Teabehalduspoliitikate loomine ja rakendamine

Teabehalduspoliitikate abil saate reguleerida, kes teie asutuse teabele juurde pääseb, mida ta sellega teha saab ja kui kaua teavet säilitatakse. Poliitika aitab tagada teabehalduse vastavuse õiguslike ja valitsuse kehtestatud määruste või ettevõttesiseste äriprotsessidega. Administraatorina saate häälestada poliitika, et määrata, kuidas dokumente jälgida, kui kaua neid säilitada ja kellel on neile juurdepääs.

Iga poliitika saab kehtestada teatud tüüpi sisu kohta käiva reeglitekogumi. Iga poliitikareegel on poliitikafunktsioon. Näiteks võib teabehaldusfunktsiooni poliitikafunktsioon määrata, kui kaua peab säilitama teatud tüüpi sisu.

Märkus. :  Teabehalduspoliitikaid kompileerib teabehalduspoliitika ajastitöö, mida haldab Microsoft ja mida käitatakse kord nädalas. Seetõttu ei pruugi teie poliitikad kohe jõustuda. Teabehalduspoliitika ajastustöö sagedust ja kuupäeva pole võimalik muuta.

Saidil saab luua teabehalduspoliitika järgmisel kolmel viisil.

  1. Ühe saidikogumi mitme sisutüübi kohta käiva teabehalduspoliitika loomine.

  2. Saidi sisutüübi kohta käiva teabehalduspoliitka loomine.

  3. Loendi või teegi kohta käiva teabehalduspoliitika loomine.

Saidipoliitika funktsiooni aktiveerimine lubab saidikogumi administraatoritel määratleda saidi ja selle sisu kohta kehtivad säilitusajakavad. Selle funktsiooni aktiveerimiseks tehke järgmist.

  1. Avage selle saidikogumi koduleht, mille jaoks soovite aktiveerida saidipoliitika funktsiooni.

    Valige Sätted Office 365 nupp Sätted > Saidisätted.

  2. Klõpsake jaotises Saidikogumi administreerimine linki Saidikogumi funktsioonid.

  3. Otsige kerides üles jaotis Saidipoliitika. Kui paremal pool ei kuvata teksti Aktiivne, valige Aktiveeri.

Kui soovite veenduda, et teabepoliitika rakendatakse saidikogumis kõigile teatud tüüpi dokumentidele, looge poliitika esmalt saidikogumi tasemel ja seejärel rakendage poliitika sisutüüpidele. Neid nimetatakse saidikogumi poliitikateks.

  1. Valige Sätted Office 365 nupp Sätted > Saidisätted.

  2. Klõpsake lehe „Saidisätted“ jaotises Saidikogumi administreerimine linki Saidikogumi poliitikad.

  3. Valige lehel „Saidikogumi poliitikad“ Loo.

  4. Tippige poliitika nimi ja kirjeldus ning seejärel kirjutage lühike poliitikaavaldus, mis selgitab kasutajatele poliitika eesmärki. Poliitikaavalduse pikkus võib olla kuni 512 märki.

  5. Kui soovite teavet selle kohta, kuidas poliitikaga seostuvaid funktsioone häälestada, lugege selle artikli jaotist „Saidi sisutüübi poliitika loomine“.

  6. Saidikogumi poliitikate lehele naasmiseks klõpsake nuppu OK.

Sisutüübile teabehalduspoliitika lisamine hõlbustab poliitikafunktsioonide seostamist mitme loendi või teegiga. Soovi korral saate sisutüübile lisada olemasoleva teabehalduspoliitika või koostada üksikule sisutüübile vastava kordumatu poliitika.

Lisaks saate lisada teabehalduspoliitika sisutüübile, mis on loenditele eriomane. Sel viisil saate rakendada poliitika ainult neile loendiüksustele, mis kasutavad seda sisutüüpi.

  1. Valige Sätted Office 365 nupp Sätted > Saidisätted.

  2. Klõpsake lehe „Saidisätted“ jaotises Veebikujundaja galeriid linki Saidi sisutüübid.

  3. Valige lehel „Saidi sisutüübi sätted“ sisutüüp, millele soovite lisada poliitika.

  4. Klõpsake lehe „Saidi sisutüüp“ jaotises Sätted valikut Teabehalduspoliitika sätted.

  5. Valige lehel „Teabehalduspoliitika sätted“ Määratle poliitika ja seejärel klõpsake nuppu OK.

  6. Tippige lehele Poliitika redigeerimine poliitika nimi ja kirjeldus ning seejärel kirjutage lühike kirjeldus, mis selgitab kasutajatele poliitika eesmärki. Kirjelduse pikkus võib olla kuni 512 märki.

  7. Valige järgmistes jaotistes poliitikafunktsioonid, mille soovite lisada teabehalduspoliitikale.

  8. Poliitikale alluvatele dokumentidele ja üksustele säilitusperioodi määramiseks märkige ruut Luba säilitamine ning seejärel määrake säilitusaeg ja üksuste aegumisel tehtavad toimingud.

    Säilitusperioodi määramine

    1.

    Valige Lisa kirjete säilitusetapp...

    2.

    Dokumentide või üksuste aegumistähtaja määramiseks valige vastav säilitusperioodi suvand. Tehke ühte järgmistest.

    • Kuupäevaatribuudil põhineva aegumistähtaja määramiseks valige jaotises Sündmus raadionupp Selle etapi aluseks on üksuse kuupäevaatribuut, seejärel valige dokumendi või üksusega seotud toiming (nt loomine või muutmine) ning sellele järgnev ajaühik (nt päevade, kuude või aastate arv), mille möödudes üksus aegub.

    • Kui soovite aegumise määramiseks kasutada kohandatud säilituspoliitikat, klõpsake raadionuppu Sellesse serverisse installitud kohandatud säilitusvalemi määratud.

    Märkus. :  See suvand on saadaval ainult siis, kui administraator on häälestanud kohandatud valemi.

    3.

    Valik Alusta töövoogu on saadaval juhul, kui määratlete juba mõne töövooga seotud loendi, teegi või sisutüübi poliitikat. Seejärel saate valida mõne töövoo.

    4.

    Märkige jaotises Korduvus ruut Korda selle etapi toimingut... ja määrake toimingu kordamise sagedus.

    Märkus. :  Suvand on saadaval üksnes siis, kui valitud toimingut saab korrata. Näiteks toimingut Kustuta jäädavalt korrata ei saa.

    5.

    Klõpsake nuppu OK.

  9. Poliitikale alluvate dokumentide ja üksuste jaoks auditeerimise lubamiseks märkige ruut Luba auditeerimine ja määrake seejärel sündmused, mida soovite auditeerida.

    Auditeerimise lubamine

    1.

    Märkige lehe „Poliitika redigeerimine“ jaotises Audit ruut Luba audit ja märkige nende sündmuste kõrval olevad ruudud, mille kohta soovite kontrolljälge.

    2.

    Kui soovite, et kasutajatelt palutaks dokumentidele vöötkoodi lisamist, märkige ruut Küsi kasutajalt enne salvestamist või printimist vöötkoodi lisamise kohta.

    3.

    Klõpsake poliitikale auditeerimisfunktsiooni rakendamiseks nuppu OK.

    Auditeerimispoliitika abil saavad ettevõtted luua ja analüüsida dokumentide kontrolljälgi ning koostada üksustest loendeid (nt ülesande- ja probleemide loendeid), arutelurühmi ja kalendreid. Poliitikafunktsioonil on auditilogi, kuhu salvestatakse sündmusi (nt sisu vaatamise, redigeerimise ja kustutamise kuupäevad).

    Teabehalduspoliitika raames auditeerimise lubamisel saavad administraatorid vaadata auditiandmeid Microsoft Excelis poliitikakasutuse aruannetest, kus kuvatakse praeguse kasutuse kokkuvõte. Nende aruannete abil saavad administraatorid kindlaks teha, kuidas ettevõttes teavet kasutatakse. Aruanded on ettevõtetele abiks ka nõuetele vastavuse kontrollimiseks ja dokumenteerimiseks ning võimalike probleemide uurimiseks.

    Auditilogisse salvestatakse sündmuse nimi, kuupäev ja kellaaeg ning toimingu teinud kasutaja süsteeminimi.

  10. Kui poliitikas on lubatud vöötkoodide kasutamine, lisatakse need dokumendi atribuutidele ja kuvatakse päisealal dokumendis, millele vöötkoodi rakendatakse. Sarnaselt siltidele saab ka vöötkoode dokumendilt käsitsi eemaldada.

    Vöötkoodide lubamine

    1.

    Märkige lehe „Poliitika redigeerimine“ jaotises Vöötkoodid ruut Luba vöötkoodid.

    2.

    Kui soovite, et kasutajatelt palutaks dokumentidele vöötkoodi lisamist, märkige ruut Küsi kasutajalt enne salvestamist või printimist vöötkoodi lisamise kohta.

    3.

    Klõpsake poliitikale vöötkoodifunktsiooni rakendamiseks nuppu OK.

    Vöötkoodipoliitikaga luuakse standardile kood 39 vastavaid vöötkoode. Vöötkoodi piltidel on tekst, mis asub vöötkoodisümboli all ja tähistab vöötkoodi väärtust. See võimaldab vöötkoodi andmeid kasutada ka ilma skannimisriistvarata. Saidil üksuse leidmiseks saavad kasutajad vöötkoodi numbri käsitsi otsinguväljale tippida.

  11. Selleks et poliitikale alluvatele dokumentidele siltide lisamine oleks kohustuslik, märkige ruut Luba sildid ja seejärel määrake soovitud sildisätted.

    Siltide lubamine

    1.

    Kui soovite, et kasutajad lisaksid dokumendile sildi, märkige ruut Küsi kasutajalt enne salvestamist või printimist sildi lisamise kohta.

    Märkus. :  Kui soovite, et sildid oleksid valikulised, ärge seda ruutu märkige.

    2.

    Selleks et silti pärast selle lisamist muuta ei saaks, saate sildi lukustamiseks märkida ruudu Keela siltide muutmine pärast siltide lisamist.

    Selle sättega takistatakse silditeksti värskendamist, kui silt on üksusele lisatud mõne klientrakendusega (nt Wordi, Exceli või PowerPointiga). Kui soovite sildi värskendamist koos dokumendi või üksuse atribuutide värskendamisega, ärge seda ruutu märkige.

    3.

    Tippige väljale „Sildi vorming“ sildi tekst, mida soovite kuvada. Siltidel võib olla kuni kümme veeruviidet ja igaühe pikkuseks võib olla kuni 255 märki. Sildi vormingu loomiseks tehke järgmist.

    Tippige sildile lisatavate veergude nimede kuvamiseks need soovitud järjestuses. Pange veerunimed looksulgudesse ({}), nagu on näidatud lehel „Poliitika redigeerimine“ toodud näites.

    Tippige sulgudest väljaspool asuvate veergude tuvastamiseks vastavad sõnad, nagu on näidatud lehel „Poliitika redigeerimine“ toodud näites.

    4.

    Reapiiri lisamiseks tippige märgikombinatsioon \n kohta, kuhu soovite reapiiri lisada.

    5.

    Valige soovitud fondisuurus ja -laad ning määrake sildi paigutus dokumendis: kas vasakul, keskel või paremal.

    Näpunäide. :  Valige selline font ja laad, mis on kasutajate arvutites saadaval. Fondisuurus mõjutab seda, kui palju teksti sildil kuvada saab.

    6.

    Sisestage sildi laius ja kõrgus. Sildi kõrgus ja laius võib olla 0,63 kuni 50,8 cm. Sildi tekst on sildis alati joondatud vertikaalselt keskele.

    7.

    Sildi sisu eelvaate kuvamiseks klõpsake nuppu Värskenda.

  12. Klõpsake nuppu OK.

Saate määratleda säilituspoliitika, mis kehtib vaid teatud loendile, teegile või kaustale. Samas kui loote säilituspoliitika sel viisil, ei saa te seda poliitikat muudes loendites, teekides, kaustades ega saitides uuesti kasutada.

Märkus. :  Saidikogumi poliitikat ei saa rakendada asukohapõhisele poliitikale.

Kui soovite ühes asukohas kõigile sisutüüpidele rakendada ühe säilituspoliitika, soovite ilmselt kasutada asukohapõhist säilitamist. Enamasti on mõistlik veenduda, et kõigile sisutüüpidele on säilituspoliitika määratud.

Märkus. :  Iga alamkaust pärib oma emakausta säilituspoliitika, välja arvatud juhul, kui valite pärimise katkestamise ja määratlete tütartasemel uue säilituspoliitika.

Kui soovite loendile või teegile määratleda säilitamisest erineva teabehalduspoliitika, peate teabehalduspoliitika määratlema iga üksiku loendi sisutüübi jaoks, mis on selle loendi või teegiga seotud. Lisateavet vaadake teemast Saidi sisutüübi poliitika loomine.

NB! :  Kui soovite mingil hetkel loendi või teegi sisutüübipoliitikad asukohapõhisteks poliitikateks muuta, kasutatakse asukohapõhise poliitikana vaid säilituspoliitikat. Kõik muud halduspoliitikad (auditid ja vöötkoodid) päritakse seotud sisutüüpidelt.

Näpunäide. :  Saidikogumi asukohapõhiste poliitikate keelamiseks tuleb inaktiveerida funktsioon Teegi- ja kaustapõhine säilitamine. Nii saavad saidikogumi administraatorid tagada, et loendiadministraatorite asukohapõhised poliitikad ei alistaks nende sisutüübipoliitikaid.

Loendi või teegi teabehalduspoliitika sätete muutmiseks peab teil olema vähemalt loendite haldamise õigus.

  1. Avage loend või teek, millele soovite teabehalduspoliitika määrata.

  2. Dokumenditeegi korral valige Sätted Sätted: profiili värskendamine, tarkvara installimine ja selle ühendamine pilveteenusega > Teegi sätted.

    Kui neid menüü-üksusi ei kuvata või määrate teabehalduspoliitikat loendile, klõpsake lindil menüüd Teek või Loend ja seejärel valige Teegi sätted või Loendi sätted.

  3. Klõpsake jaotises Õigused ja haldus linki Teabehalduspoliitika sätted.

  4. Lehel „Teabehalduspoliitika sätted“ veenduge, et loendi või teegi säilitusallikaks oleks määratud väärtus „Teek ja kaustad“. Kui Sisutüüp kuvatakse allikana, tehke järgmist.

    • Valige Muuda allikat.

    • Märkige lehe „Poliitika redigeerimine“ jaotises Säilitamise allikas ruut Teek ja kaustad. Teile antakse teada, et säilituspoliitikaid ignoreeritakse.

    • Klõpsake nuppu OK.

  5. Tippige lehe „Poliitika redigeerimine“ jaotises Teegipõhine säilitusajakava loodava poliitika lühikirjeldus.

  6. Klõpsake jaotises Mitte-kirjed käsku Lisa kirjete säilitusetapp...

    NB! :  Võtke arvesse, et kirjetele erinevate säilituspoliitikate valimiseks saate jaotises „Kirjed“ märkida ruudu „Määratle kirjetele erinevad säilitusetapid“.

  7. Dokumentide aegumistähtaja määramiseks valige dialoogiboksis „Etapi atribuudid“ vastav säilitusperioodi suvand. Tehke ühte järgmistest.

    • Kuupäevaatribuudil põhineva aegumistähtaja määramiseks valige jaotises Sündmus raadionupp Selle etapi aluseks on üksuse kuupäevaatribuut, seejärel valige dokumendi või üksusega seotud toiming (nt loomine või muutmine) ning sellele järgnev ajaühik (nt päevade, kuude või aastate arv), mille möödudes üksus aegub.

    • Kui soovite aegumise määramiseks kasutada kohandatud säilituspoliitikat, klõpsake raadionuppu Sellesse serverisse installitud kohandatud säilitusvalemi määratud.

      Märkus. :  See suvand on saadaval ainult siis, kui administraator on häälestanud kohandatud valemi.

    • Jaotises Toiming saate valida, mis juhtub dokumendi või üksuse aegumisel. Selleks et dokumendi või üksusega tehtaks kindel toiming (nt kustutamine), valige loendist vastav toiming.

  8. Valik Alusta töövoogu on saadaval juhul, kui määratlete juba mõne töövooga seotud loendi, teegi või sisutüübi poliitikat. Seejärel saate valida mõne töövoo.

  9. Märkige jaotises Korduvus ruut Korda selle etapi toimingut... ja määrake toimingu kordamise sagedus.

    Märkus. :  Suvand on saadaval üksnes siis, kui valitud toimingut saab korrata. Näiteks toimingut Kustuta jäädavalt korrata ei saa.

  10. Klõpsake nuppu OK.

Kui teabehalduspoliitikad on saidile juba saidikogumi poliitikatena loodud, saate rakendada ühe neist poliitikatest mõnele sisutüübile. Sel viisil saate rakendada sama poliitika saidikogumi mitmele erineva emasisutüübiga sisutüübile.

Märkus. :  Kui soovite poliitikad rakendada saidikogumi mitmele sisutüübile ja olete hallatavate metaandmete teenuse konfigureerinud, saate teabehalduspoliitikate mitmele saidikogumile avaldamiseks kasutada funktsiooni Sisutüübi avaldamine. Lisateavet leiate selle artikli jaotisest Sisutüüpidele poliitika rakendamine saidikogumiüleselt.

  1. Avage loend või teek, millel on sisutüüp, millele soovite rakendada mõne poliitika.

  2. Dokumenditeegi korral valige Sätted Sätted: profiili värskendamine, tarkvara installimine ja selle ühendamine pilveteenusega > Teegi sätted.

    Kui neid menüü-üksusi ei kuvata või määrate teabehalduspoliitikat loendile, klõpsake lindil menüüd Teek või Loend ja seejärel valige Teegi sätted või Loendi sätted.

  3. Klõpsake jaotises Õigused ja haldus linki Teabehalduspoliitika sätted.

  4. Veenduge, et poliitika allikaks oleks määratud väärtusSisutüübid ja valige jaotises Sisutüübipoliitikad sisutüüp, millele soovite poliitika rakendada.

  5. Valige jaotises Poliitika määramine > Kasuta saidikogumi poliitikat ja seejärel valige loendist poliitika, mille soovite rakendada.

    Märkus. :  Kui suvand Kasuta saidikogumi poliitikat pole saadaval, pole saidikogumi jaoks saidikogumi poliitikat määratletud.

  6. Klõpsake nuppu OK.

    NB! :  Kui teek või loend, millega töötate, toetab mitme sisutüübi haldust, saate jaotises Sisutüübid klõpsata sisutüüpi, mille jaoks soovite määrata teabehalduspoliitika. Sellega viiakse teid otse eelmise ehk viienda toiminguni.

Teenuserakenduse Hallatavad metaandmed abil saate sisutüübi avaldamise määramisel sisutüüpe saidikogumites ühiselt kasutada. Sisutüübi avaldamise abil saate sisu ja metaandmeid saitidel ühtselt hallata, kuna sisutüüpe saab keskselt luua ja värskendada ning värskendusi saab mitmele tellijaks olevale saidikogumile või veebirakendusele avaldada.

Saate määratleda teabehalduspoliitika ja seejärel luua selle põhjal malli, mida kasutatakse vajadusel mitmes saidikogumis. Kasutage seda meetodit, kui soovite oma teabepoliitikatest varukoopia luua. Lisaks on see alternatiivne võimalus sisutüübi avaldamise abil ühe poliitika mitmes saidikogumis rakendamiseks. Poliitika malli ja varukoopia loomiseks saate poliitika ühest saidikogumist eksportida ja selle siis mõnes muus saidikogumis asuvasse salvestatud asukohta importida.

NB! :  Kui kasutate poliitikamallide kogumi loomiseks ekspordi-/impordifunktsiooni, siis pidage meeles, et poliitika XML-failil on kordumatu tunnus. Seetõttu ei saa te seda poliitikat ilma kordumatu tunnuse muutmiseta saiti rohkem kui ühe korra importida.

Poliitika eksportimine

  1. Valige poliitika asukohaks olevas saidikogumis Sätted Office 365 nupp Sätted > Saidisätted.

  2. Klõpsake lehe „Saidisätted“ jaotises Saidikogumi administreerimine linki Saidikogumi poliitikad.

  3. Valige poliitika, mille soovite eksportida, liikuge kerides poliitika allserva ja klõpsake nuppu Ekspordi.

  4. Faili salvestamise või avamise viiba kuvamisel klõpsake nuppu Salvesta ja seejärel määrake faili salvestuskoht. Valige kindlasti asukoht, mis on poliitikat importivatele saidikogumitele saadaval.

  5. Dialoogiboksi „Allalaadimine on lõpule viidud“ kuvamisel klõpsake nuppu Sule.

Poliitika importimine mõnesse muusse saidikogumisse

Teabehalduspoliitika importimise abil saate selle suvalises saidikogumis saidi- või loenditasemel mitmele sisutüübile rakendada. Sellel on kaks eelist: te ei pea poliitikat iga sisutüübi jaoks uuesti määratlema ja rakendama ning kui muudate poliitikat vaid ühes kohas, saate poliitikamuudatusi hõlpsamalt hallata.

  1. Valige saidikogumi, millele soovite poliitika rakendada, kodulehel Sätted Office 365 nupp Sätted > Saidi sätted.

  2. Klõpsake jaotises Saidikogumi administreerimine linki Saidikogumi poliitikad.

  3. Klõpsake lehel „Saidikogumi poliitikad“ nuppu Impordi ja seejärel klõpsake poliitika XML-faili otsimiseks nuppu Sirvi.

  4. Valige XML-fail, kuhu poliitika on salvestatud, seejärel klõpsake käsku Ava.

  5. Klõpsake lehel „Saidikogumi poliitika“ saidikogumile poliitika lisamiseks nuppu Impordi.

Imporditud poliitikat saab nüüd saidi- või loenditasemel rakendada ühele või mitmele sisutüübile. Lugege sellekohast teavet selle artikli jaotisest Sisutüübile saidikogumi poliitika rakendamine.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×