Exceli andmete teisaldamine Accessi

Märkus.: Soovime pakkuda teie keeles kõige ajakohasemat spikrisisu niipea kui võimalik. See leht on tõlgitud automaatselt ja sellel võib leiduda grammatikavigu või ebatäpsusi. Tahame, et sellest sisust oleks teile abi. Palun märkige selle lehe allservas, kas sellest teabest oli teile kasu või mitte. Soovi korral saab ingliskeelset artiklit lugeda siit.

Selles artiklis kirjeldatakse, kuidas Exceli andmete teisaldamine Accessi ja andmete teisendamiseks relatsiooniline tabelid nii, et saate kasutada Microsoft Excel ja Access koos. Kokkuvõttes, on kõige paremini hõivamine, talletamine, päringute ja andmete ühiskasutus ja Excel töötab arvutamise, analüüsimine ja visualiseerimine andmete jaoks kõige paremini.

Kaks artikleid, kasutades Accessis või Excelis oma andmete haldamiseks ja ülemine 10 põhjust, miks kasutada Access, Excel, käsitletakse programmi, mis sobib kõige paremini kindla tööülesande ja Exceli ja Accessi kasutamine koos praktiline lahendus loomiseks.

Kui teisaldate andmeid Excelist Accessi on kolm põhietappi protsess.

three basic steps

Märkus.: Andmete modelleerimise ja Accessi seoste kohta leiate teavet teemast Andmebaasi kujunduse alused.

Samm 1: Andmete importimine Excelist Accessi

Andmete importimine on toiming, mida saate sujuvamalt palju aega ette valmistada ja andmete puhastamiseks võtate. Andmete importimine on nt uue kodu teisaldada. Kui puhastamine ja korraldada oma vara enne liikuda, lahendada uue kodus on märksa lihtsam.

Enne importimist andmete puhastamiseks

Enne andmete importimine Accessi, Exceli on hea mõte:

  • Mitme veeru lahtrid, mis sisaldavad-atomic andmete (st mitut väärtust ühes lahtris) teisendada. Näiteks lahtri "Oskused" veergu, mis sisaldab mitut oskuste väärtust, näiteks "C# programmeerimine," "VBA programmeerimise" ja "Web design" tuleks jagada eraldi veerud, et iga sisaldavad ainult ühte oskuste väärtus.

  • TRIM käsu abil saate eemaldada viib, lõputühikud ja manustatud tühikud.

  • Eemaldage mitteprinditavad märgid.

  • Leidmine ja lahendamine õigekirja-ja kirjavahemärgid.

  • Eemaldage duplikaatridu või duplikaatvälju.

  • Veenduge, et andmeveergu ei sisalda kombineeritud vormingud, eriti tekstina vormindatud arvud või arvud vormindatud kuupäevad.

Lisateabe saamiseks vt järgmised Exceli spikriteemad

Märkus.: Kui andmete vajadustele puhastamine on keerukas või pole teil aega ega automatiseerida oma ressursse, kaaluge muu tootja. Lisateabe saamiseks otsige andmete puhastamiseks tarkvara, või "andmete kvaliteedi" oma lemmik otsingumootori veebibrauseris.

Valige parima andmetüübi importimisel

Accessi imporditoimingu ajal, mida soovite teha hea valikuid, nii et saate mõned (vajadusel) teisendamine vigu, mis nõuavad manuaalset. Järgmises tabelis on kokkuvõte, kuidas Exceli arvuvormingute ja Accessi andmetüübid teisendatud kui impordite andmeid Excelist Accessi ja pakub mõned näpunäited arvutustabeli impordiviisardi valida parima andmetüübid.

Exceli arvuvormingu

Accessi andmetüüp

Kommentaarid

Head tavad

Tekst

Tekst ja Memo

Andmetüübi tekst Access salvestab Tärkandmed, kuni 255 märki. Andmetüübi Access Memo salvestab Tärkandmed kuni 65 535 märki.

Valige Memo vältimiseks Kärbi andmeid.

Arv, protsent, murdarv, teaduslikul kujul

Arv

Juurdepääs on üks Number andmetüüp, mis muutub põhjal atribuudi välja suurus (bait, täisarv, pikk täisarv, ühe, kahekordsete, kümnend).

Valige kahekordne andmete teisendamine vigu vältida.

Kuupäev

Kuupäev

Juurdepääs ja Exceli nii kasutada sama kuupäevaks kuupäeva talletamiseks. Accessi kuupäevavahemik on suurem:-657,434 (jaanuar 1, 100 M.A.J.), et 2,958,465 (detsember 31, 9999 M.A.J.) kaudu.

Kuna Access ei tuvasta 1904-kuupäevasüsteem (kasutatakse rakenduses Excel for the Macintosh), peate Exceli või Accessi vältida segadust kuupäevade teisendamine.

Lisateabe saamiseks vt kuupäevasüsteem, vorming või aasta kahekohalise tõlgendamine muutmine ja importimine või linkimine andmed Exceli töövihikus.

Valige kuupäev.

Time

Time

Juurdepääs ja Exceli nii kellaajaväärtuse talletada, kasutades sama andmetüüpi.

Valige korda, mis on tavaliselt vaikimisi.

Valuuta, raamatupidamine

Valuuta

Accessi andmetüüp Currency salvestab andmeid 8-baidine arvude nelja kümnendkoha täpsusega ja kasutatakse finantsandmete hoida ja vältida ümardamise väärtuste.

Valige Valuuta, mis on tavaliselt vaikimisi.

Kahendmuutuja

Jah/ei

Juurdepääs Jah väärtuste ja ei sisalda väärtusi 0 -1 kasutusalad tuleks Excel kasutab kõik TÕESTE väärtuste 1 ja 0 kõik FALSE väärtused.

Valige Jah/ei, mis teisendab automaatselt aluseks olevad väärtused.

Hüperlink

Hüperlink

Hüperlingi Excel ja Access sisaldab URL või veebiaadress, mida te saate klõpsata ja järgida.

Valige hüperlink, muidu Access võib kasutada andmetüübi Tekst vaikimisi.

Kui andmed on juurdepääs, saate kustutada Exceli andmed. Ärge unustage algse Exceli töövihiku esmalt enne kustutamist varundada.

Lisateavet leiate teemast Accessi spikriteema importimine või linkimine Exceli tööraamatus asuvate andmete.

Automaatselt lisamine andmete lihtne viis

Levinud probleem Exceli kasutajad on lisades sama veeru andmete suure ühele töölehele. Näiteks võib teil vara jälgimise lahenduse, mis algas Excelis, kuid nüüd on kasvanud kaasa palju töörühmad ja osakonnad failid. Andmed võib erinevate töölehtede ja töövihikute või teksti failid, mis on andmekanalid muudest süsteemidest. Ei ole kasutaja kasutajaliidese käsu või lihtne viis lisada sarnaseid andmeid Excelis.

Parim lahendus on Accessi, kus saate importida ja lisada andmed üheks tabeliks, kasutades arvutustabeli impordiviisardi kasutamine. Lisaks saate lisada palju andmeid üheks tabeliks. Saate salvestada imporditoimingute, lisage need toimingud Microsoft Outlooki ja isegi makrode abil automatiseerida.

Samm 2: Andmete normaliseerimine tabelianalüüsiviisard abil

Esmapilgul etapid andmete normaliseerimise protsess võib tunduda heidutav ülesanne. Õnneks normaliseerida Accessi tabelid on protsess, mis on märksa lihtsam tänu tabelianalüüsiviisard.

the table analyzer wizard

1. lohistage valitud veerud uude tabelisse ja automaatselt seoste loomine

2 nupp käskude abil tabeli ümber nimetada, Primaarvõtme lisamine, teha olemasoleva veeru primaarvõtme ja viimase toimingu tagasivõtmine

Viisardi abil saate teha järgmist:

  • Tabeli teisendamine väiksemad tabelid, ja automaatne loomine põhi- ja võõrvõtmete võtme seost tabelite vahel.

  • Olemasoleva välja, mis sisaldab kordumatuid väärtusi Primaarvõtme lisamine või uus ID välja, mis kasutab automaatnumbri andmetüübi loomine.

  • Seoste viitamistervikluse kaskaadvärskendamise automaatne loomine. Kaskaadlaadistiku kustutab automaatselt ei lisata, et kogemata kustutamise andmed, kuid saate hõlpsasti lisada kaskaadlaadistiku kustutab hiljem.

  • Uue tabelist liigsete või dubleeritud andmeid (nt samale kliendile kaks erinevat telefoninumbrid) otsimine ja värskendage seda vastavalt soovile.

  • Algne tabel varundamine ja nimetage see ümber, lisades selle nime "_VANA". Seejärel saate luua päringu, mis rekonstrueerib algse tabeli algse tabeli nime, et kõik olemasolevad vormid või algse tabeli põhjal aruandeid töötavad koos uue tabeli struktuuri.

Lisateavet leiate teemast normaliseerimine Tabelianalüsaatori abil andmete.

Samm 3: Andmetega ühenduse loomine Accessi lisamine Exceli failist

Kui andmed on antud normaliseeritud Accessi ja tabeli või päringu on loodud mis rekonstrueerib algsed andmed, on lihtne küsimus ühenduse Accessi andmeid Excelist. Andmete Accessi välise andmeallikana on nüüd ja nii, et töövihik on teave, mida kasutatakse leidmiseks, andmeühenduse kaudu saab ühendada sisse logida ja välise andmeallika juurde. Ühenduse teave on talletatud töövihikus ja saate säilitada ka ühendusfaili, nt mõni Office'i andmeühendusfail (ODC) fail (odc failinime laiend) või andmeallika nimi (DSN laiend). Pärast välisandmetega ühenduse loomist saate automaatselt ka (värskendamisel või) iga kord, kui andmeid värskendatakse Accessi Accessist Exceli töövihikus.

Lisateavet leiate artiklist ühendusjooni (importimine) andmete ülevaade.

Accessi andmete hankimine

Selles jaotises tutvustatakse järgmisi etappe andmete normaliseerimise: murda väärtused veerus müüja ja aadressi sisse oma kõige atomic nuppe, eraldades seotud teemade tabelid, kopeerimine ja kleepimine Excelist üheks nende tabelite Juurdepääs võtme on äsja loodud Accessi tabelid, luua ja lihtsa päringu käitamisel Accessi tagastama teavet vaheliste seoste loomine.

Näidisandmetega – normaliseeritud vorm

Järgmised tööleht sisaldab aatomi väärtuste veerg müügiesindaja ja aadress. Kahe või enama omaette veergu jaotada mõlema veeru. Sellel töölehel sisaldab ka teavet müügiesindajad, toodete, klientide ja tellimuste kohta. See teave ka tükeldada, teema, alusel eraldi tabelid.

Müügiesindaja

Tellimuse ID

Order Date (Tellimiskuupäev)

Product ID (Toote ID)

QTY

Hind

Kliendi nimi

Aadress

Telefon

Li, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

$7,00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$9,75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Adams, Ellen

2350

3/4/09

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Kolumbia ringi Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

F-198

6

$5,25

Adventure Works

1025 Kolumbia ringi Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

B-205

1

$4.50

Adventure Works

1025 Kolumbia ringi Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance Jim

2351

3/4/09

C-795

6

$9,75

Contoso, Ltd

2302 Harvardi Ave Pärnus asuva, WA 98227

425-555-0222

Hance Jim

2352

3/5/09

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Kolumbia ringi Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance Jim

2352

3/5/09

D-4420

3

$7.25

Adventure Works

1025 Kolumbia ringi Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

$16,75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

$7,00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Väikseim osade teave: atomic andmed

Selles näites andmetega töötamine, abil saate Exceli käsk teksti veergu eraldi "atomaarsete" (nt füüsilise asukoha aadressi, linna, riigi ja sihtnumber) lahtri eraldi veergudesse.

Järgmises tabelis kuvatakse uue veeru samale töölehele pärast teha kõik väärtused atomic jagatud. Pange tähele, et veerus müügiesindaja teabe tükeldatud perekonnanimi ja eesnimi veerud ja meiliaadresside veeru teabetüüp on jagatud veerud tänav aadress, linn, osariik ja sihtnumber. Andmed on "esimese tavaline kujul".

Perekonnanimi

Eesnimi

 

Tänav, maja

Linn

Osariik

Sihtkood

Li

Yale

2302 Harvardi Ave

Bellevue

WA

98227

Adams

Ellen

1025 Kolumbia ring

Kirkland

WA

98234

Hance

Jim

2302 Harvardi Ave

Bellevue

WA

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

WA

98199

Korraldus teemade Excelis sisse välja andmete murdmine

Mitme tabeli, mis järgnevad näidisandmed kuvamine sama teavet Exceli töölehel pärast selle tükeldatud müügiesindajad, toodete, klientide ja tellimuste tabelid. Tabel pole lõplik, kuid see on õigel.

Müügiesindajate tabel sisaldab ainult teavet müügi töötajatele. Pange tähele, et iga kirje kordumatu ID (müüja ID). Müügiesindaja ID väärtust kasutatakse tellimuste tabelis Tellimused ühenduse müügiesindajad.

Müügiesindajad

Müügiesindaja ID

Perekonnanimi

Eesnimi

101

Li

Yale

103

Adams

Ellen

105

Hance

Jim

107

Koch

Reed

Toodete tabel sisaldab ainult teavet toodete kohta. Pange tähele, et iga kirje kordumatu ID (toote ID). Toote ID väärtust kasutatakse tabeli Tellimuse üksikasjad tooteteave ühenduse.

Tooted

Product ID (Toote ID)

Hind

A-2275

16,75

B-205

4,50

C-789

7,00

C-795

9,75

D-4420

7.25

F-198

5,25

Tabel tellijad sisaldab ainult teavet kliendid. Pange tähele, et iga kirje kordumatu ID (kliendi ID). Kliendi ID väärtust kasutatakse kliendi teavet ühenduse tabelis Orders.

Customers (Kliendid)

TellijaID

Nimi

Tänav, maja

Linn

Osariik

Sihtkood

Telefon

1001

Contoso, Ltd

2302 Harvardi Ave

Bellevue

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Kolumbia ring

Kirkland

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Cornell St

Redmond

WA

98199

425-555-0201

Tellimuste tabel sisaldab teavet tellimused, müügiesindajad, klientide ja tooted. Pange tähele, et iga kirje kordumatu ID (tellimuse ID). Selles tabelis teabest peab täiendavad tabeli, mis sisaldab tellimuse üksikasjad, et tabelis Orders sisaldab ainult neli veergu jaotada – kordumatu Tellimuse ID, tellimuse kuupäev, müügiesindaja ID ja kliendi ID. Siin esitatud tabel pole veel tükeldatud tabeli Tellimuse üksikasjad.

Orders (Tellimused)

Tellimuse ID

Order Date (Tellimiskuupäev)

Müügiesindaja ID

TellijaID

Product ID (Toote ID)

QTY

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

Tellimuse üksikasjad, nt toote ID ja kogus on talletatud tabelis Tellimuse üksikasjad ja teisaldada välja tabelis Orders. Pidage meeles, et 9 tellimused, seega on mõistlik, et selles tabelis on 9 kirjet. Teate, et tabeli Tellimused on kordumatu ID (tellimuse ID), mis on nimetatud tabelis Tellimuse üksikasjad.

Lõplik kujundus tabelis Orders peaks välja nägema umbes selline:

Orders (Tellimused)

Tellimuse ID

Order Date (Tellimiskuupäev)

Müügiesindaja ID

TellijaID

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

Tabeli Tellimuse üksikasjad sisaldab veerge, mis nõuavad kordumatuid väärtusi (st ei ole esmane võti), nii, et või kõigi veergude "koondatud" andmete sobib. Selles tabelis pole kahe kirje peaks olema identsed (see reegel kehtib mis tahes andmebaasi tabelisse). Selles tabelis on 17 kirjete – iga vastava toote üksikute järjestuses. Näiteks järjestus 2349 kolme C-789 tooted sisaldavad ühte kahest osast kogu tellimuse.

Tabeli Tellimuse üksikasjad, seetõttu nägema järgmine:

Tellimuse üksikasjad

Tellimuse ID

Product ID (Toote ID)

QTY

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Kopeerimine ja kleepimine Exceli andmed Accessi

Nüüd, kui teavet müügiesindajad, kliendid, toodete, tellimused ja Tellimuse üksikasjad on jaotatud eraldi teemasid, Exceli, saate kopeerida need andmed otse juurdepääsu, kus muutub tabelid.

Accessi tabelite vahel seoste loomine ja päringu käivitamine

Pärast andmete liikunud Accessi saate tabelite vahel seoste loomine ja seejärel looge päringud mitmesuguste teemade kohta käiva teabe tagastamiseks. Näiteks saate luua päring, mis tagastab Tellimuse ID ja nimed on müügiesindajate sisestatud tellimuste 3/05/09 ja 3/08/09 vahel.

Lisaks saate luua vormide ja aruannete andmete sisestamine ja müügi analüüsi hõlbustamiseks.

Kas vajate rohkem abi?

Võite oma küsimuse alati esitada mõnele Exceli tehnikakogukonna eksperdile, otsida abi vastustefoorumist või soovitada mõnd uut funktsiooni või täiustust Exceli User Voice’i lehel.

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×