Töökirjete eksportimine Ärikontaktide haldurist

NB! :  See artikkel on masintõlgitud, vaadake lahtiütlust. Selle artikli ingliskeelse versiooni leiate aadressilt (viiteks).

Outlooki ärikontaktide halduri andmed talletatakse SQL Serveri BCM-failivormingus, aga eksportimine mitmesse muusse failivormingusse on samuti võimalik. Näiteks võite soovida äriteabe eksportida mõnes integreeritud raamatupidamisprogrammis kasutamiseks või andmete hõlpsaks ülekandmiseks mõnda muusse arvutisse. Soovi korral saate eksportida andmebaasis tehtud kohandused koos äriteabega või ka ilma selleta. BCMX-failivormingut kasutatakse ainult kohanduste puhul.

Selles artiklis kirjeldatakse äriandmete eksportimise võimalusi ja antakse põgus ülevaade sellest, millistel põhjustel võib eksportimine vajalikuks osutuda.

Selle artikli teemad

Andmete eksportimise ülevaade

Andmete eksportimine

Mis juhtub kohanduste eksportimisel?

Toote- ja teenuseüksuste eksportimine

Aruande eksportimine Excelisse täpsemaks analüüsimiseks

Andmete eksportimise ülevaade

Outlooki ärikontaktide halduris luuakse eksportimise käigus teie praegusest Business Contact Manageri andmebaasist valitud andmetest koopia ja see salvestatakse faili, mille saate hiljem importida mõnda muusse andmebaasi. Eksportimise käigus ei eemaldata teie praegusest andmebaasist andmeid. Eksporditavaid andmeid saate täpsemalt piiritleda andmete filtreerimisega, kuid vajadusel saate korraga eksportida ka kõik kontod, ärikontaktid, suhtlusajalooüksused ning toote- ja teenuseüksused

Äriandmed saate eksportida järgmistesse failivormingutesse.

  • Ärikontaktide halduri andmed (.bcm). Sellesse vormingusse saate eksportida kõik oma äriandmed – kontod, ärikontaktid, võimalused, äriprojektid ja ka suhtlusajaloo. Samuti saab selles vormingus eksportimisel kaasata toote- ja teenuseüksused ning kõik teie tehtud kohandused. BCM-vorming on ainus vorming, mille valimisel saab eksportida nii kontod ja ärikontaktid kui ka kõik tehtud kohandused. BCM-failivormingu võiksite andmete eksportimiseks valida näiteks juhul, kui soovite teavet kasutada mõnes teises arvutis, kus samuti töötab Outlooki ärikontaktide haldur.

  • Ärikontaktide halduri kohandused (.bcmx). See failitüüp hõlmab kasutaja määratletud välju, kohandatud vorme (või kirjetüüpe), paigutusi ja aruandeid. Kasutage seda vormingut juhul, kui soovite eksportida ainult Outlooki ärikontaktide halduris tehtud kohandused. Äriandmeid ei ekspordita. Selle failivormingu võiksite valida näiteks mõne teie enda koostatud paigutuse eksportimiseks, et uued töötajad saaksid seda kasutada oma süsteemi kiireks konfigureerimiseks.

  • Komaeraldusega väärtused (.csv). Sellesse vormingusse eksportimise korral luuakse eksporditud andmeid talletav komaeraldusega väärtuste fail (CSV-fail). CSV-faile oskavad lugeda paljud programmid (sh Microsoft Excel). Selle failivormingu võiksite valida näiteks juhul, kui soovite eksportida ainult Outlooki ärikontaktide halduri andmed ilma kohandusteta või kui soovite andmeid vaadata mõnes muus programmis, mis oskab CSV-faile lugeda.

    CSV-vormingul on siiski teatavad piirangud. Nii näiteks saate selle failivormingu valimisel eksportida ainult ühte tüüpi kirjeid – kas ainult kontosid ja kontopõhiseid kirjeid või ainult ärikontakte ja ärikontaktipõhiseid kirjeid. Suhtlusajalooüksusi ei saa CSV-faili eksportida.

Lehe algusse

Andmete eksportimine

  1. Klõpsake menüüd Fail.

  2. Klõpsake menüüd Ärikontaktide haldur ja seejärel nuppu Impordi ja ekspordi.

  3. Klõpsake nuppu Ekspordi faili.

  4. Klõpsake esmalt failivormingut, millesse soovite andmeid eksportida, ja siis nuppu Edasi. Täitke valitud failivormingu kohta käivad juhised.

    Märkus. :  Opsüsteemides Windows 7 ja Windows Vista on ekspordifaili vaikeasukohaks kaust Dokumendid. Microsoft Windows XP-s on vaikeasukohaks kaust Minu dokumendid. Kui soovite asukohta muuta, klõpsake nuppu Sirvi.

Ärikontaktide halduri andmed (.bcm)    

  1. Tippige väljale Eksporditav fail eksportimise käigus loodava faili asukoht ja nimi.

  2. Valige eksporditavate kirjete tüüp.

    • Kontod ja kontopõhised kirjetüübid. Hõlmab nii kontosid kui ka mis tahes kirjeid, mis põhinevad konto kirjetüübil (nt kauplused).

    • Ärikontaktid ja ärikontaktipõhised kirjetüübid. Hõlmab nii ärikontakte kui ka mis tahes kirjeid, mis põhinevad ärikontakti kirjetüübil (nt müügivihjed).

  3. Kui teil on soov rakendada eksporditavate kirjete loendile filter, klõpsake nuppu Filter. Lisateavet filtreerimise kohta leiate teemast Kirjete filtreerimine Ärikontaktide halduris.

  4. Klõpsake lehe Faili asukoha ja ekspordisuvandite valimine jaotises Kaasamine soovitud suvandeid.

    • Kõik ajalooüksused. Kaasatakse kogu valitud kirjete suhtlusajalugu (nt võimalused, telefonilogi, kohtumised, äriprojektid, failid ja meilisõnumid).

    • Välja arvatud meilisõnumid. Meilisõnumid jäetakse valitud kirjete suhtlusajaloo üksuste hulgast välja.

    • Tooteüksused. Kaasatakse teie andmebaasi kõik toote- ja teenuseüksused.

      Näpunäide. : Kui võimalusele on lisatud mõni toote- või teenuseüksus ja kui võimalusekirje on lingitud konto või ärikontaktiga, kaasatakse toote- või teenuseüksus eksporditud kirjete hulka. Märkige see ruut juhul, kui soovite olla kindel, et eksporti kaasatakse kogu teie ettevõtte toodete ja teenuste loend.

  5. Klõpsake nuppu Ekspordi ja seejärel kinnituse küsimisel nuppu Jah.

  6. Tõrgete ilmnemisel saate nende läbivaatamiseks klõpsata nuppu Kuva logi. Muul juhul klõpsake nuppu Valmis.

    Näpunäide. : Kirjeid saab BCM-failivormingusse eksportida ka tööruumi kaudu. Klõpsake eksporditavate kirjete loendit sisaldavat vahekaarti, paremklõpsake soovitud kirjet või kirjeid ja seejärel klõpsake käsku Ekspordi. Viige äriandmete eksportimise viisard lõpule.

Ärikontaktide halduri kohandused (.bcmx)    

  1. Tippige eksportimise käigus loodava faili asukoht ja nimi.

  2. Klõpsake nuppu Ekspordi ja seejärel kinnituse küsimisel nuppu Jah.

  3. Klõpsake nuppu Valmis.

    Teavet BCMX-failis sisalduvate kohanduste importimise kohta leiate teemast Andmete importimine Ärikontaktide haldurisse

Komaeraldusega väärtused (.csv)    

  1. Tippige eksportimise käigus loodava faili asukoht ja nimi.

  2. Klõpsake ühte järgmistest valikutest.

    • Ärikontaktid ja alamtüübid. Hõlmab nii ärikontakte kui ka kõiki ärikontakti kirjetüübil põhinevaid kirjeid (nt müügivihjed).

    • Kontod ja alamtüübid. Hõlmab nii kontosid kui ka kõiki konto kirjetüübil põhinevaid kirjeid.

  3. Kui soovite eksporditavate kirjete loendit filtreerida, klõpsake nuppu Filter. Teavet kirjete filtreerimise kohta leiate teemast Kirjete filtreerimine Ärikontaktide halduris.

  4. CSV-faili eksportimiseks klõpsake nuppu Edasi ja seejärel kinnituse küsimisel nuppu Jah.

  5. Viisardi sulgemiseks klõpsake nuppu Valmis.

Märkmed : 

  • Konkreetsete tõrgete ja erandite vaatamiseks klõpsake nuppu Kuva logi. Kui teated sisaldavad lahendamist vajavate probleemide kirjeldusi, lahendage need eksporditavas failis ja proovige andmed uuesti eksportida.

  • Äriandmete eksportimine maailma eri piirkondadest või piirkondadesse pole soovitatav, kuna kasutatavad andmestruktuurid ja -tüübid ei pruugi omavahel ühilduda.

Lehe algusse

Mis juhtub kohanduste eksportimisel?

Kui otsustate eksportida kohandused, salvestatakse kõik rakenduses Outlooki ärikontaktide haldur loodud kohandatud aruanded, vormipaigutused, kirjetüübid ja kasutaja määratletud väljad BCMX-faili.

Enamik kohandusi kirjutab sihtandmebaasi sätted üle, kuid on ka erandeid. Teavet selle kohta, kuidas kohanduste importimine teie andmebaasi mõjutab, leiate teemast Andmete importimine Ärikontaktide haldurisse.

Lehe algusse

Toote- ja teenuseüksuste eksportimine

Toote- ja teenuseüksuste teavet saate eksportida koos muude kirjetega, kuid toote- ja teenuseüksuste loendeid eraldi eksportida ei saa.

Kui soovite eksportida ainult need andmed, tuleb teil luua toote- ja teenuseüksuseid sisaldav CSV-fail. See fail peab sisaldama vähemalt kolme veergu ja veerud peavad olema järgmised.

  • Toote või teenuse nimi

  • Kirjeldus

  • Ühiku hind

Soovi korral võite kaasata ka veerud Kogus ja Ühiku maksumus, kuid need pole kohustuslikud.

Lehe algusse

Aruande eksportimine Excelisse täpsemaks analüüsimiseks

Kui soovite andmetega edasi töötada (nt neid analüüsida, talletada või arhiivida), saate need andmed otse suvalisest aruandest Exceli arvutustabelisse eksportida. Outlooki ärikontaktide halduri abil saate genereerida ja kohandada müügi, toodete ja teenuste, kontode, ärikontaktide, müügivihjete, võimaluste, äriprojektide, projekti tööülesannete ja turundustegevustega seotud aruandeid.

  1. Klõpsake navigeerimispaanil nuppu Ärikontaktide haldur.

  2. Klõpsake lindil menüüd Aruanded.

  3. Klõpsake ühte järgmistest aruandetüüpidest ja seejärel aruannet, mida soovite avada.

    • Kontod

    • Ärikontaktid

    • Müügivihjed

    • Võimalused

    • Tähtsamad kliendid

    • Parimad tooted

    • Põhilised soovitajad

    • Soikus kliendid

    • Turundus

    • Äriprojektid

    • Projekti tööülesanded

      Aruande muutmise kohta leiate teemast aruannete ja diagrammide Ärikontaktide halduris.

  4. Klõpsake jaotises Toimingud nuppu Ekspordi Excelisse. Aruanne avatakse Excelis.

Lehe algusse

Märkus. : Masintõlke lahtiütlus. Selle artikli tõlkis arvutisüsteem ilma inimese sekkumiseta. Microsoft pakub selliseid masintõlkeid, et inglise keelt mittekõnelevad kasutajad saaksid vaadata sisu Microsofti toodete, teenuste ja tehnoloogiate kohta. Kuna artikkel on masintõlgitud, võib see sisaldada sõnavara-, süntaksi- või grammatikavigu.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×