Vanemate üksuste automaatne arhiivimine

Vanemate üksuste automaatne arhiivimine

Uued meilisõnumid, vastused ja edasisaatmised võivad teie Outlooki sisendkausta kiiresti täita. Enne kui seda taipategi, võib teil olla juba tuhandeid sõnumeid. Saate oma Outlooki sisendkausta ja selle alamkaustu kontrolli all hoida, teisaldades vanemad üksused, mille soovite alles hoida, arhiivi. Automaatarhivaari abil saate seda automaatselt teha.

Automaatarhivaari käivitumissagedust, arhiivitud üksuste talletuskohti ja üksuste arhiivimiseelset Outlookis hoidmise perioodi on võimalik muuta.

  1. Valige Fail > Suvandid > Täpsemalt.

  2. Klõpsake jaotises Automaatarhivaar nuppu Automaatarhivaari sätted.

  3. Klõpsake valikut Käivita automaatarhivaar iga n päeva järel ja määrake, kui tihti automaatarhivaar käivitatakse.

  4. Valige muud soovitud suvandid (nt saate lasta Outlookil vanad üksused arhiivimise asemel kustutada).

    Näpunäide. : Kui teie meiliprofiil loob ühenduse Exchange Serveriga, võivad arhiivimine ja automaatarhiivimine mitte saadaval olla. Samuti on võimalik, et teie ettevõttel on automaatarhiivimist alistav meilide säilitamise poliitika. Lisateavet küsige oma süsteemiadministraatorilt.

Lisateavet automaatarhivaari sätete kohta leiate teemast Automaatarhivaari sätete tutvustus.

Üksikkaustade automaatarhivaari sätete muutmine

  1. Paremklõpsake navigeerimispaanil kaustaloendis kausta, mida soovite muuta. Seejärel klõpsake käsku Atribuudid.

  2. Valige vahekaardil Automaatarhivaar soovitud suvandid.

Outlooki esmasel käivitamisel on automaatarhivaar vaikimisi sisse lülitatud ja see käivitatakse iga 14 päeva järel. Saate muuta automaatarhivaari käivitumissagedust, valida Outlooki andmefaili (.pst) arhiivitud üksuste talletamiseks ja määrata, millal Outlooki kaustades olevad üksused arhiivitakse.

  1. Valige Tööriistad > Suvandid ja valige vahekaart Muu.

  2. Valige Automaatarhivaar.

    Automaatarhivaar dialoogiboksis Tööriista suvandid

  3. Märkige ruut Käivita automaatarhivaar iga n päeva järel ja määrake, kui tihti automaatarhivaar käivitatakse.

  4. Valige soovitud sätted.

    • Käivita automaatarhivaar iga – valige, kui tihti soovite automaatarhivaari käivitada. Korraga mitme üksuse arhiivimine võib teie arvuti tööd aeglustada. Seega võiks valida aja, millal automaatarhiivimine kõige kiiremini toimuks. Mõelge selle peale, kui palju üksusi teile teatud aja jooksul saabub, ja kohandage ajavahemikku sellele vastavalt. Küsi enne automaatarhivaari käivitamist – valige see säte, kui soovite, et Outlook kuvaks meeldetuletuse enne, kui automaatarhivaari teie Outlooki üksusi töötlema hakkab. Kui see teade kuvatakse, saate automaatarhivaari seansist loobumiseks klõpsata nuppu Ei.

    • Kustuta aegunud sõnumid (ainult meilikaustad) – vaikimisi on see säte jäetud valimata. Soovi korral saate lasta meilisõnumid kustutada, kui nende säilitamise periood lõpeb. Kaustade Sisse ja Mustandid üksuste vaikimisi aegumisperiood on kuus kuud ja kausta Saadetud üksuste jaoks kolm kuud. Aegumistähtaegu saab muuta valikuga Kõrvalda üksused, mis on vanemad kui.

    • Arhiivi või kustuta vanad üksused – kui soovite, et automaatarhivaar kustutaks mõned või kõik aegunud üksused, märkige see ruut. See valik aktiveerib muud valikud, mis võimaldavad määrata, millised üksused arhiivitakse ja millised kustutatakse aegumistähtaja möödumisel. Seejärel määrake arhiivimise ja kustutamise lisasätted.

      Märkus. : Dialoogiboksis Automaatarhivaar viitab sõna „kaustad“ Outlooki funktsioonidele (nt kaustad Kalender ja Tööülesanded ja eraldi meilikaustad). See nii sellepärast, et kalendri ja ülesannete üksused paiknevad vastavalt kaustades Kalender ja Tööülesanded.

    • Kuva arhiivkaust kaustaloendis – märkige see ruut, kui soovite arhiivikausta kuvada navigeerimispaanil koos teiste töökaustadega. Peamises arhiivikaustas saate avada alamkaustu ja vaadata oma arhiivitud üksusi. Oma arhiivitud üksusi vaadates saate veenduda, et oleksite arhiivinud õiged üksused, samuti saate vajalikud üksused tagasi töökausta lohistada.

    • Kõrvalda üksused, mis on vanemad kui – määrake üksuste arhiivimisaja vaikeväärtused päevades, nädalates või kuudes. Võite määrata aja vahemikus ühest päevast kuni 60 kuuni. Kõrvaldamine viitab üksuste arhiivimisele (talletamisele). See ei tähenda kustutamist, välja arvatud juhul, kui olete selle mujal kausta jaoks nõnda määratlenud.

    • Teisalda vanad üksused kausta – selle koha vaikeväärtus erineb Microsoft Windows Vista ja Windows XP opsüsteemiga arvutitel.

      Windows Vista C:\Kasutajad\kasutaja\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Windows XP C:\Dokumendid ja sätted\kasutaja\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Kui soovite arhiivitavate üksuste jaoks määrata mõne muu koha, saate kohti sirvida ja mõne uue koha valida. Üksused teisaldatakse sellesse kohta pärast nende aegumist.

      Märkus. : Kohandatud kohta arhiivitud üksusi automaatselt ei kustutata, nende kustutamiseks peate kaustad avama ja üksused käsitsi kustutama.

    • Kustuta üksused jäädavalt – see valik kustutab aegunud üksused kohe ega teisalda neid vaikekausta, teie poolt määratud kausta ega kustutatud üksuste kausta.

    • Rakenda need sätted kõigile kaustadele – see valik rakendab automaatarhivaari sätted (sh teie muudatused), kõigile teie kaustadele. Mõne kausta jaoks erinevate sätete määramiseks ärge valige seda sätet. Selle asemel järgige nupu all toodud juhiseid, mis kirjeldavad üksikutele kaustadele rakendatavate sätete määramist. Need juhised leiate ja järgmisest jaotisest „Üksikkaustadele automaatarhivaari sätete määramine“. Konkreetsete kaustade osas tehtud muudatused rakendatakse ainult neile kaustadele.

    • Teave säilituspoliitika kohta – teie asutuses võib süsteemiadministraator kehtestada säilitusreeglid, mis määravad, millal ja kuidas teie postkasti üksusi automaatselt arhiivitakse. Neid säilitusreegleid saate siin küll vaadata, kuid ilma vastava õiguseta ei saa te reegleid ise muuta.

  5. Klõpsake nuppu OK.

Üksikkaustade automaatarhivaari sätete muutmine

  1. Paremklõpsake navigeerimispaani kaustaloendis muudetavat kausta ja seejärel klõpsake kiirmenüü käsku Atribuudid.

  2. Klõpsake vahekaarti Automaatarhivaar.

  3. Valige soovitud sätted.

    Märkus. : Sätete kohta lisateabe saamiseks vt ülaltoodud jaotise „Automaatarhivaari vaikeseadistuste vaatamine ja muutmine“ juhist 4.

  4. Klõpsake nuppu OK.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×