Wordi dokumendis välisandmete veergude kasutamine

Wordi dokumendis välisandmete veergude kasutamine

NB! :  See artikkel on masintõlgitud, vaadake lahtiütlust. Selle artikli ingliskeelse versiooni leiate aadressilt (viiteks).

Kas soovite lihtsustada ja tõhustada äridokumendis täpsete ja ajakohaste andmete sisestamist? Saate Microsoft SharePointi välisandmete veergude ja Wordi sisujuhtelementide kombinatsiooni abil kasutada Microsoft Word 2013 dokumendi kehaosas välisallika andmeid. Näiteks saate dokumenditeegis luua standardse kliendilepingu, mis sisaldab kliendi nime, ettevõtte nime ja telefoninumbrit, mis on talletatud valdkonnakohases andmebaasis (nt SAP- või Dynamics CRM-andmebaasis).

Lisateavet leiate artiklist välisandmete kohta sisu otsimine ja dokumendi- või vormiteegi failimalli seadmine.

Selle artikli teemad

Enne alustamist

Struktuuriga dokumentide lisateave

Loendis või teegis välisandmete veergude loomine

Wordi malli loomine sisujuhtelementides välisandmete kuvamiseks

Wordi dokumendi loomine ja andmete sisestamine

Enne alustamist

Välisandmetega töötamisel on andmetele turvalise juurdepääsu lubamiseks vaja teha mitu eeltoimingut. Järgnev teave aitab teil järgmisi toiminguid kavandada. Kui teil esineb välisandmetega töötamisel probleeme, saate selle teabe abil ka probleemi tuvastada. Välisandmetele juurdepääsuks peate teie või administraator tegema järgmist.

Välise andmeallika ettevalmistus.    Võimalik, et administraator peab looma konto ja andma andmeallikale õigused, et tagada õigetele isikutele andmetele juurdepääs ja vältida andmete valedesse kätesse sattumist. Lisaks saab administraator tulemite piiramiseks ja jõudluse parandamiseks luua välises andmebaasis teatud tabelid, vaated, päringud jne.

SharePointi teenuste ja kontode konfigureerimine.    Administraator peab aktiveerima äriandmete ühenduvusteenuse Business Data Connectivity Services ja teenuse Secure Store Service.

Teenuse Secure Store Services konfigureerimine.    Administraator peab tegema järgmist: määratlema välise andmeallika jaoks parima pääsurežiimi, looma sihtrakenduse ja määrama sihtrakenduse jaoks identimisteabe.

Teenuse Business Data Connectivity Services konfigureerimine.    Administraator peab tagama, et välist sisutüüpi looval kasutajal on äriandmete ühenduvuse metaandmete salvele juurdepääs ja et vastavatel kasutajatel on juurdepääs välisele sisutüübile, millel põhineb välisloend.

Välise sisutüübi loomine.    Kasutaja peab määratlema välise sisutüübi, mis sisaldab teavet ühenduste, juurdepääsu, kasutusviiside, veergude, filtrite ja muude metaandmete kohta, mida kasutatakse andmete toomiseks välisest andmeallikast.

Office'i toodete kasutusvalmiduses veendumine.    Välisandmete sünkroonimiseks Office'i toodetega peab igas klientarvutis olema opsüsteem Windows 7 või uuema versioon ja järgmised tasuta tarkvaratooted: SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 ja WCF Data Services 5.0 for OData V3 (vajadusel pakutakse teile automaatselt tarkvara allalaadimist). Lisaks veenduge, et Office'i installisuvand Business Connectivity Services    on lubatud (vaikeväärtus). See suvand installib teenuse Business Connectivity Services kliendi käitusaja, mis teeb järgmist: talletab välisandmed vahemällu ja sünkroonib need, vastendab äriandmed väliste sisutüüpidega, kuvab Office'i toodetes välise üksusevalija ja käitab Office'i toodetes kohandatud lahendusi.

Lehe algusse

Struktuuriga dokumentide lisateave

Struktuuriga dokumendid määravad, kus saab dokumendis sisu kuvada, mis tüüpi sisu saab dokumendis kuvada ja kas sisu saab redigeerida. Struktuuriga dokumentide näited on järgmised.

  • Juriidiline dokument, mis sisaldab juriidilist teksti, mida ei tohiks redigeerida.

  • Äripakkumise standardne tiitelleht, mis nõuab autorilt pealkirja, meiliaadressi, telefoninumbri ja nime sisestamist.

  • Arve, mis lisab automaatselt ajakohased kliendiandmed.

Kasutate rakenduses Word 2013 struktuuriga dokumendi loomise sisujuhtelemente, mille abil saate kinnitada sisu asukoha, määrata sisu tüübi (tekst, kuupäev, pilt jne), tõsta värvi esile ja hallata redigeerimist. Lisaks saate sisujuhtelemendid automaatselt vastavate välisandmete veergudega linkida.

Lehe algusse

Loendis või teegis välisandmete veergude loomine

Märkus. :  Välisandmete veeru loomine nõuab loendis või teegis osalemisõigust või kõrgema taseme õigusi.

  1. Liikuge SharePointi saidile ja seejärel loendisse või teeki.

    Märkus. :  Välisesse loendisse ei saa välisandmete veergu lisada.

  2. Klõpsake: Loend või Teek > Loendi sätted või Teegi sätted.

  3. Klõpsake jaotises Veerud nuppu Loo veerg.

  4. Sisestage veeru nimi (nt Klient) ja seejärel klõpsake jaotises Veerutüübid nuppu Välisandmed.

  5. Klõpsake jaotise Väline sisutüüp nuppu Välise sisutüübi valija ja seejärel valige väliste sisutüüpide loendist vastav üksus (nt Klient).

  6. Otsustage, kuidas soovite käsitleda välise sisutüübi jaoks määratletud toiminguid. Selleks tehke ühte või mitut järgmistest.

    • Kui soovite kuvada ühe või mitme toimingu menüü, klõpsake käsku Kuva toimingute menüü.

    • Kui soovite, et välisandmete veerg teostaks valimisel vaiketoimingu, klõpsake käsku Lingi see veerg välise sisutüübi vaiketoiminguga.

  7. Klõpsake jaotises Lisa veerg kõigi järgmiste lisaväljade kuvamiseks suvandit Vali kõik väljad või valige üks või mitu teatud väljanime (nt Ettevõttenimi ja Töötelefon).

Lehe algusse

Wordi malli loomine sisujuhtelementides välisandmete kuvamiseks

  1. Klõpsake SharePointi dokumenditeegis Teek > Teegi sätted.

  2. Klõpsake jaotises Üldsätted nuppu Täpsemad sätted.

  3. Klõpsake jaotise Dokumendimall alamjaotise Malli URL linki Redigeeri malli.

  4. Kui soovite pärast Word 2013 avanemist dokumenditeabepaani kuvada või peita, siis klõpsake menüü Arendaja jaotises Mallid nuppu Dokumendipaan, märkige või tühjendage ruut Kuva dokumenditeabepaan dokumendi avamisel ja esmakordsel salvestamisel alati ja seejärel klõpsake nuppu OK.

  5. Lisage standardtekst, mida soovite igas dokumendis kuvada.

    Näiteks saate lisada müügipakkumise jaoks vajaliku lepinguteksti trafareti.

  6. Klõpsake menüü Lisa jaotise Tekst nuppu Kiirosad, osutage käsule Dokumendi atribuut ning seejärel klõpsake ja lohistage kõik välisandmete veergudel põhinevad väljad dokumendikehasse sisujuhtelementidena.

    Näiteks klõpsake ja lohistage välja Kliendinimi, Ettevõttenimi ja Töötelefon.

  7. Klõpsake Fail >Salvesta seejärel väljuge rakendusest Word 2013.

  8. Klõpsake SharePointis dokumenditeegi lehel Täpsemad sätted nuppu OK.

Lehe algusse

Wordi dokumendi loomine ja andmete sisestamine

  1. Klõpsake dokumenditeegis Dokument > Uus dokument.

  2. Vajadusel redigeerige ja parandage standardteksti.

  3. Valige välisandmete veergudele õigete väärtuste sisestamiseks sisujuhtelement, mis sisaldab välisandmete üksusevalijat.

    Näiteks valige vastav kliendinimi ja väärtused Klient, Ettevõttenimi ja Töötelefon sisestatakse automaatselt.

  4. Klõpsake Fail>Salvesta ja seejärel väljuge Wordist.

Välisandmete veeru väärtused salvestatakse Wordi dokumenti ja lisaks kuvatakse need dokumenditeegis salvestatud dokumendi jaoks välisandmete veeru vastavate väärtustena.

Lehe algusse

Märkus. : Masintõlke lahtiütlus. Selle artikli tõlkis arvutisüsteem ilma inimese sekkumiseta. Microsoft pakub selliseid masintõlkeid, et inglise keelt mittekõnelevad kasutajad saaksid vaadata sisu Microsofti toodete, teenuste ja tehnoloogiate kohta. Kuna artikkel on masintõlgitud, võib see sisaldada sõnavara-, süntaksi- või grammatikavigu.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×