Teabehalduspoliitika funktsioonide konfigureerimine

Saidi administraatoritel on juurdepääs kas kõigile või mõnele järgmistest funktsioonidest, sõltuvalt sellest, millised teabehaldusfunktsioonid on administreerimiskeskuses lubatud. Samuti saab kasutada kohandatud lisafunktsioone, mis on loodud ainult teie asutuse tarbeks.

Selle artikli teemad

Lehe Poliitika redigeerimine avamine

Lisateavet poliitika sildistamisfunktsiooni kohta

Siltide lisamine poliitikale

Sündmuse auditeerimise lisamine poliitikale

Vöötkoodide lisamine poliitikale

Üksuse säilitus- ja aegumisfunktsioonide lisamine poliitikale

Lehe Poliitika redigeerimine avamine

Lehele Poliitika redigeerimine pääsete juurde kas saidikogumi poliitika või saidisisutüübile lisatud poliitika kaudu.

Saidikogumi poliitika lehe Poliitika redigeerimine avamine

  1. Klõpsake saidikogumi avalehel nuppu Saiditoimingud, osutage käsule Saidisätted, ja klõpsake käsku Muuda kõiki saidisätteid.

  2. Klõpsake lehe Saidisätted jaotises Saidikogumi administreerimine linki Saidikogumi poliitikad.

  3. Valige poliitika, mille funktsioone soovite konfigureerida.

Sisutüübipoliitika lehe Poliitika redigeerimine avamine

  1. Klõpsake saidikogumi avalehel nuppu Saiditoimingud, osutage käsule Saidisätted, ja klõpsake käsku Muuda kõiki saidisätteid.

  2. Klõpsake lehe Saidisätted jaotises Galeriid linki Saidisisutüübid.

  3. Valige poliitikaga seostatud sisutüüp ja klõpsake käsku Teabehalduspoliitika sätted.

  4. Sisutüübi lehe Poliitika redigeerimine avamiseks klõpsake käsku Määratle poliitika.

Lehe algusesse

Lisateavet poliitika sildistamisfunktsiooni kohta

Poliitika sildistamisfunktsioon võimaldab saidi administraatoritel luua Microsoft Office System 2007 dokumentidele ühtsed sildid. Sildid võimaldavad tagada, et dokumendi printimisel on dokumendile manustatud dokumendiatribuutide teave. Silti saab kaasata üksuse atribuudid, mis on salvestatud failinime, loomiskuupäeva, oleku, projektinime ja ajakava teabe veergudesse.

Sildid kuvatakse vaikimisi dokumendi päises. Vajadusel saavad lõppkasutajad paigutada sildi dokumendis suvalisse kohta, kasutades Office 2007 programmide (nt Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, and Microsoft Office PowerPoint) vahekaarti Lisa. Sildid lisatakse kõigile sellele poliitikale allutatud dokumentidele.

Poliitika administraatorid saavad määratleda järgmised sildiatribuudid.

  • Silti kaasatav teave. Selleks võivad olla üksuse veergudes määratletud metaandmed, püsiprogrammeeritud tekst ja vormindusmärgid. Sildid võivad sisaldada kuni kümmet veeruviidet, igaüks pikkusega kuni 255 märki.

  • Sildi vorming. Sildi kõrgus, laius, tekstilaad, font, fondi suurus, reapiirid ja tabeldusmärgid. Sildi kõrgus on vaikimisi üks toll, aga seda saab muuta vahemikus 0,25–20 tolli. Sildi laiust saab samuti muuta vahemikus 0,25–20 tolli. Sildi tekst on sildis alati joondatud vertikaalselt keskele.

  • Kas Office 2007 programmid küsivad lõppkasutajalt enne dokumendi salvestamist või printimist sildi lisamise kohta või lisab lõppkasutaja sildi soovi korral käsitsi. Vajadusel saavad kasutajad ka sildi dokumendist kustutada.

  • Kas sildi sisu on lukus pärast selle esmakordset lisamist dokumenti või värskendatakse seda veeruteabe muutmisel. Sildid on lukus vaid juhul, kui kõik nõutavad metaandmed on sildis olemas.

Lehe algusesse

Siltide lisamine poliitikale

  1. Valige poliitika, millele soovite lisada sildid, ning avage selle leht Poliitika redigeerimine.

  2. Klõpsake lehe Poliitika redigeerimine jaotises Sildid käsku Luba sildid.

  3. Kui soovite, et dokumenti lisataks alati sildid, siis märkige ruut Küsi kasutajalt enne salvestamist või printimist sildi lisamise kohta.

    Märkus. : Kõik sätted rakenduvad kogu sildile. Vajadusel saate teksti õigeks kuvamiseks reguleerida tekstivormingut või sildisuurust.

    Kui poliitika sildistamine on fakultatiivne ja soovite, et lõppkasutajad lisaksid vajadusel oma dokumentidesse sildid käsitsi, siis tühjendage see ruut.

  4. Kui soovite sildi lukustada, et selle sisu ei muutuks veeruteabe muutumisel, siis märkige ruut Keela siltide muutmine pärast siltide lisamist.

    Kui soovite lubada sildi muutumist veerusätete teabe muutumisel, siis tühjendage see ruut.

  5. Tippige boksi Sildi vorming sildi tekst sellisena, nagu soovite seda kuvada.

    • Tippige kuvatavate veergude nimed selles järjestuses nagu tahate neid sildil näha. Paigutage veerunimed looksulgudesse ({ }) nagu lehel näidatud.

    • Soovi korral saate sulgudest väljapoole tippida veeruidentifikaatori, nagu näidatud lehel olevas näites.

    • Reapiiride lisamiseks sildile tippige sildiboksis tähis \n sellesse kohta, kuhu soovite reapiiri seada.

    • Taandrea saamiseks tippige sildiväljal soovitud kohta tähis \t.

  6. Valige jaotises Ilme sildi teksti vorming. Veenduge, et kasutaksite fonti ja fondilaadi, mis oleks lõppkasutajate arvutites saadaval. Fondisuurusest sõltub, kui palju teksti sildil kuvatakse.

  7. Tippige jaotises Sildi suurus sildi kõrgus ja laius. Sildi kõrgus võib olla vahemikus 0,25–20 tolli ja laius vahemikus 0,25–20 tolli. Sildi tekst on sildis alati joondatud vertikaalselt keskele.

  8. Sildi sisu eelvaate kuvamiseks klõpsake nuppu Värskenda.

    Veenduge, et määratud sildi kõrgus ja laius oleksid teksti mahutamiseks piisavad. Kui tekst on sildi jaoks liiga suur, siis seda ei kuvata.

    Märkus. : Eelvaates ei kuvata veergude tegelikke väärtusi.

  9. Sildifunktsiooni rakendamiseks poliitikale klõpsake nuppu OK.

Siltide tõrkeotsing

Veendumaks, et sildid prinditakse õigesti, kontrollige järgmist.

  • Kõik sildivormingus loetletud veerud peavad dokumenditeegis olemas olema.

  • Sildi sisu ei tohi olla pikem kui sildi pikkus.

  • Tekstivorming (nt fondilaad) peab olema sobiv. Kui vorminguparameetrid on sobimatud või viitavad fontidele, mida klientsüsteemis pole, siis kasutatakse sildi loomisel vaikevormingu väärtusi.

Kui mõned sildi jaoks parajasti nõutavad metaandmete väärtused pole veel sisestatud, siis kuvatakse dialoog, mis teavitab kasutajat, et osa nõutavatest metaandmetest puudub. Kasutajad saavad nõutavad metaandmed sisestada dokumentide teabepaanil.

Lehe algusesse

Sündmuse auditeerimise lisamine poliitikale

Saidikogumi poliitika auditeerimisfunktsioon võimaldab asutusel luua ja analüüsida kontrolljälgi nii dokumentide kui ka muude üksuste (nt tööülesannete loendid, probleemide loendid, arutelurühmad ja kalendrid) kohta. See funktsioon salvestab sündmused (nt sisu vaatamised, redigeerimised, avaldamised) auditilogisse. Kui poliitikas on auditeerimine lubatud, siis poliitika administraatorid saavad kuvada auditeeritud andmeid Exceli-põhistes poliitikakasutusaruannetes, mis annavad ülevaate kasutamise hetkeseisust. Aruannete läbivaatamine annab teile ülevaate asutuse teabekasutusest. Auditilogiaruanded aitavad tagada ja dokumenteerida seadustest kinnipidamist ja uurida võimalikke probleeme.

Auditeerimislogi sisaldab järgmist teavet.

  • Sündmuse nimi.

  • Sündmuse toimumise kuupäev ja kellaaeg.

  • Toimingu sooritanud kasutaja süsteeminimi.

  • Valige poliitika, millele soovite lisada auditeerimise, ning avage selle leht Poliitika redigeerimine.

  • Valige lehe Poliitika redigeerimine jaotises Auditeerimine käsk Luba auditeerimine, ja märkige nende sündmuste kõrval olevad ruudud, mille kohta soovite kontrolljälge.

  • Auditeerimisfunktsiooni rakendamiseks poliitikale klõpsake nuppu OK.

Kui auditeerimine on lubatud, siis sellele poliitikale allutatud üksustega seostatud sündmused kantakse logisse. Auditeerimislogide kuvamiseks klõpsake lehel Saidisätted käsku Auditilogi aruanded ja seejärel valige soovitud aruanne.

Märkus. : Auditeerimine annab teavet üksuse muutmisaja, mitte muudetud üksikasjade kohta. Seega ei saa seda kasutada dokumendi versioonimise ega varundamise tööriistana.

Lehe algusesse

Vöötkoodide lisamine poliitikale

Vöötkoodid on kasulikud füüsiliste kirjete haldamisel, sest need võimaldavad jälitada mittedigitaalset vara (nt prinditud dokumendid, füüsilised üksused, tooted, prototüübid ja arvutiriistvara). Erinevalt siltidest ei kuva vöötkoodid üksuse kohta käivat teavet, seega saab tundliku teabe turvaliselt salvestada võrgus ja seostada püsikoopia või füüsilise üksusega teavet paljastamata.

Kui poliitika osana on lubatud vöötkoodid, siis lisatakse need dokumendi atribuutidele ja kuvatakse vastava dokumendi päises. Nagu silte, saab ka vöötkoode dokumendist käsitsi eemaldada.

Saate määrata, kas kasutajatele pakutakse enne üksuse salvestamist või printimist vöötkoodi lisamist, või tuleb vöötkood lisada käsitsi Office 2007 programmi vahekaardil Lisa.

Vöötkoodi poliitika genereerib standardile Code 39 vastavaid vöötkoode. Vöötkoodi iga vöödi all asub tekst, mis näitab antud sümboli väärtust. See võimaldab kasutada vöötkoodi andmeid ka skannimisriistvara puudumisel. Kasutajad saavad soovitud üksuse leidmiseks tippida vöötkoodi numbri Microsoft Office SharePoint Server 2007 otsinguväljale.

  1. Valige lehe Poliitika redigeerimine jaotises Vöötkoodid käsk Luba vöötkoodid.

  2. Kui soovite, et kasutajatele pakutaks vöötkoodi dokumenti lisamist, siis märkige ruut Küsi kasutajalt enne salvestamist või printimist vöötkoodi lisamise kohta.

  3. Vöötkoodifunktsiooni rakendamiseks poliitikale klõpsake nuppu OK.

Lehe algusesse

Üksuse säilitus- ja aegumisfunktsioonide lisamine poliitikale

Kui see funktsioon on lubatud, siis aegumispoliitika otsib saidikogumist neid üksusi, mille säilitusperiood on lõppenud. Kuidas nende üksustega toimitakse, sõltub sellest, kuidas süsteem on häälestatud taolisi üksusi käsitsema. Näiteks võidakse üksused teisaldada prügikasti, käivitada aegumistöövoog või kohandatud protsess.

Aegumispoliitika lubamiseks tuleb seada nii säilitusperiood kui ka aegumistoiming.

  1. Valige poliitika, millele soovite lisada säilitusperioodi ja aegumistoimingu, ning avage selle leht Poliitika redigeerimine.

  2. Selle poliitikaga hallatava sisu likvideerimistoimingu määramiseks märkige lehel Poliitika redigeerimine ruut Luba aegumine.

  3. Dokumentide aegumistähtaja määramiseks valige vastav säilitusperioodi suvand. Seda saab määrata ka eraldi töövoos või kohandatud säilitusvalemis.

    • Kuupäevaatribuudil põhineva aegumistähtaja seadmiseks klõpsake käsku Üksuse atribuutidel põhinev ajavahemik ning valige soovitud toiming ja ajavahemik (päevad, kuud või aastad). Ajaperioodi määratlemiseks tippige vastav number loendite vahel asuvasse boksi.

      Märkmed : 

      • Kui loote poliitika sisutüübi osana, saate aegumisväärtuseks valida iga selle sisutüübi jaoks määratletud kuupäevaatribuudi.

      • Need suvandid on saadaval vaid juhul, kui loote saidikogumi poliitikat.

    • Kui soovite aegumise määramiseks kasutada töövoogu või kohandatud säilitusvalemit, siis klõpsake käsku Määra programmipõhiselt.

  4. Määratlege dokumendi aegumisel tehtavad toimingud.

    • Valmistoimingu (nt kustutamine) lubamiseks klõpsake käsku Soorita see toiming ja valige loendist soovitud toiming.

    • Aegumistöövoo käivitamiseks klõpsake käsku Käivita see töövoog ja valige soovitud töövoo nimi.

      Märkus. : See funktsioon on saadaval vaid juhul, kui määratlete poliitikat sisutüübile, millega on juba seostatud töövoog.

  5. Aegumisfunktsiooni rakendamiseks poliitikale klõpsake nuppu OK.

Lehe algusesse

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×