Töövihikutes peidetud andmete ja isikliku teabe kontrollimine

Kui plaanite Microsoft Office Exceli töövihiku elektroonilise koopia ühiskasutusse anda, on soovitav töövihik läbi vaadata, et töövihik või selle atribuudid ei sisaldaks peidetud andmeid või isiklikku teavet (metaandmed). Peidetud teave võib avaldada üksikasju teie ettevõtte või töövihiku kohta, mida te avalikustada ei soovi, seetõttu on soovitav peidetud teave enne töövihiku ühiskasutusee andmist eemaldada.

Selles artiklis selgitatakse, kuidas dokumendiinspektori funktsioon programmis Microsoft Office Excel 2007 võimaldab teil leida ja eemaldada dokumentidest peidetud andmeid ning isiklikku teavet.

Selle artikli teemad

Töövihikus talletatud peidetud andmete ja isikliku teabe tüübid

Dokumendiinspektori leitav ja eemaldatav teave töövihikutes

Töövihikutest peidetud andmete ja isikliku teabe leidmine ja eemaldamine

Töövihikus talletatud peidetud andmete ja isikliku teabe tüübid

Töövihikutesse võib olla salvestatud mitut tüüpi peidetud andmeid ja isiklikku teavet. Teave ei pruugi töövihiku kuvamisel programmis Office Excel 2007 kohe nähtav olla, kuid see võib olla nähtav ja allalaaditav teiste inimeste jaoks.

Peidetud teabe hulka võivad kuuluda andmed, mille programm Office Excel 2007 lisab töövihikule, et saaksite teiste inimestega koostööd teha. Ühtlasi võib see sisaldada ka teavet, mille olete teadlikult peidetuks määranud.

Exceli töövihikutes võib olla järgmist tüüpi peit- ja isikuandmeid.

  • Kommentaarid ja tindimarginaalid.    Kui olete töövihiku loomisel teistega koostööd teinud, võib töövihik sisaldada näiteks kommentaare või tindimarginaale. Selle teabe abil võivad teised näha töövihikuga töötanud inimeste nimesid, läbivaatajate kommentaare ja töövihikus tehtud muudatusi.

  • Dokumendi atribuudid ja isikuandmed.    Dokumendi atribuudid ehk metaandmed sisaldavad töövihiku kohta üksikasju, nt töövihiku autorit, teemat ja pealkirja. Dokumendi atribuutide hulka kuulub ka teave, mis Office'i programmides automaatselt sisaldub (nt töövihiku viimasena salvestanud isiku nimi ning dokumendi loomise kuupäev). Kui kasutate erilisi funktsioone, võib dokument sisaldada ka mitmesugust isiku tuvastamist võimaldav teave (PII) (nt meilipäiseid, teavet läbivaatamiseks saatmise kohta, marsruudi lipikuid, teavet printeri- ja failiteede kohta veebilehtede avaldamiseks).

  • Päised ja jalused.    Teavet võib sisalduda Exceli töövihikute päistes ja jalustes.

  • Peidetud read, veerud ja töölehed.    Exceli töövihikus võivad read, veerud ja terved töölehed olla peidetud. Peidetud ridu, veerge või töölehti sisaldava töövihiku eksemplari levitamisel võivad teised need read, veerud või töölehed peidust välja tuua ja neis sisalduvaid andmeid vaadata.

  • Dokumendiserveri atribuudid.    Kui töövihik on salvestatud mõnes dokumendihalduse serveris asuvasse kohta (nt dokumentide tööruumi saidile või teenusel Microsoft Windows SharePoint Services põhinevasse teeki), võib töövihik sisaldada täiendavaid dokumendiatribuute või selle serveriasukohaga seotud teavet.

  • Kohandatud XML-andmed.    Töövihikud võivad sisaldada kohandatud XML-andmeid, mida pole dokumendis näha. Dokumendiinspektor võib need XML-andmed üles otsida ja eemaldada.

  • Nähtamatu sisu.    Töövihik võib sisaldada nähtamatuna vormindatud teksti.

Lehe algusesse

Dokumendiinspektori leitav ja eemaldatav teave töövihikutes

Programmis Office Excel 2007 kuvab dokumendiinspektor mitu erinevat inspektorit, mis võimaldavad teil otsida ning eemaldada Exceli töövihikutele iseloomulikke peidetud andmeid ja isiklikku teavet. Loend erinevatest peidetud andmete ja isikliku teabe tüüpidest, mida dokumendiinspektori abil Exceli töövihikutest otsida ja eemaldada saab, on toodud järgnevas tabelis.

Märkus. : Kui teie asutuses on dokumendiinspektorit kohandatud (nt inspektorimooduleid lisatud), võite töövihikutest otsida ka muud tüüpi teavet.

Office Excel 2007

Inspektori nimi

Otsib ja eemaldab

Kommentaarid ja marginaalid

  • Kommentaarid

  • Tindimarginaalid

Dokumendi atribuudid ja isikuandmed

  • Dokumendiatribuudid, sh teave dialoogiboksi Dokumendiatribuudidvahekaartidel Kokkuvõte, Statistika ja Kohandatud.

  • Meilipäised

  • Marsruudilipikud

  • Läbivaatusele saatmise teave

  • Dokumendiserveri atribuudid.

  • Dokumendihalduspoliitika teave

  • Sisutüübiteave

  • Kasutajanimi

  • Printeri tee teave

  • Stsenaariumikommentaarid

  • Veebilehtede avaldamise failitee

  • Määratletud nimede ja tabelinimede kommentaarid

  • Passiivsed välisandmeühendused

Päised ja jalused

  • Töölehe päistes leiduv teave

  • Töölehe jalustes leiduv teave

Peidetud read ja veerud

  • Peidetud read

  • Andmeid sisaldavad peidetud veerud

    Märkmed : 

    • Kui töövihikus on peidetud veerge, mis ei sisalda andmeid, kuid mis asuvad andmeid sisaldavate veergude vahel, tuvastatakse ja eemaldatakse ka need peidetud veerud.

    • Kui töövihikus peidetud read või veerud sisaldavad andmeid, võib nende ridade või veergude eemaldamine muuta töövihikus leiduvate arvutuste või valemite tulemeid. Kui te pole kindel, millist teavet peidetud read või veerud sisaldavad, sulgege dokumendiinspektor, tooge peidetud read või veerud peidust välja ja vaadake nende sisu läbi.

    • Inspektor ei leia peidetud veergudes asuvaid kujundeid, diagramme, juhtelemente, Microsoft ActiveXi objekte ja juhtelemente, pilte ega SmartArt-pilte.

Peidetud töölehed

  • Peidetud töölehed

    Märkus. :  Kui peidetud töölehed sisaldavad töövihikus andmeid, võib nende töölehtede eemaldamine muuta töövihikus leiduvate arvutuste või valemite tulemeid. Kui te pole kindel, millist teavet peidetud töölehed sisaldavad, siis sulgege dokumendiinspektor, tooge peidetud töölehed peidust välja ja vaadake nende sisu läbi.

Kohandatud XML-andmed

  • Töövihikus talletatud kohandatud XML-andmed

Nähtamatu sisu

  • Nähtamatutena vormindatud objektid.

    Märkus. : Inspektor ei leia objekte, mis asuvad teiste objektide all.

Lehe algusesse

Töövihikutest peidetud andmete ja isikliku teabe leidmine ja eemaldamine

Dokumendiinspektorit saate kasutada peidetud andmete ja isikliku teabe otsimiseks ning eemaldamiseks programmis Office Excel 2007 ja varasemates versioonides loodud töövihikutest. Dokumendiinspektorit on soovitav kasutada töövihikus (nt meilisõnumi manuses) enne selle ühiskasutusse andmist.

  1. Avage töövihik, milles soovite peitandmete ja isikuandmete olemasolu kontrollida.

  2. Klõpsake nuppu Microsoft Office'i nupp Nupu pilt ja seejärel käsku Salvesta nimega ja tippige siis algse töövihiku koopia salvestamiseks nimi väljale Faili nimi.

    NB! : Dokumendiinspektorit on soovitav kasutada originaaltöövihiku koopia kontrollimiseks, sest dokumendiinspektori eemaldatud andmeid ei saa alati taastada.

  3. Klõpsake algse töövihiku koopias nuppu Microsoft Office'i nupp Nupu pilt , valige käsk Valmista ette ja klõpsake seejärel käsku Kontrolli dokumenti.

  4. Märkige dialoogiboksis Dokumendiinspektor ruudud, et määrata, millist tüüpi peitsisude olemasolu te kontrollida soovite. Erinevate inspektorite kohta lisateabe saamiseks vaadake teemat Dokumendiinspektori leitav ja eemaldatav teave töövihikutes.

  5. Klõpsake nuppu Kontrolli.

  6. Vaadake kontrollimise tulemeid dialoogiboksis Dokumendiinspektor.

  7. Klõpsake kontrollitulemite kõrval asuvat nuppu Eemalda kõik, et eemaldada dokumendist soovitud tüüpi peitsisu.

    NB! : 

    • Eemaldades dokumendist peitsisu, ei pruugi selle taastamine nupu Võta tagasi abil võimalik olla.

    • Kui eemaldate andmeid sisaldavaid peidetud ridu, veerge või töölehti, võivad arvutuste või valemite tulemid töövihikus muutuda. Kui te pole kindel, millist teavet peidetud read, veerud või töölehed sisaldavad, sulgege dokumendiinspektor, tooge peidetud read, veerud või töövihikud peidust välja ja vaadake nende sisu läbi.

Lehe algusesse

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×