Teave SharePointiga kaasas olevate töövoogude kohta

Teave SharePointiga kaasas olevate töövoogude kohta

SharePointi töövood on eelprogrammeeritud minirakendused, mis muudavad mitmesugused äriprotsessid sujuvaks ja automaatseks. Töövoogude abil saate koguda allkirju, tagasisidet või kinnitusi kavandile või dokumendile või jälgida rutiinse toimingu praegust olekut. SharePointi töövood on mõeldud teie aja ja vaeva säästmiseks ning regulaarselt teostatavate tööülesannete ühtsuse ja efektiivsuse tõstmiseks.

Mis on SharePointi töövoog?

Arvatavasti teate juba, mis on vooskeem. See on graafiline mingi protsessi kujutis koos juhistega igal sammul toimuva kohta.

Töövooprotsess

SharePointi töövoog on nagu automaatne vooskeem, mis vähendab standardse tööprotsessi töömahukust, ebaselgust ja juhuslikkust.

Näiteks, heitke pilk joonisel kujutatud dokumendi kinnitusprotsessile. Selle protsessi käsitsi tegemine tähendab palju kontrollimist ja jälgimist, dokumentide edastamist ja meeldetuletuste saatmist. Ja iga ülesannet peate tegema teie või mõni teie kolleeg. See tähendab palju lisatööd ja, mis ehk veelgi hullem, pidevaid töökatkestusi.

Kui aga kasutate SharePointi dokumendi kinnitamise töövoogu, teeb kõike eelnimetatut (sh meeldetuletamist ja edastamist) automaatselt töövoog ise. Kui tööülesande lõpetamine hilineb või kui ilmneb mõni muu takistus, saadab enamik kaasas olevaid töövooge teile vastava teatise. Keegi ei pea ennetavalt protsessi jälgima, sest SharePointi töövoo abil jälgib protsess ennast ennetavalt ise.

SharePointi töövoo käivitamine on lihtne. Peate lihtsalt valima soovitud töövootüübi, määrama suvandid, mis sobivad teile kõige paremini, ja seejärel võtab töövoog asja üle. Ja loomulikult saate töövoo tühistada või selle peatada, millal iganes soovite.

Iga kaasasolev töövootüüp on nagu mall. Saate lisada töövoo versiooni üksikule loendile või teegile (või tervele saidikogumile) ning algatusvormi abil määrata ja valida selle versiooni suvandid, sh kellele töövooülesanded määratakse, ülesande tähtajad, kes ja kuidas saab töövoo käivitada, ülesande teatistesse lisatavad juhised jne.

NB! :  Töövood Kinnitamine, Tagasiside kogumine ja Allkirjade kogumine pole vaikimisi aktiveeritud ja neid pole seosevormi loendiväljal Valige töövoomall olevas loendis. Kui soovite neid kasutatavaks muuta, peate paluma saidiadministraatoril need saidikogumiku tasemel aktiveerida.

Eelprogrammeeritud töövootüüpe on viis.

Märge Kinnitamise töövoog suunab dokumendi või muu üksuse määratud inimestele kinnitamiseks või hülgamiseks. Kinnitamise töövoogu saate kasutada ka loendi või teegi sisu kinnitamiseks. Lisateavet ja üksikasjalikud juhised leiate artiklist Teave kinnitamise töövoogude kohta.

Tagasiside kogumise töövoog Tagasiside kogumise töövoog suunab dokumendi või muu üksuse määratud inimestele, et koguda neilt tagasisidet. Tagasiside kogumise töövoog koondab töövoo omaniku jaoks kogu osalejatelt saadud tagasiside ja talletab teabe läbivaatusprotsessi kohta. Lisateavet ja üksikasjalikud juhised leiate artiklist Teave tagasiside kogumise töövoogude kohta.

Allkirjade kogumise töövoog Allkirjade kogumise töövoog suunab Microsoft Office'i dokumendi määratud inimestele digitaalallkirjade andmiseks. Võtke arvesse, et allkirjade kogumise töövoog töötab ainult Wordi dokumentide, Exceli töövihikute ja InfoPathi vormidega. Lisateavet ja üksikasjalikud juhised leiate artiklist Teave allkirjade kogumise töövoogude kohta.

Kolme olekuga töövoog Kolme olekuga töövoog on mõeldud loendiüksuse kolme oleku (etapi) jälitamiseks. Seda saab kasutada selliste äriprotsesside haldamiseks, mis eeldavad ettevõtetelt suuremahuliste probleemide või üksuste jälitamist (nt klienditeeninduse probleemid, müügijuhised või projekti tööülesanded).

Iga olekumuutuse korral määrab töövoog isikule tööülesande ja saadab selle kohta meiliteatise. Tööülesande lõpetamisel värskendab töövoog üksuse oleku ja viib selle järgmisesse etappi. Kolme olekuga töövoog on loodud töötama koos loendimalliga Probleemijälitus, kuid saate seda kasutada mis tahes loendiga, mis sisaldab veergu Valik, milles on vähemalt kolm väärtust.

Lisateavet ja üksikasjalikud juhised leiate artiklist Kolme olekuga töövoo kasutamine.

Likvideerimise kinnitamise töövoog Avaldamise kinnitamise töövoog sarnaneb teiste SharePointi töövoogudega. See muudab sisu läbivaatuseks ja kinnitamiseks teemakohastele ekspertidele ja osalistele saatmise automaatseks. Avaldamise kinnitamise töövoog on ainulaadne selle poolest, et see on kujundatud just avaldamissaitide jaoks, kus uute ja värskendatud veebilehtede avaldamine on range kontrolli all. Seda tüüpi saitidel ei saa uut sisu avaldada enne, kui töövoo iga kinnitaja on selle kinnitanud. Lisateavet ja üksikasjalikud juhised leiate artiklist Avaldamise kinnitamise töövooga töötamine.

Töövoo lisamiseks ja käivitamiseks peavad teil olema sobivad õigused selles loendis, teegis või saidikogumis, kus töövoog töötab.

  • Töövoo lisamine   Töövoo lisamiseks peab teil vaikimisi olema loendite haldamise õigus. (Rühmal „Omanikud“ on loendite haldamise õigus vaikimisi, kuid rühmadel „Liikmed“ ja „Külastajad“ seda õigust pole.)

  • Töövoo käivitamine   Juba lisatud töövoo käivitamiseks peab teil vaikimisi olema üksuste redigeerimise õigus. (Rühmadel „Liikmed“ ja „Omanikud“ on üksuste redigeerimise õigus vaikimisi, kuid rühmal „Külastajad“ seda õigust pole.)
    Samuti võivad omanikud konfigureerida mõned töövood nii, et neid saavad käivitada ainult liikmed, kes kuuluvad rühma „Omanikud“.

Järgmine joonis annab ülevaate SharePointi töövoo kavandamise, lisamise, käivitamise ja muutmise põhietappidest. Sellele järgnevad eraldi jaotised iga etapi kohta.

Töövooprotsess

  • Kavandamine    Kui kasutate töövoo versiooni lisamiseks algatusvormi, veenduge, et teate milliseid suvandeid soovite kasutada ja millist teavet vajate.

  • Lisamine    Töövoo versioon loendisse, teeki või saidikogumisse lisamiseks täitke algatusvorm.

  • Käivitamine    Käivitage uus töövoog käsitsi või automaatselt loendis või teegis asuval dokumendil või muul üksusel. (Kui käivitate käsitsi, on teil võimalus muuta mõnda töövoo seosevormi sätet lühemal algatusvormil.) Kui töövoog käivitatakse, luuakse tööülesanded, saadetakse teatised ning alustatakse tegevuste ja sündmuste jälgimist

  • Jälgimine    Kui töövoog on käivitatud, saate vaadata töövoo oleku lehte, kus näete lõpetatud ülesandeid ja muid toimunud tegevusi. Vajadusel saate siin reguleerida praegusi ja tulevasi ülesandeid ja isegi sellest töövoost loobuda või selle peatada.

  • Läbivaatus    Kui tegevus on lõpetatud, saab kogu tegevuse ajalugu vaadata töövoo oleku lehe kaudu. Selle lehe kaudu saate luua ka töövoo üldjõudluse statistikaaruandeid.

  • Muutmine    Kui töövoog ei tööta päris nii nagu soovite, saate avada algse lisamisel kasutatud seosevormi ja teha seal soovitud muudatused.

Kui soovite, et valmistöövoog oleks paindlikum, saate seda täiendavalt kohandada vastava tööriistaga (nt SharePoint Designer 2013). Soovi korral saate ka ise täiesti uue töövoo luua.

Töövoodisaineri abil saate luua reeglid, mis seostavad tingimused ja toimingud SharePointi loendites ja teekides asuvate üksustega. Loendi- ja teegiüksuste muudatuste ilmnemisel käivitatakse töövootoimingud.

Näiteks võite kujundada töövoo, mis käivitab täiendava kinnitamise töövoo, kui üksuse maksumus ületab teatud summa.

Töövoo võite määratleda ka seostatud dokumentidekomplektile. Näiteks, kui töövoog on seotud dokumenditeegiga või filtreeritud dokumendi sisutüübi alusel, kuvatakse kontekstipõhised dokumendikomplekti toimingud. Dokumendikomplektis käsitletakse dokumentide rühma üksiku üksusena, nii et dokumendikomplekti töövootoimingud rakendatakse igale selle dokumendikomplekti üksusele.

Lehe algusse

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×