Sissejuhatus tabelitesse

Tabelid on andmebaasi tähtsaimad objektid, kuna need sisaldavad kogu teavet või andmeid. Näiteks ettevõtte andmebaasis võib olla tabel Kontaktid, kus talletatakse tarnijate nimesid, meiliaadresse ja telefoninumbreid. Sellest artiklist leiate ülevaate Accessi tabelite kohta. Enne tabelite loomist peate läbi mõtlema oma vajadused ja määratlema kõik vajalikud tabelid. Andmebaasi plaanimise ja kujundamisega tutvumiseks vt teemat Andmebaasikujunduse alused.

Selle artikli teemad

Ülevaade

Tabeli lisamine Accessi töölauaandmebaasi

Tabeli salvestamine

Overview

Accessi relatsioonandmebaasil on tavaliselt mitu seotud tabelit. Hästi kujundatud andmebaasis talletatakse igas tabelis andmeid kindla teema kohta (nt töötajate või toodete kohta). Tabel koosneb kirjetest (read) ja väljadest (veerud). Väljad sisaldavad eri tüüpi andmeid (nt tekst, arvud, kuupäevad ja hüperlingid).

Accessi tabel Kliendid, mis näitab kirjete ja väljade paigutust

  1. Kirje: sisaldab kindlaid andmeid (nt teavet kindla töötaja või toote kohta).

  2. Väli: sisaldab andmeid tabeli teema ühe aspekti (nt eesnime või meiliaadressi) kohta.

  3. Väljaväärtus: igal kirjel on väljaväärtus. Näiteks Contoso Ltd. või keegi@example.com.

Tabelite ja väljade atribuudid

Tabelite ja väljade tunnused ning käitumise määratlevad ja neid reguleerivad atribuudid. Tabeliatribuudid seatakse tabeli atribuudilehel. Näiteks saate seada tabeliatribuudi Vaikevaade, et määrata, kuidas tabel vaikimisi kuvatakse. Väljaatribuut määratleb välja käitumise teatud aspekti. Atribuute saate seada ka kujundusvaates paani Välja atribuudid kaudu. Igal väljal on andmetüüp, mis määratleb sellel väljal talletatava teabe tüübi. Näiteks mitu tekstirida või valuuta on andmetüübid.

Tabeliseosed

Kuigi andmebaasi igas tabelis talletatakse andmeid kindla teema kohta, talletatakse relatsioonandmebaasi (nt Accessi) tabelites tavaliselt andmeid seotud teemade kohta. Andmebaas võib sisaldada näiteks järgmisi teemasid:

  • klientide tabel, kus on loetletud teie ettevõtte kliendid ja nende aadressid;

  • toodete tabel, kus on loetletud tooted, mida müüte (sh kõigi tooteartiklite hinnad ja pildid);

  • tellimuste tabel, mille kaudu saate jälgida klienditellimusi.

Eri tabelites talletatavate andmete ühendamiseks saate luua seosed. Seos on kahe ühist välja sisaldava tabeli vaheline loogiline ühendus.

Klahvid

Välju, mis on mõne tabeliseose osad, nimetatakse võtmeteks. Võti koosneb tavaliselt ühest väljast, kuid võib koosneda ka mitmest väljast. Võtmeid on kahte liiki:

  • Primaarvõti. Tabelil võib olla ainult üks primaarvõti. Primaarvõti koosneb ühest või mitmest väljast, mis tuvastavad kordumatult iga tabelis talletatava kirje. Access pakub automaatselt kordumatu ID-koodi, mida nimetatakse ID-numbriks, ja mis ongi primaarvõti. Lisateavet leiate teemast Tabeli primaarvõtme lisamine või muutmine.

  • Välisvõti. Tabelil võib olla üks või mitu välisvõtit. See sisaldab väärtusi, mis vastavad mõne muu tabeli primaarvõtme väärtustele. Näiteks võib teil olla tabel Tellimused, kus igal tellimusel on kliendi-ID, mis vastab mõnele tabeli Kliendid kirjele. Kliendi-ID väli on tabeli Tellimused välisvõti.

Võtmeväljade vaheline väärtuste vastavus moodustab tabeliseose aluse. Tabeliseose abil saate ühendada seotud tabelite andmeid. Oletame näiteks, et teil on tabel Kliendid ja tabel Tellimused. Tabelis Kliendid tähistab iga kirjet primaarvõtme välja ID.

Iga tellimuse seostamiseks kliendiga tuleb lisada tabelile Tellimused välisvõtmeväli, mis vastab tabeli Kliendid ID väljale. Seejärel peate looma nende kahe võtme vahelise seose. Tabelisse Tellimused kirje lisamisel kasutage kliendi-ID väärtust, mis pärineb tabelist Kliendid. Kui soovite vaadata mõne tellimuse kliendi teavet, saate seose abil tuvastada, millistele tabeli Tellimused kirjetele tabeli Kliendid andmed vastavad.

Aknas Seosed kuvatud Accessi tabeli seos
  1. Primaarvõtit tähistab väljanime kõrval olev võtmeikoon.

  2. Välisvõti – pange tähele, et võtmeikoon puudub.

Seoste kasutamise eelised

Andmete eraldi säilitamisel seotud tabelites on järgmised eelised.

  • Ühtsus    – kuna iga andmeüksus salvestatakse ühte tabelisse ainult üks kord, on andmete vastuolulisus või ebaühtsus vähetõenäoline. Näiteks salvestate kliendi nime üks kord kliendiandmete tabelisse, selle asemel, et salvestada see korduvalt (ja võimalik, et muul kujul) tellimuseandmeid sisaldavasse tabelisse.

  • Tõhusus    – andmete talletamisel ainult ühes kohas kulub vähem kettaruumi. Pealegi saab andmeid väiksematest tabelitest enamast kiiremini kätte kui suurtest. Kui te ei kasuta eri teemade jaoks eri tabeleid, ilmneb tabelites tühiväärtusi (andmete puudumine) ja liiasust, mis mõlemad võivad raisata ruumi ja mõjutada jõudlust.

  • Arusaadavus    – kui teemad on tabelitesse õigesti jaotatud, on andmebaasi kujundust hõlpsam mõista.

Lehe algusse

Tabeli lisamine Accessi töölauaandmebaasi

Looge uus tabel juhul, kui teil on uus andmeallikas, mis ei kuulu ühtegi teie olemasolevasse tabelisse. Tabeli lisamiseks Accessi andmebaasi on mitu võimalust: näiteks luues uue andmebaasi, lisades tabeli olemasolevasse andmebaasi või importides mõne muu andmeallika (nt Microsoft Exceli töövihiku, Microsoft Wordi dokumendi, tekstifaili, veebiteenuse või mõne muu andmebaasi) tabeli või linkides sellega. Kui loote uue tühja andmebaasi, lisatakse teie eest automaatselt uus tühi tabel. Seejärel saate sisestada tabelisse andmed, et alustada väljade määratlemist.

Tabelisse välja lisamise kohta leiate lisateavet artiklist Välja lisamine tabelisse.

Uue tabeli loomine uues töölauaandmebaasis

  1. Klõpsake menüü Fail nuppu Uus ja seejärel nuppu Tühi töölauaandmebaas.

  2. Tippige väljale Faili nimi uue andmebaasi failinimi.

  3. Kui soovite andmebaasi salvestada mõnda muusse asukohta, klõpsake kaustaikooni.

  4. Klõpsake nuppu Loo.

Avaneb uus andmebaas uue tabelinimega Tabel1. Nimetage tabel talletatavate andmete tüübi põhjal ümber.

Uue tabeli loomine olemasolevas andmebaasis

  1. Valige Fail >Ava ja kui teie soovitud andmebaas on olemas loendis Viimatised, klõpsake seda andmebaasi. Kui andmebaasi loendis pole, valige selle leidmiseks üks sirvimisvõimalustest.

  2. Klõpsake menüüs Loo nuppu Tabel.

Lisatakse uus tabel, mis avaneb andmelehevaates.

Lehe algusesse

Välisandmed

Saate luua lingi mitmesuguste välisandmeallikatega (nt muude andmebaaside, tekstifailide ja Exceli töövihikutega). Kui loote lingi välisandmetega, saab Access kasutada seda linki tabelina. Olenevalt välisandmeallikast ja lingi loomise viisist saate lingitud tabeli andmeid redigeerida ja luua lingitud tabelit hõlmavaid seoseid. Lingi abil ei saa siiski välisandmete kujundust muuta.

Tabeli loomine importimise või linkimise teel

Saate luua tabeli, importides mujal talletatavad andmed või luues nendega lingi. Saate importida ja linkida andmeid Exceli töölehelt, teenuse Windows SharePoint Services loendist, XML-failist, mõnest muust Accessi andmebaasist, Microsoft Outlooki kaustast ja mujalt.

Andmete importimisel kopeerite andmed praeguse andmebaasi uude tabelisse. Lähteandmete hilisem muutmine imporditud andmeid ei mõjuta ja imporditud andmete muutmine ei mõjuta lähteandmeid. Pärast andmeallikaga ühenduse loomist ja andmete importimist saate andmeid kasutada allikaga ühendust loomata. Saate muuta imporditud tabeli kujundust.

Andmetega linkimisel loote praeguses andmebaasis lingitud tabeli, mis on reaalajas link mujal talletatava teabe juurde. Lingitud tabelis andmete muutmisel muudate neid allikas. Kui andmeid muudetakse allikas, kajastub muudatus ka lingitud tabelis. Iga kord, kui kasutate lingitud tabelit, peate saama luua ühenduse andmeallikaga. Lingitud tabeli kujundust ei saa muuta.

Märkus.:  Lingitud tabeli abil ei saa redigeerida Exceli töölehe andmeid. Lahendusena importige lähteandmed Accessi andmebaasi ja seejärel looge Excelist link selle andmebaasiga. Lisateavet Excelist Accessiga linkimise kohta leiate Exceli spikrist.

Uue tabeli loomine välisandmete importimise või linkimise abil

  1. Klõpsake menüü Välisandmed rühmas Import ja linkimine saadaval olevat andmeallikat.

  2. Järgige iga toimingu juures kuvatavate dialoogibokside juhiseid.

    Access loob uue tabeli ja kuvab selle navigeerimispaanil.

Näpunäide.:  Saate importida ka SharePointi loendi või sellega linkida, lisateavet leiate teemast Andmete importimine SharePointi loendist või SharePointi loendiga linkimine.

Lehe algusse

Tabeli loomine veebiteenuse abil

Saate luua oma andmebaasis tabeli, mis loob ühenduse veebiteenuse liidest pakkuva veebisaidi andmetega.

Märkus.:  Veebiteenusetabelid on kirjutuskaitstud.

  1. Klõpsake menüü Välisandmed jaotises Import ja linkimine nuppu Veel ja seejärel klõpsake nuppu Andmeteenused.

  2. Kui ühendus, mida soovite kasutada, on juba installitud, jätkake 5. juhisega. Kui mitte, jätkake järgmise juhisega.

  3. Klõpsake käsku Installi uus ühendus.

  4. Valige ühendusefail, mida soovite kasutada, ja klõpsake nuppu Lisa.

  5. Dialoogiboksis Lingi loomine veebiteenuse andmetega klõpsake laiendamiseks ühendust, mida soovite kasutada.

  6. Valige tabel, mida soovite linkida. Access kuvab väljad dialoogiboksi parempoolses osas.

  7. Võite lingitud tabeli nime tippida ka väljale Määra lingi nimi. Access kasutab navigeerimispaanil seda nime lingitud tabeli nimena.

  8. Klõpsake nuppu OK. Access loob lingitud tabeli.

Lehe algusesse

Tabeli atribuutide seadmine töölauaandmebaasis

Saate seada atribuudid, mis rakenduvad kogu tabelile või kõigile kirjetele.

  1. Valige tabel, mille atribuudid soovite seada.

  2. Klõpsake menüü Avaleht jaotise Vaated nuppu Vaade ning seejärel käsku Kujundusvaade.

  3. Klõpsake menüü Kujundus jaotises Kuva/peida nuppu Atribuudileht.

    Jaotis Kuvamine/peitmine menüüs Kujundus Accessis .

  4. Klõpsake atribuudilehe vahekaarti Üldist.

  5. Märkige iga seatava atribuudi kõrval vasakul asuv ruut ja seejärel sisestage vastava atribuudi säte. Tabeliatribuutide loendi kuvamiseks klõpsake nuppu Saadaolevad tabeliatribuudid.

  6. Muudatuste salvestamiseks vajutage klahvikombinatsiooni CTRL+S.

    Selle tabeli atribuudi kasutamine

    Adressaat

    Vaadete kuvamine SharePointi saidil

    Saate määrata, kas SharePointi saidil saab kuvada tabelipõhiseid vaateid.

    Märkus.: Selle sätte mõju oleneb andmebaasiatribuudi Kuva SharePointi saidil kõik vaated sättest.

    Laiendatud alamandmeleht

    Saate tabeli avamisel laiendada kõik alamandmelehed.

    Alamandmelehe kõrgus

    Tehke ühte järgmistest.

    • Kui soovite kõigi ridade kuvamiseks alamandmelehe akent laiendada, jätke selle atribuudi väärtuseks 0".

    • Kui soovite alamandmelehe kõrgust reguleerida, sisestage soovitud kõrgus tollides.

    Paigutus

    Vaate suuna saab seada vastavalt sellele, kas teie keeles loetakse vasakult paremale või paremalt vasakule.

    Kirjeldus

    Saate lisada tabeli kirjelduse. See kuvatakse tabeli kohtspikrites.

    Vaikevaade.

    Tabeli avamisel vaikimisi rakendatav andmelehe-, PivotTable-liigendtabeli- või PivotChart-liigenddiagrammivaade.

    Valideerimisreegel

    Saate sisestada avaldise, mis peab olema tõene iga kord, kui lisate mõne kirje või muudate seda.

    Valideerimistekst

    Saate sisestada teate, mis kuvatakse siis, kui mõni kirje rikub atribuudi Valideerimisreegel avaldist.

    Filter

    Saate määratleda kriteeriumid ainult vastenduvate ridade kuvamiseks andmelehevaates.

    Järjestusalus

    Saate andmelehevaates ridade vaikesortimisjärjestuse määramiseks valida ühe või mitu välja.

    Alamandmelehe nimi

    Saate määrata, kas andmelehevaates kuvatakse alamandmeleht, ja kui kuvatakse, siis milline tabel või päring sisaldab alamandmelehe ridu.

    Tütarväljade linkimine

    Saate loetleda tabeli või päringu väljad, mida kasutatakse tabeli jaoks määratud atribuudile Lingi juhtväljad vastaval alamandmelehel.

    Juhtväljade linkimine

    Saate loetleda tabeli jaoks määratud atribuudile Lingi tütarväljad vastava tabeli väljad.

    Filtreerimine laadimisel

    Atribuudiga Filter määratud filtrikriteeriumide automaatne rakendamine (kui atribuudi väärtus on Jah) tabeli avamisel andmelehevaates.

    Järjestusalus laadimisel

    Atribuudiga Järjestusalus määratud sortimiskriteeriumide automaatne rakendamine (kui atribuudi väärtus on Jah) tabeli avamisel andmelehevaates.

    Näpunäide.: Kui vajate atribuudiväljal sätete sisestamiseks või redigeerimiseks rohkem ruumi, vajutage välja Suum kuvamiseks klahvikombinatsiooni SHIFT+F2. Kui seate atribuudi Valideerimisreegel väärtuseks avaldise ja soovite selle koostamisel abi, klõpsake atribuudivälja Valideerimisreegel kõrval olevat nuppu Koosturi nupp , et kuvada avaldisekoostur.

Lehe algusse

Välja lisamine Accessi töölauaandmebaasi tabelisse

Kõik jälitatavad andmed saate talletada väljal. Näiteks kontaktide tabelis võite luua väljad Perekonnanimi, Eesnimi, Telefoninumber ja Aadress. Toodete tabelis võite luua väljad Toote nimi, Toote ID ja Hind.

Enne väljade loomist proovige eraldada andmed väikseimateks kasulikeks osadeks. Hiljem on andmeid palju hõlpsam kombineerida kui osadeks jaotada. Näiteks selle asemel, et luua väli Täisnimi, võiksite luua eraldi väljad Perekonnanimi ja Eesnimi. Siis saate hõlpsalt otsida või sortida eesnime, perekonnanime või mõlema järgi. Kui plaanite andmeüksust aruandesse lisada, sortida, otsida või arvutada, paigutage see üksus eraldi väljale.

Pärast välja loomist saate seada ka väljaatribuudid, et reguleerida välja ilmet ja käitumist.

Accessis uue välja loomiseks sisestage andmelehevaates uude veergu andmed. Kui loote välja, sisestades andmed andmelehevaates, määrab Access teie sisestatud väärtuse põhjal välja andmetüübi automaatselt. Kui teie sisestatud väärtus ei eelda muid andmetüüpe, seab Access andmetüübiks Tekst, kuid saate seda andmetüüpi muuta.

Välja lisamine andmete sisestamise teel

Kui loote uue tabeli või avate andmelehevaates olemasoleva tabeli, saate lisada tabelisse välja, sisestades andmed andmelehe veergu Lisa uus väli.

Andmeleht Accessis koos veeruga Lisa uus väli

1. Sisestage andmed tühja veergu Lisa uus väli.

Uue välja lisamine:

  1. Looge või avage tabel Andmelehevaates.

  2. Sisestage veergu Lisa uus väli loodava välja nimi. Kasutage kirjeldavat nime, et välja oleks hõlpsam tuvastada.

  3. Sisestage uuele väljale andmed.

Lehe algusesse

Välja atribuutide seadmine

Pärast välja loomist saate seada välja ilme ja käitumise kohandamiseks väljaatribuudid.

Väljaatribuutide seadmisega saate näiteks teha järgmist:

  • kohandada välja andmete ilmet

  • vältida valede andmete sisestamist väljale

  • määrata välja vaikeväärtused

  • kiirendada väljalt otsimist ja välja andmete sortimist

Mõne saadaoleva väljaatribuudi saate seada andmelehevaates töötades. Väljaatribuutide täielikule loendile pääsete aga juurde ja saate neid seada kujundusvaates.

Väljaatribuutide seadmine andmelehevaates

Andmelehevaates töötades saate välja ümber nimetada, muuta selle andmetüüpi, atribuuti Vorming ja mõnda muud atribuuti.

  • Tabeli avamine andmelehevaates:    Paremklõpsake tabelit navigeerimispaanil ja klõpsake seejärel kiirmenüü käsku Andmelehevaade.

  • Välja ümbernimetamiseks tehke järgmist.    Kui lisate välja andmelehevaates andmete sisestamise teel, määrab Access väljale automaatselt üldise nime. Access määrab esimesele uuele väljale nime Väli1, teisele uuele väljale nime Väli2 jne. Välja nime kasutatakse vaikimisi selle sildina kõikjal, kus see kuvatakse (nt andmelehe veerupäisena). Väljade ümbernimetamine kirjeldavate nimedega muudab nende kasutamise kirjete vaatamisel või redigeerimisel hõlpsamaks.

  • Paremklõpsake selle välja päist, mille soovite ümber nimetada (nt Väli1).

  • Klõpsake kiirmenüü käsku Nimeta veerg ümber.

  • Sisestage välja päisesse uus nimi.

Väljanimed võivad koosneda kuni 64 märgist (tähest ja numbrist) koos tühikutega.

Välja andmetüübi muutmine

Kui loote välja andmelehevaates andmete sisestamise teel, kontrollib Access neid andmeid, et määratleda välja jaoks sobiv andmetüüp. Näiteks kui sisestate väärtuse 01.01.2006, tuvastab Access need andmed kuupäevana ja seab välja andmetüübiks Kuupäev/kellaaeg. Kui Access ei saa andmetüüpi täpselt määratleda, seatakse vaikeandmetüübiks Tekst.

Välja andmetüüp määratleb, milliseid muid väljaatribuute saate seada. Näiteks atribuudi Lisa ainult lõppu saate seada üksnes sellisele väljale, mille andmetüüp on Hüperlink või Memo.

Võimalik, et mõnel juhul soovite välja andmetüüpi käsitsi muuta. Oletame näiteks, et sisestate ruuminumbreid, mis sarnanevad kuupäevadega (nt 10/2001). Kui sisestate andmelehevaates uuele väljale väärtuse 10/2001, valib andmetüübi automaatse tuvastamise funktsioon selle välja jaoks andmetüübi Kuupäev/kellaaeg. Kuna ruuminumbrid on sildid, mitte kuupäevad, tuleb kasutada andmetüüpi Tekst. Välja andmetüübi muutmiseks tehke järgmist.

  1. Klõpsake menüüd Andmeleht.

  2. Valige jaotise Andmetüüp ja vorming loendis Andmetüüp soovitud andmetüüp.

    Accessi lindi pilt jaotisega Andmetüüp ja vorming

Välja vormingu muutmine

Lisaks uue välja andmetüübi määratlemisele võib Access olenevalt teie sisestatud andmetest seada väljale ka atribuudi Vorming. Näiteks kui sisestate väärtuse 10:50, seab Access andmetüübiks Kuupäev/kellaaeg ja atribuudi Vorming väärtuseks Keskmine kellaaeg. Välja atribuudi Vorming käsitsi muutmiseks tehke järgmist.

  1. Klõpsake lindil menüüd Andmeleht.

  2. Sisestage jaotise Andmetüüp ja vorming loendisse Vorming soovitud vorming.

    Märkus.:  Olenevalt välja andmetüübist ei pruugi mõne välja (nt tekstivälja) puhul loend Vorming saadaval olla.

Muude väljaatribuutide seadmine

  1. Klõpsake andmelehevaates välja, mille atribuute soovite seada.

  2. Valige menüü Andmeleht jaotises Andmetüüp ja vorming soovitud atribuudid.

    Accessi lindi pilt jaotisega Andmetüüp ja vorming

Lehe algusesse

Välja atribuutide määramine

Välja atribuudi seadmiseks avage tabel kujundusvaates.

  • Tabeli avamine kujundusvaates   : paremklõpsake tabelit navigeerimispaanil ja klõpsake kiirmenüü käsku Kujundusvaade.

  • Välja andmetüübi muutmiseks tehke järgmist.    Leidke välja nimi, mille jaoks soovite andmetüüpi seada, klõpsake välja Andmetüüp ja valige seejärel loendist andmetüüp.

  • Muude väljaatribuutide seadmiseks tehke järgmist.    Valige tabeli kujundusruudustikus väli, mille atribuute soovite seada. Sisestage paanile Välja atribuudid iga atribuudi sätted. Muudatuste salvestamiseks vajutage klahvikombinatsiooni CTRL+S.

    Märkus.:  Määratavad atribuudid sõltuvad välja andmetüübist.

Lehe algusse

Tabeli salvestamine

Pärast tabeli loomist või muutmist peaksite selle kujunduse töölauaandmebaasis salvestama. Kui salvestate tabeli esimest korda, määrake sellele nimi, mis kirjeldab tabelis sisalduvaid andmeid. Kasutada saab kuni 64 tärki (sh tühikud). Näiteks võite tabelile anda nime Kliendid, Varuosad või Tooted.

Access pakub tabelinimede määramisel suurt paindlikkust, kuid siiski on mõned piirangud. Tabeli nime pikkus võib olla kuni 64 tärki, see võib sisaldada kombinatsiooni kõigist tähtedest, numbritest, tühikutest ja erimärkidest, v.a punkt (.), hüüumärk (!), nurksulud ([]), algustühik, võrdusmärk alguses (=) või printimatud märgid, nt tagasijooks. Nimi ei tohi sisaldada neid tärke:` / \ : ; * ? " ' < > | # <TAB> { } % ~ &.

Näpunäide.: Võiksite kehtestada andmebaasi eri objektide jaoks ühtse nimetamisreegli ja kasutada seda järjekindlalt.

  1. Klõpsake kiirpääsu tööriistaribal nuppu Salvesta või vajutage klahvikombinatsiooni CTRL+S.

  2. Tabeli esmakordsel salvestamisel tippige tabeli nimi ja klõpsake nuppu OK.

Lehe algusse

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×