Täpsemalt failide otsimisest

Osa selle spikriteema sisust ei pruugi mõne keele puhul kehtida.

Käsku Failiotsing võite Microsoft Office 2003 programmides kasutada failide leidmiseks suvalisest kohast – arvuti kõvakettalt, kohtvõrgust, Microsoft Outlooki postkastist ja oma võrgukohad (Network Places). Outlooki postkastist võite otsida ka meilisõnumeid, koosolekuid ja muud teavet. Otsing võimaldab faile otsida kahel viisil: elementaarne failiotsing ja täpsem failiotsing.

Elementaarne failiotsing

Failide, programmi Outlook elementide ja veebilehtede otsimisel on kõige ulatuslikumaks meetodiks põhiotsing. Võite otsida faile, mis sisaldavad etteantud teksti kas pealkirjas, sisus või atribuut. Saate ka kirjeldada, kust ja millist tüüpi faile otsida.

Täpsem failiotsing

Täpsem otsing on kitsamalt määratav. Täpsemat otsingut võite kasutada failide leidmiseks nende atribuutide järgi. Selleks looge päringud. Päring on reegel või reeglite kogum, mis peab otsitava faili kohta kehtima. Päringu näide: "autor on (täpselt) Jaan". See määrab, et otsitavad failid peavad sisaldama autori atribuudina teksti "Jaan".

Loomulikkeelne otsing

Loomulikkeelne otsing kasutab lihtsaid inglise kõnekeelseid väljendeid (nt "Get all mail from Jane" või "Find all meetings next week") Microsoft Outlooki elementide leidmiseks tööpaanilt Elementaarne failiotsing. Loomulikkeelne otsing võimaldab otsida meilisõnumeid, kalendritähtpäevi, kontakte, töid ja märkmeid. Loomulikkeelset otsingut toetab ainult Microsoft Office 2003 ingliskeelne versioon.

Kuigi suurema teabehulga lisamine loomulikkeelsetele päringutele annab paremaid tulemusi, pole tingimata vaja kasutada täislauseid ega muretseda grammatika pärast. Näiteks on väga hea järgmine loomulikkeelne päring: "High priority tasks".

Loomulikkeelne otsing otsib läbi Outlooki üksuste sisud (nt meilisõnumite kehad) koos üksuste atribuut (nt koosolekuteemade ja tööde prioriteetidega).

Märkus. : Kuigi loomulikkeelsel otsingul puudub tugi võrgukohtades või teie arvutis asuvate dokumentide jaoks, kasutab Office'i funktsioon Failiotsing loomulikkeelse otsingu teavet failide leidmiseks nendes asukohtades.

Näpunäited loomuliku keele kasutamiseks

Meili otsing

  • Otsige meilisõnumite sisudest sõnade "about" või "subject" abil.

    Näited

    "Messages about otsing"

    "Messages on the subject: müügiandmed"

  • Otsige meilisõnumite atribuutidest ja muudelt väljadelt.

    Näited

    "High priority messages"

    "Who did I Cc about loomulikkeelne otsing?"

    "E-mail I need to follow-up on"

  • Otsige manuseid sisaldavaid dokumente.

    Näide

    "Find all mail messages with attachments"

  • Kirjeldage otsingut kitsendav ajavahemik.

    Näited

    "E-mail from Bob in the last week about loomulikkeelne otsing"

    "Find the most recent e-mail from Prasanna"

Otsing kalendris

  • Otsige koosolekute sisudest sõnade nagu "about" või "subject" abil.

    Näited

    "Meeting about müügiplaan"

    "Show the meeting to introduce new team members"

  • Otsige koosolekuid nendest osavõtjate järgi.

    Näited

    "All meetings with Jüri"

    "Find the meeting organized by Tanja"

    "Did Kask accept the meeting about otsing?"

  • Kitsendage otsinguvahemikku ajavahemiku etteandmisega.

    Näited

    "Find all meetings I attended last Monday"

    "Find all meetings the day before yesterday"

Kontaktide otsing

  • Otsige kontakte üksikasjade (nt hüüdnime või sünnipäeva) järgi.

    Näide

    "Find everyone whose manager is Miller"

  • Otsige kontaktide rühma ühise teabe järgi.

    Näide

    "Contact information for clients who live in Tartu"

Märkmete otsing

  • Otsige märkmeid nende sisu, värvi või muude atribuutide järgi.

    Näited

    "All notes I created yesterday"

    "All blue notes about otsing"

Veel näpunäiteid

  • Kitsendage otsingut kausta etteandmisega.

    Näide

    "E-mail in my Inbox that I haven't read yet"

  • Kasutage fraasi kooshoidmiseks jutumärke.

    Näide

    "Show me meetings about "loomulikkeelne otsing" in the next 5 days"

  • Kirjeldage väljastatavate tulemuste järjestus.

    Näide

    "E-mail from Helmut, sorted oldest message first"

Failiotsingu suvandid

Failiotsingu tööpaan

Kui kasutate menüü Fail käsku Failiotsing, kuvatakse lehekülje paremas servas tööpaan Failiotsing. Igal Office'i rakendusel võib olla tööpaani Failiotsing oma eksemplar. Otsingu tulemid on saadaval siiski igast rakendusest. Näiteks kui otsite kõiki failitüüpe Microsoft Wordist ja avate otsingutulemite loendist Microsoft Exceli arvutustabeli, kuvatakse otsingutulem ka Exceli tööpaanil Otsing, nii et saate nende kasutamist seal jätkata.

Otsingutulemuste vaatamine

Kohe pärast otsingu käivitamist alustab tööpaan Failiotsing leitud failide loetlemist. Failid kuvatakse eraldi asukohtade kaupa: teie arvuti, postkast ja võrgukohad.

Tulemite loendis saate leitud failidega teha mitmesuguseid toiminguid, näiteks:

  • Faili atribuutide vaatamine

  • Faili avamine

  • Faili vaatamine veebibrauseris

  • Uue dokumendi loomine faili alusel

  • Faili hüperlingi kopeerimine Office'i lõikelauale

Otsingu kiirendamine kiirotsinguga

Kiirotsing ekstraktib failidest teavet ja korraldab selle viisil, mis kiirendab ning lihtsustab failide leidmist. Kiirotsingu registrit värskendatakse arvuti jõudeajal.

Kiirotsing kasutab sisseehitatud indekseerimisteenust Windows Indexing Service. Aktiveerige kiirotsingu tugi Windowsi tööpaanilt Otsing või Office'i tööpaanilt Elementaarne failiotsing.

Märkus. : Kui kiirotsing pole installitud, kuvatakse tööpaanil Elementaarne failiotsing vastav teade. Installitud kiirotsingu korral kuvatakse selle olek (lubatud või keelatud).

Keerukamate otsingute koostamine tingimuste ja väärtuste abil

Täpsema otsingu abil saate atribuutide järgi failide otsimiseks kasutada tingimusi ja väärtusi.

Tingimus on kitsendus, mis kehtestatakse failiatribuudi väärtuse täpsemal otsingul. Igal atribuuditüübil on hulk asjakohaseid tingimusi, mis täpsemal otsingul automaatselt kuvatakse. Näiteks kui atribuudiks on kuupäev, kuvab täpsem otsing muuhulgas järgneva tingimuste valiku: "täna", "homme", "eile".

Mõningad tingimused ei nõua väärtuse andmist. Näiteks "Viimati muudetud eile" puhul pole täiendavat väärtust vaja, kuna tingimus "eile" annab täpsemale otsingule kogu vajaliku teabe.

Mõned tingimused nõuavad väärtuse andmist enda järel. Näiteks tingimus "võrdub" nõuab enda järele alati väärtust, mille saate anda otsingu konfigureerimisel.

Otsing dialoogiboksist Ava

Dialoogiboksi Ava menüüs Tööriistad võite faili otsimiseks kasutada elementaarset otsingut või täpsemat otsingut. Sarnaselt tööpaaniga Failiotsing kuvatakse tulemused eraldi asukohtade kaupa. Koos faili avamisega saate vaadata faili atribuute.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×