SharePoint Online'i keskkonnas välise ühiskasutuse haldamine

Kui teie ettevõttel on vaja dokumente jagada hankijate või klientidega või siis viimastega vahetut koostööd teha, saate kasutada SharePoint Online’i sisu (ettevõttevälistele isikutele) ühiskasutusse andmise funktsioone. Võimalik, et soovite välise ühiskasutuse funktsiooni rakendamist oma ettevõttes hoopis piirata. Selles artiklis käsitleme SharePoint Online’i ühiskasutuse võimalusi ning nende plaanimisega seonduvat.

(Kui soovite kohe ühiskasutusfunktsiooni häälestama hakata, lugege teemat SharePoint Online’i välise ühiskasutuse funktsiooni sisse- ja väljalülitamine. Kui soovite faili või kausta ühiskasutusse anda, lugege teemat OneDrive’i failide ja kaustade ühiskasutus või SharePointi failide ja kaustade ühiskasutus Office 365 keskkonnas.)

Välise ühiskasutuse plaanimine peaks käima SharePoint Online’i üldise kasutajaõigustega seotud plaanimise juurde.

Väline ühiskasutus on vaikimisi sisse lülitatud terves SharePoint Online’i keskkonnas ja selle saidikogumites. Teil on võimalus see enne, kui inimesed saite kasutama hakkavad, üldiselt välja lülitada (kuniks teate täpselt, kuidas soovite funktsiooni kasutama hakata).

Millised on SharePoint Online’i välise ühiskasutuse funktsioonid?

SharePoint Online’is on välise ühiskasutuse tarbeks olemas nii üldised sätted (tervet keskkonda või rentnikku hõlmavad) kui ka saidikogumipõhised sätted. Rentnikutaseme sätted on saidikogumitaseme sätete suhtes prioriteetsemad.

Oma SharePoint Online’i rentnikukeskkonna või siis üksiku saidikogumi jaoks saate valida näiteks järgmised ühiskasutusvõimalused.

  • Välise ühiskasutuse keelamine – saite ja dokumente saab ühiskasutusse anda üksnes Office 365 tellimusega seotud sisekasutajatele.

  • Välise ühiskasutuse lubamine üksnes kataloogis olevatele kasutajatele – saite, kaustu ja dokumente saab ühiskasutusse anda üksnes neile väliskasutajatele, kes on juba teie Office 365 kasutajakataloogis. Näiteks neile, kes on juba ühiskasutuskutse vastu võtnud, või neile, kelle olete importinud mõnest muust Office 365 või Azure Active Directory rentnikukeskkonnast.

  • Ühiskasutuse lubamine autenditud väliskasutajatele: saite, kaustu ja dokumente saab jagada selliste väliskasutajatega, kellel on Microsofti konto või töö-/koolikonto mõne muu Office 365 või Azure Active Directory tellimuse raames.

  • Ühiskasutuse lubamine anonüümsetele kasutajatele: dokumente ja kaustu (mitte aga saite) saab anda ühiskasutusse anonüümset külaliselinki kasutades. Dokumente vaadata ja muuta või kausta üles laadida saavad kõik, kellel on vastav link.

Valikuvõimalused on loetletud alates kõige piiratumast. Kõigi valikute puhul jäävad ühtlasi kehtima ka vastavast valikust rangemate piirangutega valiku sätted. Kui valite näiteks võimaluse, mis lubab ühiskasutust anonüümsetele kasutajatele, on ühiskasutus lubatud ka autenditud väliskasutajatele, kataloogis olevatele kasutajatele ja sisekasutajatele.

Ühiskasutus ja turvalisus   

Kui teil on konfidentsiaalset teavet, mida väliskasutajatega jagada ei saa, siis tasub sellise teabe talletamiseks luua eraldi saidikogumid ning nende jaoks ühiskasutusfunktsioon välja lülitada. Vastavalt vajadusele saate väliskasutuseks luua täiendavaid saidikogumeid. Nii saate hallata turvariske ja takistada tundliku info väliskasutusse sattumist.

Kes on väliskasutaja?

Väliskasutaja on keegi teie Office 365 tellimusega sidumata kasutaja, kellele olete lubanud juurdepääsu ühele või mitmele saidile, failile või kaustale. Väliskasutajaid on kahte tüüpi.

Autenditud kasutajad   

Autenditud kasutajad on need, kes on saanud Microsofti konto või töö-/koolikonto mõne muu Office 365 tellimusega. Nendele kasutajatele saate saite ja dokumente ühiskasutusse anda üsna samadel alustel kui sisekasutajatele. Õiguste ja rühmadega seonduv toimib autenditud väliskasutajatega samamoodi nagu sisekasutajatega.

Kuna väliskasutajatel ei ole teie Office 365 tellimuse litsentsi, saavad nad teha ainult põhilisi koostööülesandeid:

  • Autenditud väliskasutaja saab saidil teha toiminguid vastavalt neile määratud õiguste tasemele. Kui lisate väliskasutaja näiteks rühma Liikmed, siis on neil redigeerimisõigused ja nad saavad loendeid lisada, redigeerida ja kustutada. Lisaks saavad nad kuvada, lisada, värskendada ja kustutada loendiüksuseid ja dokumente.

  • Autenditud väliskasutajad saavad kasutada Office Online’i dokumentide vaatamiseks ja redigeerimiseks. Kui teie leping sisaldab paketti Office Professional Plus, ei saa nad installida oma arvutitesse Office’i töölauaversiooni ilma neile litsentsi määramata.

  • Autenditud väliskasutajad saavad kuvada saitide muut tüüpi sisu, olenevalt neile antud õigustest. Näiteks saavad nad liikuda selle saidikogumi, mille kutse neile saadeti, muudele alamsaitidele. Lisaks saavad nad näiteks kuvada saidi kanalid.

Kui teie autenditud väliskasutajad vajavad suuremaid võimalusi, peate määrama neile sobiva Office 365 litsentsi. Tehke seda samal viisil, kui teeksite litsentsi määramisel sisekasutajale.

Anonüümsed kasutajad   

Anonüümsed kasutajad on kasutajad, kes pääsevad dokumendile või kaustale juurde ning saavad seda vaadata, redigeerida või üles laadida jagatava lingi kaudu (ilma et nad peaksid kasutajatunnuse ja parooliga kuhugi sisse logima). Anonüümseid linke saab vabalt edastada kellele tahes ning need töötavad seni, kuni te need kasutuselt kõrvaldate, või kuni nende kehtivusaja lõpuni (kui olete vastava kehtivusaja määranud).

Anonüümsetel kasutajatel puudub juurdepääs saitidele ning neile ei saa anda litsentse. Nad saavad vaid vaadata või redigeerida dokumenti või kausta, millele neil on anonüümse juurdepääsu link.

Mis juhtub, kui sait või dokument ühiskasutusse anda?

Mis täpselt juhtub, sõltub sellest, kas annate saidi, kausta või dokumendi ühiskasutusse autenditud väliskasutajatele või anonüümsetele kasutajatele.

Ühiskasutus autenditud väliskasutajatele   

Kui annate dokumendi või saidi ühiskasutusse autenditud väliskasutajale, saadetakse talle e-postiga kutse, mis sisaldab selle saidi või dokumendi linki. Lingi klõpsamisel palutakse neil logida sisse nende isikliku Microsofti konto või siis töö-/koolikonto kasutajatunnuse ja parooliga. Pärast sisselogimist lisatakse nad teie Office 365 tellimuse kasutajaloendisse (nende kasutajanime juurde kuvatakse #EXT#) ning neile võimaldatakse juurdepääs saidile või dokumendile.

Kui nad on juba Office 365 tellimuse kasutajaloendisse lisatud, saate (edaspidi) anda neile juurdepääsu muudele saitidele ja dokumentidele selleks kutseid saatmata. (Võimalik, et peate neile saatma saidi või dokumendi lingi, et nad selle hõlpsalt üles leiaksid). Soovi korral saate neile anda ka Office 365 litsentsi.

Autenditud väliskasutaja ühiskasutuse peatamiseks tuleb tema õigused tühistada saidi või dokumendi kaudu või siis peab kasutaja eemaldama Office 365 kasutajaloendist.

Ühiskasutus anonüümsetele kasutajatele   

Andes ühiskasutusõiguse anonüümsele kasutajale, saate neil lubada dokumendi vaatamise, redigeerimise või üleslaadimise. Vaatamis- ja redigeerimislingid luuakse eraldi ning neile saab määrata kehtivusaja. Kui lingid on loodud, võib neid vabalt edastada ning neid saab korduvalt kasutada. Kõik, kellel on link, pääsevad dokumendile juurde.

Anonüümseid kasutajaid ei lisata Office 365 kasutajaloendisse. Ühiskasutuse lõpetamiseks tuleb minna vastavasse dokumenti või kausta või siis anonüümne link kustutada.

Koostöö väliste äripartneritega

Kui teil on vaja dokumente jagada ning vahetut koostööd teha hankijate või klientidega, tasub kaaluda SharePoint Online’i suhtevõrgusaidi loomist. Suhtevõrgusait on mingite kindlate partnerite või hankijatega ettevõtetevahelise (B2B) koostöö tegemiseks üles seatud saidikogum. Saidi saab lukustada nii, et sellele saaks kutseid saata üksnes saidiomanikud ning et kutseid saaks saata vaid teatud domeenidega väliskasutajatele.

SharePoint Online’i suhtevõrgusaitide häälestamine on lihtne ning neid on märksa odavam pidada kui kohapealseid suhtevõrgusaite. Lisateavet leiate teemastOffice 365 SharePoint Online’i kasutamine B2B-suhtevõrgulahendusena.

Seotud teemad

Väliskasutajatega ühiskasutuse haldamine teenusekomplektis Office 365 Small Business
Juurdepääsutaotluste häälestamine ja haldamine
Ettevõttevälistele isikutele saitide või dokumentide ühiskasutusse andmine
Väliskasutajatega ühiskasutuses oleva saidi sisu otsimine
Õiguste strateegia kavandamine

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×