Exceli andmeallika ettevalmistamine Wordi kirjakoosteks

Olete loonud kontaktide loendi ja ka muid andmeid, mida soovite kasutada Word kirjakoosteks. Kui teie andmeallikaks on olemasolev Excel arvutustabel, peate lihtsalt andmed kirjakoosteks ette valmistama. Kuid kui andmeallika tabelduskohaga eraldatud (.txt) või komaeraldusega (CSV) faili, peate esmalt Excelimportida andmed ja seejärel kirjakooste ettevalmistamine.

1. juhis: Häälestage oma andmeallikas rakenduses Excel

Kui kasutate mõnda Excel arvutustabeli andmeallikana kirjakooste andmeallikana Word, selle sammu vahele jätta. Kui andmeallika lisamine txt või CSV-faili, tekstiimpordiviisardi abil andmete Excelhäälestamine.

Pärast .TXT- või .CSV-faili importimist, jätkake 2. etapiga.

  1. Avage Excel.

  2. Avage andmete > teksti CSV kaudu.

    Menüü andmed CSV teksti valimine

  3. Valige txt või CSV fail, mida soovite, ja seejärel valige impordi.

  4. Valige eelvaateaknas Andmeid muuta.

  5. Valige ZIP, sihtnumber või muud veergu vormindada.

  6. Minge muuta > andmetüüp: ja valige tekst.

    Power Query aken, kus valitud tekst

  7. Valige Praegune asendada.

  8. Korrake juhiseid 5 – 7.

  9. Valige Sule & laadi.

  10. Avage fail > salvestamine ja nagu erineva nimega salvestamine.

  1. Avage Excel.

  2. Excel 2016    Avage andmete > Too välisandmed > tekstist.

    Menüüs Andmed on esile tõstetud nupp Tekstist.

  3. Valige txt või CSV fail, mida soovite, ja seejärel valige impordi.

  4. Valige Tekstiimpordiviisardi, paanil Algne andmetüüp valik Eraldajatega.

    Exceli Välisandmete toomine tekstist, tekstiimpordiviisardi etapp 1 / 3

  5. Valige Minu andmetel on päised kohal eelvaatepaanil kui fail on päised ja klõpsake nuppu edasi.

  6. Eraldajad paanil valige eraldaja (nt menüü või koma) kuvatav ruut andmed kasutab ja seejärel valige edasi.

    Tekstiimpordiviisardis on eraldajate suvandid esile tõstetud.

  7. Valige jaotises Andmete eelvaade, veerg, mis sisaldab sihtnumbreid või postiindekseid, ja klõpsake jaotises Veeru andmevorming valikul Tekst.

    Tekstiimpordiviisardis on veeru andmevormingu suvand Tekst esile tõstetud.

    Märkus.: Iga kord, kui rakendate andmevormingut – üld-, teksti- või kuupäevavormingut – veerule, kuvatakse selle veeru nimi tabelipäises.

  8. Vajadusel rakendage 7. etappi uuesti ning valige veerg, mida soovite muuta, ja andmevorming, mida soovite rakendada.

  9. Klõpsake nuppu Valmis.

  10. Kinnitage dialoogiboksis Andmete importimine parameetri Olemasolev tööleht vaikesäte ja viidatava lahtri aadress ning seejärel valige OK.

    Andmete importimise dialoogiboksis valige andmete paigutamine olemasolevale töölehele, vaikesäte või andmete paigutamine uuele töölehele

    Ettevaatust!: Väljal Andmete importimine kuvatakse hetkel valitud välja aadress. Andmete importi alustatakse sellelt väljalt.

  11. Salvestage oma arvutustabeli fail uue nimega.

2. etapp. Valmistage ette oma andmeallikas

Veenduge, et Excel postitusloendi kirjakooste jaoks kasutatavas andmeallikas Word on arvandmete veerud korrektselt vormindatud. Vormindage arvudega veerg nii, et selle andmed vastaksid kindlale vormingu kategooriale (nt valuuta).

Kui valite kategooriaks protsendimäära, arvestage, et protsendivormingu puhul korrutatakse lahtri väärtus 100-ga. Selle korrutustehte vältimiseks vormindage protsendiväärtusi sisaldavad lahtrid tekstilahtritena.

Sihtnumbrite või sihtnumbreid tuleb sisestada tekstina vormindatud andmed säilitada kirjakoostel. Kui ei tehta importimisel, vormindage see. Kui sihtnumbri lahtrid pole vormindatud tekstilahtritena, kustutatakse algusnulliga sihtnumbrites – näiteks 00399 – kirjakooste käigus algusnullid ära.

  1. Valige veerg, mis sisaldab sihtnumbrid, sihtnumbreid või muid andmeid soovite vormindada.

  2. Avage Avalehtjaotises arv , ja valige soovitud arvuvorming allanoolt ja seejärel valige suvand loendis (nt tekst).

    Klõpsake Exceli menüü Avaleht jaotises Arv kastis Üldine allanoolt ja valige kasutatav numbrivorming.

Lisage kindlasti koostevälja ette või järele asjakohane sümbol. Siin on näited valuuta- ja protsendiväljade kujust, kui te neid sümboleid ei sisesta.

Kirjakooste dokument, kus on kirjas fraasid „Teie 50-dollariline panus“ ja „pakume teile 20%-list allahindlust.“

Kui sisestate ka sümbolid, kuvatakse arvud õigel kujul.

Kirjakooste tulemuste dokumendis on kirjas fraasid „Teie 50-dollariline panus“ ja „pakume teile 20%-list allahindlust.“

Lisage kirjakooste dokumendis vajalikud sümbolid koosteväljade ette või järele järgnevalt:

Kirjakooste näidisdokument, väljanime „Annetus“ ees on dollari sümbol ja väljanime „Protsent“ ees on protsendi märk.

Vaata ka

Andmeallika häälestamine ja ettevalmistamine on Wordi kirjakooste üks olulisemaid osi. Saate kasutada Excel olemasolevas andmeallikas või koostada uue vaate importimisega komaeraldusega (CSV) faili või tabelduskohaga eraldatud (.txt). Kui olete andmeallika häälestanud ja ette valmistatud, saate kirjakooste teha üksikasjaliku kirjakoosteviisardi ja dünaamilise andmevahetuse (Dynamic Data Exchange (DDE)) abil või käsitsi.

Kui te ei kasuta Excel olemasolevas andmeallikas oma kirjakooste jaoks, saate kontaktiloendi või aadressiraamatu txt või CSV-faili. Tekstiimpordiviisardis juhendab teid juurdepääs andmetele, mis on üheks ExcelCSV- või txt-faili juhiseid.

  1. Avage Excel.

  2. Klõpsake menüü andmed nuppu Tekst/CSV-st.

  3. Valige soovite, ja seejärel valige suvand importimineCSV- või txt-fail.

  4. Valige Tekstiimpordiviisardi, paanil Algne andmetüüp valik Eraldajatega.

    Exceli Välisandmete toomine tekstist, tekstiimpordiviisardi etapp 1 / 3

  5. Kui failis, mida impordite, on päised, märkige Eelvaate paani kohal asuv märkeruut Minu andmetel on päised ja seejärel valige Edasi.

  6. Paanil Eraldajatega märgistage see märkeruut, mis vastab teie valitud eraldaja tüübile (nt tabeldusmärk või koma) ja seejärel valige Järgmine.

    Tekstiimpordiviisardis on eraldajate suvandid esile tõstetud.

    Näpunäide.: Paanil Andmete eelvaade kuvatakse tulemused tabelivormingus.

  7. Valige jaotises Andmete eelvaade, veerg, mis sisaldab sihtnumbreid või postiindekseid, ja klõpsake jaotises Veeru andmevorming valikul Tekst.

    Tekstiimpordiviisardis on veeru andmevormingu suvand Tekst esile tõstetud.

    Märkused: 

    • Saadaolevateks arvuvorminguteks on Üldine, Tekst ja Kuupäev. Iga kord, kui mõnele veerule andmevormingut rakendate, kuvatakse selle veeru nimi tabelipäises.

    • Arvandmeid (nt protsenti või valuutaväärtust) sisaldavat veergu saab vormindada üksnes pärast faili importimist. Lisateavet leiate alamjaotisest „Arvandmete vormindamine Excelis“.

  8. Vajadusel tehke uuesti 7. toiming ning valige veerg, mida soovite muuta, ja andmevorming, mida soovite rakendada.

  9. Klõpsake nuppu Valmis.

  10. Kinnitage dialoogiboksis Andmete importimine parameetri Olemasolev tööleht vaikesäte ja viidatava lahtri aadress ning seejärel valige OK.

    Andmete importimise dialoogiboksis valige andmete paigutamine olemasolevale töölehele, vaikesäte või andmete paigutamine uuele töölehele

    Ettevaatust!: Väljal Andmete importimine kuvatakse hetkel valitud välja aadress. Andmete importi alustatakse sellelt väljalt.

  11. Kui olete lõpetanud, salvestage andmeallikas uue failinimega.

Arvandmete vormindamine Excelis

Mis tahes arvandmeid, nt protsentide või mis tahes uue või olemasoleva andmeallika Excel , mida kavatsete kasutada kirjakooste Word valuutaväärtusi vormindada. Säilitada arvulised andmed on vormindatud protsendina või valuutana kirjakoostes, järgige juhiseid teemas on "samm 2: kasutamine dünaamiline andmevahetus (DDE) kirjakooste jaoks" jaotis.

Veenduge, et Excel postitusloendi kirjakooste jaoks kasutatavas andmeallikas Word on arvandmete veerud korrektselt vormindatud. Vormindage arvudega veerg nii, et selle andmed vastaksid kindlale vormingu kategooriale (nt valuuta).

  1. Avage oma Exceli andmeallikas.

  2. Valige veerg, mida soovite vormindada.

  3. Klõpsake menüü Avaleht jaotises Arv kastis Numbrivorming (Üldine) allanoolt ja tehke loendist soovitud valik.

    Klõpsake Exceli menüü Avaleht jaotises Arv kastis Üldine allanoolt ja valige kasutatav numbrivorming.

  4. Vajadusel korrake 2. ja 3. toimingut.

  5. Kui olete lõpetanud, valige nupp Salvesta.

Kui kasutate vormindatud arve (nt protsente ja valuutaväärtusi) sisaldavat Exceli andmeallikat, võib mõnede arvandmete vorming kirjakooste käigus muutuda. Saate kirjakooste tulemused soovite ja saate säilitada oma arvandmeid Excel vorming, kasutades DDE.

Exceli andmevormingu võrdlus Wordi koosteväljaga dünaamilise andmevahetuse kasutamise või mittekasutamise korral

Märkus.: Kui te dünaamilist andmevahetust kasutada ei soovi, järgige artiklis Meilisõnumite hulgipostituseks kasutage kirjakoostet toodud juhiseid.

  1. Avage Word, valige Fail > Suvandid > Täpsemalt.

  2. Klõpsake jaotises üldistruut Kinnita failivorminguteisendus avamisel .

    Suvand Kinnita failivorminguteisendus avamisel

  3. Valige OK.

  4. Valige menüü postitused jaotises Kirjakooste alustamine > samm-samm kirjakoosteviisardi.

    Valige Wordi menüüs „Postitused“ nupp „Alusta kirjakoostet“ ja seejärel „Üksikasjalik kirjakoosteviisard“

  5. Valige paanil Kirjakooste jaotises Adressaatide valimine raadionupp Kasutan olemasolevat loendit.

    Wordi kirjakooste tööpaan, mis avaneb jaotise „Kirjakooste alustamine“ nupu „Üksikasjalik kirjakoosteviisard“ valimisel

  6. Jaotises Kasuta olemasolevat loendit valige nupp Sirvi ja seejärel avage vormindatud arvutustabel.

  7. Dialoogiboksis Andmeallika kinnitamine märkige ruut Kuva kõik ja valige Väärtust MS Exceli töölehed DDE kaudu (*.xls) > OK.

    Dialoogiboks Andmeallika kinnitamine

  8. Dialoogiboksis Microsoft Excel valige Kogu arvutustabel > OK.

    Microsoft Exceli dialoogiboks rakenduses Word

  9. Kui avatakse dialoogiboks Kirjakooste adressaadid, valige nupp OK.

    Dialoogiboks „Kirjakooste adressaadid“, milles on kuvatud postitusloendi andmeallikaks oleva Exceli arvutustabeli sisu

  10. Jätkake kirja-. meilisõnumi-, sildi- või ümbrikukooste toiminguid.

Näpunäide.: Saate vältida Wordi viiba kuvamist iga kord, kui avate mõne andmefaili. Kui olete postitusloendiga ühenduse loonud, valige Fail > Suvandid >Täpsemalt. Tühjendage jaotises Üldine ruut Kinnita failivorminguteisendus avamisel.

Kui olete varem kontaktiloendi Excel arvutustabelisse, on oluline, mis tahes sihtnumbrite või sihtnumbreid vormindamine tekstina, andmete kaotsimineku vältimiseks. Kui soovite importida uue arvutustabeli kõik kontaktid tekstifaili (.txt) või komaeraldusega (CSV) faili, tekstiimpordiviisardi aitab teil importida ja andmete vormindamiseks.

Samm 1: Andmeallika Exceli häälestamine

Kui kasutate juba Exceli arvutustabeli andmeallikana Wordis kirjakooste jaoks, avage selles teemas etapp 2. Kui andmeallika lisamine txt või CSV-faili, mis sisaldab teie Gmaili kontaktide, näiteks tekstiimpordiviisardi häälestamine abil andmeteExcel.

  1. Avage Excelja klõpsake menüü andmed nuppu Tekstist.

    On the Data tab, select From Text

  2. Valige fail CSV- või txt soovite, ja seejärel klõpsake käsku Saada andmed.

  3. Tekstiimpordiviisardis, valige edasi.

  4. Eraldajaid, märkige ruut, mis vastab eraldaja iga element andmeid (nt menüü või koma). Seejärel valige Edasi.

    Näpunäide.: Paani valitud andmete eelvaade kuvatakse tulemused on näha tabelina.


    Step 2 of the Text Import Wizard
     

  5. Valitud andmete eelvaade, valige veerg, et sisaldav sihtnumbrite või sihtnumbreid. Seejärel Cveerg andmete vormindamine, valige tekst.

    Text Import Wizard step 3
     

  6. Korrake juhiseid 5 vastavalt vajadusele, valides veeru, mida soovite muuta ja andmete vorming, mida soovite rakendada.

    Märkus.: Iga kord, kui mõnele veerule andmevormingut rakendate, kuvatakse selle veeru nimi tabelipäises.

  7. Klõpsake nuppu Valmis.

  8. Dialoogiboksis Andmete importimine valige, kuhu soovite Excel teie andmed panema, ja seejärel klõpsake nuppu OK.

    Märkus.: Salvestage oma arvutustabeli fail uue nimega.

Samm 2: Vorming arvandmeid Exceli arvutustabelis

Tagada teie sihtnumber või sihtnumber läbivad kirjakooste ühtegi nulli kaotamata, vormindage veerg, mis sisaldab nende tekstina.

  1. Arvutustabeli avamiseks valige sihtnumbrite või sihtnumbreid sisaldav veerg.

  2. Klõpsake menüü Avaleht välja Vorming , valige tekst.

    On the Home tab, in the Format box, select Text

Nüüd saate kasutada andmete Kirjakoostejaoks.

Märkus.:  See leht on tõlgitud automaatselt ning sellel võib leiduda grammatikavigu ja ebatäpsusi. Tahame, et sellest sisust oleks teile abi. Andke meile teada, kui see teave oli teile abiks. Soovi korral saate ingliskeelset artiklit lugeda siit.​

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×