Aruande levitamine elektroonilisel teel (Inglise keel)

Märkus.: Soovime pakkuda teie keeles kõige ajakohasemat spikrisisu niipea kui võimalik. See leht on tõlgitud automaatselt ja sellel võib leiduda grammatikavigu või ebatäpsusi. Tahame, et sellest sisust oleks teile abi. Palun märkige selle lehe allservas, kas sellest teabest oli teile kasu või mitte. Soovi korral saab ingliskeelset artiklit lugeda siit.

Microsoft Office Access abil saate oma Accessi aruannete elektrooniliselt levitamine. Näiteks saate e-post käsk Microsoft Office'i nupu menüü kiiresti eksportida ja saata meilisõnumi manusena aruanne. Või saate eksportida aruande failina ja seejärel levitamine faili mitmel erineval viisil. Elektroonilise jaotuse meetodite abil saate kiiresti olulist teavet neile, kes seda vaja. Lisaks failid abil saate luua varukoopiaid ja aruannete arhiivi ja saate vähendada ka paberi kasutamine olukordades, kus prinditud eksemplari aruandeid ei vaja.

Selles artiklis selgitatakse abil saate eksportida aruande erinevate failivormingute ja käsitletakse erinevate meetodite abil saate levitada eksporditud aruande adressaatidele.

Selle artikli teemad

Failivormingud, mida saate eksportida aruande mõistmine

E-posti käsuga aruande levitamine

Aruande levitamine teiste meetodite abil

Failivormingud, mida saate eksportida aruande mõistmine

Saate eksportida aruande mitu failivormingutes. Kuid mitte kõiki neid failivorminguid Säilita paigutust ja vormingut algse aruande. Näiteks kui aruande eksportimine HTML-failina (*.htm või * .html), RTF-vormingus faili (*.rtf) või tekstifaili (*.txt) fail ei sisalda kõik visuaalseid elemente, mis olid algse aruandes, nt graafika olemas , värvid, jooned või äärised. Siiski teatud failivormingud säilitavad paigutust ja vormingut algse aruande. Järgmistes vormingutes kaasata hetktõmmise vorming (*.snp), Portable Document Format vorming (*.pdf) ja XML Paper Specification vorming (*.xps). See artikkel keskendub need kolm failivormingute abil.

Järgmises tabelis on loetletud kõik saadaolevad vormingud eksportimise aruande ja programme, mida teie ja teie adressaadid abil saate avada saadud failid.

Vorming

Faili ext ension(s)

Programmid, mida kasutatakse faili avamiseks

HTML

*.htm; *.html

Brauserid, nt Microsoft Internet Explorer.

PDF

*.pdf

PDF-lugejad, mis on saadaval tasuta, kolmanda osapoole alla laadida.

RTF.

*.RTF

Wordi meiliprogrammides, näiteks Microsoft Office Word või WordPad.

Snapshot (Hetktõmmis)

*.SNP

Microsoft hetktõmmise Vieweri, Microsoft Download Center saadaval. Tasuta alla laadida lingi leiate jaotisest Vt ka .

Tekst

*.txt

Wordi ja teksti redigeerimise programmides, nt Wordis ja Notepadi.

XPS-I

*.XPS

  • Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows Server 2003 või Microsoft Windows XP-s    Microsoft XML-i paberi määratlus Vieweri allalaadimine Microsoft XML paberi spetsifikatsioon Essentials Pack saadaval. Vt Microsoft XML paberi spetsifikatsioon Essentials Pack kohta leiate lisateavet jaotise Vt ka linkide.

  • Windows Vista    Microsoft Internet Explorer 7.0 või uuem versioon.

Märkus.: PDF-vorming (*.pdf) ja XPS-vormingus (*.xps) suvandid on saadaval, kui olete installinud lisandmooduli leiate rohkem teavet järgmiste failivormingute toetusviisi jaotisest Vt ka .

Lehe algusse

E-posti käsuga aruande levitamine

Üks kiireim viisid levitamine aruande Office Access 2007 on Microsoft Office'i nupu menüü e-posti käsu abil. Vaid mõne hiireklõpsuga, Access ekspordib aruande failivormingusse ja seejärel loob uue meilisõnumi manustatud failiga.

  1. Valige navigeerimispaanil aruannet, mida soovite meilisõnumi saata.

  2. Klõpsake Microsoft Office'i nuppu Office'i nupu pilt ja seejärel klõpsake nuppu e-post.

  3. Dialoogiboksis Objekti nimega saatmise valige vorming, mida soovite kasutada, ja seejärel klõpsake nuppu OK. Pidage meeles, et Hetktõmmise vorming (*.snp), PDF-vorming (*.pdf)ja XPS-vormingus (*.xps) soovitud paigutust ja vormingut algse aruande säilitab ainult suvandid.

    Office Outlook 2007 avab uue meilisõnumi teie määratud tüüpi manusfail.

  4. Tippige väljale Adressaat , teema väljale teema ja sõnumi alale sõnumi adressaatide meiliaadressid.

    Näpunäide.: Vaikimisi on salvestatud fail, mille saadate selle meetodi abil arvutis. Kui soovite arvutis faili koopia salvestamine, paremklõpsake manust lisatud väljale ja seejärel klõpsake kiirmenüü käsku Salvesta nimega .

  5. Klõpsake nuppu Saada .

Lehe algusse

Aruande levitamine teiste meetodite abil

Kui te ei soovi kasutada e-post käsk levitada aruande, esmalt eksportida aruande soovitud failivorming ja seejärel jagada seda, et teie levitatavat muu faili samal viisil. Näiteks võib kopeerige fail irdkandjale, nt CD-le, disketil või USB-draivil ja seejärel jagada seda adressaatidele. Teise võimalusena saate faili kopeerimine ühiskasutusega võrgukaust või Microsoft Windows SharePoint Services saidi dokumenditeeki ja seejärel öelge adressaatidele faili asukoht.

Järgmistes jaotistes näitavad, kuidas aruande hetktõmmise fail (*.snp), Portable Document Format (*.pdf) faili või XML Paper Specification faili (*.xps), mida saate siis levitada meetodil, mida soovite eksportida.

Aruande eksportimine hetktõmmise failina

Hetktõmmis faili kuvamiseks peab olema installitud Microsoft hetktõmmise Viewer programm teie ja adressaadi arvutis. Accessi installiti vanemates Accessi versioonides hetktõmmise Viewer. Hetktõmmis Viewer pole installitud koos Office Access 2007. Hetktõmmis faili vaatamiseks peate alla laadima ja installima tasuta Microsoft hetktõmmise Viewer programmi Microsoft Download Center. Kuna on Office Access 2007 litsents ei ole vaja alla hetktõmmise Viewer programmi, saate kasutajad, kellel on Access 2007 oma arvutisse installitud ka hetktõmmise Vieweri allalaadimine ja kasutage seda vaadata loodavad failid hetktõmmise. Otsige jaotisest Vt ka allalaadimise link

  1. Klõpsake navigeerimispaanil aruannet, mida soovite eksportida.

  2. Klõpsake menüü Välisandmed jaotises ekspordi nuppu veelja klõpsake Hetktõmmise Viewer.

  3. Ekspordi - hetktõmmise Vieweri viisardi esimesel lehel tippige faili nimi väljale faili nimi või klõpsake nuppu Sirvi sirvida muusse asukohta, kuhu soovite faili salvestada.

  4. Kui soovite vaadata hetktõmmis kohe pärast seda, kui see on loodud, Määrake eksportimine suvandid, märkige ruut Ava pärast eksporditoimingu lõpuleviimist sihtfail .

  5. Klõpsake nuppu OK.

    Kui teie määratud kausta sama nimega fail on juba olemas, Access palub teil kas olemasoleva faili asendada, või sisestage uus nimi. Klõpsake Jah faili asendada, või ei sisestamiseks erinevad faili nimi.

    Access loob hetktõmmise fail. Kui otsustasite sihtfail avage Access ja hetktõmmise Viewer programm on teie arvutisse installitud, käivitage programm ja hetktõmmis faili kuvada. Kui teie arvutisse pole installitud hetktõmmise Viewer programm, kuvatakse teade pole ja hetktõmmise fail ei kuvata. Siiski saate endiselt levitada seda teistele kasutajatele.

  6. Salvestada ainult tehtud nii, et kiiresti saab paljundada sama toimingut hiljem selle toimingu juhiseid, märkige ruut Salvesta ekspordi juhiseid ja seejärel tippige soovitud nimi ja kirjeldus olevaid juhiseid. Luua Outlooki tööülesande, mis võimaldab teil tulevikus eksporditoimingu ajastamine, märkige ruut Loo Outlooki tööülesanne .

    Plaanimine importimise kohta leiate lisateavet ja eksporditoimingu leiate jaotisest Vt ka .

Aruande eksportimine *.pdf või *.xps failina

Te peate esmalt installima lisandmooduli, enne kui saate eksportida aruande *.pdf või *.xps vormingus faili. Lisateabe saamiseks muude failivormingute toetusviisi, nt *.pdf ja *.xps, klõpsake käesoleva artikli jaotisest Vt ka linke.

Pärast lisandmooduli installimist järgmiste toimingute abil aruande eksportimine *.pdf või *.xps failina:

  1. Klõpsake navigeerimispaanil aruannet, mida soovite eksportida.

  2. Klõpsake menüü Välisandmed jaotises ekspordi nuppu PDF või XPS.

  3. Valige väljal Salvestustüüp dialoogiboksis Avalda PDF-i või XPS-vormingus faili tüüp, mida soovite eksportida aruande nimega.

  4. Salvestatud aruande nime muutmiseks tippige väljale faili nimi faili uus nimi.

  5. Avage aruanne, kohe pärast selle eksportimist, märkige ruut Ava fail pärast avaldamist . Kui teil pole programmi avamiseks faili tüüp on teie arvutisse installitud, pole see suvand saadaval.

  6. Jaotises Optimeeri, tehke ühte järgmistest.

    • Optimeerida aruanne (soovitatav printimiseks) suurem, suurema eraldusvõimega faili, valige Standard.

    • Optimeerida aruande väiksem, väiksema eraldusvõimega faili (soovitatav veebis avaldamiseks), valige väikseim maht.

  7. Klõpsake nuppu Publitseeri.

    Access loob *.pdf või *.xps fail. Kui valisite, avage fail pärast avaldamist pääsevad juurde, vastava programmi käivitamine ja faili kuvada.

  8. Salvestage lihtsalt tehtud nii, et saate kiiresti paljundada sama toimingu juhiseid toiming hiljem märkige ruut Salvesta ekspordi juhiseid ja tippige nimi ja kirjeldus juhiseid. Luua Outlooki tööülesande, mis võimaldab teil tulevikus eksporditoimingu ajastamine, märkige ruut Loo Outlooki tööülesanne .

    Plaanimine importimise kohta leiate lisateavet ja eksporditoimingu leiate jaotisest Vt ka .

Lehe algusse

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×