Sissejuhatus dokumenditeabe paaniloomisse InfoPathi abil

Selle artikli teemad

Dokumenditeabepaanide tutvustus

Dokumenditeabepaani kasutamine

Turvalisuse ülevaade

Dokumenditeabepaanide tutvustus

Dokumenditeabepaan, mis kuvatakse programmide Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 ja Microsoft Office Excel 2007 dokumentides, lubab vaadata ja muuta üksiku faili atribuute ning sellise sisutüübi omi, mis on talletatud dokumendihaldusserverisse, näiteks dokumentide tööruumi sait või teenusel Windows SharePoint Services 3.0 põhinev teek. Need atribuudid, mida tuntakse ka nimetusega metaandmed, on faili kirjeldavad või tuvastavad üksikasjad. Kasutajad saavad nende atribuutide abil dokumente korraldada, tuvastada ja otsida.

Dokumenditeabepaan on rakenduse Microsoft Office InfoPath 2007 vorm, mis asub ja mida kuvatakse dokumendi sees. Microsoft Office System 2007 dokumendis dokumenditeabepaani nägemiseks ei pea arvutisse olema installitud InfoPath, ent dokumenditeabepaani kujundamiseks või kohandamiseks vajate siiski rakendust Office InfoPath 2007. Näiteks kui soovite kohandada dokumenditeabepaani kuvama andmeid välistest allikatest (nt veebiteenusest), tuleb teil dokumenditeabepaani kujundamiseks kasutada rakendust Office InfoPath 2007.

Dokumenditeabepaani kasutamisel koos Office 2007 dokumentidega saavad kasutajad jälitada ja redigeerida dokumendi metaandmeid isegi dokumendiga töötamise ajal. Lisaks saab dokumenditeabepaani kohandada välisest andmeallikast (nt veebiteenus) pärit andmete kasutamiseks, võimaldades nii töötajatele metaandmete ühtlast kasutust erinevates toote Office 2007 dokumenditüüpides kogu asutuse ulatuses.

Dokumenditeabepaani kohandamisel saate lisada ka äriloogika, näiteks andmete valideerimise, või kohandatud atribuudid, mis on teie organisatsioonile olulised. Lisaks saate üldväljadega malliosa loomisel korraldada dokumenditeabepaanide tõhusa uuestikasutamise Office 2007 eri dokumenditüüpides kogu teie organisatsioonis.  Malliosa on vormimalli osa, mida saab salvestada mitmes vormimallis uuesti kasutamiseks.

Lisaks metaandmete jälitusele ja redigeerimisele programmides Office Word 2007, Office Excel 2007 ja Office PowerPoint 2007 saavad Office Word 2007 kasutajad dokumenditeabepaani abil sooritada veel muidki toiminguid. Programmis Office Word 2007 saavad kasutajad dokumenditeabepaanilt lisada atribuute atribuudijuhtelementidena otse dokumenti. Office Word 2007 atribuudijuhtelemendid kuvavad dokumendis dokumendi atribuute sisuna. Neid atribuudijuhtelemente värskendatakse, kui teave dokumenditeabepaanil muutub. Lisaks värskendatakse ka dokumenditeabepaani andmeid, kui vastavad atribuudijuhtelemendid dokumendis muutuvad.

Linke lisateabele atribuutide lisamise kohta Wordi dokumendile on jaotises Vt ka.

Atribuuditüübid

Dokumenditeabepaani abil saab jälitada järgmist:

  • eraldi dokumentide standardseid dokumendiatribuute;

  • dokumendi sisutüübil või Dublin Core'i veergude sisutüübil (mis on saadaval serverites, kus töötab Microsoft Office SharePoint Server 2007) põhinevate SharePointi sisutüüpide atribuute;

  • dokumenditeabepaanile lisatavaid kohandatud atribuute.

Atribuute, mida saab dokumenditeabepaani abil vaadata või redigeerida, võib rühmitada kolme üldkategooriasse: dokumendipõhised atribuudid, serveripõhised atribuudid ja kohandatud atribuudid. Olenevalt dokumenditeabepaani loomisviisist ja asukohast võib dokumenditeabepaan sisaldada mõnesid või kõiki järgmisi atribuute.

Dokumendipõhised atribuudid.    Need on tiitel, autori nimi, teema ja dokumendi teemat või sisu kirjeldavad märksõnad.

Serveripõhised atribuudid.    Need SharePointi saidil salvestatud ja dokumenditeabepaani kasutavate dokumentide atribuudid on dokumenditeegi andmed, saidi veerud, saidi sisutüübid või muudelt kohandatud väljadelt pärit andmed.

Kohandatud atribuudid.    Kohandatud atribuudid määratletakse Office'i dokumendi jaoks InfoPathi abil dokumenditeabepaani kohandades. Kohandatud atribuudid võivad olla asutuse või projektiga seotud metaandmed, näiteks projekti kood või kulukeskuse väärtus.

Märkus. : Dokumendi kohandatud atribuute saab määratleda ka, klõpsates programmis Office Word 2007, Office Excel 2007 või Office PowerPoint 2007 dokumenditeabepaani menüü Dokumendi atribuudid käsku Täpsemad atribuudid. Need täpsemad atribuudid ei ole aga nähtavad dokumenditeabepaanil endal. Dokumenditeabepaanil kuvatavate atribuutide kohandamiseks kasutage InfoPathi või dokumendihaldusserveris talletatud dokumentide puhul muutke sisutüübi skeemi, lisades sisutüübile veerge või eemaldades neid.

Lehe algusse

Dokumenditeabepaani kasutamine

Programmis Office Word 2007, Office Excel 2007 või Office PowerPoint 2007 dokumendi koostamisel luuakse dokumenditeabepaan automaatselt. See vaikedokumenditeabepaan sisaldab standardseid atribuute, näiteks autor, tiitel ja teema. Teine võimalus on luua kohandatud atribuutidega dokumenditeabepaan nullist ning seostada see seejärel dokumendiga või kohandada olemasolevat dokumenditeabepaani.

Kohandatud dokumenditeabepaani kujundamise korral saate seda kasutada mitmetes rakenduste Office Word 2007, Office Excel 2007 ja Office PowerPoint 2007 dokumentides, samuti saate kujundada mitu dokumenditeabepaani. Näiteks kui kindlad dokumendid on seotud konkreetse projektiga, soovite võib-olla dokumenditeabepaanil kasutada kordumatuid välju, mida kasutataks ainult nendes dokumentides.

Ka juhul, kui teie organisatsioon kasutab mitmeid dokumenditeabepaane, saavad need kõik sisaldada mitmeid ühisatribuute. Kasutage malliosi, et ühisatribuute dokumenditeabepaanide kujundamisel hõlpsalt uuesti kasutada. Malliosade loomise ja kasutamisega aitate tagada, et teie organisatsiooni olulised metaandmed oleksid ühtsed nii tooni, struktuuri kui ka käitumise poolest. Näiteks võidakse organisatsioonis nõuda, et iga dokumenditeabepaan sisaldaks lisaks väljale Autor ka välja nimega Ametinimetus. Kui kujundate neid üldvälju kasutava malliosa, saate seda malliosa hõlpsalt mitmes dokumenditeabepaanis uuesti kasutada.

Märkus. : SharePointi sisutüübi skeemi kohandamiseks võite dokumenditeabepaani kohandada vaid selliste väljade lisamise teel, mis on osa skeemist. Väljade lisamiseks sisu dokumenditeabepaanile või nende eemaldamiseks uute väljade sisutüübi skeemile lisamise teel tuleb lisada veerge sisutüübile või neid sealt eemaldada.

Pärast kohandatud dokumenditeabepaani loomist peate selle dokumendiga seostama, enne kui saate seda kasutada. Selleks peate esmalt programmides, milles soovite dokumenditeabepaani kasutada, aktiveerima lindil menüü Arendaja. Seejärel saate URL-, UNC- või URN-failitee abil määrata dokumenditeabepaani asukoha. Lisaks saate valida dokumenditeabepaani avatud dokumendis vaikimisi kuvamise. Samuti saate valida, kas teie loodud kohandatud atribuudid on dokumendi avamisel vaikimisi nähtavad.

Peale dokumenditeabepaanil atribuutide kuvamise ja muutmise rakenduste Office Word 2007, Office Excel 2007 ja Office PowerPoint 2007 dokumentides saavad kasutajad rakenduses Office Word 2007 atribuute dokumenditeabepaanilt atribuudijuhtelementidena otse dokumenti lisada. Näiteks saab atribuudijuhtelementidena dokumenti lisada mitu ettevõtte aadressi. Kui teavet dokumenditeabepaanil muudetakse, siis need atribuudijuhtelemendid värskendatakse.

Lisateavet kohandatud dokumenditeabepaani loomise ja Office Word 2007 dokumendile atribuutide lisamise kohta leiate jaotisest Vt ka.

Lehe algusse

Turvalisuse ülevaade

Dokumenditeabepaanile kehtivad samad turvareeglid ja keelud mis InfoPathi vormilegi. InfoPathi turvafunktsioonid on loodud kaitsma kasutajate vorme ja arvuteid ebaturvaliste toimingute eest, näiteks andmete allalaadimine mitteusaldusväärsest allikast või nende sinna saatmine. InfoPathi vormimallid töötavad ühega kolmest turvatasemest, olenevalt sellest, kus mall asub, kuidas see on installitud ja kas see on digitaalselt allkirjastatud. Need kolm taset on järgmised: Piiratud, Domeen ja Täielik usaldus. Dokumenditeabepaanile määratakse sama turvatase mis InfoPathi vormilegi. Enne dokumenditeabepaani loomise ja kasutamise alustamist tuleks ennast andmeühenduste ja juurutuse turvaaspektidega kurssi viia.

Andmeühenduste kasutuse turvaaspektid

Dokumenditeabepaan ei pääse muu domeeni andmeallikale juurde, kui selle turvatase pole seatud väärtusele Täielik usaldus. Täieliku usalduse lubamiseks tuleb vormimall dokumenditeabepaani jaoks usaldusväärse juurserdi abil digitaalselt allkirjastada või luua selle jaoks installitav fail.

Märkus. : Kui dokumendi kasutajal pole õigust andmeallikat kasutada, kuvatakse tõrketeade, isegi kui dokumenditeabepaani õigusetase on andmeallika kasutamiseks piisav.

Linke lisateabele InfoPathi vormimallide turvatasemete kohta on jaotises Vt ka.

Juurutuse turvaaspektid

Dokumenditeabepaan on soovitatav juurutada samas domeenis, kus asuvad dokumendid. Näiteks kui Office Word 2007 dokument serveris http://example kasutab teie loodavat dokumenditeabepaani, on soovitatav selle dokumendi dokumenditeabepaan samuti serveris http://example talletada. Kui soovite aga dokumenditeabepaani mõnes muus domeenis juurutada või kui kasutaja avab dokumendi kohalikult salvestatud versiooni (või meilimanusena saadetud dokumendi), liigub dokumenditeabepaani turvatase madalamaks. See on turvaabinõu, mis kaitseb teie kasutajaid turvariskide eest, mis võivad tekkida, kui dokumenditeabepaan hangib andmeid muust domeenist.

Märkmed : 

  • Dokumenditeabepaani kohandamisel SharePointi sisutüübi jaoks juurutatakse dokumenditeabepaan selle avaldamisel automaatselt SharePointi saidil.

  • Kui soovite, et kasutaja kasutaks dokumenditeabepaani oma arvutis kohalikult salvestatud versiooni, tuleb avaldamisviisardi ja Visual Studio abil luua installitav fail. Dokumenditeabepaani jaoks loodud vormimalli (.xsn) avaldamisel kõvakettal ei avane dokumenditeabepaan, kui kasutaja seostatud dokumendi avab.

Linke lisateabele installitava faili loomise kohta avaldamisviisardi ja Visual Studio abil on jaotises Vt ka.

Lehe algusse

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×