Aruannete levitamine

Vabastage oma Accessi aruanded ja levitage neid nii kaugelt kui ka suurelt. Näiteks saatke need ühte või mitmesse kasutajasse, eksportige need SharePointi dokumenditeekidesse ja arhiivige need võrgukausta. Kui levitate Accessi aruannet, loote kindlal ajahetkel (nt iga päev, iga nädal või iga kuu) andmetest staatilised aruanded. Seda tehes on sul üks tõde, et teabe töötajad saavad teha head äriotsuseid, vastata küsimustele, leida alternatiive, määrata kindlaks parimad plaanid, hinnata riske ja parandada kvaliteeti.

Aruannete levitamine

Näpunäide    Kui loote teatise, lisage avaldamise kuupäev. See aitab kasutajatel kinnitada, et aruanne loodi õigel ajal. Lisateavet leiate teemast kuupäeva ja kellaaja lisamine aruannetesse või vormi.

Selle artikli teemad

Aruannete saatmine käsuga meil

Üks kiiremaid võimalusi aruannete levitamiseks on käsu meil abil. Vaid mõne hiireklõpsuga ekspordib Access selle ja seejärel loob uue meilisõnumi, millele on manustatud fail.

  1. Valige navigeerimispaanil teatis, mida soovite saata.

  2. Valige välised andmed > meil.

  3. Valige dialoogiboksis objekti saatmine vorming, mida soovite kasutada (nt PDF), ja seejärel klõpsake nuppu OK.

    Märkus    Kuigi saate valida mitmesuguseid vorminguid, kaaluge seda, kuidas kasutada teisendatud vormingus vormingut (PDF), mis on saanud faktiliseks standardiks, säilitab algse Accessi teatise paigutuse ja vormingu ning on valmis kohandama lehti vaatamiseks ja printimise. Lisateavet leiate teemast Adobe Readeri installimine ja PDF-i printimine.

    Access avab Outlookis uue meilisõnumi manustatud failiga.

  4. Tippige väljadele Adressaat jakoopia adressaadi meiliaadressid, väljale teema kirjeldus ja sõnumi alal olev sõnum.

    Näpunäide    Vaikimisi ei salvestata teie arvutisse selle meetodi abil saadetud faile. Kui soovite salvestada faili koopia oma arvutisse, paremklõpsake manust manustatud boksis ja seejärel valige käsk Salvesta nimega.

  5. Valige Saada.

Märkus    Protsessi automatiseerimiseks saate kasutada EMailDatabaseObject. Näiteks võite luua makro, mille jada on nende toimingutega erinevatele kasutajatele erinevate aruannete saatmiseks.

Lehe algusse

Aruannete eksportimine kausta või SharePointi dokumenditeeki

  1. Valige navigeerimispaanil teatis, mida soovite eksportida.

  2. Dialoogiboksi PDF-i või XPS-ina avaldamiseks valige välised andmed > PDF-või XPS -vormingus.

  3. Tehke ühte järgmistest.

    • Otsige kaust navigeerimispaani abil üles.

    • Otsige üles SharePointi sait, klõpsates navigeerimispaanil nuppu SharePoint või sisestage saidi URL ülaosas väljale aadress. Näiteks:

      https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

      Lisateavet leiate teemast sisu avastamine SharePointiavalehega.

  4. Veenduge, et väljal Salvestustüüp oleks valitud PDF- faili tüüp.

  5. Kui soovite muuta aruannete vaikenime, tippige väljale faili nimi uus failinimi.

  6. Kui soovite selle kohe pärast eksportimist avada, märkige ruut Ava fail pärast avaldamist .

  7. Jaotises Optimeeritehke ühte järgmistest.

    • Suurema eraldusvõimega faili (printimiseks soovitatav) kohta aruannete optimeerimiseks valige Standardne.

    • Kui soovite optimeerida väiksema eraldusvõimega faili (soovitatav veebis avaldamiseks), valige minimaalne suurus.

  8. Valige Avalda. Access loob failid. Kui otsustasite pärast avaldamist avada ka selle, kuvab Adobe Reader selle.

  9. Toimingu toimingute tegemiseks nii, et saaksite sama toimingut käivitada ja kavandada, märkige ruut Salvesta ekspordi toimingud .

    • Sisestage toimingute nimi ja kirjeldus.

    • Kui soovite luua Outlooki tööülesande, mis kavandab eksporditoimingu hilisemal kuupäeval, märkige ruut Loo Outlooki tööülesanne .

    Lisateavet leiate artiklistImpordi- ja eksporditoimingu üksikasjade salvestamine määranguna.

    Märkus    Teine viis protsessi automatiseerimiseks on kasutada ExportWithFormatting makro toimingut. Näiteks saate luua mõtestatud failinime, mis põhineb aruannete pealkirjal ja ekspordi kuupäeval. See aitab kasutajatel leida õige aruande SharePointi teegis või paljudes aruannetes olevas kaustas. Selleks määrake väljundfaili argumendis järgmine avaldis:

    =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

    Kui RptQC5 on teate objekti nimi, on Auto_Header0 jaotis "aruannete päis" ja atribuut Caption on selle pealkirjaks.

Lehe algusse

Teave SharePointis olevate teabekeskuste loomise kohta

Kaaluge SharePointi dokumenditeegis spetsiaalse teabekeskuse loomist, et kasutajad saaksid hõlpsalt otsida ja vaadata vajalikke aruandeid. Kui lisate veerge, lingite juurdepääsust teegile ja kohandate dokumenditeegi vaadete abil, saate oma kasutajatele anda esimese klassi kogemuse. Järgnevalt on toodud peamised toimingud, mida saate teha.

Dokumenditeegi loomine    Dokumenditeek on turvaline faili asukoht, mis lihtsustab koostööd. Saate lisada veerge teeki (nt kategooriaid, isikuid või rühmi ja arvutatud veerge), mida saate kasutada vaadete ja filtrite loomiseks.

Dokumenditeegi pisipilt, kus pole midagi valitud.

Lisateavet leiate teemast mis on dokumenditeek?.

Teegi veergude värskendamine Accessi kaudu    Kui ühendate teegi Accessi, saate dokumenditeegi veerge värskendada Accessi kaudu, et kasutajad saaksid leida soovitud aruanded ja anda lisateavet.

Lisateavet leiate teemast andmete importimine, linkimine või andmete importimine SharePointi.

Sorditud ja filtreeritud vaadete loomine    Selle asemel, et saata Accessist juurdepääs meilisõnumi kaudu, saada link dokumenditeegi vastavale vaatele. Näiteks:

  • Sortige vaade muudetud veeru järgi tõusvas järjestuses, nii et esimesena kuvataks kõige hetkel kuvatavad aruanded. Lisateavet leiate teemast sortimise kasutamine SharePointi vaate muutmiseks.

  • Kui teil on teegis valik JobFunction, mille nimi on kolme väärtusega: Lineworker, töödejuhataja ja järelevaataja, looge iga töö jaoks filtri avaldise põhjal eraldi vaated.

    JobFunction is equal to Lineworker
    JobFunction is equal to Foreman
    JobFunction is equal to Supervisor
    

    Kui saadate lingi halduri vaatele ja kasutaja klõpsab seda, kuvatakse vaates juhendajate konkreetsed aruanded. Teegi vaate lingi hankimiseks kuvage vaade ja seejärel kopeerige URL aadressiriba kaudu.

  • Kui teil on teegis nimi "OurEmployees", siis looge vaade, mis põhineb funktsiooni mina abil, et kuvada ainult praeguse kasutaja aruanded.

    OurEmployees is equal to [Me]

    Kui saadate vaatele lingi ja kasutaja klõpsab seda, kuvatakse vaates selle kasutaja konkreetsed aruanded.

Lisateavet leiate teemast filtrite kasutamine SharePointi vaate muutmiseks ja SharePointi loendivaate redigeerimiseks.

Veebiosade ühendamine moodsal lehel   Saate luua ka modernse lehe, et kuvada faili, mis põhineb sellel, mida kasutaja dokumenditeegis valib, kui ühendate dokumenditeegi veebiosaga dokumenditeegi veebiosa. Kasutajad saavad vaadata aruandeid, et leida soovitud inimene.

Loendi atribuutide veebiosaga seotud loendi näide

Lisateavet leiate teemast veebiosade kasutamine SharePointi lehtedel ja veebiosade ühendamine SharePoint Online ' is.

Võimendada Microsoft Flow    Teegi kasutamise ja haldamise automatiseerimiseks saate kasutada Microsofti voogu. Näiteks saate teatisi push, saata igapäevaseid meeldetuletusi, luua Planneri tööülesande ja arhiivida aegunud failid kausta.

SharePointis valitud üksuse korral saate luua Planneri tööülesande SharePointi üksuse lingiga.

Microsoft Flow Mall SharePointi ja Planneri jaoks

Lisateavet leiate teemast SharePoint Online ' is või OneDrive for Businessis loendi või teegi jaoks voo loomine.

Lehe algusse

Märkus.:  See leht on tõlgitud automaatselt ning sellel võib leiduda grammatikavigu ja ebatäpsusi. Tahame, et sellest sisust oleks teile abi. Andke meile teada, kui see teave oli teile abiks. Soovi korral saate ingliskeelset artiklit lugeda siit.​

Vt ka

Accessi aruannete tutvustus

Aruannete kujundamise juhend

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×