Office
Logi sisse
Accessi andmete eksportimine Wordi dokumenti

Accessi andmete eksportimine Wordi dokumenti

RTF-faili ekspordiviisardi abil saate eksportida Accessi andmebaasis olevaid andmeid Microsoft Wordi dokumenti. Selles artiklis selgitatakse RTF-faili ekspordiviisardi kasutamist ja ekspordisätete määranguna salvestamist hilisemaks otstarbeks.

Selle artikli teemad

Andmete Wordi eksportimise alused

Andmete eksportimine Wordi

Ülevaade Accessi objektide Wordi eksportimisest

Mida ma veel peaksin teadma?

Andmete Wordi eksportimise alused

Microsoft Wordi saate eksportida tabeleid, päringuid, vorme ja aruandeid. RTF-faili ekspordiviisardi abil objekti eksportimisel loob Access objekti andmetest koopia Microsoft Wordi RTF-vormingus (*.rtf). Tabelite, päringute ja vormide nähtavad väljad ja kirjed kuvatakse Wordi dokumendis tabelina. Aruande eksportimisel ekspordib viisard aruandeandmed ja paigutuse. Püütakse koostada aruandele võimalikult sarnane Wordi dokument.

  • Toimingu alustamine Accessis   . Andmete eksportimiseks Accessist Wordi peate töötama Accessis. Wordil puudub funktsioon Accessi andmebaasiandmete importimiseks. Samuti ei saa Accessi andmebaasi ega tabelit Accessi käsu Salvesta nimega abil salvestada Wordi dokumendina.

  • Objektid, mida saab eksportida   . Eksportida saab tabeleid, päringuid, vorme ja aruandeid. Eksportida on võimalik vaid vaadetes valitud kirjeid. Makrosid ja mooduleid eksportida ei saa. Alamvormide või alamandmelehtedega vormide ja andmelehtede eksportimisel eksporditakse ainult põhivorm või -andmeleht. Iga alamvormi või -andmelehe, mida soovite Wordis kuvada, peate eraldi eksportima. Aruande sees olevad alamvormid ja -aruanded eksporditakse aga koos põhiaruandega.

  • Toimingu tulemus   . RTF-faili ekspordiviisardiga eksporditakse vormindatud andmed. See tähendab, et eksporditakse ainult objekti nähtavad väljad ja kirjed ning kuvavormingu sätted. Filtrisätete tõttu peidetud veergusid ja kirjeid ei ekspordita. Aruande eksportimisel säilitatakse aruande paigutus.

  • Olemasoleva dokumendiga ühendamine   . Accessist Wordi dokumenti eksportimisel eksporditakse andmed uude Wordi faili. Kui soovite andmed lisada olemasolevasse Wordi dokumenti, peate andmed esmalt Accessist uude Wordi dokumenti eksportima, need siis sellest kopeerima ja olemasolevasse dokumenti kleepima. Saate Accessi tabelite, päringute, vormide ja aruannete read ka otse Accessi tabelist kopeerida ja olemasolevasse dokumenti kleepida.

Andmete eksportimine Wordi

Andmeid eksporditakse Wordi dokumenti üldiselt järgmiste toimingutega.

  • Lähteandmete ettevalmistamine eksportimiseks: selle toimingu käigus kontrollitakse, kas andmetes pole vigu ja otsustatakse, kas eksporditakse osa või kõik lähtetabeli andmed.

  • RTF-faili ekspordiviisardi kasutamine

  • Sätete salvestamine ekspordimääranguna hilisemaks otstarbeks (valikuline)

Järgmistes jaotistest on juhised iga toimingu tegemiseks.

Eksportimise ettevalmistamine

  1. Avage Accessi lähteandmebaas.

  2. Valige navigeerimispaanil objekt, mis sisaldab andmeid, mida soovite eksportida.

    Eksportida saab tabeleid, päringuid, vorme ja aruandeid.

  3. Kontrollige lähteandmeid veatähiste (roheliste kolmnurkade) ja veaväärtuste (nt #Num) suhtes.

    Enne andmete Wordi eksportimist veenduge, et andmed oleksid probleemivabad. Muidu asendatakse vastavad väärtused tühiväärtustega.

  4. Kui Wordi sihtdokument on juba avatud, sulgege see enne jätkamist. Viisard küsib teilt dokumendi ülekirjutamise kohta kinnitust.

    Märkus.: Olemasolevale Wordi dokumendile andmeid lisada ei saa.

  5. Kui soovite eksportida Accessi andmebaasis oleva tabeli, päringu või vormi osa, avage objekt ja valige ainult soovitud kirjed.

Andmete eksportimine

  1. RTF-faili ekspordiviisardi asukoht erineb pisut olenevalt Accessi versioonist. Valige oma Accessi versiooni jaoks sobivad toimingud.

    • Kui kasutate Access 2016, Access 2013 või Access 2010, klõpsake valikute kuvamiseks menüü Välisandmed jaotises Eksport nuppu Rohkem ja valige seejärel Word.

    • Kui kasutate rakendust Access 2007, klõpsake menüü Välisandmed jaotises Eksport nuppu Word.

  2. Avatakse viisard Eksportimine – RTF-fail.

    Dialoogiboksis Eksportimine – RTF-fail sihtkoha ja ekspordisuvandite valimine

    Märkus.: Jaotise Eksport käsud on saadaval ainult avatud andmebaasi korral.

  3. Lisage viisardis Eksportimine – RTF-fail sihtfaili nimi.

  4. Viisardiga eksporditakse vormindatud andmed. Eksportimise järel Wordi dokumendi kuvamiseks märkige ruut Pärast eksportimise lõpetamist ava sihtfail..

  5. Kui valisite eksporditavad kirjed enne eksportimise alustamist, saate märkida ruudu Ekspordi ainult valitud kirjed.. Kui soovite eksportida kõik vaate kirjed, ärge ruutu märkige.

    Märkus.: Kui kirjeid pole valitud, pole see märkeruut saadaval (on tuhm).

  6. Klõpsake nuppu OK.

  7. Sihtdokumendi olemasolul palutakse teil faili ülekirjutamiseks klõpsata nuppu Jah. Sihtfaili nime muutmiseks klõpsake nuppu Ei ja seejärel klõpsake uuesti nuppu OK.

Accessi andmed eksporditakse ja Wordi sihtdokument avatakse olenevalt viisardis määratud ekspordisuvanditest. Viisardi viimasel lehel kuvab Access ka toimingu oleku.

Ülevaade Accessi objektide Wordi eksportimisest

Järgmises tabelis selgitatakse, kuidas eksporditakse erinevaid Accessi objekte ja väärtusi Wordi. See teave on abiks probleemide lahendamisel, kui eksporditoiming ei tööta ootuspäraselt.

Üksus

Mida eksportimisel arvesse võtta?

Väljanimed

Tabelite, päringute ja vormide eksportimisel lisatakse väljanimed Wordi dokumendis tabeli esimesse ritta. Aruande eksportimisel oleneb väljanimede paigutamine Wordi dokumenti aruande küljendusest.

Mitme väärtusega väljad

Mitut väärtust toetavad Accessi väljad eksporditakse Wordi ühe veeruna. Väärtused eraldatakse komadega (,).

Pildid, objektid ja manused

Lähteandmete osaks olevaid graafikaelemente (logosid, OLE-objekti välju ja manuseid) ei ekspordita.

Diagrammid

Microsoft Graphi objekte ei ekspordita.

Avaldised

Avaldisi Wordi dokumenti ei ekspordita. Eksporditakse ainult avaldiste tulemid.

Alamvormid ja -andmelehed

Kui ekspordite vormi või andmelehe, eksporditakse ainult põhivorm või põhiandmeleht. Iga alamvorm ja -andmeleht tuleb eraldi eksportida.

Mida ma veel peaksin teadma?

Lehe algusse

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×