Arhiivimine rakenduses Outlook 2016 for Windows

Arhiivimine rakenduses Outlook 2016 for Windows

Rakenduses Outlook 2016 saab sõnumeid arhiveerida mitut moodi. See, millised viisid on saadaval, sõltub sellest, kas teil on Outlook 2016 koos Office 365 ettevõtteversiooni kontoga, Exchange‘i konto või muud tüüpi konto (nt Outlook.com-i, Gmaili, POP- või IMAP-konto).

Rakenduses Outlook 2016 pääseb arhiivikaustale juurde kõigi kontodega. Arhiivikaust on üks Outlooki vaikekaustadest, nagu ka postkast ning saadetud üksuste ja kustutatud üksuste kaustad. Arhiivikausta ei saa kustutada. Kui teil on Outlook koos Exchange‘i või Exchange Online‘i kontoga, kehtivad arhiivikaustale kaustapoliitikad (nt säilituspoliitikad).

Nupu Arhiivi klõpsamisel sõnumite arhiivikausta teisaldamine ei mõjuta teie postkasti mahtu. Kui soovite postkasti mahtu vähendada, saate kasutada Office 365 for Enterprise’i võrguarhiivi või üksused käsitsi arhiivida.

Sõnumite arhiivimine ühe toiminguga rakenduses Outlook 2016

Lindi jaotise Kustutamine nupu Arhiivi abil saab teisaldada ühe või mitu sõnumit kausta Arhiiv ilma neid kustutamata. Käsu Arhiivi kasutamisel on mitmeid eeliseid.

  • Arhiivitud üksused jäävad lihtsalt otsitavateks nii otsinguvälja kaudu kui ka kaustas Arhiiv navigeerimise teel. Kui tipite otsinguväljale termini, otsib Outlook 2016 vaikimisi kõigist teie postkasti kaustadest.

  • Üksused on telefonis ja teistes seadmetes kausta Arhiiv kaudu endiselt saadaval.

Arhiivitud üksused rakenduses Outlook 2016

  1. Valige oma postkastis või muus kaustas sõnumid, mille soovite arhiivida.

  2. Valige jaotises Kustutamine nupp Arhiivi. Valitud sõnumite kohe arhiivimiseks saate kasutada ka tagasilükkeklahvi (Backspace). 

    Ühe hiireklõpsuga arhiivimine

    Märkus.: Kaust Arhiiv on juba olemas, isegi kui te pole funktsiooni varem kasutanud. Leiate selle Outlooki kaustaloendist. Kui kaust pole nähtaval ja teil on Outlook 2016, valige Fail > Office‘i konto > Värskendussuvandid > Värskenda kohe.

  3. Sõnum(id) teisaldatakse kausta Arhiiv. Kui arhiivite mõne sõnumi eksikombel, avage kaust Arhiiv ja teisaldage sõnum sisendkausta tagasi.

Märkus. Nupp Arhiiv on nähtaval ainult rakenduses Outlook 2016. Outlooki varasemates versioonides pole lindil nuppu Arhiivi.

Sõnumite arhiivimine klaviatuuri abil

Valitud sõnumite kohe arhiivimiseks saate vajutada ka tagasilükkeklahvi (Backspace). Klahvi Delete (Kustuta) vajutamisel teisaldatakse sõnumid kustutatud üksuste kausta. Tagasilükkeklahvi käitumist ei saa muuta.

Kuidas leida arhiivikaust?

Teie arhiivikaust on kaustaloendis. Kaustaloendi kuvamiseks valige Vaade > Kaustapaan ja valige Tavaline.

Kaustapaani menüüs on valitud tavavaade.

Kuidas arhiivikaustast otsida?

Kui otsite Outlooki üksusi kaustaloendi alguses oleva funktsiooni „Otsingukoht: praegune postkast“ abil, otsib Outlook vaikimisi kogu postkastist.

Meilipostkastist otsimine

Kui soovite otsida ainult arhiivikaustast, valige esmalt kaustaloendist arhiivikaust. Otsinguvälja kaudu otsides kuvatakse ainult arhiivkaustast leitud tulemid.

Arhiivikaustast otsimine

Mille poolest erineb see võrguarhiivist?

Võrguarhiiv on funktsioon Office 365 suurettevõtetest klientidele, kellel on ebatavaliselt mahukas postkast. Need kliendid saavad vanade meilisõnumite kustutamise vältimiseks kasutada võrguarhiivi. Kasutaja võrguarhiiv toimib mõnes mõttes nagu teine Outlooki konto, millel on oma kaustastruktuur. Selle tulemusena ei kaasata seda sisendkaustast tehtavatesse otsingutesse.

Kui võrguarhiiv on lubatud, saavad administraatorid ja kasutajad arhiivimispoliitikate abil häälestada oma postkasti vanu meilisõnumeid automaatselt võrguarhiivi teisaldama.

Millal peaks kasutama arhiivi ja millal võrguarhiivi?

Soovitame kasutada arhiivimisfunktsiooni, et teie sisendkaust püsiks puhas sõnumitest, millele olete juba vastanud või reageerinud. Arhiivikaust on justkui failikaust. Saate arhiivikaustas üksusi talletada ja samas neile hõlpsalt juurde pääseda. Samuti saate sõnumeid kustutada või kindlasse kausta teisaldada, kui see teile paremini sobib.

Rakenduse Office 365 Enterprise kasutajatele, kellel on mahukas postkast, soovitame lasta administraatoril määrata arhiivimispoliitika, mis teisaldab üksused võrguarhiivi ühe aasta möödumisel (või varem, juhul kui kasutajad ületavad oma postkasti mahupiirangu kiiremini). Siis ei pea kasutajad vanu meilisõnumeid uutele ruumi tegemiseks kustutama. Määratud ajast vanemaid meilisõnumeid saab teisaldada nii sisendkaustast kui ka kohalikust arhiivikaustast.

Korduma kippuvad küsimused arhiivimise kohta

Ei. Arhiivikaust on üks Outlooki vaikekaustadest ja seda ei saa ümber nimetada, teisaldada ega kustutada.

Arhiivimine on lihtsasti mõistetav funktsioon, mis on juba saadaval rakendustes Outlook Mobile, Outlook Web App ja Outlook.com ning teistelgi meiliteenuste pakkujatel, nt Gmailil. Kuna see on juba loodud nimi ja võrguarhiiv on olemasolev funktsioon, otsustasime mõlemad samaks jätta.

Automaatarhivaar on vanem Outlooki funktsioon, mis lubab vanade meilisõnumite automaatset teisaldamist PST-faili. See tähendab, et meilisõnumid eemaldatakse serverist ja neid on raskem otsida. Kui faili AutoArchive.pst sisaldav kõvaketas peaks kasutuskõlbmatuks muutuma, lähevad need sõnumid kaotsi. Võrguarhiiv on äritasemel asendus automaatarhivaarile.

Automaatarhivaari saab endiselt kasutada, kui teil pole võrguarhiivi ja kui teie IT-osakond seda funktsiooni ei keela. Lisateavet rakenduse Outlook 2016 automaatarhivaari kohta leiate teemast Vanemate üksuste käsitsi arhiivimine Outlooki Windowsi rakenduses.

Arhiivimine on laialdaselt kättesaadav rakendustes Outlook for Windows, Outlook Mobile, Outlooki veebirakendus ja Outlook.com. Arhiivimisfunktsiooni ei saa rühmapoliitika abil keelata.

Kas vajate rohkem abi?

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×