Filtreerimise abil SharePointi vaate muutmine

Filtreerimise abil SharePointi vaate muutmine

Filtreerimine vähendab vaates kuvatavate andmete arvu, et kuvada ainult need andmed, mis teile huvi pakuvad. Filter valib üksused, mis vastavad kindlatele kriteeriumidele (nt asukoht, üksuse tüüp või hinnavahemik). Indeksite ja filtrite kasutamine võib samuti aidata teil andmeid süvitsi uurida või vältida loendivaate läve ületamist. Filter saab andmed ise tagastada või võimaldada andmed parema vormindamise huvides rühmitada või sortida.

Indeksid aitavad filtritel tõhusamalt töötada. Kui teie loendi või teegi üksuste arv ületab loendivaate läve, kuid jääb siiski alla 20 000 üksuse, saate enamasti lisada olemasolevatele veergudele indeksid. Seejärel saate rakendada filtrid, et vähendada kuvatavate üksuste arvu loendivaate lävele (kuni 5000 üksust) vastavaks.

Filtrid vähendavad tagastatavate andmete hulka, kuna võimaldavad üksused valida tehtemärkide (nt suurem või väiksem kui) ja filtrile vastavate andmete põhjal. Filtreeritud vaate loomisel peaks filtriavaldise esimene indekseeritud veerg andmehulka vähendama võimalikult suures ulatuses. Asukoha- või kuupäevavälja alusel filtreerimine näiteks aitab sageli andmehulka olulisel määral vähendada. Kui teil on 15 000 üksust, peaks teie eesmärk olema see, et esimene indekseerimine tagastaks vähem kui 5000 üksust. Ka siis, kui teie andmehulgas on alla 5000 üksuse, on see hea tava.

SharePoint valib päringus esimese indekseeritud veeru ja kasutab siis andmete valimiseks ülejäänud veerge. Muud vaate filtris määratletud veerud võivad, kuid ei pea olema indekseeritud. Vaade ei kasuta neid indekseid isegi siis, kui filtreeritud vaate tulem tagastab loendivaate lävest vähem andmeid.

Oletame näiteks, et teil on päring: suurus = suur AND värv = punane. Värv on loendis indekseeritud, kuid suurus mitte. Kui loendis on alla 5000 „punase“ üksuse, sooritatakse päring mahukas loendis probleemideta. Kui teil on aga päring „suurus = suur OR värv = punane“, siis kuigi andmebaasist võidakse leida kõik „punased“ üksused, skannitakse kogu loendit kõigi „suurte“ üksuste leidmiseks. Kui tagastatakse üle 5000 üksuse, on päring ahendatud.

Kui filtriavaldises kasutatakse kaht või enamat veergu, peab määravas indeksis (või indeksites) kasutama operaatorit AND. Näiteks oletame, et tahate suurest loomade loendist leida koerad. Teil on indekseerimata veerg nimega Liigid, kus muuhulgas on väärtusena kasutusel Koer. Kui teete päringu „Liigid = Koer“, ahendatakse teie päring. Kui teil on aga indekseeritud veerg nimega Klass, saate teha päringu „Klass = Imetajad AND Liigid = Koer“. Samuti saate otside kasse ja koeri päringuga Klass = Imetajad AND (Liigid = Koer OR Liigid = Kass). Teine päring valib kõik imetajad ning seejärel filtreerib sealt koerad ja kassid.

Märkus.: Kui teisaldate üksused prügikasti, lähevad need filtriavaldise loendivaate läve juures ikkagi arvesse. Pärast prügikasti tühjendamist neid enam ei arvestata. Lisateavet saate teemast Prügikasti tühjendamine või failide taastamine.

Kui veergudes, mida te filtreerimiseks kasutate, pole indekseid, peaksite alustuseks indeksid looma. Lisateavet leiate artiklist Indeksi lisamine SharePointi veerule.

Pärast veeru indekseerimist saate selle vaate loomisel või muutmisel lisada ja seejärel seda kasutada vaate filtreerimiseks. Enne vaate loomist võite loendisse lisada veel veerge, et hõlbustada sortimist, rühmitamist ja filtreerimist. Sortimiseks ja filtreerimiseks saate valida veerud, mis on andmehulgas, kuid mitte kuvatud.

Vaate loomine

  1. Avage loend või teek, kus soovite vaate luua.

  2. Olenevalt versioonist tehke üht järgmistest.

    • Versioonis SharePoint 2016, 2013, 2010 või SharePoint Online’i klassikalises režiimis klõpsake menüüd Loend või Teek ja seejärel käsku Loo vaade.

      SharePointi teegi vaate loomise nupp lindil.
    • SharePoint Online’is või rühmaga ühendatud SharePointis klõpsake nupu Vaatesuvandid allanoolt ja seejärel klõpsake käsku Halda vaateid või Muuda praegust vaadet.

      Vaate valikumenüü, kus on valitud vaadete haldamine
      Praeguse vaate redigeerimine
  3. Kerige alla jaotiseni Vaated ja klõpsake käsku Loo vaade.

  4. Klõpsake lehel Vaate tüüp soovitud vaadet. Kui te pole kindel, valige Standardvaade.

    Vaatetüüpide leht
  5. Tippige Vaate nimi.

    Määrake vaate jaoks nimi ja soovi korral ka failinimi
  6. Redigeerige vaate veebiaadressi või aktsepteerige vaikeväärtus. Hiljem saate siia tagasi tulla ja aadressi muuta.

  7. Jaotises Filter klõpsake käsku Kuva üksused ainult siis, kui järgmine tingimus on täidetud ja seejärel valige, kuidas soovite üksusi indekseeritud veeru alusel filtreerida.

    Näiteks ainult samal päeval muudetud üksuste vaate loomiseks valige veerg Muudetud (indekseeritud), seejärel määrake tingimus on võrdne ja tippige tekst [Täna].

    Valige SharePoint Online’is indekseeritud väli

    Märkus.: Kui te ei leia veerge, mille nime järel oleks kuvatud märge (Indekseeritud), pole selle loendi või teegi jaoks ühtegi indekseeritud veergu. Esmalt peate liht- või liitindeksi loomine.

  8. Igal lehel kuvatavate üksuste arvu piiramiseks kerige alla jaotiseni Üksuste piirmäär ja määrake väärtus Kuvatavate üksuste arv. Vaate loomisel on kuvatavate üksuste vaikearv 30.

    Määrake vaate sätete lehel kuvatavate üksuste arv
  9. Lehel kuvatavate üksuste piirarvu seadmiseks on kaks võimalust.

    • Kuva üksused määratud mahuga hulkadena – loob andmete kuva lehthaaval, mis on kasulik, kui sirvite üksusi mitteinteraktiivsel viisil.

      Kui üksusi on teie piirväärtuse sättest rohkem, kasutatakse kuval lehekülgedeks jaotamist.

      Artiklit illustreeriv pilt

    • Piira tagastatavate üksuste koguarv määratud arvuga – sellega seate jäiga piirmäära, mis võib, kuid ei pruugi tagastada filtreerimistoimingu kõiki tulemusi, ent mille kasutamine võib olla otstarbekas vaate testimisel, prototüübi loomisel või vaate kõige ülemiste väärtuste allalaadimisel.

  10. Jaotises Laad saate valida väärtuse Eelvaatepaan, et kõigi teie loendi üksuste teave kuvataks vertikaalpaanina. Eelvaatepaan on üks vaatelaadidest, mida saab vaate redigeerimisel või loomisel valida jaotises Laad.

    Laadivalikud vaate sätete lehel

    Andmete seas kiiremaks liikumiseks hoidke lehe vasakul serval asuval kerimisalal kursorit vastava üksuse pealkirjal, et kuvada üksuse kõikide veergude väärtused lehe paremal serval. Nii kuvatakse vähem algandmeid ja vaade kuvatakse kiiremini. Sellest laadist on eriti kasu siis, kui teie loend on lai, selles on palju veerge ja andmete kuvamiseks on vaja horisontaalselt kerida.

    Artiklit illustreeriv pilt

  11. Klõpsake nuppu OK.

Vaatega tegutsemiseks on veel võimalusi, ent sellest piisab, et vaadata andmeid, mis ületavad loendivaate lävi, kui olite blokeeritud. Lisaks saate vaadet sortida, andmeid soovitud alusel rühmitada, kokkuvõtteid lisada, kaustu laiendada ja vaate nutiseadmes vaatamiseks optimeerida.

Vaate muutmine

  1. Avage loend või teek, kus soovite vaate luua.

  2. Tehke ühte järgmistest:

    • Klõpsake rakenduses SharePoint 2016, 2013, 2010 või SharePoint Online’is klassikalises režiimis menüüd Loend või Teek, valige vaade jaotises Praegune vaade ja klõpsake siis käsku Muuda vaadet.

      Teegi menüü, kus on esile tõstetud vaate muutmise valik
    • SharePoint Online’is klõpsake nupu Vaatesuvandid allanoolt ja seejärel käsku Muuda praegust vaadet.

      Vaate valikumenüü, kus on valitud vaadete haldamine
  3. Kerige alla jaotiseni Vaated ja klõpsake vaadet.

  4. Seejärel saate sätteid muuta, järgides ülalpool jaotises Vaate loomine toodud juhiseid 5–9.

  5. Klõpsake nuppu OK.

Et vaade saaks kiiresti palju üksuseid filtreerida, peab filtri esimene veerg olema indekseeritud. Teised vaatefiltris määratavad veerud võivad samuti olla indekseeritud, kuid vaade ei kasuta neid indekseid. Filtri esimene veerg peaks tagastama loendivaate lävest vähem üksuseid.

Kui filtri esimene veerg tagastab loendivaateläves määratud üksustest rohkem üksuseid, saate kasutada kahe või enama veeruga filtrit. Kui määratlete filtreeritud vaate, milles kasutatakse kahte või enamat veergu, saate tagastatavate üksuste arvu piirata filtri AND (JA) abil. Ent isegi sel juhul peate filtris määrama esimeseks veeruks selle veeru, mis kõige suurema tõenäosusega tagastab vähem andmeid. Võtke arvesse, et filtri OR (VÕI) kasutamisega tagastatakse peaaegu alati rohkem üksusi ja selle kasutamine pole käesoleval juhul tõhus.

Lisateavet vaadete kohta leiate artiklist Loendi või teegi vaate loomine, muutmine või kustutamine

NB!:  Kuigi saate jõudluse täiustamiseks indekseerida ühe otsinguveeru, ei ole indekseeritud otsinguveeru kasutamisest kasu, kui eesmärgiks on loendivaate läve ületamise vältimine. Kasutage põhi- või lisaindeksina muud tüüpi veergu.

NB!:  Loendi filtreerimisel indekseeritud välja järgi vaadake, kas prügikastis on loendist või teegist kustutatud üksusi. Prügikastis olevad üksused lähevad loendivaate läve arvestamisel samuti arvesse ning need kustutatakse tagaandmebaasist alles pärast nende eemaldamist prügikastist. Kui loendi filtreeritud üksuste ja prügikastis olevate üksuste koguarv on suurem kui loendilävepiir, võite saada mittetäieliku tulemikogumi või blokeeringu. Lisateavet leiate artiklist Prügikasti tühjendamine või failide taastamine.

Filtreerimiseks saate kasutada kahte märksõna, mis põhinevad kas praegusel päeval ehk [Täna] või praegusel kasutajal ehk [Mina]. Need märksõnad on dünaamilised, muutudes vastavalt kasutajale või kuupäevale.

Märksõna [Mina] võib abiks olla näiteks siis, kui soovite suures teegis vaadata ainult oma dokumente. [Mina] kasutab inimeste teabel põhinevaid veerge, näiteks Autor või Muutja. Kui soovite näiteks kuvada kõik teie enda loodud dokumendid, määrake filter, kus veeru Autor väärtuseks on [Mina]. Kui olete toimetaja ja soovite näha faile, millega viimati töötasite, määrake filter, kus veeru Muutja väärtuseks on [Mina]. Mõlema veeru andmete kuvamiseks looge kaks filtrit ja ühendage need tehtemärgiga Or (Või).

Filtreerimisalus [Mina]
Filter, mis toob välja dokumendid, mis on teie loodud või muudetud

Märksõna [Täna] töötab kuupäevapõhiste veergudega. Vastavalt tänase kuupäeva muutumisele muutuvate vahemike koostamiseks saate kasutada matemaatikatehteid. Kui soovite näha kõiki dokumente, mida muudeti viimase 30 päeva jooksul, looge kuupäevaveergu kasutav filter, mille väärtus on [Täna] - 30 või sellest suurem. Tänase päeva väljajätmiseks määrake kuupäevaveerule teine filter, mille väärtus on väiksem kui [Täna], ning ühendage need filtrid tehtemärgiga And (Ja).

Filtreerimisalus [Täna]
Filter, mis toob välja viimase 30 päeva jooksul muudetud failid

Filtreerida saate kiiresti ka otse loendist või teegist, ilma veel ühte vaadet vahele lisamata. Küll aga pole teil sel juhul võimalik paindlikult lisada näiteks selliseid tehtemärke nagu „suurem kui“ või „võrdne“. Filtrite loend luuakse veeru andmete põhjal. Kui teil on näiteks veerg osakondade jaoks, saate filtreerida personaliosakonna või IT-osakonna alusel.

  1. Viige kursor loendis või teegis veerule, mille alusel soovite filtreerida, ja klõpsake allanoolt.

  2. Ripploendi alumises osas klõpsake väärtusi, mille alusel soovite filtreerida. Valikute kõrval kuvatakse märkeruudud.

    Klõpsake veerupäist ja valige väärtus, mille alusel soovite filtreerida.
    SharePoint 2010, 2013 või 2016
    Sisu kiireks filtreerimiseks klõpsake soovitud veerupäist
    SharePoint Online’i või SharePointi rühmadega ühendatud saidid
  3. Kui olete valmis ja soovite uuesti kuvada kõik väärtused, klõpsake allanoolt, siis käsku Eemalda filtrid [soovitud nimega veerust] ja seejärel nuppu Sule.

Järgnevalt mõned soovitused tüüpvaadete kohta, mis peaks koos indekseeritud veeru kasutamisega andma hea tulemuse.

Filtreerimisalus

Indekseeritav

Näide

Hiljuti muudetud üksused

Veerg Muudetud

Ainult viimase nädala jooksul muudetud üksuste kuvamiseks rakendage filter Muudetud on suurem kui[Täna]-7.

Uued üksused

Veerg Loodud

Ainult viimase nädala jooksul lisatud üksuste kuvamiseks rakendage filter Loodud on suurem kui [Täna]-7.

Minu üksused

Veerg Looja

Ainult teie lisatud üksuste kuvamiseks rakendage filter Looja võrdub [Mina].

Tänase tähtajaga üksused

Veerg Tähtaeg (teie poolt loendis või teegis loodud)

Tänase tähtajaga üksuste kuvamiseks rakendage filter Tähtaeg võrdub [Täna].

Arutelutahvli värskendused

Veerg Viimati värskendatud

Ainult viimase kuu jooksul värskendatud arutelude kuvamiseks rakendage filter Viimati värskendatud on suurem kui [Täna]-30.

Arhiivifailid dokumenditeegis

Muutmiskuupäev

Pärast 2016. aastat muutmata dokumentide (mida soovite arhiivida) kuvamiseks rakendage filter Muutmiskuupäev on väiksem kui 31. detsember 2016.

Finantsandmete alamhulga leidmine

Piirkond, Aasta (kaks lihtindeksit)

Kirdepiirkonna 2015. aasta finantsandmete kuvamiseks rakendage filter Piirkond võrdub "Kirre" AND Aasta võrdub 2015, sest veerus Piirkond on tõenäoliselt vähem väärtusi kui veerus Aasta.

Märkus.: Isegi juhul, kui loote filtreeritud vaate, mis põhineb veeruindeksitel, kuid ületate siiski loendivaate läve, võidakse teatud täpsemate toimingute sooritamist blokeerida, kuna nende sooritamiseks on vaja juurdepääsu kogu loendile või teegile. Need toimingud on järgmised: indeksi lisamine või kustutamine, vaate määratluses sortimise loomine, veerusumma kuvamine ja arvutatud väljade lisamine, värskendamine või kustutamine. Kui see juhtub, proovige toiming käivitada igapäevase ajaakna kestel, kui piirangud eemaldatakse.

Toetatud veerutüübid

  • Üks tekstirida

  • Valik (ühe väärtusega)

  • Arv

  • Valuuta

  • Kuupäev ja kellaaeg

  • Isik või rühm (ühe väärtusega)

  • Hallatavad metaandmed

  • Jah/ei

  • Otsing

Toetuseta veerutüübid

  • Mitu tekstirida

  • Valik (mitme väärtusega)

  • Arvutuslik

  • Hüperlink või pilt

  • Kohandatud veerud

  • Isik või rühm (mitme väärtusega)

  • Välisandmed

Ootame teie küsimusi!

Loodud 30. aprillil 2017

Kas sellest artiklist oli abi? Kui jah, siis andke meile sellest lehe allservas teada. Kui te abi ei saanud, siis kirjutage, mis jäi arusaamatuks või puudu. Lisage teave kasutatavate SharePointi, opsüsteemi ja brauseri versioonide kohta. Vaatame teie tagasiside põhjal juhised uuesti läbi, lisame teavet ja täiendame artiklit.

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×