli andmetest Accessi andmebaasi loomise funktsioon.

• Exceli töövihiku avamisel Accessis (valige dialoogiboksi Faili avamine loendis Failitüübid väärtus Microsoft Excel ja valige soovitud fail) loob Access andmete importimise asemel töövihikuga lingi. Töövihiku linkimise olemus erineb töölehe importimisest andmebaasi. Lisateavet linkimise kohta leiate selle artikli teemast Exceli andmetega linkimine.

Töövihiku ettevalmistamine

1. Määrake lähtefaili asukoht ja valige Accessi imporditavaid andmeid sisaldav tööleht. Ainult osa tööleheandmete importimiseks saate määratleda imporditavaid lahtreid sisaldava nimega vahemiku.
   
   Nimega vahemiku määratlemine (valikuline)   

   1. Aktiveerige Excel ja avage tööleht, mis sisaldab imporditavaid andmeid.

   2. Valige imporditavaid andmeid sisaldav lahtrivahemik.

   3. Paremklõpsake valitud vahemikus ja seejärel klõpsake käsku Vahemiku nimi või Määratle nimi.

   4. Määrake dialoogiboksi Uus nimi väljal Nimi vahemiku nimi ja klõpsake nuppu OK.

      Pidage meeles, et saate importida korraga ainult ühe töölehe. Mitme töölehe importimiseks korrake imporditoimingut iga töölehe puhul.

2. Vaadake lähteandmed üle ja järgige selle tabeli juhiseid.

   Element	Kirjeldus
   Veergude arv	Imporditavate veergude arv ei saa olla suurem kui 255, sest Access ei toeta tabelis rohkem kui 255 välja.
   Veergude ja ridade vahelejätmine	Hea tava on kaasata vaid need töölehe või nimega vahemiku read ja veerud, mida soovite importida. Ridade_arv    – imporditoimingu ajal ei saa ridu filtreerida ega vahele jätta. Veerud    – andmete lisamisel olemasolevasse tabelisse ei saa veerge vahele jätta.
   Tabelivorming	Veenduge, et lahtritel on tabelivorming. Kui tööleht või nimega vahemik sisaldab ühendatud lahtreid, paigutatakse lahtri sisu vasakpoolseima lahtri väljale ja muud väljad jäetakse tühjaks.
   Tühjad veerud, read ja lahtrid	Kustutage töölehe või vahemiku kõik tarbetud tühjad read ja veerud. Kui tööleht või vahemik sisaldab tühje lahtreid, püüdke lisada puuduvad andmed. Kui kavatsete olemasolevasse tabelisse andmeid hiljem lisandada, veenduge, et vastavad tabeliväljad aktsepteerivad tühiväärtusi (puuduvaid või tundmatuid väärtusi). Väli aktsepteerib tühiväärtusi, kui välja atribuudi Nõutav väärtuseks on määratud Ei ja atribuudi Valideerimisreegel säte ei väldi tühiväärtusi.
   Veaväärtused	Kui üks või mitu töölehe või vahemiku lahtrit sisaldab veaväärtust (nt #NUM ja #DIV), parandage need enne imporditoimingu alustamist. Kui lähtetööleht või -vahemik sisaldab veaväärtusi, täidab Access tabeli vastavad väljad tühiväärtustega. Lisateavet selliste vigade parandamise kohta leiate selle artikli teemast Tõrkeotsing puuduvate või valede väärtuste korral.
   Andmetüüp	Importimisel tõrgete vältimiseks veenduge, et kõik lähteveerud sisaldaksid kõigil ridadel sama tüüpi andmeid. Access kontrollib esimest kaheksat lähterida, et määrata kindlaks tabeli väljade andmetüüp. Soovitame tungivalt veenduda, et esimesel kaheksal real poleks üheski veerus erinevaid andmetüüpe. Vastasel juhul ei pruugi Access määrata veerule õiget andmetüüpi. Hea tava on enne imporditoimingu alustamist vormindada Excelis kõik lähteveerud ja määrata igale veerule kindel andmevorming. Vormindamine on tungivalt soovitatav veergude puhul, mis võivad sisaldada eri tüüpi väärtusi. Näiteks võib töölehe veerg Lennu number sisaldada arv- ja tekstiväärtusi (nt 871, AA90 ja 171). Puuduvate või valede väärtuste vältimiseks tehke järgmist. Paremklõpsake veerupäist ja seejärel klõpsake käsku Vorminda lahtreid. Valige vahekaardi Arv jaotises Kategooria soovitud vorming. Veeru Lennu number jaoks valiksite arvatavasti vormingu Tekst. Klõpsake nuppu OK. Kui lähteveerud on vormindatud, kuid sisaldavad kaheksandast reast edasi siiski segaväärtusi, võib imporditoiming ikkagi väärtusi vahele jätta või neid valesti teisendada. Tõrkeotsingu teavet leiate teemast Tõrkeotsing puuduvate või valede väärtuste korral.
   Esimene rida	Kui töölehe või nimega vahemiku esimene rida sisaldab veergude nimesid, saate määrata, et Access käsitleks importimisel esimese rea andmeid väljanimedena. Kui lähtetööleht või -vahemik ei sisalda nimesid, tasub need lisada enne imporditoimingu alustamist. Märkus.: Kui kavatsete olemasolevasse tabelisse andmeid lisandada, veenduge, et kõigi veergude nimed langeksid täpselt kokku vastavate väljade nimedega. Kui veeru nimi erineb tabeli vastava välja nimest, siis imporditoiming nurjub. Väljanimede kuvamiseks avage Accessi tabel kujundusvaates.

3. Kui lähtetöövihik on avatud, sulgege see. Lähtefaili avatuks jätmine võib põhjustada importimisel andmeteisendustõrkeid.

Sihtandmebaasi ettevalmistamine

1. Avage Accessi andmebaas, kuhu imporditud andmed salvestatakse. Veenduge, et andmebaas pole kirjutuskaitstud ja teil on andmebaasi muudatuste tegemise õigus

   või

   kui te ei soovi salvestada andmeid ühtegi olemasolevasse andmebaasi, looge tühi andmebaas. Selleks tehke järgmist.

   Klõpsake menüü Fail nuppu Uus ja seejärel käsku Tühi andmebaas.

2. Enne imporditoimingu käivitamist otsustage, kas soovite salvestada andmed uude või olemasolevasse tabelisse.

   Uue tabeli loomine    – kui otsustate salvestada andmed uude tabelisse, loob Access tabeli ja lisab sellesse imporditud andmed. Kui määratud nimega tabel on juba olemas, kirjutab Access tabeli sisu imporditud andmetega üle.

   Lisamine olemasolevasse tabelile    – kui otsustate lisada andmed olemasolevasse tabeIisse, siis lisandatakse Exceli töölehe read määratud tabelile.

   Pidage meeles, et enamik lisandamistoimingu nurjumisi tekivad põhjusel, et lähteandmed ei vasta sihttabeli liigendusele ega väljasätetele. Selle vältimiseks avage sihttabel kujundusvaates ja kontrollige järgmist.

   • Esimene rida    – kui lähtetöölehe või nimega vahemiku esimene rida ei sisalda veerupäiseid, veenduge, et iga veeru asukoht ja andmetüüp lähtetöölehel vastaks tabeli vastavatele väljadele. Kui esimene rida sisaldab veerupäiseid, ei pea veergude ja väljade järjestus vastenduma, kuid iga veeru nimi ja andmetüüp peavad täpselt vastenduma vastavate väljade omadega.

   • Puuduvad või liigsed väljad    – kui sihttabelis puudub mõni lähtetöölehe väli, lisage need enne imporditoimingu alustamist. Kui aga tabel sisaldab lähtekohas puuduvaid välju, pole vaja neid tabelist kustutada, kui need aktsepteerivad tühiväärtusi.

     Näpunäide.: Väli aktsepteerib tühiväärtust, kui atribuudi Nõutav väärtuseks on määratud Ei ja atribuudi Valideerimisreegel säte ei keela tühiväärtusi.

   • Primaarvõti    – kui tabel sisaldab primaarvõtme välja, peab lähtetööleht või -vahemik sisaldama veergu, mille väärtused ühilduvad primaarvõtme väljaga ja imporditud võtmeväärtused peavad olema kordumatud. Kui imporditud kirje sisaldab sihttabelis juba olemasolevat primaarvõtme väärtust, kuvab imporditoiming tõrketeate.

   • Indekseeritud väljad    – kui tabeli välja atribuudi Indekseeritud väärtuseks on määratud Jah (duplikaadid keelatud), siis lähtetöölehe või -vahemiku vastav veerg peab sisaldama kordumatuid väärtusi.

     Imporditoimingu käivitamiseks järgige järgmisi juhiseid.

Imporditoimingu käivitamine

1. Impordi- või linkimisviisardi asukoht võib olenevalt Accessi versioonist varieeruda. Valige oma Accessi versiooni jaoks sobivad toimingud.

   • Kui kasutate Microsoft 365, Access 2021 või Access 2019 uusimat versiooni, klõpsake menüü Välisandmed jaotises & lingi importimine nuppu Uus andmeallikas > Exceli > failist.

   • Kui kasutate Access 2016, klõpsake menüü Välisandmed jaotises & importimine nuppu Excel.

   Märkus.: Menüü Välisandmed on saadaval ainult siis, kui andmebaas on avatud.

2. Määrake dialoogiboksi Too välisandmed – Exceli arvutustabel väljal Faili nimi imporditavaid andmeid sisaldav Exceli faili nimi

   või

   klõpsake nuppu Sirvi ja määrake dialoogiboksis Faili avamine imporditava faili asukoht.

3. Määrake, kuidas soovite imporditud andmed salvestada.

   Andmete salvestamiseks uude tabelisse klõpsake raadionuppu Impordi lähteandmed praeguse andmebaasi uude tabelisse. Teil palutakse sellele tabelile hiljem nimi panna.

   Andmete lisandamiseks olemasolevale tabelile klõpsake raadionuppu Lisa kirjete koopia tabelile ja valige ripploendist tabel. Kui andmebaasis pole ühtegi tabelit, pole see suvand saadaval.

   Lingitud tabeli loomise teel andmeallika linkimise kohta leiate teavet selle artikli teemast Exceli andmetega linkimine.

4. Klõpsake nuppu OK.

   Käivitub arvutustabeli importimise viisard, mis juhatab teid läbi importimistoimingu etappide. Jätkake järgmiste juhistega.

Arvutustabeli impordiviisardi kasutamine

1. Valige viisardi esimesel lehel imporditavaid andmeid sisaldav tööleht ja klõpsake nuppu Edasi.

2. Klõpsake viisardi teisel lehel raadionuppu Kuva töölehed või raadionuppu Kuva nimega vahemikud, valige imporditav tööleht või nimega vahemik ja klõpsake nuppu Edasi.

3. Kui lähtetöölehe või nimega vahemiku esimene rida sisaldab väljanimesid, märkige ruut Esimene rida sisaldab veerupäiseid ja klõpsake nuppu Edasi.

   Andmete importimisel uude tabelisse kasutab Access neid veerupäiseid tabeliväljade nimetamiseks. Neid nimesid saate muuta kas imporditoimingu ajal või pärast seda. Andmete lisandamisel olemasolevale tabelile veenduge, et lähtetöölehe veerupäised vastenduksid täpselt sihttabeli väljanimedega.

   Kui lisate andmeid olemasolevasse tabelisse, jätkake otse 6. juhise juurde. Kui lisate andmed uude tabelisse, järgige ülejäänud juhiseid.

4. Viisard palub üle vaadata välja atribuudid. Välja atribuutide kuvamiseks klõpsake lehe alumises pooles vastavat veergu. Soovi korral võite toimida ka järgmiselt.

   • Vaadake üle sihtvälja nimi ja andmetüüp ning soovi korral muutke neid.

     Access kontrollib iga veeru esimest kaheksat rida ja pakub iga välja jaoks andmetüübi. Kui töölehe veerg sisaldab veeru kaheksal esimesel real eri tüüpi väärtusi (nt teksti ja numbreid), siis pakub viisard veeru kõigi väärtustega ühilduva andmetüübi – kõige sagedamini tekstandmete tüübi. Kuigi saate valida teistsuguse andmetüübi, pidage meeles, et valitud andmetüübiga ühildumatuid andmeid importimisel kas ignoreeritakse või need teisendatakse valesti. Lisateavet puuduvate või valede väärtuste parandamise kohta leiate selle artikli teemast Tõrkeotsing puuduvate või valede väärtuste korral.

   • Välja indeksi loomiseks määrake atribuudi Indekseeritud väärtuseks Jah.

   • Lähteveeru tervikuna vahelejätmiseks märkige ruut Ära impordi välja (jäta vahele).

     Pärast suvandite valimise lõpetamist klõpsake nuppu Edasi.

5. Järgmisel lehel saate määrata tabeli primaarvõtme. Raadionupu Luba Accessil lisada primaarvõti klõpsamisel lisab Access sihttabelisse esimeseks väljaks automaatnumbri välja ja asustab selle automaatselt kordumatute ID-väärtustega, alates väärtusest 1. Klõpsake nuppu Edasi.

6. Määrake viisardi viimasel kuval sihttabeli nimi. Tippige väljale Impordi tabelisse soovitud nimi. Kui tabel on juba olemas, kuvab Access viiba, milles küsitakse, kas soovite tabeli olemasoleva sisu üle kirjutada. Jätkamiseks klõpsake nuppu Jah või sihttabelile mõne muu nime määramiseks nuppu Ei ja seejärel andmete importimiseks nuppu Valmis .

   Kui Access sai osa või kõik andmed importida, kuvab viisard lehe, kus kuvatakse imporditoimingu olek. Lisaks saate salvestada toimingu üksikasjad edaspidiseks kasutamiseks määranguna. Kui toiming nurjus täielikult, kuvab Access teate Faili importimisel ilmnes tõrge.

7. Toimingu üksikasjade salvestamiseks edaspidiseks kasutamiseks klõpsake nuppu Jah. Üksikasjade salvestamine hõlbustab toimingut kordamist tulevikus, läbimata iga kord viisardi kõiki etappe.

Teavet toimingu üksikasjade määranguna salvestamise kohta lugege teemast Impordi- ja eksporditoimingu üksikasjade salvestamine määranguna.

Teavet salvestatud impordi- või lingimäärangu käivitamise kohta lugege teemast Salvestatud impordi- või ekspordimäärangu käivitamine.

Teavet impordi- või lingiülesannete kindlatel aegadel käivitamise kohta lugege teemast Impordi- või ekspordimäärangu ajastamine.

Tõrkestringid ja tõrkeotsinguvihjed

Lehe algusse

Accessist Exceli töölehega linkimise tavastsenaariumid

Tavaliselt kasutatakse Exceli töölehega linkimist importimise asemel järgmistel põhjustel.

• Soovite andmeid jätkuvalt säilitada Excelis, kuid kasutada ka Accessi võimsaid päringu- ja aruandlusfunktsioone.

• Teie osakond või meeskond kasutab Accessi, kuid teie välisandmeallikate andmed on Exceli töölehtedel. Te ei soovi hallata välisandmete koopiaid, vaid soovite kasutada neid Accessis.

Esmakordne Exceli töölehe andmete importimine

• Excelist ei saa Accessi andmebaasiga linki luua.

• Exceli faili linkimisel loob Access uue tabeli, mida nimetatakse sageli lingitud tabeliks. Tabel esitab lähtetöölehe või nimega vahemiku andmeid, kuid neid ei salvestata andmebaasis.

• Exceli andmeid ei saa andmebaasi olemasoleva tabeliga linkida. See tähendab, et andmeid ei saa linkimise abil olemasolevale tabelile lisandada.

• Andmebaas võib sisaldada mitut lingitud tabelit.

• Kõik lähteandmetes tehtavad muudatused kajastuvad lingitud tabelis automaatselt. Accessi lingitud tabeli sisu ja liigendus on aga kirjutuskaitstud.

• Exceli töövihiku avamisel Accessis (valige dialoogiboksi Faili avamine loendis Failitüübid väärtus Microsoft Excel ja valige soovitud fail) loob Access tühja andmebaasi ja käivitab arvutustabeli linkimise viisardi.