Accessi andmete arhiivimine

Saate oma Microsoft Accessi andmebaasid korrastada ja hallata perioodiliselt vanade või mitteaktiivsete kirjete arhiivimise teel. Saate arhiivida kõiki andmebaasi tabeleid, kindlaid tabeleid või ainult kindlaid kirjeid (nt kindla kuupäevaga vanemad kirjed). Selles teemas selgitatakse, kuidas kasutada Accessi andmebaasi andmete arhiivimiseks kolme erinevat võimalust.

Selle artikli teemad

Millal peaks arvestama arhiivimist?

Tabeli asendamine perioodiliselt

Kõigi tabelite perioodiliselt asendamine

Kirjete tabelisse arhiivimine perioodiliselt

Millal peaks arvestama arhiivimist?

Kui teie arvutis olev andmebaas sisaldab andmeid, mida te enam ei soovi kasutada, kuid soovite need andmed alati käepärast olla, kui vajate seda teatud ajahetkel või andmete säilitamise poliitikate täitmiseks, on arhiivimine hea võimalus selliste andmete säilitamiseks. Arhiivimist kasutatakse sageli ka kuupäeva tingimuse alusel andmete säilitamiseks (nt kuu lõpus).

Andmete arhiivimise viisid

Järgmises tabelis on loetletud meetodid andmete arhiivimiseks, meetodi kirjeldus, iga meetodi kasutamise selgitus ja muud meetodile omased kaalutlused.

Meetod

Kirjeldus

Kasuta, kui...

Muud kaalutlused

Tabeli asendamine perioodiliselt

Teeb perioodiliselt kindla tabeli arhiivi ja asendab selle tabeli uue tühja tabeli koopiaga.

Kõik tabeli kirjed vastavad tingimustele, mida saate teha, et määratleda, kas soovite arhiivida.

Näide: teil on tabel, kus talletatakse igapäevaseid äärmuslikke temperatuure. Igal aastal arhiivite tabeli ja alustate värskelt tühja kontoga.

Kõigi tabelite perioodiliselt asendamine

Tehke perioodilise andmebaasi arhiivist koopia ja seejärel Asendage back-end andmebaasi uuega ja tühjendage see. Nõuab tükeldatud andmebaasi (andmebaas, mis sisaldab kõiki tabeleid sisaldavat back-end sisaldavat andmebaasifaili) ja eesserver andmebaasi faili, mis sisaldab kõiki muid andmebaasiobjektide.

Kõik andmebaasis olevate tabelite kirjed vastavad tingimusele, mida kasutate arhiivimise määratlemiseks.

Näide: teie andmebaas koosneb mitmest eri tüüpi meteoroloogiliste andmetega tabelitest. Igal aastal arhiivite kõik tabelid.

  • Kui teil on mõni otsinguveerg (tabelid, mida kasutate väärtuste otsimiseks (nt postiindeksid või osakonnad), peate võib-olla need andmed uude back-end andmebaasi importima.

  • Peate andmebaasi käsitsi arhiivima. Selle meetodi jaoks ei saa makrot kasutada.

Kirjete tabelisse arhiivimine perioodiliselt

Käivitab perioodiliselt päringu, mis valib arhiivimiseks kirjed ja lisab andmed arhiivi tabelisse, ning seejärel käivitate päringu samade kirjete valimiseks (algsest tabelist) ja need kustutada.

Mõned tabeli kirjed vastavad tingimusele, mida saate kasutada arhiivimise määratlemiseks.

Näide: soovite teegi kandeid arhiivida (check out), kui märgitud kuupäev on vähemalt aasta vana.

  • Võib-olla peaks töötama TE000126735, eriti siis, kui kirjed, mida soovite arhiivida, asuvad TE000126703 ühe serva juures. Lisateavet leiate teemast viitamistervikluse töötamine .

Hoiatus.: Kui teil on vaja päringutes parameetreid kasutada, tuleks parameetritega tegelemiseks luua vorm. Vastasel juhul riskite andmete kaotsiminekuga.

Viitamisterviklusega töötamine

Kui kirjed, mida soovite arhiivida, on seotud muudes tabelites olevate kirjetega, on võimalik, et peate seose ümber töötama. Kui kirjed, mida soovite arhiivida, on "lapse" kirjed (need kuuluvad TE000126703 "mitmele"), saate neid tõenäoliselt ohutult arhiivida. Kui kirjed, mida soovite arhiivida, on "lapsevanema" kirjed (need kuuluvad TE000126703 "üks"), võivad nende arhiivimisega seotud kirjed "laps".

  • Saate takistada "ema" kirjete kustutamist. See võib põhjustada probleeme, kui olete kirjed "ema" juba lisatud tabelisse Arhiiv.

    - Või -

  • Hakka "orvud" — kirjed, mis kuuluvad "lapsevanemale", mida pole olemas. See võib põhjustada probleeme andmete tervikluse ja andmebaasi funktsionaalsusega, mis kasutab "harva" kirjeid.

Viitamistervikluse arvestamiseks tehke järgmist.

  1. Määratlege, millised "Child-kirjed" kuuluvad kirjetesse, mida soovite arhiivida. Kui soovite näiteks arhiivida teegist laenutatud varade kirjeid, peate esmalt määratlema, kas nendesse varadesse on avatud kandeid, st kas varad on välja möllitud, kuid tagastamata.

  2. Tehke ühte järgmistest.

    • Kui "laps" kirjeid saab alati ohutult kustutada, veenduge, et seos jõustab viitamistervikluse, kus on kuhjuvad kustutamised. See tagab, et kõik seotud "lapse" kirjed kustutatakse.

    • Kui "Child"-kirjeid ei saa alati ohutult kustutada, kaaluge kõigi andmebaasis olevate tabelite arhiivimist.

    • Saate luua päringu, mis valib "vanema" kirjed, millel pole "Child"-kirjeid. Seejärel kasutage seda esimest päringut, et luua oma arhiivi päringud (vt jaotist perioodiliselt kirjete arhiivimine tabelisse), selle asemel et kasutada tabelit "ema".

Lehe algusesse

Tabeli asendamine perioodiliselt

Kui soovite arhiivida kõik tabeli andmed, saate tabeli perioodiliselt asendada tühja eksemplariga.

NB!: Kui teie arhiivitud tabel on seotud muude tabelitega, peate võib-olla tegema viitamistervikluse.

  1. Valige navigeerimispaanil tabelid, mida soovite arhiivida, vajutage klahvikombinatsiooni CTRL + C ja seejärel vajutage klahvikombinatsiooni CTRL + V.

  2. Klõpsake dialoogiboksi tabelina kleepimine jaotises Kleepesuvandidraadionuppu ainult struktuurja seejärel nuppu OK.

    Access nimetab koopia algse tabeli nime koopiana.

  3. Paremklõpsake navigeerimispaanil algset tabelit ja seejärel klõpsake kiirmenüü käsku Nimeta ümber .

    Andke tabelile teine nimi, mis näitab, mida see sisaldab (nt "DailyTemperatureExtremes_archive_2019").

  4. Paremklõpsake navigeerimispaanil tühja koopiat ja seejärel klõpsake kiirmenüü käsku Nimeta ümber . Nimetage see algse tabeli nimega.

Lehe algusesse

Kõigi tabelite perioodiliselt asendamine

Kui kasutate tükeldatud andmebaasi, saate kõigi tabelite perioodiliselt asendada, asendades back-end andmebaasi tühja koopiaga.

Selle tegemiseks valmista esmalt ette tühi eksemplar. Kui teie andmebaasi kujundust ei saa muuta, saate seda tühja koopiat uuesti kasutada iga kord, kui arhiivite. Arhiivimiseks nimetage lihtsalt olemasoleva back-end andmebaasi nimi, et näidata, et see on arhiivimine, ja salvestage tühi koopia uueks back-end andmebaasiks.

Back-end andmebaasi tühja koopia ettevalmistamine

Esmalt importige tabeli määratlused kõigi back-end andmebaasi tabelite jaoks.

  1. Klõpsake menüüs pilt nuppu Uus, valige tühi andmebaasja seejärel klõpsake nuppu Loo.

  2. Sulgege tabel tabel.

  3. Klõpsake menüü välisandmed jaotises impordi & link nuppu Access.

  4. Dialoogiboksis Välisandmete toomine – Accessi andmebaas valige impordi tabelid, päringud, vormid, aruanded, makrod ja moodulid praegusesse andmebaasija klõpsake nuppu Sirvi.

  5. Valige dialoogiboksis " avamine " nupp back-end ' i andmebaas. Klõpsake dialoogiboksi avamine sulgemiseks nuppu Ava ja seejärel klõpsake nuppu OK.

  6. Klõpsake dialoogiboksis objektide importimine nuppu Suvandid.

  7. Valige jaotises Tabelite importimineväärtus ainult määratlus.

  8. Klõpsake menüüs tabelid nuppu Vali kõik, klõpsake nuppu OKja seejärel nuppu Sule.

Andmete lisamine suvalisse tühja koopia otsingu tabelisse 

Iga otsinguveeru korral tehke järgmist.

  1. Link olemasolevale back-end andmebaasis asuvale otsingu tabelile.

  2. Looge lisa päring, mis liidab kõik algsed kirjed koopiast.

Back-end andmebaasi asendamine tühja eksemplariga

Esmalt nimetage olemasolev back-end andmebaasi nimi, mis näitab, et see on nüüd arhiivi. Seejärel avage tühi eksemplar ja salvestage see algse back-end andmebaasi nime abil.

  1. Klõpsake menüüd failid ja seejärel käsku Salvesta andmebaas nimega. Võimalik, et teil palutakse sulgeda kõik avatud objektid; kui see on nii, klõpsake nuppu OK. Avaneb dialoogiboks nimega salvestamine .

  2. Veenduge, et salvestate väljal Salvestuskoht (dialoogiboksi nimega salvestamine ülaosas), et salvestate faili algse back-end andmebaasiga samas kohas.

  3. Sisestage väljale failinimi algse back-end andmebaasi nimi.

  4. Valige väljal Salvestustüüp väärtus Accessi andmebaas (*. accdb).

Lehe algusesse

Kirjete tabelisse arhiivimine perioodiliselt

See on neli etappi, mis nõuab selle tabeli tühja koopia tegemist, mis sisaldab kirjeid, mida soovite arhiivida, luues päringu, et kopeerida kirjed algsest tabelist arhiivi tabelisse, luues TE000126614, et eemaldada oride kaudu arhiivitud kirjed. originaalpakendis tabel ja seejärel looge makro, et käivitada mõlemad päringud, mida saab arhiivimise ajal käivitada. See näiliselt keerukas protsess võib olla lihtne, kui järgite juhiseid, mis on toodud nende esitamise järjekorras.

1. juhis: tabeli arhiivi loomine

Samm 2: andmete kopeerimiseks arhiivi tabelisse lisa päring

3. juhis: päringu kustutamine algsest tabelist andmete eemaldamiseks

4. juhis: Makro loomine nii päringute lisa kui ka kustutamise käivitamiseks

1. juhis: tabeli arhiivi loomine

Kõigi arhiivitud kirjete säilitamiseks ühes tabelis tehke järgmist. Selles juhises loodav arhiivimise tabel säilitab kõik teie arhiivitud kirjed.

Vana arhiivi tabeli kustutamiseks kui loote uue, saate selle toimingu asemel kasutada TE000126679 andmete kopeerimiseks arhiivi tabelisse. Selle tegemiseks jätkake juhisega 2.

Uue arhiivi tabeli kasutamiseks iga kord, kui arhiivite, kuid vanade arhiivi tabelite hoidmiseks, nimetage vana arhiivi tabel enne uue versiooni loomist ümber. Kui soovite arhiivida kuupäeva alusel, arvestage vanade arhiivi tabelite nime vastavalt nende tähistatud kuupäevavahemikule.

  1. Valige navigeerimispaanil tabel, millel on arhiivimiseks kirjed, vajutage klahvikombinatsiooni CTRL + C ja seejärel vajutage klahvikombinatsiooni CTRL + V.

  2. Kustutage väljal tabeli nimi sõnad koopia ja lisage allkriips ja sõna "arhiivi" olemasoleva tabeli nimele ja seejärel klõpsake nuppu OK. Kui algse tabeli nimi on näiteks tehingud , on arhiivi tabel nimega Transactions_archive.

    Tabeli kleepimine

  3. Valige dialoogiboksi tabelina kleepimine jaotises Kleepesuvandidsuvand ainult struktuur.

Samm 2: andmete kopeerimiseks arhiivi tabelisse lisa päring

  1. Klõpsake menüü Loo jaotises Päringud nuppu Päringu kujundus.

  2. Dialoogiboksi tabeli kuvamine abil saate tabeli lisada kirjetega, mida soovite arhiivida, ja sulgege dialoogiboks Tabeli kuvamine .

  3. Topeltklõpsake aknas päringu kujundus äsja lisatud tabeli tärni (*). Tabeli nimi ja tärn kuvatakse päringu kujundusruudustiku esimeses veerus.

    Märkus.: Tärn näitab, et päring peaks sisaldama päringu väljundi kõiki tabeli välju. Kui kasutate tärni, kui väljad lisatakse või eemaldatakse tabelist, kohandatakse päringu väljundi vastavalt.

  4. Topeltklõpsake aknas päringu kujundus välja, mida soovite kasutada tingimuse määramiseks, mida kirjed peavad enne arhiivimist täitma. Kui teie tabelis on näiteks väli märgitudja soovite arhiivida kõik kirjed, mille kuupäev on pikem kui aasta vana, topeltklõpsake välja ja see kuvatakse päringu kujundusruudustiku järgmises tühjas veerus.

    Päringu kujundusruudustik

    Korrake seda toimingut, kui soovite kasutada kriteeriume koos täiendavate väljadega.

  5. Kriteeriumide rea abil saate määrata äsja lisatud väljade kriteeriumid. Näiteks võite määrata, et märgitud kuupäev peab olema varasem kui 1. jaanuarist, 2019, kasutades avaldist < # 1/1/2019 # rida kriteeriumid .

    Kui teie kriteeriumide väärtused muutuvad iga kord, kui arhiivite, peaksite päringut küsima. Selle tegemiseks kasutage real kriteerium olevat parameetrit, et päring küsiks sisendit. Parameetri kasutamiseks kasutage avaldist tavapärasel viisil, kuid mitte kindla väärtuse asemel lühikest küsimust, mida ümbritseb nurksulgudes. Näiteks võite kasutada avaldist < [enne:] sooritatud toimingute arhiivimine, näiteks:

    Parameetriga avaldis

    Lisateavet parameetrite kasutamise kohta leiate artiklist päringute tutvustus.

    Soovi korral võite kasutada ka alternatiivse tingimuse määramiseks mõnda rida. Kriteeriumide kasutamise kohta leiate lisateavet artiklist Päringukriteeriumide näited.

    Näpunäide.: Kui kasutate kriteeriumide määramiseks välja Date ja soovite arhiivida kõik kirjed, mis on vanemad kui praegune kuupäev, sisestage väljale Date ( kriteeriumid)<Date () .

  6. Tehke ühte järgmistest.

    Kui olete tabeli arhiivi juba loonud, kasutage sellele tabelile määratud kirjete lisamiseks lisa-päringut.

    1. Klõpsake menüü Kujundus jaotises Päringutüüp nuppu Lisa lõppu.

    2. Valige dialoogiboksi lisamine väljal tabeli nimi tabeli arhiivi nimi ja klõpsake siis nuppu OK.

      Lisamine

      Päringu kujundusruudustikus kuvatakse rida Lisa reale.

    3. Tühjendage kõigi kriteeriumite määramiseks kasutatud väljade lisamine reale. (Ainult tärnil peab olema väärtus, mille soovite lisada.)

      Päringu kujundusruudustiku rida Lisa

      Kui te pole arhiivi tabelit loonud, kasutage tabeli arhiivi loomiseks määratud kirjete abil tabelit tabel.

    4. Klõpsake menüü Kujundus jaotises Päringutüüp nuppu Tabeli koostamine.

    5. Tippige dialoogiboksi tabeli tegemine väljale tabeli nimi tabeli arhiivi nimi ja klõpsake siis nuppu OK.

  7. Päringu salvestamiseks vajutage klahvikombinatsiooni CTRL+S.

3. juhis: päringu kustutamine algsest tabelist andmete eemaldamiseks

  1. Klõpsake menüü Loo jaotises Päringud nuppu Päringu kujundus.

  2. Dialoogiboksi Tabeli kuvamine abil saate lisada tabeli, kus on kirjed, mida soovite arhiivida. Sulgege dialoogiboks Tabeli kuvamine.

  3. Topeltklõpsake aknas päringu kujundus äsja lisatud tabeli tärni (*). Tabeli nimi ja tärn kuvatakse päringu kujundusruudustiku esimeses veerus.

  4. Topeltklõpsake päringu kujunduses samu välju, mida kasutasite tingimuse määramiseks päringus lisa.

  5. Kriteeriumide rea abil saate määrata äsja lisatud väljade kriteeriumid. Kriteeriumide kasutamise kohta leiate lisateavet artiklist Päringukriteeriumide näited.

    NB!: Kui parameetri lisamine või tabeli päring kasutas parameetrit, veenduge, et teie kustutamise päring seda ka teeks. Samuti pidage meeles, et sisestate mõlema päringu jaoks sama väärtuse. Kui sisestate eri parameetrite väärtused, võivad andmed kaotsi minna. Andmete kaotsimineku vältimiseks kaaluge väärtuste kogumiseks vormi kasutamist ja päringute tegemiseks vormile sisestatud väärtused. Lisateavet leiate artiklist päringute tutvustus.

  6. Klõpsake menüü Kujundus jaotises Päringu tüüp nuppu Kustuta.

    Päringu kujundusruudustikus kuvatakse rida Kustuta .

    Päringu kujundusruudustiku rida Kustuta

  7. Päringu salvestamiseks vajutage klahvikombinatsiooni CTRL+S.

4. juhis: Makro loomine nii päringute lisa kui ka kustutamise käivitamiseks

  1. Klõpsake menüü Loo jaotises Makrod ja kood nuppu Makro.

  2. Klõpsake nupu Lisa uus toimingkõrval olevat allanoolt ja seejärel klõpsake käsku OpenQuery.

    Kuvatakse OpenQuery toiming ja kuvatakse argumendid.

  3. Valige väljal päringu nimiSamm 2loodud päring (lisa või tee-tabel).

  4. Klõpsake nupu Lisa uus toimingkõrval olevat allanoolt ja seejärel klõpsake käsku OpenQuery.

    Kuvatakse OpenQuery toiming ja kuvatakse argumendid.

  5. Valige väljal päringu nimijuhises 3loodud päring Kustuta päring.

  6. Makro salvestamiseks vajutage klahvikombinatsiooni CTRL + S.

    Kui soovite kirjeid arhiivida, käivitage makro.

Lehe algusesse

Märkus.:  See leht on tõlgitud automaatselt ning sellel võib leiduda grammatikavigu ja ebatäpsusi. Tahame, et sellest sisust oleks teile abi. Andke meile teada, kui see teave oli teile abiks. Soovi korral saate ingliskeelset artiklit lugeda siit.​

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×