Andmete värskendamise kavandamise kaalutlused

Hästi kujundatud andmebaas ei aita tagada andmete terviklikkust, kuid seda on hõlpsam säilitada ja värskendada. Accessi andmebaas pole failina sama tähendusega nagu Microsoft Wordi dokument või Microsoft PowerPointi slaid. Selle asemel, et see on objektide kogum – tabelid, vormid, aruanded, päringud jne –, mis peavad õigesti toimima.

Kasutajad sisestavad andmeid peamiselt juhtelementide kaudu. Antud juhtelemendiga tehtud toiming sõltub aluseks oleva tabeli väljast, mis on selle välja jaoks määratud atribuudid ja juhtelemendi jaoks määratud atribuudid. Lõpetuseks kaaluge täiendavate andmebaasi võtete (nt valideerimise, vaikeväärtuste, loendite ja otsingute) ning kuhjuvate värskenduste kasutamist. 

Lisateavet kasutaja vaatepunktist andmete värskendamise kohta leiate teemast kirjete lisamise, redigeerimise ja kustutamise võimalused.

Selle artikli teemad

Andmebaasi kujunduse mõju andmete sisestamisele

Andmebaasis hoitava teabe talletatakse tabelites, mis sisaldavad andmeid teatud teema kohta (nt varad või kontaktid). Iga tabeli kirje sisaldab teavet ühe üksuse (nt kindla kontakti) kohta. Kirje koosneb väljadest(nt nimi, aadress ja telefoninumber). Kirjet nimetatakse tavaliselt järjest ja välja nimetatakse tavaliselt veeruks. Need objektid peavad järgima kujunduse põhimõtteid või andmebaas kas töötab vaevaliselt või ei tööta üldse. Need põhimõtted mõjutavad andmete sisestamist järgemööda. Arvestage järgmisega.

  • Tabelid    Access salvestab kõik ühes või mitmes tabelis olevad andmed. Kasutatavate tabelite arv sõltub andmebaasi ülesehitusest ja keerukusest. Kuigi saate andmeid vaadata vormil, teatises või päringus tagastatud tulemites, salvestab Access andmed ainult tabelites ja ülejäänud andmebaasi objektid ehitatakse nende tabelite peale. Iga tabel peaks põhinema ühe teemaga. Näiteks ärikontaktide tabel ei tohi sisaldada teavet müügi kohta. Kui see juhtub, võib õige teabe leidmine ja redigeerimine muutuda keeruliseks, kui see pole võimatu.

  • Andmetüübid    Tavaliselt aktsepteerib iga tabeli väli ainult ühte tüüpi andmeid. Näiteks ei saa te salvestada märkmeid väljadele, mis on määratud numbrite aktsepteerimiseks. Kui proovite sisestada sellist välja teksti, kuvab Access tõrketeate. Kuid see ei ole raske ja kiire reegel. Näiteks saate talletada numbreid (nt postiindeksid) väljadele, mis on määratud lühikese teksti andmetüübi, kuid te ei saa selle teabe põhjal arvutusi teha, sest Access peab seda tekstiks.

    Mõne erandi korral peaksid kirje väljad aktsepteerima ainult ühte väärtust. Näiteks ei saa aadressi väljale sisestada rohkem kui ühe aadressi. See on erinevalt Microsoft Excelist, mis võimaldab teil sisestada suvalise arvu nimesid või aadresse või pilte, välja arvatud juhul, kui määrate, et see lahter aktsepteerib piiratud tüüpi andmeid. 

  • Mitmeväärtuselised väljad    Accessis kuvatakse mitme väärtusega väli mitmele kirjele manustamiseks ühe kirjena ja mitme väärtusega aktsepteerivate loendite loomiseks. Mitmeväärtuselise loendi saate alati tuvastada, sest Access kuvab iga loendiüksuse kõrval märkeruudu. Näiteks saate andmebaasi kirjele manustada Microsoft PowerPointi slaidi teki ja suvalist arvu pilte. Saate luua ka nimede loendi ja valida vastavalt vajadusele nii palju nimesid. Mitme väärtusega väljade kasutamine võib ilmselt rikkuda andmebaasi kujunduse reegleid, sest saate talletada rohkem kui ühe kirje tabelivälja kohta. Kuid Access jõustab reeglid "kulisside taga", salvestades andmed eri-ja peidetud tabelites.

  • Vormide kasutamine    Loote vorme tavaliselt siis, kui soovite andmebaasi hõlpsalt kasutada, ja et kasutajad tagaksid andmete täpse sisestamise. Andmete redigeerimise vormi kasutamine sõltub vormi kujundusest. Vormid võivad sisaldada suvalist arvu juhtelemente (nt loendid, tekstiväljad, nupud ja isegi andmelehed). Ning iga vormil olev juhtelement kas loeb või kirjutab enda aluseks oleva tabelivälja andmeid.

Lisateavet leiate teemast Andmebaasi kujunduse põhitõed ning tabeli loomine ja väljade lisamine.

Lehe algusesse

Välja või juhtelemendi vaikeväärtuse määramine

Kui suurel hulgal kirjetel on teatud välja (nt linna või riigi/piirkonna) sama väärtus, saate aja säästmiseks määrata selle välja või välja endaga seotud juhtelemendi vaikeväärtuse. Kui avate vormi või tabeli uue kirje loomiseks, kuvatakse selle juhtelemendi või välja vaikeväärtus.

Tabelis

  1. Avage tabel kujundusvaates.

  2. Valige vaate ülaosas väli.

  3. Valige vaate allservas vahekaart üldist .

  4. Seadke atribuudi vaikeväärtus väärtuseks soovitud väärtus.

Vormil

  1. Avage vorm paigutuse või Kujundusvaate vaates.

  2. Paremklõpsake juhtelementi, millega soovite töötada, ja seejärel klõpsake käsku Atribuudid.

  3. Seadke vahekaardil andmed atribuudi vaikeväärtus väärtuseks soovitud väärtus.

Lehe algusesse

Kinnitusreeglite kasutamine andmete piiritlemiseks

Accessi töölaua andmebaasides saate andmeid kinnitada, kui sisestate selle kinnitusreeglite abil. Valideerimisreegleid saab määrata tabelikujunduses või tabeli andmelehevaates. Accessis on kolme tüüpi valideerimisreegleid.

  • Välja valideerimise reegel    Välja valideerimise reegli abil saate määrata kriteeriumi, millele peavad vastama kõik sobivad väljaväärtused. Praegust välja ei peaks reegli osana määrama, v.a juhul, kui kasutate välja funktsioonina. Väljale sisestatavate märkide tüüpide piiranguid on lihtsam määrata funktsiooni Sisestusmask abil. Näiteks kuupäevaväljal võib olla valideerimisreegel, mis keelab minevikus olevad väärtused.

  • Kirje valideerimise reegel    Kirje valideerimise reegli abil saate määrata tingimuse, millele peavad vastama kõik kehtivad kirjed. Kirje valideerimisreegli abil saate võrrelda erinevatel väljadel asuvaid väärtusi. Näiteks võib kahe kuupäevaga kirje korral nõuda, et ühe välja väärtused alati eelnevad teise välja väärtustele (nt alguskuupäev on enne lõppkuupäev).

  • Vormi valideerimine    Vormi juhtelement atribuudi Valideerimisreegel abil saate määrata kriteeriumi, millele kõik selle juhtelementiga seotud väärtused peavad vastama. Juhtelemendi atribuut Valideerimisreegel töötab nagu välja valideerimisreegel. Tavaliselt kasutatakse välja valideerimisreegli asemel vormi valideerimisreeglit siis, kui reegel kehtis olenemata kasutuskohast ainult selle vormi kohta, mitte tabeli kohta.

Lisateavet leiate teemast andmete sisestamise piiramine kinnitusreeglite abil.

Lehe algusesse

Väärtuste loendite ja otsinguväljade abil töötamine

Accessi loendis on kahte tüüpi andmeid.

  • Väärtuste loendid    Need sisaldavad ka käsitsi sisestatud väärtuste kogumit. Väärtused asuvad välja atribuudis rea allikas .

  • Otsinguväljad    Need kasutavad päringut mõne teise tabeli väärtuste toomiseks. Väli rea allikas sisaldab väärtuste loendi asemel päringut. Päring toob väärtused andmebaasi ühest või mitmest tabelist. Vaikimisi esitab otsinguväli need väärtused teile loendi kujul. Olenevalt sellest, kuidas te otsinguvälja määrate, saate valida loendist ühe või mitu üksust.

    Märkus    Otsinguväljade abil saab uusi Accessi kasutajaid segadusse ajada, sest üksuste loend kuvatakse ühes asukohas (loend, mille Access loob otsinguvälja andmete põhjal), kuid andmed võivad asuda mõnes muus asukohas (andmeid sisaldav tabel).

Vaikimisi kuvab Access liitboksi juhtelementi loendi andmed, kuid saate määrata loendiboksi juhtelementi. Liitboksi avaneb loendi esitamiseks ja seejärel suletakse siis, kui teete valiku. Loendiboks on seevastu avatud kogu aeg.

Loendite redigeerimiseks saate kasutada ka käsku Redigeeri loendiüksusi või saate andmeid redigeerida otse tabeli allikas atribuudis Allikas . Otsinguvälja andmete värskendamisel värskendatakse tabelit allikas.

Kui loendiboksi või liitboksi atribuudi rea allikasväärtuseks on seatud väärtus loend, saate redigeerida väärtuste loendit, kui vorm on avatud vormivaates – vältides vajadusega lülitada sisse Kujundusvaade või Küljendivaade, atribuudilehe avamine ja atribuudi rea allikas redigeerimine iga kord, kui peate loendi muutma. Väärtuste loendi redigeerimiseks peab loendiboksi või liitboksi atribuudi " Luba väärtuste loend" väärtuseks olema seatud Jah.

Lisateavet leiate teemast valikute loendi loomine loendiboksi või liitboksi abil.

Väärtuste loendi redigeerimise takistamine vormivaates

  1. Paremklõpsake navigeerimispaanil vormi ja seejärel klõpsake käsku Kujundusvaade või küljendivaade.

  2. Klõpsake juhtelementi, et see valida, ja seejärel vajutage atribuudilehe kuvamiseks klahvi F4.

  3. Seadke atribuudilehe vahekaardil andmed atribuudi Luba väärtuste loend väärtuseksei.

  4. Klõpsake menüüd failid ja seejärel nuppu Salvestavõi vajutage klahvikombinatsiooni CTRL + S Nupu pilt .

Väärtuse loendi redigeerimiseks teistsuguse vormi määramine

Vaikimisi on Accessis väärtuste loendi redigeerimiseks loodud sisseehitatud vorm. Kui teil on mõni muu vorm, mida eelistate sel otstarbel kasutada, saate sisestada vormi nime loendisse Loendiüksuste redigeerimine .

  1. Paremklõpsake navigeerimispaanil vormi ja seejärel klõpsake kiirmenüüs käsku Kujundusvaade või küljendivaade .

  2. Klõpsake juhtelementi, et see valida, ja seejärel vajutage atribuudilehe kuvamiseks klahvi F4.

  3. Klõpsake atribuudilehe vahekaardil andmed loendiboksis loendiüksuse redigeerimine olevat ripploendi noolt.

  4. Klõpsake vormi, mida soovite väärtuste loendi redigeerimiseks kasutada.

  5. Klõpsake faili ja seejärel nuppu Salvestavõi vajutage klahvikombinatsiooni CTRL + S Nupu pilt .

Vormi otsinguvälja uurimine

  1. Avage vorm paigutuse või Kujundusvaate vaates.

  2. Paremklõpsake loendiboksi või liitboksi juhtelementi ja seejärel klõpsake käsku Atribuudid.

  3. Klõpsake atribuudilehe vahekaarti Kõik ja otsige üles rea allika tüübi ja rea allika atribuudid. Atribuut rea allika tüüp peaks sisaldama kas väärtuste loendit või tabelit/päringutja atribuut rea allikas peaks sisaldama kas semikoolonitega või päringuga eraldatud üksuste loendit. Kui teil on rohkem ruumi, paremklõpsake atribuuti ja valige Suum või vajutage klahvikombinatsiooni SHIFT + F2.

    Tavaliselt kasutab väärtuste loendid seda põhisüntaksit: "üksus"; " üksus";" üksus"

    Sellisel juhul on loend kirjete kogum, mis on ümbritsetud kahekordsete jutumärkidega ja eraldatud semikoolonitega.

    Valige päringud kasutage seda põhisüntaksit: Valige [table_or_query_name]. [ field_name] from [table_or_query_name].

    Sellisel juhul sisaldab päring kahte klauslit (SELECT ja FROM). Esimene klausel viitab tabelile või päringule ja tabeli või päringu väljale. Teine klausel viitab ainult tabelile või päringule. Siin on oluline meenutada: SELECT-klauslid ei pea sisaldama tabeli või päringu nime, kuigi see on soovitatav, ning need peavad sisaldama vähemalt ühe välja nime. Kuid kõik FROM-klauslid peavad viitama tabelile või päringule. Seega leiate otsinguvälja lähtekohast allika tabel või allika päring, lugedes klauslist FROM.

  4. Tehke ühte järgmistest.

    • Kui kasutate väärtuste loendit, redigeerige loendis olevaid üksusi. Veenduge, et ümbritsete iga üksuse kahekordsete jutumärkidega, ja eraldage iga üksus semikooloniga.

    • Kui otsingupäringu päring viitab mõnele muule päringule, avage teine päring kujundusvaates (Paremklõpsake navigeerimispaanil päringut ja klõpsake käsku Kujundusvaade). Pange tähele päringukujundaja ülemises jaotises kuvatava tabeli nime ja seejärel jätkake järgmise juhisega.

      Kui otsinguvälja päring viitab tabelile, Pange tähele tabeli nime ja jätkake järgmise juhisega.

  5. Avage tabel andmelehevaatesja seejärel redigeerige loendiüksusi vastavalt vajadusele.

Tabeli otsinguvälja uurimine

  1. Avage tabel kujundusvaates.

  2. Klõpsake päringu kujundusruudustiku ülaosas veerus andmetüüp väärtust või muul viisil fookust mis tahes tekstile, arvule või jah/ei väljale.

  3. Klõpsake tabeli kujundusruudustikus alumises jaotises vahekaarti Otsing ja seejärel vaadake jaotist rea allika tüüp ja rea allika atribuudid.

    Atribuudi rea allikas tüüp väärtus peab olema loetud väärtuste loend või tabel/päring. Atribuut rea allikas peab sisaldama kas väärtuste loendit või päringut.

    Väärtuste loendid – kasutage seda põhisüntaksit: "üksus"; " üksus";" üksus"

    Sellisel juhul on loend kirjete kogum, mis on ümbritsetud kahekordsete jutumärkidega ja eraldatud semikoolonitega.

    Tavaliselt Vali päringud kasutage seda põhisüntaksit: Valige [table_or_query_name]. [ field_name] from [table_or_query_name].

    Sellisel juhul sisaldab päring kahte klauslit (SELECT ja FROM). Esimene klausel viitab tabelile või päringule ja tabeli või päringu väljale. Teine klausel viitab ainult tabelile või päringule. Siin on oluline meenutada: SELECT-klauslid ei pea sisaldama tabeli või päringu nime, kuigi see on soovitatav, ning need peavad sisaldama vähemalt ühe välja nime. Kuid kõik FROM-klauslid peavad viitama tabelile või päringule. Seega leiate otsinguvälja lähtekohast allika tabel või allika päring, lugedes klauslist FROM.

  4. Tehke ühte järgmistest.

    • Kui kasutate väärtuste loendit, redigeerige loendis olevaid üksusi. Veenduge, et ümbritsete iga üksuse kahekordsete jutumärkidega, ja eraldage iga üksus semikooloniga.

    • Kui otsinguvälja päring viitab mõnele muule päringule, avage navigeerimispaanil teine päring kujundusvaates (Paremklõpsake päringut ja seejärel klõpsake käsku Kujundusvaade). Pange tähele päringukujundaja ülemises jaotises kuvatava tabeli nime ja seejärel jätkake järgmise juhisega.

      Kui otsinguvälja päring viitab tabelile, Pange tähele tabeli nime ja jätkake järgmise juhisega.

  5. Avage tabel andmelehevaatesja seejärel redigeerige loendiüksusi vastavalt vajadusele.

Lehe algusesse

Väärtuste loendi või otsinguvälja andmete kustutamine

Väärtusteloendi üksused asuvad kirje muude väärtustega samas tabelis. Seevastu otsinguväliis olevad andmed asuvad ühes või mitmes muus tabelis. Väärtuste loendist andmete eemaldamiseks avage tabel ja redigeerige üksusi.

Andmete otsinguloendist eemaldamine nõuab lisatoiminguid, mis sõltuvad sellest, kas otsinguloendite päring kasutab tabeli või mõne muu päringu andmeid. Kui otsinguloendi päring põhineb tabelil, tehke kindlaks loendis kuvatavaid andmeid sisaldav tabel ja väli. Seejärel avage lähtetabel ning redigeerige sellel väljal olevaid andmeid. Kui otsinguloendi päring põhineb mõnel muul päringul, peate esmalt selle päringu avama. Seejärel leidke lähtetabel ja väli, mille andmeid teine päring kasutab, ning muutke selles tabelis olevaid väärtusi.

Väärtusteloendist andmete eemaldamine

  1. Avage tabel kujundusvaates.

  2. Valige kujundusruudustiku ülaosas väärtusteloendit sisaldav tabeliväli.

  3. Klõpsake ruudustiku allservas vahekaarti Otsing ja otsige üles atribuut Reaallikas.

    Vaikimisi ümbritsevad väärtusteloendi üksusi jutumärgid ning üksused on eraldatud semikoolonitega: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Vajadusel eemaldage üksused loendist. Pidage meeles, et kustutatakse kõik kustutatud üksused ümbritsevad jutumärgid. Kui te ei lahku ka mõnest semikoolonist, ärge jätke semikooloneid kokku (;;) ja kui eemaldate loendist viimase üksuse, kustutage lõplik semikoolon.

    Oluline    Kui kustutate väärtusteloendist üksuse ning tabelikirjed juba kasutavad seda kustutatud üksust, jääb üksus kirje osaks kuni selle muutmiseni. Näiteks on teie ettevõttel linnas A laohoone ning siis otsustatakse see maha müüa. Kui eemaldate laohoonete loendist üksuse "linn A", jääb "linn A" tabelisse kuni väärtuste muutmiseni.

Otsinguvälja andmete eemaldamine

  1. Avage tabel kujundusvaates.

  2. Valige kujundusruudustiku ülemises osas otsinguväli.

  3. Klõpsake kujundusruudustiku allservas vahekaarti Otsing ja otsige üles atribuudid Reaallika tüüp ja Reaallikas.

    Väljal Reaallika tüüp peaks olema kuvatud väärtus Tabel/päring ning atribuut Reaallikas peab sisaldama tabelile või teisele päringule viitavat päringut. Otsinguväljade päringud algavad alati Wordi valimisega.

    Tavaliselt (kuid mitte alati) kasutab valikupäring seda lihtsat süntaksit: SELECT [tabeli/päringu_nimi].[välja_nimi] FROM [tabeli/päringu_nimi].

    Sellisel juhul sisaldab päring kahte klauslit (SELECT ja FROM). Esimene klausel viitab tabelile ja tabeli väljale; Vastupidisel korral viitab teine klausel ainult tabelile. Pidage meeles järgmist: klausel FROM ütleb alati teile allika tabeli või päringu nime. SELECT-klauslid ei pruugi alati sisaldada tabeli või päringu nime, kuigi need sisaldavad alati vähemalt ühe välja nime. Kuid kõik FROM-klauslid peavad viitama tabelile või päringule.

  4. Tehke ühte järgmistest.

    • Kui otsinguvälja päring viitab teisele päringule, klõpsake nuppu Koosta (atribuudilehe vahekaardil andmed nuppu Koosturi nupp edasi), et avada päring kujundusvaates. Märkige üles päringukujundaja ülaosas kuvatud tabeli nimi ning seejärel jätkake juhisest 5.

    • Kui päring otsinguväljal viitab tabelile, märkige üles tabeli nimi ja jätkake juhisest 5.

  5. Avage tabeli allikas andmelehevaates.

  6. Leidke väli, mis sisaldab otsinguloendis kasutatavaid andmeid ning redigeerige seda vastavalt vajadusele.

Lehe algusse

Kuidas andmetüübid mõjutavad andmete sisestamise viisi?

Andmebaasi tabeli kujundamisel saate valida iga tabeli välja andmetüübi, mis aitab tagada täpsemate andmete sisestamise.

Andmetüüpide kuvamine

Tehke ühte järgmistest.

Andmelehe vaate kasutamine

  1. Avage tabel andmelehevaates.

  2. Vaadake vahekaardi väljad jaotises Vorming olevat väärtust loendi andmetüüp. Väärtus muutub, kui asetate kursori tabeli eri väljadele.

    Andmetüübi loend

Kujundusvaates kasutamine

  1. Avage tabel kujundusvaates.

  2. Vaadake kujundusruudustiku ruudustikku. Ruudustiku ülemises jaotises kuvatakse iga tabeli välja nimi ja andmetüüp.

    Väljad kujundusvaates

Andmetüüpide mõju andmete sisestamisele

Iga tabelivälja jaoks määratud andmetüüp annab esimesele juhtelemendile, mis tüüpi andmeid väljale lubada saab. Mõnel juhul (nt pikk tekstiväli) saate sisestada soovitud andmed. Muudel juhtudel (nt väli Automaatnumber) ei võimalda selle välja andmetüüp säte üldse teavet sisestada. Järgmises tabelis on loetletud andmetüübid, mida Access pakub, ning kirjeldatakse, kuidas need mõjutavad andmete sisestamist.

Lisateavet leiate teemast andmetüübid Accessi töölaua andmebaasidele ja välja andmetüübi säte muutmine või muutmine.

Andmetüüp

Efekt andmete sisestamisele

Lühitekst

Märkus: Access 2013 ja uuemates versioonides on teksti andmetüüp ümber nimetatud ja kannab nüüd nime Lühitekst.

Lühikesed tekstiväljad aktsepteerivad nii teksti kui ka numbrimärke (sh piiritletud üksuste loendeid). Tekstiväli aktsepteerib väiksemat arvu märke kui pikk tekstiväli – 0 kuni 255 märki. Mõnel juhul saate kasutada teisenduse funktsioone lühikese tekstivälja andmete arvutuste tegemiseks.

Pikk tekst.

Märkus. alates Accessist 2013 on Memo andmetüübid ümber nimetatud pikaks tekstiks.

Seda tüüpi väljale saate sisestada suurel hulgal teksti-ja arvandmeid kuni 64 000 märgini. Samuti saate määrata välja RTF-vormingu toetamiseks, saate rakendada nende vormingute tüüpi, mida tavaliselt otsite Word Processing programmides (nt Wordis). Näiteks saate teksti teatud märkidele rakendada erinevaid fonte ja fondi suurusi ning muuta need paksuseks või kursiivi jne. Lisaks saate andmetele lisada ka HTML-silte. Lisateavet leiate teemast rikkaliku teksti välja lisamine või lisamine.

Lisaks on pikal tekstiväljadel atribuut nimega Lisa ainult. Kui lubate selle atribuudi, saate lisada uusi andmeid pikale tekstiväljale, kuid te ei saa olemasolevaid andmeid muuta. Funktsioon on ette nähtud kasutamiseks sellistes rakendustes nagu probleemid andmebaaside jälgimiseks, kus peate võib-olla säilitama püsiva kirje, mis jääb muutumatuks. Kui asetate kursori pikale tekstiväljale, kus on lubatud ainult atribuudi lisamine , on vaikimisi väli tekst kaob. Tekstile ei saa rakendada vormingut ega muid muudatusi.

Sarnaselt lühikeste tekstiväljadega saate kasutada ka teisendamise funktsioone pika tekstivälja andmete vastu.

Arv

Seda tüüpi väljale saate sisestada ainult numbreid ning teha arvutusi arvu välja väärtuste põhjal.

Suur arv

Pange tähele, et suur arv andmetüüpe on saadaval ainult Accessi Office 365 tellimuse versioonis.

Seda tüüpi väljale saate sisestada ainult numbreid ning teha arvutusi suure arvu välja väärtuste põhjal.

Lisateavet leiate teemast Andmetüübi Suur arv kasutamine.

Kuupäev/kellaaeg

Seda tüüpi väljale saate sisestada ainult kuupäevi ja kellaaegu. 

Saate määrata sellele väljale (kui valite välja valimisel kuvatavaid sõnasõnali-ja kohatäiteid), peate sisestama ruumides olevad andmed ja maski ette nähtud vormingu. Näiteks kui näete maski (nt MMM_DD_YYYY), peate sisestama antud ruumides 11 2017 ÜMT. Te ei saa sisestada kogu kuu nime ega kahekohalist aastaarvu väärtust. Lisateavet leiate teemast andmete sisestamise vormingute reguleerimine sisendi maskide abil.

Kui te ei loo funktsiooni Input mask, saate väärtuse sisestada mis tahes sobiva kuupäeva või kellaaja vorminguga. Näiteks võite tippida 11 Oct. 2017, 10/11/17, 11 oktoober, 2017 jne.

Saate väljale lisada ka kuvatava vormingu. Sellisel juhul, kui funktsiooni Input mask pole olemas, saate sisestada väärtuse peaaegu igas vormingus, kuid Access kuvab kuupäevad vastavalt kuvatavale vormingule. Näiteks saate sisestada 10/11/2017, kuid kuvatav vorming võib olla seatud nii, et see kuvab väärtuse 11 – Oct-2017.

Lisateavet leiate teemast tänase kuupäeva lisamine.

Valuuta

Seda tüüpi väljale saate sisestada ainult valuuta väärtusi. Samuti ei pea te valuutatähist käsitsi sisestama. Vaikimisi rakendab Access Windowsi regionaalsetes sätetes määratud valuutatähise (¥, £, $ jne). Vajadusel saate seda valuutatähist muuta, et see kajastaks erinevat valuutat.

Automaatnumber;

Seda tüüpi välja andmeid ei saa igal ajal sisestada ega muuta. Access suurendab väljal Automaatnumber olevaid väärtusi iga kord, kui lisate tabelisse uue kirje.

Arvutuslik

Seda tüüpi välja andmeid ei saa igal ajal sisestada ega muuta. Selle välja tulemid määratakse teie määratletud avaldisega. Access värskendab arvutatud väljal olevad väärtused iga kord, kui lisate või redigeerite mõnda uut kirjet tabelisse.

Jah/ei

Kui klõpsate selle andmetüübi jaoks määratud välja, kuvab Access märkeruudu või ripploendi, olenevalt sellest, kuidas välja vormindada. Kui vormindate välja loendi kuvamiseks, saate loendist valida kas Jah või ei, True või FALSEvõi välja võiväljalt , olenevalt väljale rakendatud vormingust. Te ei saa loendis olevaid väärtusi sisestada ega loendis olevaid väärtusi otse vormilt või tabelist muuta.

OLE-objekt;

Seda tüüpi välja saate kasutada siis, kui soovite kuvada mõne muu programmiga loodud faili andmeid. Näiteks saate kuvada tekstifaili, Exceli diagrammi või PowerPointi slaidi tekile OLE-objekti väljal.

Manused pakuvad kiiremat, hõlpsam ja paindlikuma viisi teiste programmide andmete kuvamiseks.

Hüperlink

Seda tüüpi väljale saate sisestada mis tahes andmeid ja Access mähib selle veebiaadressi. Kui tipite näiteks väljale väärtuse, ümbritseb Access teksti http://www.your_text. com. Kui sisestate kehtiva veebiaadressi, siis teie link töötab. Vastasel juhul toob link tõrketeate.

Ka olemasolevate hüperlinkide redigeerimine võib olla keeruline, sest hiirega klõpsamisel käivitatakse teie brauser ja see viib teid lingis määratud saidile. Hüperlingi välja redigeerimiseks valige külgnev väli, kasutage fookuse muutmiseks tabeldusklahvi (TAB) või NOOLEKLAHVE ja seejärel vajutage redigeerimise lubamiseks klahvi F2.

Manus;

Saate manustada andmeid muudest programmidest seda tüüpi väljale, kuid te ei saa tippida ega muul viisil sisestada teksti ega arvandmeid.

Lisateavet leiate teemast failide ja piltide manustamine andmebaasi kirjetele.

Otsimisviisard

Otsinguviisard pole andmetüüp. Selle asemel saate viisardit kasutada kahte tüüpi ripploendite loomiseks: väärtuste loendid ja otsinguväljade. Väärtuste loend kasutab otsinguvälja abil käsitsi sisestatud eraldajatega üksuste loendit. Need väärtused võivad olla muudest andmebaasi andmetest või objektidest sõltumatud.

Seevastu otsinguväli kasutab päringut andmete toomiseks mõnest muust andmebaasi tabelist. Otsinguväli kuvab seejärel ripploendis olevad andmed. Vaikimisi seab Otsinguviisard tabeli välja andmetüübiks arv.

Otsinguväljade abil saate töötada otse tabelites ning ka vormides ja aruannetes. Vaikimisi kuvatakse otsinguväljal olevad väärtused loendi juhtelemendis, mida nimetatakse liitboksiks – ripploendi noolega loend.

Tühi otsinguloend

Saate kasutada ka loendiboksi, kus on kuvatud mitu üksust kerimisriba abil.

Tavaline loendiboksi juhtelement vormil

Olenevalt sellest, kuidas te otsinguvälja ja liitboksi määrate, saate loendis olevaid üksusi redigeerida ja üksusi loendisse lisada, kui lülitate välja otsinguvälja atribuudi Limit .

Kui te ei saa loendis olevaid väärtusi otse redigeerida, peate lisama või muutma oma eelmääratletud väärtuste loendi andmeid või otsinguvälja allikana kasutatavat tabelit.

Kui loote otsinguvälja, saate selle soovi korral määrata mitme väärtuse toetamiseks. Kui seda teete, kuvatakse tulemite loendis iga loendiüksuse kõrval märkeruut ja te saate vajadusel valida või tühjendada nii palju üksusi. See joonis illustreerib tüüpilist mitme väärtusega loendit.

Märkeruuduloend.

Lisateavet mitme väärtusega otsinguväljade loomise ja sellest tulenevate loendite kasutamise kohta leiate teemast mitme väärtusega välja loomine või kustutamine.

Lehe algusesse

Tabeli välja atribuutide mõju andmete sisestamisele

Lisaks kujundamise põhimõtetele, mis juhivad andmebaasi struktuuri ja andmetüüpe, mis määravad selle, mida saate antud väljale sisestada, võivad ka mitmed väljaatribuudid mõjutada andmete sisestamist Accessi andmebaasi.

Tabeli välja atribuutide kuvamine

Accessis on tabeli välja atribuutide kuvamiseks kaks võimalust.

Andmelehevaates

  1. Avage tabel andmelehevaates.

  2. Klõpsake vahekaarti väljad ja kasutage jaotise Vorming juhtelemente iga tabelivälja atribuutide kuvamiseks.

Kujundusvaates

  1. Avage tabel kujundusvaates.

  2. Klõpsake ruudustiku alumises osas vahekaarti üldist , kui see pole juba valitud.

  3. Otsinguvälja atribuutide kuvamiseks klõpsake vahekaarti Otsing .

Atribuutide mõju andmete sisestus

Järgmises tabelis on loetletud atribuudid, millel on andmete sisestamisele kõige suurem mõju ja mis selgitab, kuidas need andmeid mõjutavad.

Atribuut

Asukoht tabeli kujundusruudustikus

Võimalikud väärtused

Käitumine andmete sisestamise katsel

Välja suurus

Vahekaart Üldist

0-255

Märkide limiit rakendub ainult väljadele, mis on seatud teksti andmetüübi. Kui proovite sisestada rohkem kui määratud arvu märke, lõikab väli need välja.

Nõutav

Vahekaart Üldist

Jah/ei

Kui olete sisse lülitanud, sunnib see atribuut sisestama väljale väärtuse ja Access ei lase teil uusi andmeid salvestada enne, kui olete nõutava välja täitnud. Kui väli on välja lülitatud, aktsepteerib väli väärtust Null, mis tähendab, et väli võib jääda tühjaks.

Null-väärtus pole sama, mis null. Null on number ja "null" on puuduv, määratlemata või tundmatu väärtus.

Luba nullpikkusega stringe

Vahekaart Üldist

Jah/ei

Kui olete sisse lülitanud, saate sisestada nullpikkusega stringe – stringe, mis ei sisalda märke. Nullpikkusega stringi loomiseks sisestage väljale jutumärgid kahekordsed jutumärgid ("").

Indekseeritud

Vahekaart Üldist

Jah/ei

Kui indekseerite tabelivälja, ei võimalda Access teil dubleeritud väärtusi lisada. Indeksit saab luua ka mitmest väljast. Kui seda teete, saate dubleerida ühe välja väärtused, kuid mitte mõlemat välja.

Sisestusmask

Vahekaart Üldist

Sõna-ja kohatäite märkide eelmääratletud või kohandatud komplektid

Input mask sunnib sind sisestama eelmääratletud vormingus andmeid. Maskid kuvatakse siis, kui valite tabeli või vormi juhtelemendi välja. Oletagem näiteks, et klõpsate kuupäeva välja ja vaatate järgmisi märke: MMM-PP-AAAA. See on sisendi mask. See sunnib sind sisestama kuu väärtused kolme tähega lühendite (nt ÜMT) ja aasta väärtusena nelja numbrina (nt OCT-15-2017).

Input maskid reguleeritakse ainult andmete sisestamise viisi, mitte siis, kui Access salvestab või kuvab andmed.

Lisateavet leiate teemast andmete sisestamise vormingud sisendi maskide abil ning kuupäeva ja kellaaja välja vormindamine.

Piira loendiga

Menüü Otsing

Jah/ei

Lubab või keelab otsinguväljal olevate üksuste muudatused. Kasutajad proovivad mõnikord muuta otsinguvälja üksusi käsitsi. Kui Access ei luba välja üksusi muuta, seatakse selle atribuudi väärtuseks Jah. Kui see atribuut on lubatud ja te peate muutma loendi üksusi, peate loendi avama (kui soovite redigeerida väärtuste loendit) või tabelit, mis sisaldab loendi lähteandmeid (kui soovite otsinguvälja redigeerida) ja muuta seal olevaid väärtusi.

Luba väärtuseloendi redigeerimine

Menüü Otsing

Jah/ei

Lubab või keelab väärtuste loendite käsu Redigeeri loendiüksusi, kuid mitte otsinguväljade korral. Kui soovite selle käsu lubada otsinguväljade korral, sisestage atribuudile loendiüksuste redigeerimine sobiv vormi nimi. Käsk Luba väärtuste loend redigeerimist kuvatakse kiirmenüüs, mille avate, paremklõpsates loendiboksi või liitboksi juhtelementi. Kui käivitate käsu, kuvatakse dialoogiboks Loendiüksuste redigeerimine . Kui määrate vormil Loendiüksuste redigeerimine vormi nime, käivitab Access dialoogiboksi kuvamise asemel selle vormi.

Saate käivitada loendi üksuste redigeerimise käsu loendiboksist ja liitboksi juhtelementidest, mis asuvad vormidel ning tabelites ja päringute tulemite komplektides asuvad liitboksi juhtelemendid. Vormid peavad olema avatud kas kujundusvaates või sirvida vaates; tabelite ja päringute tulemite komplektid peavad olema avatud andmelehevaates.

Loendiüksuste redigeerimisvorm

Menüü Otsing

Andmete sisestamise vormi nimi

Kui sisestate andmete sisestamise vormi atribuudi väärtuseks selle tabeli atribuut, avaneb see vorm siis, kui kasutaja käivitab käsu Redigeeri loendiüksusi. Vastasel juhul kuvatakse dialoogiboksi Loendiüksuste redigeerimine , kui kasutajad selle käsu käivitavad.

Lehe algusesse

Põhiväärtuste ja Välisvõtmete väärtuste muutmine kuhjuvate värskenduste abil

Võib juhtuda, et peate värskendama primaarvõtme väärtust. Kui kasutate seda primaarvõti välisvõtmena, saate muudatused automaatselt värskendada kõigi Välisvõtmete laste kaudu.

Meeldetuletuseks on primaarvõti iga rea (kirje) kordumatuks tuvastamiseks andmebaasi tabelis. Välisvõti on veerg, mis vastab primaarvõti. Tavaliselt asuvad välisvõtmed muudes tabelites ja võimaldavad teil luua seose (link) tabelite andmete vahel.

Oletagem näiteks, et kasutate primaarvõtmena toote ID-numbrit. Ühes ID-numbris tuvastatakse kordumatult ühte toodet. Seda ID-numbrit saate kasutada ka välisvõtmena tabelis andmete järjestuses. Nii saate leida kõik tellimused, mis iga tootega seotud on, sest iga kord, kui keegi sellele tootele tellimuse paneb, muutub ID tellimuse osaks.

Mõnikord muutuvad ka need ID-numbrid (või muud tüüpi esmased võtmed). Kui need on olemas, saate muuta oma primaarvõtme väärtust ja lasta need automaatselt virnastada kõigi seotud laste kirjete kaudu. Selle käitumise lubamiseks lülitage sisse viitamistervikluse ja kahe tabeli vahelised värskendused.

Pidage meeles järgmisi olulisi reegleid.

  • Saate lubada kuhjuvad värskendused ainult primaarvõtme väljadele, mis on seatud tekstile või arvule andmetüübid. Te ei saa kasutada nende väljade jaoks, mis on määratud andmetüübi Automaatnumber.

  • Saate lubada kuhjuvate värskenduste arvu ühelt-mitmele seosele.

Seoste loomise kohta leiate lisateavet teemast. lugege teemat tabelite seoste tutvustus ning seose loomine, redigeerimine või kustutamine.

Järgmised protseduurid liiguvad käsikäes ja selgitavad, kuidas esmalt luua seos ja seejärel lubada selle seose kuhjuvad värskendused.

Seose loomine

  1. Klõpsake menüü Andmebaasiriistad jaotises Kuva/Peida nuppu Seosed.

  2. Klõpsake menüü kujundus jaotises seosed nuppu Kuva tabel.

  3. Valige dialoogiboksis Tabeli kuvamine vahekaart tabelid , valige muudetavad tabelid, klõpsake nuppu Lisaja seejärel nuppu Sule.

    Mitme tabeli valimiseks võite vajutada klahvikombinatsiooni SHIFT või lisada iga tabeli ükshaaval. Valige seose "ühe" ja "mitme" servad ainult tabelid.

  4. Lohistage aknas seosed seose "ühe" servast tabeli primaarvõti ja kukutage see seose poolel "mitmele" tabeli välisvõtmele.

    Kuvatakse dialoogiboks Seoste redigeerimine. Järgmisel joonisel on kujutatud dialoogiboks:

    Dialoogiboks Seoste redigeerimine koos olemasoleva seosega

  5. Märkige ruut Jõusta viitamistervikluse ja klõpsake nuppu Loo.

Lubage kuhjuvad värskendused primaarsetes võtmetes

  1. Klõpsake menüü Andmebaasiriistad jaotises Kuva/Peida nuppu Seosed.

  2. Kuvatakse aken seosed ja kuvatakse andmebaasi tabelite vahelised ühendused (kuvatakse ühendamise ridadena). Järgmisel joonisel on kujutatud tüüpiline seos.

  3. Paremklõpsake vanemate ja laste tabelite vahelist JOIN-käsku ja klõpsake käsku Redigeeri seost.

    Kahe tabeli vaheline seos

    Kuvatakse dialoogiboks Seoste redigeerimine. Järgmisel joonisel on kujutatud dialoogiboks:

    Dialoogiboks Seoste redigeerimine

  4. Valige kaskaadi Update seotud väljad, veenduge, et ruut Jõusta viitamistervikluse oleks märgitud, ja seejärel klõpsake nuppu OK.

Lehe algusesse

Miks ID-numbrid mõnikord näivad arvu vahele jätta?

Kui loote välja, mis on määratud andmetüübi Automaatnumber, loob Access selle välja jaoks automaatselt iga uue kirje jaoks väärtuse. Väärtust suurendatakse vaikimisi, nii et iga uus kirje saab järgmise saadaoleva järjenumbri. Andmetüübi Automaatnumber eesmärk on anda väärtus, mis sobib kasutamiseks esmase võtmena. Lisateavet leiate teemast Primaarvõtme lisamine, määramine, muutmine või eemaldamine.

Kui kustutate rea tabelist, mis sisaldab välja andmetüüp väärtuseks määratud välja, ei kasutata selle rea välja Automaatnumber väärtust alati automaatselt. Seetõttu ei pruugi Access genereeritav arv olla arv, mida soovite näha, ja lüngad võivad ilmneda ID-numbrite järjestuses – see on kujundatud. Peaksite toetuma ainult välja Automaatnumber väärtuste unikaalsusele, mitte nende järjestusele.

Lehe algusesse

Andmete värskendamine päringute abil

Päringute lisamine, värskendamine ja kustutamine on võimsad võimalused, kuidas kirjeid hulgi lisada, muuta või eemaldada. Lisaks on hulgi uuendused lihtsamad ja tõhusamad, kui kasutate andmebaasi kujunduse häid põhimõtteid. Päringu lisamise, värskendamise või kustutamise kasutamine võib olla ajasääst, kuna saate päringut ka uuesti kasutada.

Oluline    Enne nende päringute kasutamist Varundage andmed. Varunduse sisselülitamine aitab teil kiiresti parandada vigu, mida võite kogemata teha.

Päringute lisamine    Saate ühe või mitme tabeli jaoks lisada mitu kirjet. Üks lisa päringu kõige sagedamini kasutatavaid kasutusviise on lisada ühe või mitme andmebaasi kirjete rühm mõnele sihtkoha andmebaasi tabelile. Oletagem näiteks, et hangite uusi kliente ja andmebaasi, mis sisaldab teavet nende klientide kohta. Uute andmete käsitsi sisestamise vältimiseks saate selle lisada andmebaasi vastavale tabelile või tabelile. Lisateavet leiate teemast Kirjete lisamine tabelisse, kasutades lisatud päringut.

Värskenduspäringud    Saate lisada, muuta või kustutada paljude olemasolevate kirjete osa (kuid mitte kõiki). Värskenduspäringud on otsekui dialoogiboksi Otsing ja asendus tõhus analoog. Sisestate Select-kriteeriumi (ligikaudse vaste otsisõna) ja Update ' i kriteeriumi (selle ligikaudne ekvivalent). Erinevalt dialoogiboksist võib päringute värskendamine aktsepteerida mitu kriteeriumi, mis võimaldab teil korraga värskendada palju kirjeid ja lubada mitme tabeli kirjete muutmist. Lisateavet leiate teemast värskenduse päringu loomine ja käivitamine.

Päringute kustutamine    Kui soovite palju andmeid kiiresti kustutada või andmete kogumit regulaarselt kustutada, on vajalik kustutamine, sest päringud võimaldavad andmete kiireks otsimiseks ja kustutamiseks kriteeriumid määrata. Lisateavet leiate teemast kirjete lisamise, redigeerimise ja kustutamise viisid.

Lehe algusesse

Märkus.:  See leht on tõlgitud automaatselt ning sellel võib leiduda grammatikavigu ja ebatäpsusi. Tahame, et sellest sisust oleks teile abi. Andke meile teada, kui see teave oli teile abiks. Soovi korral saate ingliskeelset artiklit lugeda siit.​

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×