Tabeli loomine ja väljade lisamine

Tabeli loomine

Lihtne andmebaas (nt kontaktandmete loend) võib sisaldada vaid ühte tabelit. Paljud andmebaasid sisaldavad aga mitut tabelit. Uue andmebaasi loomisel loote arvutis uue faili, mis toimib andmebaasi kõigi objektide, sh tabelite mahutina.

Saate luua tabeli, luues uue andmebaasi, lisades tabeli olemasolevasse andmebaasi või importides mõne muu andmeallika (nt Microsoft Exceli töövihiku, Microsoft Wordi dokumendi, tekstifaili, veebiteenuse või mõne muu andmebaasi) tabeli või linkides sellega. Kui loote uue tühja andmebaasi, lisatakse teie eest automaatselt uus tühi tabel. Seejärel saate sisestada tabelisse andmed, et alustada väljade määratlemist.

Lehe algusse

Uue tabeli loomine uues andmebaasis

1. Valige Fail > Uus ja seejärel valige Tühi töölauaandmebaas.

2. Tippige väljale Faili nimi uue andmebaasi failinimi.

3. Kui soovite andmebaasi salvestamiseks otsida mõne muu asukoha, klõpsake kaustaikooni.

4. Klõpsake nuppu Loo.

   Avaneb uus andmebaas ja luuakse uus tabel nimega Tabel1, mis avaneb andmelehevaates.

Lehe algusse

Uue tabeli loomine olemasolevas andmebaasis

1. Valige Fail > Ava ja klõpsake andmebaasi nime, kui see on loendis Viimatised. Kui andmebaasi loendis pole, valige selle leidmiseks üks sirvimisvõimalustest.

2. Valige dialoogiboksis Avamine sobiv andmebaas ja klõpsake nuppu Ava.

3. Klõpsake menüü Lisa jaotises Tabelid nuppu Tabel.

   Andmebaasi lisatakse uus tabel, mis avaneb andmelehevaates.

Lehe algusse

Importimine või linkimine tabeli loomiseks

Saate luua tabeli, importides mujal talletatavad andmed või luues nendega lingi. Saate importida ja linkida andmeid Exceli töölehelt, teenuse SharePoint loendist, XML-failist, mõnest muust Accessi andmebaasist, Microsoft Outlooki kaustast ja mujalt.

Andmete importimisel kopeerite andmed praeguse andmebaasi uude tabelisse. Lähteandmete hilisem muutmine imporditud andmeid ei mõjuta ja imporditud andmete muutmine ei mõjuta lähteandmeid. Pärast andmeallikaga ühenduse loomist ja andmete importimist saate andmeid kasutada allikaga ühendust loomata. Saate muuta imporditud tabeli kujundust.

Andmetega linkimisel loote praeguses andmebaasis lingitud tabeli, mis on reaalajas link mujal talletatava teabe juurde. Lingitud tabelis andmete muutmisel muudate neid allikas. Kui andmeid muudetakse allikas, kajastub muudatus ka lingitud tabelis. Iga kord, kui kasutate lingitud tabelit, peate saama luua ühenduse andmeallikaga. Lingitud tabeli kujundust ei saa muuta.

Lehe algusse

Tabeli atribuutide seadmine

Lisaks atribuudiväljade seadmisele saate seada ka atribuudid, mis rakenduvad kogu tabelile või kõigile kirjetele.

1. Valige tabel, mille atribuudid soovite seada.

2. Klõpsake menüü Avaleht jaotise Vaated nuppu Vaade ning seejärel käsku Kujundusvaade.

3. Klõpsake menüü Tabeli kujundus jaotises Kuvamine/peitmine nuppu Atribuudileht.

   

   Kuvatakse tabeli atribuudileht.

4. Klõpsake atribuudilehe vahekaarti Üldist.

5. Märkige iga seatava atribuudi kõrval vasakul asuv ruut ja seejärel sisestage vastava atribuudi säte.

   Muudatuste salvestamiseks vajutage kindlasti klahvikombinatsiooni CTRL+S.

   Selle tabeli atribuudi kasutamine	Adressaat
   Vaadete kuvamine SharePointi saidil	Saate määrata, kas SharePointi saidil saab kuvada tabelipõhiseid vaateid. Märkus.: Selle sätte mõju oleneb andmebaasiatribuudi Kuva SharePointi saidil kõik vaated sättest.
   Laiendatud alamandmeleht	Saate tabeli avamisel laiendada kõik alamandmelehed.
   Alamandmelehe kõrgus	Tehke ühte järgmistest. Kui soovite kõigi ridade kuvamiseks alamandmelehe akent laiendada, jätke selle atribuudi väärtuseks 0". Kui soovite alamandmelehe kõrgust reguleerida, sisestage soovitud kõrgus tollides.
   Paigutus	Vaate suuna saab seada vastavalt sellele, kas teie keeles loetakse vasakult paremale või paremalt vasakule.
   Kirjeldus	Saate lisada tabeli kirjelduse. See kuvatakse tabeli kohtspikrites.
   Vaikevaade.	Tabeli avamisel vaikimisi rakendatav andmelehe-, PivotTable-liigendtabeli- või PivotChart-liigenddiagrammivaade. Alates versioonist Access 2013 on valikud PivotTable-liigendtabel ja PivotChart-liigenddiagramm eemaldatud.
   Valideerimisreegel	Saate sisestada avaldise, mis peab olema tõene iga kord, kui lisate mõne kirje või muudate seda.
   Valideerimistekst	Saate sisestada teate, mis kuvatakse siis, kui mõni kirje rikub atribuudi Valideerimisreegel avaldist.
   Filter	Saate määratleda kriteeriumid ainult vastenduvate ridade kuvamiseks andmelehevaates.
   Järjestusalus	Saate andmelehevaates ridade vaikesortimisjärjestuse määramiseks valida ühe või mitu välja.
   Alamandmelehe nimi	Saate määrata, kas andmelehevaates kuvatakse alamandmeleht, ja kui kuvatakse, siis milline tabel või päring sisaldab alamandmelehe ridu.
   Tütarväljade linkimine	Saate loetleda tabeli või päringu väljad, mida kasutatakse tabeli jaoks määratud atribuudile Lingi juhtväljad vastaval alamandmelehel.
   Juhtväljade linkimine	Saate loetleda tabeli jaoks määratud atribuudile Lingi tütarväljad vastava tabeli väljad.
   Filtreerimine laadimisel	Atribuudiga Filter määratud filtrikriteeriumide automaatne rakendamine (kui atribuudi väärtus on Jah) tabeli avamisel andmelehevaates.
   Järjestusalus laadimisel	Atribuudiga Järjestusalus määratud sortimiskriteeriumide automaatne rakendamine (kui atribuudi väärtus on Jah) tabeli avamisel andmelehevaates.

   Näpunäide    Kui vajate atribuudiväljal sätete sisestamiseks või redigeerimiseks rohkem ruumi, vajutage välja Suum kuvamiseks klahvikombinatsiooni SHIFT+F2. Kui seate atribuudi Valideerimisreegel väärtuseks avaldise ja soovite selle koostamisel abi, klõpsake atribuudivälja Valideerimisreegel kõrval olevat nuppu , et kuvada avaldisekoostur.

Lehe algusse

Tabeli salvestamine

Pärast tabeli loomist või muutmist peaksite selle kujunduse salvestama. Kui salvestate tabeli esimest korda, määrake sellele nimi, mis kirjeldab tabelis sisalduvaid andmeid. Kasutada saab kuni 64 tärki (sh tühikud). Näiteks võite tabelile anda nime Kliendid, Varuosad või Tooted.

Access pakub tabelinimede määramisel suurt paindlikkust, kuid siiski on mõned piirangud. Tabeli nime pikkus võib olla kuni 64 tärki, see võib sisaldada kombinatsiooni kõigist tähtedest, numbritest, tühikutest ja erimärkidest, v.a punkt (.), hüüumärk (!), nurksulud ([]), algustühik, võrdusmärk alguses (=) või printimatud märgid, nt tagasijooks. Nimi ei tohi sisaldada neid tärke:` / \ : ; * ? " ' < > | # <TAB> { } % ~ &.

1. Valige Fail > Salvesta või vajutage klahvikombinatsiooni CTRL+S.

2. Tabeli esmakordsel salvestamisel tippige tabeli nimi ja klõpsake nuppu OK.

Lehe algusse

Primaarvõtme määramine

Kui teil pole konkreetset põhjust seda mitte teha, siis peaksite määrama tabelile primaarvõtme. Access loob primaarvõtme jaoks automaatselt registri, mis võib parandada andmebaasi jõudlust. Access tagab, et igal kirjel oleks primaarvõtmeväljal väärtus ja et see väärtus oleks alati kordumatu. Kordumatud väärtused on üliolulised, kuna vastasel korral ei saa kindlat rida muudest ridadest usaldusväärselt eristada.

Kui loote andmelehevaates uue tabeli, loob Access selle jaoks automaatselt primaarvõtme ning määrab sellele väljanime ID ja andmetüübi Automaatnumber.

Kujundusvaates saate primaarvõtit muuta ja eemaldada või seada primaarvõtme tabelile, millel seda veel pole.

Lehe algusse

Primaarvõtmena kasutatavate väljade määratlemine

Võimalik, et primaarvõtmena kasutatavad andmed on teil juba olemas. Näiteks võivad teil olla töötajate ID-numbrid. Kui loote töötajateabe jälitamiseks andmebaasi, võite kasutada selle tabeli primaarvõtmena olemasolevat töötaja-ID-d. Kui töötaja ID on kordumatu ainult kombineerituna osakonna ID-ga, peate primaarvõtmena kasutama mõlemat välja koos. Võimalikul sobival primaarvõtmel on järgmised tunnused:

• välja või väljakombinatsiooni igal kirjel on kordumatu väärtus;

• väli ega väljakombinatsioon pole kunagi tühi ega nullväärtusega – see sisaldab alati väärtust;

• väärtused ei muutu.

Kui primaarvõtmena kasutatavaid sobilikke andmeid pole, saate luua primaarvõtme jaoks uue välja. Seda tehes seadke välja andmetüübiks Automaatnumber, et tagada selle vastavus eelpool toodud loendi kolmele tunnusele.

Lehe algusse

Primaarvõtme määramine või muutmine

1. Valige tabel, mille primaarvõtit soovite seada või muuta.

2. Klõpsake menüü Avaleht jaotise Vaated nuppu Vaade ning seejärel käsku Kujundusvaade.

3. Valige tabeli kujundusruudustikus väli või väljad, mida soovite kasutada primaarvõtmena.

   Ühe välja valimiseks klõpsake soovitud välja reaselektorit.

   Mitme välja valimiseks hoidke all juhtklahvi (CTRL) ja seejärel klõpsake iga soovitud välja reaselektorit.

4. Klõpsake menüü Tabelikujundus jaotises Tööriistad nuppu Primaarvõti.

   Primaarvõtmena määratavast väljast või väljadest vasakul kuvatakse võtme indikaator.

Lehe algusse

Primaarvõtme eemaldamine

1. Valige tabel, mille primaarvõtme soovite eemaldada.

2. Klõpsake menüü Avaleht jaotise Vaated nuppu Vaade ning seejärel käsku Kujundusvaade.

3. Klõpsake praeguse primaarvõtme reaselektorit. Kui primaarvõti koosneb mitmest väljast, hoidke all juhtklahvi (CTRL) ja seejärel klõpsake iga välja reaselektorit.

4. Klõpsake menüü Tabelikujundus jaotises Tööriistad nuppu Primaarvõti.

   Varem primaarvõtmeks määratud väljalt või väljadelt eemaldatakse võtme indikaator.

Uue tabeli salvestamisel primaarvõtit määramata palub Access teil luua primaarvõtme jaoks uue välja. Kui klõpsate nuppu Jah, loob Access ID-välja, mis kasutab iga kirje jaoks kordumatu väärtuse loomiseks andmetüüpi Automaatnumber. Kui tabel juba sisaldab automaatnumbri välja, kasutab Access seda primaarvõtmena. Kui klõpsake nuppu Ei, siis Access ei lisa välja ja primaarvõtit ei seata.

Lehe algusse

Väljade lisamine

Kui soovite talletada uusi andmeid objekti kohta, mille jaoks on Accessi tabel juba olemas, kaaluge tabelisse välja lisamist. Näiteks on teil tabel, kus talletate kõigi klientide perekonnanimed, eesnimed, meiliaadressid, telefoninumbrid ja postiaadressid. Klientide eelistatud suhtlusviisi jälgimiseks lisage väli selle teabe talletamiseks.

Kõik jälitatavad andmed saate talletada väljal. Näiteks kontaktide tabelis võite luua väljad Perekonnanimi, Eesnimi, Telefoninumber ja Aadress. Toodete tabelis võite luua väljad Toote nimi, Toote ID ja Hind.

Igal väljal on kindlad tunnused, nt välja kordumatuks tunnuseks tabelis olev nimi, andmete loomust määratlev andmetüüp, andmetega tehtavad toimingud ja iga väärtuse jaoks reserveeritav mäluruum.

Enne väljade loomist proovige eraldada andmed väikseimateks kasulikeks osadeks. Hiljem on andmeid palju hõlpsam kombineerida kui osadeks jaotada. Näiteks selle asemel, et luua väli Täisnimi, võiksite luua eraldi väljad Perekonnanimi ja Eesnimi. Siis saate hõlpsalt otsida või sortida eesnime, perekonnanime või mõlema järgi. Kui plaanite andmeüksust aruandesse lisada, sortida, otsida või arvutada, paigutage see üksus eraldi väljale.

Pärast välja loomist saate seada ka väljaatribuudid, et reguleerida välja ilmet ja käitumist. Näiteks määratleb atribuut Vorming andmete välise ilme andmelehel või seda välja sisaldaval vormil.

Lehe algusse

Välja lisamine andmete sisestamise teel

Kui loote uue tabeli või avate andmelehevaates olemasoleva tabeli, saate lisada tabelisse välja, sisestades andmed andmelehe (1) veergu Lisa uus väli. Access määrab teie sisestatud väärtuse põhjal välja andmetüübi automaatselt. Kui teie sisestatud väärtus ei eelda muid andmetüüpe, seab Access andmetüübiks Tekst, kuid saate seda andmetüüpi muuta.

Andmete veergu Lisa uus väli sisestamiseks tehke järgmist.

1. Looge või avage andmelehevaates tabel, paremklõpsates navigeerimispaanil sobivat tabelit ja seejärel klõpsates kiirmenüüs käsku Andmelehevaade.

2. Sisestage veergu Lisa uus väli loodava välja nimi.

   Kasutage kirjeldavat nime, et välja oleks hõlpsam tuvastada.

3. Sisestage uuele väljale andmed.

Lehe algusesse

Välja lisamine väljamalli abil

Mõnikord on väljade käsitsi loomisest lihtsam valida sobivad väljad eelmääratletud väljaloendist. Saate kasutada loendit Veel välju, et valida väljamallide loendi hulgast. Väljamall on välja kirjeldavate omaduste ja atribuutide eelmääratletud kogum. Väljamalli määratlus hõlmab välja nime, andmetüüpi, välja vormi atribuudi sätet ning muid väljaatribuute.

1. Klõpsake menüü Avaleht jaotise Vaated nuppu Vaade ning seejärel käsku Andmelehevaade.

2. Klõpsake menüü Tabeliväljad jaotises & lisamine nuppu Veelvälju.

   

3. Uue veeru lisamiseks valige väli loendist Veel välju. Access paigutab välja paremale sellest veerust, kus parasjagu asub kursor. Kui valite mõne pealkirja Kiiralustus all asuvatest väljadest, näiteks Aadress, siis loob Access tabelisse mitu aadressi eri osade jaoks vajalikku välja.

Lehe algusse

Väljaatribuutide seadmine

Pärast välja loomist saate seada välja ilme ja käitumise kohandamiseks väljaatribuudid.

Väljaatribuutide seadmisega saate näiteks teha järgmist:

• kohandada välja andmete ilmet

• vältida valede andmete sisestamist väljale

• määrata välja vaikeväärtused

• kiirendada väljalt otsimist ja välja andmete sortimist

Mõne saadaoleva väljaatribuudi saate seada andmelehevaates töötades. Väljaatribuutide täielikule loendile pääsete aga juurde ja saate neid seada kujundusvaates.

Seatavad atribuudid sõltuvad välja andmetüübist.

Lehe algusse

Väljaatribuutide seadmine andmelehevaates

Andmelehevaates töötades saate välja ümber nimetada, muuta selle andmetüüpi, atribuuti Vorming ja mõnda muud atribuuti.

1. Paremklõpsake navigeerimispaanil tabelit, mille soovite avada.

2. Klõpsake kiirmenüü käsku Andmelehevaade.

Lehe algusse

Väljaatribuutide seadmine kujundusvaates

Kujundusvaates tabeliga töötades saate seada kõiki väljaatribuute. Kujundusvaates saate seada välja andmetüübi tabeli kujundusruudustikus ja muud atribuudid paanil Välja atribuudid.

1. Paremklõpsake tabelit navigeerimispaanil.

2. Klõpsake kiirmenüü käsku Kujundusvaade.

Lehe algusse

Välja teisaldamine

Välja teisaldamiseks lohistage see soovitud asukohta. Mitme kõrvutise välja teisaldamiseks klõpsake esimest välja, hoidke all tõstuklahvi ja klõpsake viimast välja. Seejärel saate teisaldada valitud väljarühma uude asukohta.

Välja lohistamine muudab selle asukohta andmelehel, kuid ei muuda väljade järjestust tabelikujunduses. Kui pöördute väljade poole programmiliselt, kehtib algne järjestus. Näiteks kui lohistate välja andmelehel uude asukohta ja seejärel loote tabelist nupu Vorm abil vormi, on väli oma algses asukohas.

Lehe algusse

Vt ka

Arvutusliku välja lisamine tabelisse

Vormile või aruandele välja lisamine