Andmete sortimine ja filtreerimine kirjakooste jaoks

Andmete sortimine ja filtreerimine kirjakooste jaoks

Saate kirjakooste abil luua ja saata hulgipostitusi ja luua ümbrikke ja silte. Teie postitusloend on kirjakooste andmeallikas. Word võtab teavet teie postitusloendist ning sisestab selle teie kirjakoostedokumenti.

Postitusloendi redigeerimine

Kirjakooste abil saate postitusloendis andmeid sortida ja filtreerida, et valida ainult soovitud kirjed.

  1. Vajadusel avage kirjakoostedokument.

  2. Klõpsake menüü Postitused jaotises Kirjakooste alustamine nuppu Redigeeri adressaadiloendit.

    Valige Wordi kirjakoostes vahekaardi „Postitused“ jaotises „Alusta koostet“ käsk „Redigeeri adressaadiloendit“.

    Näpunäide.: Kui nupp Redigeeri adressaadiloendit ei ole saadaval, klõpsake nuppu Vali adressaadid ja ühendage dokument postitusloendiga, mida soovite kasutada.

  3. Märkige dialoogiboksis Kirjakooste adressaadid adressaatide kõrval ruut, kelle kirje soovite koostesse kaasata.

    Adressaadi lisamiseks märkige igas reas ruut.

    Näpunäide.: Ridade rühmitamiseks või teatud ridade vaate piiramiseks sortige või filtreerige postitusloendit.

Veel võimalusi

Dialoogiboksis Kirjakooste adressaadid on valikud adressaatide loendi piiritlemiseks. Kaks sagedamini kasutatavat varianti on loendi sortimine ja filtreerimine, et nimede ja aadresside leidmist hõlbustada. Üksikasjad leiate järgmistest peatükkidest „Adressaadiloendi sortimine“ või „Adressaadiloendi filtreerimine“.

Valige Wordi kirjakooste dokumendi dialoogiboksi Kirjakooste adressaadid menüüs  Adressaadiloendi piiritlemine käsk Muuda adressaate.

Adressaadiloendi sortimine

Adressaadiloendi sortimiseks on mitu võimalust. Järgmistes juhistes on toodud kõigest üks näide, mida saab kirjete sortimiseks teha.

  1. Valige jaotises Adressaadiloendi piiritlemine käsk Sordi, ning avaneb dialoogiboks Filtreerimine ja sortimine.

  2. Klõpsake vahekaardil Kirjete sortimine välja Sordi kirjeid allanoolt, valige Exceli postitusloendis veeru nimi, mille järgi soovite sortida, ning seejärel valige sortimisjärjestuseks kas Tõusev järjestus või Laskuv järjestus.

    Valige Wordi kirjakoostes „Redigeeri adressaadiloendit“ ning valige jaotises „Piiritle adressaadiloendit“ käsk „Sordi“.

  3. (Valikuline) Klõpsake välja Siis allanoolt, valige seejärel teise veeru nimi, mille järgi soovite sortida, ning seejärel valige sortimisjärjestuseks kas Tõusev järjestus või Laskuv järjestus.

  4. (Valikuline) Kui soovite lisada veel ühe veeru nime, mille järgi sortida, siis korrake 3. juhist.

  5. Klõpsake nuppu OK ja vaadake sortimistulemeid.

    Sorditud adressaadiloendi tulemid Wordi kirjakoostes.

    Märkus.: Adressaadiloend on nüüd tõusvas tähestikulises järjestuses.

Adressaadiloendi filtreerimine

Postitusloendit filtreerides saate näha ainult neid adressaate, mida soovite kirjakoostesse kaasata. Filter võib näiteks tagastada kirjeid teatud linnas elavatele inimestele või teatud hinnaga laokaupadele.

Järgmistes juhistes määratlete oma postitusloendi filtreerimiseks kasutatavad tingimused. Filtreerimises kasutatakse lihtsaid kriteeriumeid (avaldisi), mis põhinevad teie valikutel, mis on tehtud määratletud andmete olemasolu hindamisel.

  1. Valige jaotises Adressaadiloendi piiritlemine käsk Filtreeri, ning avaneb dialoogiboks Filtreerimine ja sortimine .

  2. Klõpsake vahekaardil Kirjete filtreerimine välja Väli allanoolt ning seejärel valige oma Exceli postitusloendis veeru nimi, mida soovite kasutada esimese taseme filtrina.

    Märkus.: Vahekaart Kirjete filtreerimine on vormindatud nagu nelja veeruga vorm. Vasakult paremale veerud on tingimus, väli, võrdlusmärk ja vastavus kasutaja määratletud vastendamiskriteeriumid.

  3. Klõpsake välja Võrdlus allanoolt ja seejärel valige Võrdne või mõni muu võrdlussuvand.

  4. Tippige väljal Võrdluseks andmed, millele soovite, et välja Väli valik vastaks.

  5. (Valikuline) Teise taseme filtri lisamiseks tehke vasakus veeru servas ühte järgmistest.

    • Valige Ja, et veenduda, et mõlema filtri tingimused on täidetud ja seejärel korrake juhiseid 2–4.

      või

    • Valige või, et veenduda, et kummagi filtri tingimus on täidetud ja seejärel korrake juhiseid 2–4.

    Valige Wordi kirjakoostes „Redigeeri adressaadiloendit“ ning valige jaotises „Piiritle adressaadiloendit“ käsk „Filtreeri“.

  6. Korrake vastavalt vajadusele toimingut 5.

  7. Kui olete lõpetanud, klõpsake nuppu OK ja vaadake seejärel filtreeritud kirjete tulemeid.

    Filtreeritud adressaadiloendi tulemid Wordi kirjakoostes.

Adressaadi leidmine

Saate postitusloendist otsida ning leida kindla adressaadi või ühiste atribuutidega adressaatide rühma, nt perekonnanimi, sihtnumber, liikmelisuse number.

  1. Valige dialoogiboksi Kirjakooste adressaadid jaotises Adressaadiloendi piiritlemine käsk Otsi adressaat.

  2. Tippige dialoogiboksi Kirje otsimine väljale Otsi postitusloendist otsitava atribuudi nimi.

    Adressaadi leidmiseks tippige dialoogiboksi „Kirje otsimine“ nimi.

  3. Väljal Vt tehke ühte järgmistest.

    • Nõustuge vaikesuvandiga Kõik väljad.

      või

    • Valige See väli ning valige ripploendist otsitava veeru nimi.

  4. Valige Otsi järgmine.

    Märkus.: Kui otsingukirje vaste leitakse, tõstetakse kirje teie postitusloendis esile. Valige uuesti Otsi järgmine ja kui on olemas ka teine vaste, tõstetakse ka see esile.

Vaata ka

Vaadake videot Kirjakooste viimine uuele tasandile. See on tasuta videokoolitus, kus selgitatakse kirjakoosteväljade sortimist ja filtreerimist, kirjakoosteväljade kohandamist isikupärastatud teadetega ja kohandatud koosteväljade lisamist.

Mõnel juhul ei pruugi te soovida kasutada kogu kirjakooste adressaatide loendis olevat teavet. Saate valida loendist sobiva arvu inimesi ning andmeid sortida ja filtreerida, nii et kaasate kirjakoostesse ainult selle, mida soovite.

Kirjakooste loendi sortimine ja filtreerimine

  1. Kui kirjakooste dokument pole veel avatud, siis avage see.

  2. Valige Postitused > Redigeeri adressaate.

    Klõpsake adressaatide loendi redigeerimiseks

    Kui nupp Redigeeri adressaadiloendit on halliks toonitud, klõpsake nuppu Vali adressaadid ja ühendage dokument postitusloendiga, mida soovite kasutada.

  3. Klõpsake valikus Loendikirjete redigeerimine plussmärki (+), et lisada inimene loendisse või miinusmärki (-), et eemaldada inimene loendist.

    Inimeste loendisse lisamiseks või loendist eemaldamiseks klõpsake pluss- või miinusmärki.

  4. Kui olete loendis soovitud inimeste valimise lõpetanud, klõpsake nuppu OK.

Loendi filtreerimine rühmade leidmiseks

Teabe rühmitamiseks saate adressaatide loendit teatud viisil sortida. Näiteks, kui soovite meilisõnumid saata vaid teatud linnades elavatele inimestele, siis sortige linnade järgi. Nii rühmitatakse ühte rühma igas linnas elavad inimesed ja neid on hõlpsam kirjakooste jaoks valida.

  1. Valige Postitused > Filtreeri adressaadid.

  2. Valige Kirjete sortimine > Sortimisalus ja valige välja nimi, mille järgi soovite sortida.

    Kirjakooste üksuste sortimiseks klõpsake nuppu Sordi kirjed

    Mitme välja järgi sortimiseks (nt riigi ja seejärel linna järgi) klõpsake käsku Sordi ja seejärel valige lisaväljad, mille järgi soovite sortida.

    Klõpsake mitme välja järgi sortimiseks

  3. Kui kõik väljad on sorditud soovitud viisil, klõpsake nuppu OK.

Loendi filtreerimine ainult kaasatavate ridade kuvamiseks

Saate loendi filtreerida, et kuvada vaid koostesse kaasatavad inimesed või üksused (nt vaid kindlas linnas elavad inimesed või kindla hinnaga laokaubad).

  1. Valige Postitused > Filtreeri adressaadid.

    Klõpsake kirjakoosteloendi filtreerimiseks

  2. Klõpsake jaotises Kirjete filtreerimine välja Väli kõrval olevat noolt ja seejärel veergu, mille alusel soovite filtreerida, näiteks Pealkiri või Perekonnanimi.

    Klõpsake välja, mida soovite filtreerida.

  3. Klõpsake sätet Võrdlus ja seejärel võrdluse liiki, mida soovite kasutada.

    Klõpsake võrdlustehte suvandit, mida soovite kasutada.

  4. Tippige väljale Võrdlusalus filtri väärtus. Näiteks, kui valite välja Väli loendist väärtuse Linn, siis tippige linna nimi.

  5. Klõpsake väärtust Ja või Või ja seejärel lisage filtrile teine tingimus. Näiteks, kui soovite tulemeid kahe linna kohta, klõpsake väärtust Või, linna nime välja Väli loendis, seejärel väärtust Võrdne ja siis tippige teise linna nimi.

  6. Klõpsake nuppu OK.

Nüüd olete valmis kirjakoosteväljade lisamiseks meilikooste või Word for Maci meilikooste loomisel kasutatavasse dokumenti. Lisateavet vt Kirjakoosteväljade lisamine.

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×