Teabehalduspoliitikate loomine ja rakendamine

Teabehalduspoliitikad võimaldavad teie ettevõttel määrata, kui kaua sisu säilitatakse, kontrollida, kuidas sisu kasutatakse ning lisada dokumentidele vöötkoode ja silte. Poliitika aitab tagada teabehalduse ühilduvuse seadusega ja valitsuse määrustega või ettevõttesiseste äriprotsessidega. Administraatorina saate häälestada poliitika, et määrata, kuidas dokumente jälgida ja kui kaua neid säilitada.

Teabehalduspoliitika saate koostada saidihierarhia kolmes eri osas ja see võib hõlmata nii kitsast kui laia valdkonda.

  • Saate koostada ühe saidikogumi mitme sisutüübi poliitika.

  • Saate koostada saidisisutüübi poliitika.

  • Saate koostada loendi või teegi poliitika.

Lisateavet leiate artiklist Teabehalduspoliitikad.

Ühe saidikogumi mitme sisutüübi poliitika koostamine

Veendumaks, et teabepoliitikat rakendatakse kõigile ühes saidikogumis olevatele kindlat tüüpi dokumentidele, võiksite poliitika koostada saidikogumi tasemel ja hiljem poliitika sisutüüpidele rakendada. Neid nimetatakse saidikogumi poliitikateks.

  1. Valige saidikogumi avalehel Sätted SharePoint 2016 nupp Sätted tiitliribal. > Saidi sätted.

    Klõpsake rühmaga ühendatud SharePointi saidil nuppu Sätted, seejärel käsku Saidi sisu ja siis nuppu Saidi sätted.

  2. Valige lehel Saidi sätted Saidikogumi administreerimine > Sisutüübipoliitika mallid.
    Sisutüübi poliitika mallide link saidisätete lehel

  3. Valige lehel Poliitikad nupp Loo.

  4. Tippige poliitika nimetus ja kirjeldus ning seejärel kirjutage lühike poliitikaavaldus, mis selgitab kasutajatele poliitika eesmärki.

  5. Uurige saidisisutüübi poliitikate koostamise teemal järgmist jaotist, kust saate teada, kuidas poliitikaga seotud funktsioone häälestada.

  6. Valige OK.

Saidisisutüübi poliitika koostamine

Sisutüübile teabehalduspoliitika lisamine hõlbustab poliitikafunktsioonide seostamist mitme loendi või teegiga. Soovi korral saate sisutüübile lisada olemasoleva teabehalduspoliitika või koostada üksikule sisutüübile vastava kordumatu poliitika.

Samuti saate lisada teabehalduspoliitika loendite sisutüübile. Sellega rakendatakse poliitika loendiüksustele, mis vastavad teatud sisutüübile.

  1. Valige saidikogumi avalehel Sätted SharePoint 2016 nupp Sätted tiitliribal. > Saidi sätted.

    Klõpsake rühmaga ühendatud SharePointi saidil nuppu Sätted, seejärel käsku Saidi sisu ja siis nuppu Saidi sätted.

  2. Valige saidisätete lehe jaotises Veebikujundaja galeriid nupp Saidi sisutüübid.
    Saidi sisutüüpide link lehel Saidi sätted

  3. Valige lehel Saidisisutüübi sätted sisutüüp, millele soovite poliitika lisada.

  4. Valige lehel Sisutüüp jaotis Sätted > Teabehalduspoliitika sätted.

  5. Lehel Poliitika redigeerimine tippige poliitika nimetus ja kirjeldus ning seejärel kirjeldage kasutajatele lühidalt poliitika eesmärki.

  6. Valige järgmistest jaotistest poliitikafunktsioonid, mille soovite teabehalduspoliitikale lisada.
    Sisupoliitikate liigid

  7. Poliitikale alluvatele dokumentidele ja üksustele säilitusperioodi määramiseks märkige ruut Luba säilitamine ning määrake siis säilitusaeg ja üksuste aegumisel tehtavad toimingud.

    Säilitusperioodi määramine

1.

Valige käsk Lisa kirjete säilitusetapp...

2.

Dokumentide aegumistähtaja määramiseks valige vastav säilitusperioodi suvand. Tehke ühte järgmistest.

  • Kuupäevaatribuudil põhineva aegumistähtaja määramiseks valige jaotises Sündmus raadionupp Selle etapi aluseks on üksuse kuupäevaatribuut, siis dokumendi või üksusega seotud toiming (nt loomine või muutmine) ning sellele järgnev ajaühik (nt päevade, kuude või aastate arv), mille möödudes üksus aegub.

  • Kui soovite aegumise määramiseks kasutada kohandatud säilituspoliitikat, valige raadionupp Sellesse serverisse installitud kohandatud säilitusvalemi määratud.

Märkus. :  See suvand on saadaval ainult siis, kui administraator on häälestanud kohandatud valemi.

3.

Valik Alusta töövoogu on saadaval juhul, kui määratlete juba mõne töövooga seotud loendi, teegi või sisutüübi poliitikat. Seejärel saate valida mõne töövoo.

4.

Märkige jaotises Korduvus ruut Korda selle etapi toimingut... ja määrake toimingu kordamise sagedus.

Märkus. :  Suvand on saadaval üksnes siis, kui valitud toimingut saab korrata. Näiteks toimingut Kustuta jäädavalt korrata ei saa.

5.

Valige nupp OK.

  1. Poliitikale alluvate dokumentide ja üksuste jaoks auditeerimise lubamiseks märkige ruut Luba auditeerimine ja määrake seejärel sündmused, mida soovite auditeerida.

    Auditeerimise lubamine

1.

Märkige lehe Poliitika redigeerimine jaotises Auditeerimine ruut Luba auditeerimine ja märkige nende sündmuste kõrval olevad ruudud, mille kohta soovite kontrolljälge.

2.

Kui soovite, et kasutajatelt palutaks dokumentidele vöötkoodi lisamist, märkige ruut Küsi kasutajalt enne salvestamist või printimist vöötkoodi lisamise kohta.

3.

Poliitikale auditeerimisfunktsiooni rakendamiseks valige nupp OK.

Auditeerimispoliitika abil saavad ettevõtted luua ja analüüsida dokumentide kontrolljälgi ning koostada üksustest loendeid (nt ülesande- ja probleemide loendeid), arutelurühmi ja kalendreid. Poliitikafunktsioonil on auditilogi, kuhu salvestatakse sündmusi (nt sisu vaatamise, redigeerimise ja kustutamise kuupäevad).

Teabehalduspoliitika raames auditeerimise lubamisel saavad administraatorid vaadata auditiandmeid Microsoft Excelis poliitikakasutuse aruannetest, kus kuvatakse praeguse kasutuse kokkuvõte. Nende aruannete abil saavad administraatorid kindlaks teha, kuidas ettevõttes teavet kasutatakse. Aruanded on ettevõtetele abiks ka nõuetele vastavuse kontrollimiseks ja dokumenteerimiseks ning võimalike probleemide uurimiseks.

Auditilogisse salvestatakse sündmuse nimi, kuupäev ja kellaaeg ning toimingu teinud kasutaja süsteeminimi.

  1. Kui poliitikas on lubatud vöötkoodide kasutamine, lisatakse need dokumendi atribuutidele ja kuvatakse päisealal dokumendis, millele vöötkoodi rakendatakse. Sarnaselt siltidele saab ka vöötkoode dokumendilt käsitsi eemaldada. Saate määrata, kas kasutajatel palutakse üksuste printimisel või salvestamisel lisada vöötkood või tuleks vöötkood Office 2010 programmide menüü Lisa kaudu käsitsi lisada.

    Vöötkoodide lubamine

1.

Valige lehel Poliitika redigeerimine jaotis Vöötkoodid > Luba vöötkoodid.

2.

Kui soovite, et kasutajatelt palutaks dokumentidele vöötkoodi lisamist, märkige ruut Küsi kasutajalt enne salvestamist või printimist vöötkoodi lisamise kohta.

3.

Poliitikale vöötkoodifunktsiooni rakendamiseks valige nupp OK.

Vöötkoodipoliitikaga luuakse koodile 39 vastavaid vöötkoode. Vöötkoodi piltidel on tekst, mis asub vöötkoodisümboli all ja tähistab vöötkoodi väärtust. See võimaldab vöötkoodi andmeid kasutada ka ilma skannimisriistvarata. Saidil üksuse leidmiseks saavad kasutajad vöötkoodi numbri käsitsi otsinguväljale tippida.

  1. Selleks et poliitikale alluvatele dokumentidele siltide lisamine oleks kohustuslik, märkige ruut Luba sildid ja määrake siis siltide sätted.

    Siltide lubamine

1.

Kui soovite, et kasutajad lisaksid dokumendile sildi, märkige ruut Küsi kasutajalt enne salvestamist või printimist sildi lisamise kohta.

Märkus. :  Kui soovite, et sildid oleksid valikulised, ärge seda ruutu märkige.

2.

Selleks et silti pärast selle lisamist muuta ei saaks, saate sildi lukustamiseks märkida ruudu Keela siltide muutmine pärast siltide lisamist.

Selle sättega takistatakse silditeksti värskendamist, kui silt on üksusele lisatud mõne klientrakenduse (nt Wordi, Exceli või PowerPointiga). Kui soovite sildi värskendamist koos dokumendi või üksuse atribuutide värskendamisega, ärge seda ruutu märkige.

3.

Tippige sildi tekst, mida soovite kuvada, väljale Sildi vorming. Siltidel võib olla kuni kümme veeruviidet ja igaühe pikkuseks võib olla kuni 255 märki. Sildi vormingu loomiseks tehke järgmist.

Tippige sildile lisatavate veergude nimede kuvamiseks need soovitud järjestuses. Pange veerunimed looksulgudesse ({}), nagu on näidatud lehel Poliitika redigeerimine toodud näites.

Tippige sulgudest väljaspool asuvate veergude tuvastamiseks vastavad sõnad, nagu on näidatud lehel Poliitika redigeerimine toodud näites.

4.

Reapiiri lisamiseks tippige märgikombinatsioon \n sinna, kuhu soovite reapiiri lisada.

5.

Valige soovitud fondisuurus ja -laad ning määrake sildi paigutus dokumendis: kas vasakul, keskel või paremal.

Valige selline font ja laad, mis on kasutajate arvutites saadaval. Fondisuurus mõjutab sildil kuvatava teksti hulka.

6.

Sisestage sildi laiuse ja kõrguse teave. Sildi kõrgus ja laius võib olla 0,63 kuni 50,8 cm. Sildi tekst on sildi pildil joondatud keskele.

7.

Sildi sisu eelvaate kuvamiseks valige nupp Värskenda.

  1. Valige OK.

Loendi-, teegi- ja kaustapoliitika (asukohapõhise säilituspoliitika) loomine

Saate määratleda säilituspoliitika, mis kehtib vaid teatud loendile, teegile või kaustale. Sel viisil koostatud säilituspoliitikat ei saa aga muude loendite, teekide, kaustade või saitide korral kasutada, samuti ei saa asukohapõhisele poliitikale rakendada saidikogumi poliitikat.

Kui soovite ühes asukohas kõigile sisutüüpidele rakendada ühe säilituspoliitika, soovite ilmselt kasutada asukohapõhist säilitamist. Enamasti on mõistlik veenduda, et säilituspoliitika oleks määratud kõigile sisutüüpidele.

Iga alamkaust pärib oma emakausta säilituspoliitika, välja arvatud juhul, kui valite pärimise katkestamise ja määratlete tütartasemel uue säilituspoliitika.

Kui soovite loendile või teegile määratleda säilitamisest erineva teabehalduspoliitika, peate teabehalduspoliitika määratlema vastava loendi või teegiga seotud iga üksiku loendi sisutüübi jaoks.

Kui soovite mingil hetkel loendi või teegi sisutüübipoliitikad asukohapõhisteks poliitikateks muuta, kasutatakse asukohapõhise poliitikana vaid säilituspoliitikat. Kõik muud halduspoliitikad (auditid ja vöötkoodid) päritakse seotud sisutüüpidelt.

Saidikogumi asukohapõhiste poliitikate keelamiseks tuleb inaktiveerida funktsioon Teegi- ja kaustapõhine säilitamine. Nii saavad saidikogumi administraatorid tagada, et loendiadministraatorite asukohapõhised poliitikad ei alistaks nende sisutüübipoliitikaid.

Loendi või teegi teabehalduspoliitika sätete muutmiseks peab teil olema vähemalt loendihaldaja õigus.

  1. Avage loend või teek, millele soovite teabehalduspoliitika määrata.

  2. Valige lindil Teek või Loend > Teegi sätted või Loendi sätted.

    SharePoint Online’is klõpsake nuppu Sätted ja siis nuppu Loendi sätted või Teegi sätted.

  3. Valige jaotises Õigused ja haldus nupp Teabehalduspoliitika sätted.
    Teabehalduspoliitikate link dokumenditeegi sätete lehel

  4. Lehel Teabehalduspoliitika sätted veenduge, et loendi või teegi säilitusallikaks oleks määratud väärtus Teek ja kaustad.

    Kui allikana kuvatakse väärtus Sisutüüp klõpsake käsku Muuda allikat ja märkige siis ruut Teek ja kaustad. Teile antakse teada, et säilituspoliitikaid ignoreeritakse. Valige nupp OK.

  5. Lisage lehel Poliitika redigeerimine jaotisse Teegipõhine säilitusajakava koostatava poliitika lühikirjeldus.

  6. Valige käsk Lisa säilitusetapp...

    Võtke arvesse, et kirjetele erinevate säilituspoliitikate valimiseks saate jaotises Kirjed märkida ruudu Määratle kirjetele erinevad säilitusetapid.

  7. Dokumentide aegumistähtaja määramiseks valige dialoogiboksis Etapi atribuudid vastav säilitusperioodi suvand. Tehke ühte järgmistest.

    • Kuupäevaatribuudil põhineva aegumistähtaja määramiseks valige jaotises Sündmus raadionupp Selle etapi aluseks on üksuse kuupäevaatribuut, siis dokumendi või üksusega seotud toiming (nt loomine või muutmine) ning sellele järgnev ajaühik (nt päevade, kuude või aastate arv), mille möödudes üksus aegub.

    • Kui soovite aegumise määramiseks kasutada kohandatud säilituspoliitikat, valige raadionupp Sellesse serverisse installitud kohandatud säilitusvalemi määratud.

      Märkus. :  See suvand on saadaval ainult siis, kui administraator on häälestanud kohandatud valemi.

    • Jaotises Toiming saate valida, mis juhtub dokumendi või üksuse aegumisel. Selleks et dokumendi või üksusega tehtaks kindel toiming (nt kustutamine), valige loendist vastav toiming.

  8. Valik Alusta töövoogu on saadaval juhul, kui määratlete juba mõne töövooga seotud loendi, teegi või sisutüübi poliitikat. Seejärel saate valida mõne töövoo.

  9. Märkige jaotises Korduvus ruut Korda selle etapi toimingut... ja määrake toimingu kordamise sagedus.

    Märkus. :  Suvand on saadaval üksnes siis, kui valitud toimingut saab korrata. Näiteks toimingut Kustuta jäädavalt korrata ei saa.

  10. Valige OK.

Sisutüübile saidikogumi poliitika rakendamine

Kui teabehalduspoliitikad on saidile juba saidikogumi poliitikatena loodud, saate sisutüübile rakendada ühe neist poliitikatest. Sel viisil saate rakendada sama poliitika saidikogumi mitmele erineva emasisutüübiga sisutüübile.

Kui soovite poliitikad rakendada saidikogumi mitmele sisutüübile ja olete hallatavate metaandmete teenuse konfigureerinud, saate teabehalduspoliitikate mitmele saidikogumile avaldamiseks kasutada funktsiooni Sisutüübi avaldamine. Lisateavet leiate jaotisest Sisutüüpidele poliitika rakendamine saidikogumiüleselt.

  1. Avage loend või teek, millel on sisutüüp, millele soovite poliitika rakendada.

  2. Valige lindil Teek või Loend > Teegi sätted või Loendi sätted.

    SharePoint Online’is klõpsake nuppu Sätted ja siis nuppu Loendi sätted või Teegi sätted.

  3. Valige jaotises Õigused ja haldus nupp Teabehalduspoliitika sätted.
    Teabehalduspoliitikate link dokumenditeegi sätete lehel

  4. Veenduge, et poliitika allikaks oleks määratud väärtusSisutüübid ja valige jaotises Sisutüübipoliitikad sisutüüp, millele soovite poliitika rakendada.

  5. Valige jaotis Poliitika määramine > Kasuta saidikogumi poliitikat ja siis loendist poliitika, mida soovite rakendada.

    Märkus. :  Kui suvand Kasuta saidikogumi poliitikat pole saadaval, pole saidikogumi jaoks saidikogumi poliitikat määratletud.

  6. Valige OK.

    Kui teek või loend, millega töötate, toetab mitme sisutüübi haldust, saate jaotises Sisutüübid valida sisutüübi, mille jaoks soovite määrata teabehalduspoliitika. Sellega viiakse teid otse eelmise ehk viienda etapini.

Saidikogumi poliitika rakendamine

Teenuserakenduse Hallatavad metaandmed abil saate sisutüübi avaldamise määramisel sisutüüpe saidikogumites ühiselt kasutada. Sisutüübi avaldamise abil saate sisu ja metaandmeid saitidel ühtselt hallata, kuna sisutüüpe saab keskselt luua ja värskendada ning värskendusi saab mitmele tellijaks olevale saidikogumile või veebirakendusele avaldada.

Olemasoleva poliitika alusel kõikides saidikogumites kasutatava malli loomine

Saate määratleda teabehalduspoliitika ja seejärel luua selle põhjal malli, mida kasutatakse vajadusel mitmes saidikogumis. Sel viisil saate teabepoliitikatest varukoopiaid luua. Lisaks saate seda kasutada alternatiivina sisutüübi avaldamisele ühe poliitika rakendamiseks saidikogumitele. Poliitika malli ja varukoopia loomiseks saate poliitika ühest saidikogumist eksportida ja selle siis mõnes muus saidikogumis asuvasse salvestatud asukohta importida.

NB! :  Kui kasutate poliitikamallide kogumi loomiseks ekspordi-/impordifunktsiooni, siis pidage meeles, et poliitika XML-failil on kordumatu tunnus. Seetõttu ei saa poliitikat ilma kordumatu tunnuse muutmiseta saiti mitu korda importida.

Poliitika eksportimine

  1. Valige saidikogumi avalehel Sätted Väike sätete hammasratas, mis asendab saidisätteid. > Saidi sätted.

    Klõpsake rühmaga ühendatud SharePointi saidil nuppu Sätted, seejärel käsku Saidi sisu ja siis nuppu Saidi sätted.

  2. Valige lehel Saidi sätted Saidikogumi administreerimine > Sisutüübipoliitika mallid.
    Sisutüübi poliitika mallide link saidisätete lehel

  3. Valige eksporditav poliitika, liikuge kerides allapoole ja valige käsk Ekspordi.

  4. Faili salvestamise või avamise viiba kuvamisel valige käsk Salvesta ja siis faili salvestuskoht. Valige kindlasti asukoht, mis on poliitikat importivatele saidikogumitele saadaval.

  5. Dialoogiboksi Allalaadimine on lõpule viidud kuvamisel valige käsk Sule.

Poliitika importimine mõnesse muusse saidikogumisse

Teabehalduspoliitika importimine võimaldab seda saidi- või loenditasemel rakendada mitmele sisutüübile kõigi saidikogumite korral. Sellel on kaks eelist: te ei pea poliitikat iga sisutüübi jaoks uuesti määratlema ja rakendama ning kui muudate poliitikat vaid ühes kohas, saate poliitikamuudatusi lihtsamalt hallata.

  1. Valige saidikogumi, millele soovite poliitikat rakendada, avalehel Sätted Väike sätete hammasratas, mis asendab saidisätteid. > Saidi sätted.

    Klõpsake rühmaga ühendatud SharePointi saidil nuppu Sätted, seejärel käsku Saidi sisu ja siis nuppu Saidi sätted.

  2. Valige lehel Saidi sätted Saidikogumi administreerimine > Sisutüübipoliitika mallid.

  3. Poliitika XML-faili leidmiseks valige lehel Poliitikad käsk Impordi > Sirvi.

  4. Valige XML-fail, kuhu poliitika on salvestatud, seejärel käsk Ava.

  5. Lehel Saidikogumi poliitika importimine valige saidikogumile poliitika lisamiseks käsk Impordi.

Imporditud poliitikat saab nüüd saidi- või loenditasemel rakendada ühele või mitmele sisutüübile.

Lehe algusse

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×