Skype‘i ärirakenduse (Lync) koosolekute parimad tavad

Lynci koosoleku häälestamisel, sellega liitumisel või seal esinemisel saate kasutada mitmesuguseid suvandeid. Siin esitatud näpunäiteid silmas pidades saate oma tööd hõlbustavaid funktsioone paremini ära kasutada, nii et koosolekul osalemine kujuneb meeldivaks kogemuseks.

Lynci koosoleku häälestamine

Koosoleku plaanimine

  • Ettevõttesisese väikse vabas vormis koosoleku jaoks kasutage koosoleku vaikesuvandeid ja ärge muutke sätteid. Võtke arvesse, et vaikesuvandite korral saavad kõik olla esinejad ja koosolekuga otse liituda.

  • Kui teil on näiteks suurema publiku, konfidentsiaalsete andmete või välisklientidega seotud koosoleku jaoks kindel nõue, siis muutke kindlasti selle nõude täitmiseks koosoleku suvandeid. Lisateavet leiate teemast Lynci koosolekute suvandite määramine.

Märkus. :  Koosolekul osalejate maksimumarv on 250.

  • Kui teil on nii reaalselt kohal olevad kui ka veebis osalejad, saate Lynci koosolekuid pidada konverentsiruumis. Kutsele konverentsiruumi lisamiseks klõpsake Outlookis nuppu Ruumiotsija ja valige soovitud hoones vaba ruum. Teise võimalusena saate ruumi eraldi broneerida ja lisada teabe ruumi kohta koosolekukutse väljale Asukoht.

Varuesineja määramine

Valige varuesineja juhuks, kui te ei saa koosolekuga liituda või jääte hiljaks. Varuesineja saab ka käivitada salvestamise, publikut aidata ja hallata või jälgida koosolekul esitatud küsimusi, et teie saaksite esinemisele keskenduda. See on eriti oluline suure koosoleku või ürituse korral.

PIN-koodi meelespidamine

Enamasti pole koosolekule telefoni kaudu sissehelistamisel PIN-koodi vaja. Teid ühendatakse otse ja teie number kuvatakse osalejate loendis. Kuid kui soovite sisse helistada korraldaja või autenditud helistajana, küsitakse teilt teie PIN-koodi ja/või töötelefoni- või suunanumbrit.

Märkus. : Autenditud helistajana sissehelistamine tähendab, et koosoleku puhul kasutatakse turbefunktsiooni ja teie isiku peab enne koosolekuga liitumist tuvastama.

Soovitame hoida PIN-koodi käepärast juhuks, kui seda on vaja. Kui te ei mäleta oma PIN-koodi, siis klõpsake koosolekukutse linki Kas olete sissehelistamise PIN-koodi unustanud? ja järgige kuvatavaid juhiseid koodi lähtestamiseks.

Koolitusdokumendi või lingi lisamine koosolekukutsele

Kui kutsute osalejaid, kes pole Lynci varem kasutanud, siis lisage koosolekukutsele juhistega koolitusdokument või Lynci koolituse link, et nad saaksid enne koosolekuga liitumist selle funktsioonidega tutvuda.

Lynci koosolekuga liitumine

  • Logige koosolekule 10 kuni 15 minutit varem sisse, et saaksite teha vajaliku häälestuse ja teil jääks vajadusel aega tõrkeotsinguks.

  • Enne koosolekut otsustage, kas kasutate koosoleku heli jaoks arvutiheli (Lynci integreeritud heli ja video) või telefoni.

  • Kui kasutate arvutiheli, siis häälestage oma heli- ja videoseadmed ning kontrollige kvaliteeti. Saate kasutada arvuti mikrofoni ja kõlareid või ühendada peakomplekti. Lisateavet leiate teemast Lynci heli ja video häälestamine.

  • Kui kasutate koosoleku heli jaoks telefoni, siis kasutage Lynci funktsiooni Helista mulle. Valige aknas Koosoleku heliga liitumine valik Helista mulle numbril ja tippige telefoninumber, millel soovite, et teile helistataks. Selle funktsiooni korral ei pea te sisestama koosoleku ID-d ega PIN-koodi.

  • Kvaliteetsema heli tagamiseks soovitame võimaluse korral kasutada arvuti mikrofoni ja kõlarite asemel peakomplekti.

  • Helikvaliteet sõltub väga palju võrguühenduse kvaliteedist. Soovitatav on kasutada kaabelvõrguühendust ja lülitada arvutis kindlasti raadiovõrk välja.

  • Pärast koosolekuga liitumist vaigistage mikrofon, kui te parajasti ei räägi.

Esitluse näitamine Lynci koosolekul

  • Laske koosoleku heli- ja videokvaliteedi kontrollimiseks mõnel kolleegil lisaks teile koosolekule sisse logida.

  • Kontrollige koosolekusiseseid suvandeid, et veenduda, kas olete õiged publikufunktsioonid (nt osalejate õigused, sisu kuvamine või marginaalide lisamise õigused) välja või sisse lülitanud.

  • PowerPointi kasutamise korral tehke järgmist.

    • Kasutage esitluses kuni 15 slaidi, suuremat kirjasuurust (üle 30 punkti) ja lihtsat tausta, et vältida tähelepanu hajumist.

    • Laadige esitlus varem üles ja harjutage juhtelementide abil slaididel liikumist ja marginaalide lisamist. Näiteks saate olulise teabe laserkursori või templite abil esile tõsta.

    • Esinejamärkmed aitavad meeles pidada esitluse olulisi punkte. Lisateavet leiate teemast Lynci koosolekul PowerPointi slaidide ühiskasutusse andmine.

  • Töölaua või rakenduse ühiskasutuse korral tehke järgmist.

    • Pidage meeles, et rakenduse ühiskasutuse korral näevad osalejad ainult neid rakendusi ja dokumente, mille olete ühiskasutusse andnud. Kui liigute sirvides mõne muu rakenduseni, siis koosolekul osalejad seda ei näe.

    • Kui soovite vaheldumisi aktiveerida mitut rakendust, kasutage töölaua ühiskasutust.

    • Klõpsake Lynci koosoleku nuppu Eelvaade, et näha, mida osalejatele kuvatakse, kui annate oma töölaua või rakenduse ühiskasutusse.

    • Andke publikule teada, et nad saavad oma vaateala suurendada, kasutades täisrežiimi.

      Lisateavet leiate teemast Lynci koosolekul lauaarvuti või rakenduse ühiskasutusse andmine.

  • Plaanige piisavalt aega küsimusteks ja andke publikule teada, et nad saavad oma küsimused või kommentaarid tippida kiirsõnumside jaotisesse.

    • Kui te ei räägi, vaigistage oma mikrofon, ja uurige kindlasti, kuidas vajadusel Lynci või telefoni toonvalimiskäskude abil osalejate heli vaigistada või see uuesti aktiveerida (käskude kuulamiseks vajutage telefoni valimisklahvistikul *1).

    • Tuletage osalejatele koosoleku alguses meelde, kuidas nad oma heli saavad vaigistada ja uuesti sisse lülitada.

Koosoleku korraldamine konverentsiruumis

Selleks, et saaksite kontrollida, kas Lync on ruumi heli- ja videoseadmetega toimimiseks õigesti seadistatud, on kasulik võtta enne koosoleku algust veidi aega ruumi kordaseadmiseks.

  • Ühendage vajaduse korral sülearvuti projektori ja konverentsiruumi telefoniga.

  • Kaja korral vaigistage arvuti mikrofon ja kõlarid. Paluge ka teistel ruumis olijatel pärast Lynci sisselogimist mikrofon ja kõlarid vaigistada.

  • Saate arvutiga ühendada ruumi telefoni või kasutada koosoleku heliga liitumiseks telefoniga sissehelistamist.

  • Ruumi projektori kasutamise korral ühendage projektori kaabel arvutiga ja valige sobiv kuvamisviis. Kui vajutate klaviatuuril klahvikombinatsiooni Windowsi klahv + P, kuvatakse aken, kus saate valida ühe järgmistest.

    • Dubleeri – arvuti töölaud kuvatakse nii teie arvuti kuvaris kui ka ruumi projektoris.

    • Laienda – arvuti töölaud laiendatakse nii teie arvuti kuvaris kui ka ruumi projektoris.

    • Ainult projektor – arvuti töölaud kuvatakse ainult ruumi projektoris.

Soovitatav on valida suvand Dubleeri, sest nii näete koosolekut nii oma arvuti kuvarilt kui ka ruumikuvalt.

Lehe algusse

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×