Sissejuhatus pabervormide teisendamisse InfoPathi vormideks

Selles artiklis selgitatakse, miks on elektroonilised vormid andmete kogumiseks paremad kuid pabervormid. Samuti tutvustatakse mõningaid häid võtteid, kuidas pabervormide põhjal Microsoft Office Infopathi vormimalle luua.

Märkus. : Kui pabervorm on loodud Microsoft Office Wordis või Microsoft Office Excelis, saab dokumendi või töövihiku teisendada kiiresti Infopathi vormimalliks Infopathi impordiviisardi abil. Kui vorm on loodud muus programmis või kui selle lähtefail pole kättesaadav, tuleb pabervorm Infopathis uuesti algusest luua.

Selle artikli teemad

Elektrooniliste vormide eelised

Pabervormide teisendamise häid võtteid

Elektrooniliste vormide eelised

Elektroonilistel vormidel on võrreldes pabervormidega mitmesuguseid eeliseid. Mõned neist eelistest on järgmised:

Täpsed ja ühtsed andmed    Pabervormide puhul juhtub sageli, et andmed sisestatakse valesse kohta või siis valesti, kuna vormi täitmise juhiseid tõlgendatakse valesti. Samuti tehakse vigu pabervormi andmete käsitsi sisestamisel andmebaasidesse või programmidesse. Andmete sisestamisel tehtud vigade tuvastamine ja parandamine võib minna üsna kulukaks ja ajamahukaks. Infopathil on mitmed automaatsed funktsioonid, mis aitavad kasutajatel vigade tegemist andmete sisestamisel vältida. Näiteks on võimalik kasutada valemeid, mis kasutajatele automaatselt matemaatilisi väärtusi arvutavad. Samuti saab kasutada tingimusvormingut, mis kasutaja tähelepanu sobivatele andmetele suunavad, või rakendada õigekirjakontrolli, mis võimaldab kasutajatel enne vormi esitamist vead tuvastada ja parandada. Võimalik on ka väljade automaatne täitmine andmebaasides või muudes andmesäilitussüsteemides olevate andmetega. Näiteks saab luua müügivormi, kuhu sisestatakse töötaja andmed (pärast Töötaja ID lahtrisse tema identifitseerimisnumbri sisestamist) automaatselt.

Lihtne uuendada    Vormimalli saab vajadusel hõlpsasti muuta, uuesti avaldada ja jagada. Uuendused rakenduvad automaatselt, kui kasutajad järgmisel korral teie vormimallil põhineva vormi avavad. Kui kasutajad töötavad vormimalli muutmise ajal võrgust väljas, rakenduvad muudatused nende jaoks siis, kui nad end taas võrku ühendavad. Tavaliselt kasutajad uuendusi ei märka, ehkki vormimalli võib kujundada ka nii, et see kasutajaid muudatustest teavitab.

Töövoofunktsioonid   Infopathi töövoofunktsioone kasutades on võimalik andmete edastamisega seotud äriprotsesse tõhusamaks muuta. Töövoofunktsioonide abil saab vähendada raha- ja ajakulu äriprotsesside koordineerimisega seotud tegevustele (näiteks projektide kinnitamine või dokumentide läbivaatus). Nende tegevustega seotud ülesannete täitmist saab hallata ja jälgida. Paberipõhise kuluaruandlusprotsessi puhul peab töötaja täitma prinditud kuluaruandevormi, kinnitama sellele kuludokumendid ning saatma selle füüsiliselt ülemusele. Olles kuluaruande üle vaadanud ja kinnitanud, märgib ülemus paberitel töötaja nime taha linnukese ning saadab selle edasi raamatupidamisosakonda. Kui pearaamatupidaja aruande kinnitab, väljastatakse töötajale kuluhüvitustšekid. Aruande esitamisest kuluhüvitistšekkide väljastamiseni võib kuluda nädalaid. Infopath ja Microsoft Office SharePoint Server 2007 võimaldavad sedalaadi tööprotsesse automatiseerida ning raha- ja ajakulu neile oluliselt vähendada.

Muude süsteemidega kasutatavus    Infopathi vormiandmeid saab kasutada ka muude toodete ja tehnoloogiatega. Näiteks saab vormiandmeid talletada Microsoft SQL Serveri andmebaasis. Samuti võib vormimalli kasutada veebiteenustega ning edastada andmeid andmebaasidesse, mida Infopath otseselt ei toeta. Infopath töötab mitmete muude Microsoft Office’i rakenduste ja serveritega, näiteks Microsoft Office Outlooki, Microsoft Office Exceli ja Microsoft Office Accesiga. Infopathi vorme saab kujundada ja täita Outlooki meilisõnumites, selle andmeid saab eksportida Exceli töövihikutesse ning edastada Accessi andmebaasi. Samuti on võimalik teha päringuid SharePointi loendist. Ühtlasi saavad arendajad lisada InfoPathi juhtelemente teie ettevõttes kasutusel olevatele kohandatud ärirakendustele.

Turvalisus    Pabervormid pole nii turvalised. Need võivad jõuda valesse kohta või kaduda ning info võib sattuda valedesse kätesse. Infopathi turbemudel on seotud Windows Internet Exploreri turbetsooni ja -taseme sätetega. Turbefunktsioonide abil kaitstakse kasutajate dokumente ja arvuteid, takistades neil teha ebaturvalisi toiminguid, näiteks siseneda süsteemidesse või edastada andmeid allikatesse, mis pole usaldusväärsed. Infopathil on veel teisigi turbefunktsioone, näiteks vormimalli kujunduse kaitse, digitaalallkirjastamine, mõnede vormiga tehtavate toimingute (nt ühendamine ja edastamine) haldamine, ainult arvutisse installitud vormide aktsepteerimine.

Lehe algusse

Pabervormide teisendamise häid võtteid

Järgnevas loetelus kirjeldatakse võtteid, mida on soovitav kasutada pabervormide teisendamisel Infopathi vormimallideks.

  • Vormi ülesehituses paigutustabelite kasutamine    Nii nagu pabervormide puhul, peab ka elektrooniline vorm olema loogilise ülesehitusega ja kasutajale lihtne täita. Infopathi paigutustabelite abil saab määrata juhtelementide asetust, eraldada vormiosi, paigutada logosid ja muid kujunduselemente. Samuti on võimalik paigutustabelite abil hõlpsasti joondada tekstivälju, märkeruute ja muid elemente. Paigutustabelite abil saab vormimallile anda professionaalse ja viimistletud ilme. Järgnevas näites kasutatakse paigutustabelit vormimalli jaotisse tekstiväljade paigutamisel.

    Paigutustabel vormimalli jaotises

    1. Sellel paigutustabelil on kaks rida.

    2. Teises reas on kolm veergu. Keskmist veergu kasutatakse vaid kahe veeru vahelise ruumina.

  • Erilahenduste kasutamine teatud teabe kogumiseks    Pabervormidel on sageli osad, mida peavad täitma vaid mingid kindlad kasutajarühmad. Näiteks võib haiglates patsiendi andmete kogumise vormil olla jaotis „Halduslikuks kasutamiseks“, mida ei pea täitma patsient, vaid haiglapersonal. Infopath võimaldab sedalaadi eriteavetkoguda ja paigutada mitmel moel. Üks paremaid viise on kasutada valikulise jaotise funktsiooni. See on teisi juhtelemente sisaldav juhtelement, mis kuvatakse vormil ainult siis, kui kasutaja nii määrab. Näiteks saab olekuaruande vormimallile lisada soovi korral jaotise Märkmed. Kasutajatel, kes soovivad lisada märkmeid, on võimalus vastav jaotis oma vormile lisada ja see täita. Teised võivad selle jaotise vormist välja jätta.

    Märkuste kogumiseks kasutatud valikuline jaotis

    Samuti saab kasutada tingimusvormingut, mis võimaldab kuvada teatud väljad ainult teatud tingimuste täidetuse korral. Näiteks võib taotluse vormimallis kuvada mõned väljad ainult juhul, kui kasutaja märgistab ruudu 18 või vanem.

  • Korduvate tabelite kasutamine tavaliste asemel    Et vormiruumi kokku hoida ja kasutajatele vormi täitmisel suuremat valikuvabadust pakkuda, saab kasutada korduvaid tabeleid. Korduvate tabelite kasutamisega kaob vajadus kuvada vormimallil rodu tühje ridu. Selle asemel kuvatakse kasutajale üldjuhul esmalt ainult üks rida ning täiendavad read ilmuvad ainult siis, kui neid vaja läheb.

    Kuluaruandesse reaüksuste kogumiseks kasutatud korduv tabel

  • Teabevajaduse määratlemine    Enne pabervormi teisendamist tuleb otsustada, milleks ja kuidas elektroonilisse vormi sisestatavat teavet edaspidi kasutama hakatakse. Analüüsides esmalt põhjalikult oma teabevajadust, saate otsustada, kas teil on vormimalli loomiseks vajalik taristu olemas. Näiteks, kui oluline on eelkõige vormimalli andmete kiire vahetamine kasutajate vahel ning andmeid ei ole vaja uuesti kasutada, siis on mõtekas luua vormimall meilisõnumina. Kasutajavorme saab talletada kaustas Sisse, InfoPathi vormide kaustas. Kui vormiandmetele peavad ligi pääsema ja neid edastama ka teised kasutajad, tasuks seotud Infopathi vorme talletada Microsoft Windows SharePoint Services teenuseid käitava serveri teekides. Kui vormiandmetele peab ligi pääsema ka muude ärirakenduste või süsteemide (näiteks kuluaruandlus- või raamatupidamissüsteemid) kaudu, tuleks andmeid hoida ettevõtte andmebaasides. Mida sageli tehakse, on see, et ühendatakse vormimall veebiteenusega, mis on nö ühendavaks lüliks vormimalli ja andmebaaside või ärisüsteemide vahel.

  • Vajalike vaadete määratlemine    InfoPathis on võimalik luua vormimallile mitu erinevat vaadet. Vaade on alternatiivne viis vormimalli andmete esitamiseks. Näiteks loataotluse vormimalli luues võib kujundada ühtmoodi vormivaate tööde teostajale, teise vahendajale ja kolmanda ülevaatajale, kes taotluse kinnitab. Vaateid kasutades kaob vajadus luua ja talletada mitut vormimalli sama äriprotsessi dokumenteerimiseks.

  • Juhtelementide vajaduse määratlemine    Kui teie pabervorm on loodud Wordis (mis pole tegelikult vormide loomiseks mõeldud), on selle kujundamisel kasutatud tõenäoliselt tekstivälju, märkeruute, nuppe ja ehk veel mõnd juhtelementi. Infopathis saab vormimallile lisada üle 30 erineva juhtelemendi. Lisaks harilikele juhtelementidele nagu tekstiväljad ja loendiboksid saab InfoPathis kasutada mitmeid uusi juhtelemente, näiteks korduvaid tabeleid, valikurühmi ja valikulisi jaotisi. Nende juhtelementide abil saab luua kasutajatele paindlikke vormimalle. Näiteks kuluaruande vormimallis võib kasutada korduvat tabelit, et võimaldada kasutajatel sisestada ainult niipalju kuluüksusi, kui parasjagu vaja.

  • Universaalsete malliosade kasutamine    Kui luua tuleb palju erinevaid vormimalle, millel on ühiseid jaotisi või välju, tasub kasutada InfoPathi malliosade funktsiooni. Malliosa on vormimalli osa, mida saab salvestada eri mallides kasutamiseks. Tüüpiliselt sisaldab malliosa juhtelemente ja andmeallikat. Samuti võidakse selles kasutada funktsioone andmeühendused, andmete valideerimine ja reeglid. Malliosade loomine ja kasutamine võimaldab tagada ettevõtte vormimallide ühtse struktuuri ja stiili. Näiteks võib personaliosakond kõigi oma dokumentide puhul kontaktandmete jaoks kasutada sama malliosa.

    mitmel vormil kuvatav malliosa

  • Digitaalallkirjastamise võimaldamine    InfoPath võimaldab luua dokumente selliselt, et neid saaks digitaalselt allkirjastada. Allkirjastamisega saab tagada, et vormi täidab õigustatud kasutaja, ning ära hoida andmete moonutamist.

  • Abifunktsioonide kasutamine    Et võimaldada kasutajatel vorme kiiremini täita, saab Infopathis määrata juhtelementide jaoks vaikeväärtused. Näiteks saab kuluaruande vormimalli kuupäevavälja vaikeväärtusena kasutada täitmise päeva (tänast) kuupäeva. Väljade Vahesumma ja Summa jaoks saab rakendada valemid, mis arvutavad kasutaja sisestatud kulud kokku automaatselt. Samuti saab nii nagu teisteski Microsoft Office‘i dokumentides kasutada õigekirjakontrolli funktsiooni, mis võimaldab kasutajatel märgata ja parandada andmete sisestamisel tekkinud vigu. Kui soovite lisada vormile erikäsklusi või kasutajatoe funktsiooni, saate selleks luua kohandatud tööpaani, mis kuvatakse vormi kõrval.

Lehe algusse

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×