Saitide kavandamine ja kasutajate haldamine

NB! :  See artikkel on masintõlgitud, vaadake lahtiütlust. Selle artikli ingliskeelse versiooni leiate aadressilt (viiteks).

Valem eduka saidid ja tulemusega kasutajad on ka kavandatud jätkusuutlikuma lähenemisviisi saidi ja kasutajale haldus. Siin on mõned peamised ülesanded ja põhimõtet abil saate saitide kavandamine ja kasutajate ettevõtte haldamine.

Saitide ja saidikogumite haldamine

Saidikogum on rühm SharePointi saite, millel on sama omanik ja ühised haldussätted (nt õigused). Saidikogumid on hierarhilised ning koosnevad alati ühest ülataseme saidist ja selle alla kuuluvatest alamsaitidest.

Saidikogumi kõrgeima taseme saidil ja alamsaitide hierarhilise skeem.

Meeskonnatöö sait ja selle alla loodavad saidid on saadaval ainult neile kasutajatele, kelle olete saidile kutsunud, andes neile sellele saidile juurdepääsuks õiguse. Meeskonnatöö saidi kaudu saavad teie asutuse töötajad või meeskonna või töörühma liikmed omavahel suhelda ning dokumentide ja muude failide kallal koostööd teha, teadaandeid postitada, koosolekuid kavandada, tööülesandeid täita, probleeme või toiminguüksusi jälitada, loendites teavet talletada jne. Meeskonnatöö saidil on saadaval ka hulk saidimalle, mille põhjal saate mugavalt luua mitmesuguseid alamsaite.

Suures asutuses võib SharePoint Online'i keskkond hõlmata mitut saidikogumit, millest igaüks sisaldab arvukalt saite. Seetõttu võib teil tekkida vajadus delegeerida saitide või saidikogumite haldamine teistele oma asutuse töötajatele. SharePointi õiguste mudeli abil saate õigused määrata erinevatele rollidele, mille seas on näiteks saidikogumi administraator, saidi omanik ja muud rollid, mille kohta saate täpsemat teavet edaspidi.

Saidikogumi administraatorina on teil saidikogumi jaoks Täielik kasutusõigus. See tähendab, et saate saite lisada või kustutada ning muuta kõigi saidikogumis asuvate saitide sätteid. Samuti saate vaadata, lisada, kustutada või muuta kõigi nende saitide sisu.

Saidikogumi administraatori tavakohustused

Kui olete oma SharePoint Online'i saidi saidikogumi administraator, võivad teie kohustuste hulka kuuluda järgmised toimingud:

  • oma kasutajate ja Office 365 üldadministraatori või SharePoint Online'i administraatori vahel kontaktisikuna toimimine;

  • otsustamine, kes pääseb juurde SharePoint Online'i saitidel talletatavale olulisele sisule (saidikogumitaseme õiguste konfigureerimise kaudu);

  • otsustamine, millised funktsioonid teha kättesaadavaks inimestele, kes hakkavad teie saidikogumi saite kasutama;

  • tehnilise toe pakkumine teie saidikogumit kasutavatele inimestele;

  • saidikogumi jaoks teisese saidikogumi administraatori valimine;

  • uute saitide loomine;

  • prügikastis olevate üksuste kuvamine, kustutamine või taastamine;

  • avaliku veebisaidi loomine ja kohandamine;

  • Teatud funktsioonide haldamisel abistamine. Sellised funktsioonid on näiteks järgmised:

    • saadaolevate saidikogumi funktsioonide sisse- või väljalülitamine;

    • saidisisutüüpide loomine või kohandamine;

    • piirkonnasätete seadmine.

Märkus. :  Saidikogumite haldamise osas peate arvatavasti tegema koostööd oma asutuse SharePoint Online'i administraatoriga (kui see pole just teie ise). SharePoint Online'i administraatori kohustuste kohta leiate lisateavet artiklist Saidikogumite ja globaalsätete haldamine SharePoint Online'i administreerimiskeskuses.

Teie asutuse SharePoint Online'i administraator saab teha järgmist:

  • saidikogumeid luua, kustutada ja hallata;

  • saidikogumile mäluruumi eraldada ja selle kasutust jälgida;

  • saidikogumi administraatoritele juurdepääsu anda;

  • SharePointi vaikesaidi seada;

  • mitmekeelseid saite kavandada;

  • kasutajaprofiile hallata;

  • mitmesuguseid funktsioone (nt hallatavaid metaandmeid) kavandada ja hallata;

  • välise ühiskasutuse sisse või välja lülitada.

Saidiomaniku tüüpilised kohustused

Kui olete saidi omanik, on teil saidil Täielik kasutusõigus ja teie kohustuste hulgas võivad olla:

  • saitide loomine ja haldamine;

  • saidi funktsioonide ja sätete (nt ilme ja käitumise) haldamine;

  • saidi salvestamine mallina;

  • saidiveergude ja saidisisutüüpide haldamine;

  • saidi kustutamine;

  • piirkonna- ja keelesätete kohandamine;

  • minirakenduste lisamine saitidele.

Olenevalt teie ettevõtte suurusest ja sisu hulgast, mida plaanite oma saitidele lisada, võib juhtuda, et soovite sisu korraldamiseks luua alamsaite. Saidikogumi saidid on korraldatud hierarhiana. Ülataseme saidi jaoks alamsaitide loomisega tegeletegi selle hierarhia rajamisega. Kui loote meeskonnatöö saidi jaoks alamsaidid, saate nende jaoks omakorda alamsaite luua.

Märkus. :  SharePoint Online'i administraator loob saidikogumi ülataseme saidi ja määrab veel ühe saidikogumi administraatori. Saidiomanikud saavad luua alamsaite.

Saidihierarhia skeem

Alamsaitide korraldamiseks on palju võimalikke viise. Näiteks võite valida alamsaitide loomise:

  • meeskonna või osakonna järgi;

  • otstarbe järgi;

  • sisukategooria järgi;

  • projekti järgi;

  • kliendi järgi;

  • õigusetaseme või tundlikkuse järgi (nt kui teabele tuleb piiranguid seada, soovite ehk selle teabe lisada ainult mõnele kindlale saidile).

Mõelge esmalt järele, mitut saiti soovite ja millise loogika järgi soovite neid korraldada. Võimalik, et saidihierarhia jaoks skeemi loomine aitab teil plaanimist korraldada. Skeemi saate kiiresti paberilehele või tahvlile visandada, kuid võite luua ka ametlikuma skeemi, kasutades Microsoft Wordis või Microsoft PowerPointis SmartArt-objektina saadaolevaid hierarhiakujundeid. Nii saate diagrammi, mille saate salvestada ja millele viidata ning mida saate aja jooksul muuta.

Lisaks mõelge ka sellele, milleks igat saiti vajate. Nii saate täpsemalt määratleda, milliseid saidimalle soovite uute saitide loomiseks kasutada. SharePoint Online sisaldab mitmesuguseid saidimalle, mille seast saate uue saidi loomisel valida. Kindlaks otstarbeks kujundatud saidimalli valimise korral saate aidata kasutajatel kiiresti tööd alustada. Näiteks kui soovite luua teabesaidi, mille abil meeskonnaliikmed saavad kiiresti projektiteavet jagada või värskendada, on soovitatav alustada vikisaidimalliga, kuna see mall on kujundatud seda tüüpi suhtluse jaoks.

Märkus. :  Teie SharePoint Online'i administraator haldab isiklike saitide veebisaite (Minu sait). Isiklikud saidid on keskused, kus kasutajad saavad töökaaslastega suhelda ja teabel silma peal hoida. Isiklikud saidi jäävad teie kui saidikogumi administraatori haldusalast välja. Selle asemel on iga kasutaja ise oma isikliku saidi administraator. Isiklike saitide kavandamise kohta leiate lisateavet artiklist Saidikogumite ja globaalsätete haldamine SharePoint Online'i administreerimiskeskuses.

Saidimallide loend

Järgmine loend annab ülevaate toetatud saidimallidest ja sisaldab saidimallide kirjeldusi. Selle loendi abil saate otsustada, millist tüüpi saidid teie asutuse jaoks kõige paremini sobivad.

  • Põhiotsingukeskus.    Otsingu jaoks kohandatud sait. See sait sisaldab lehti nii otsingutulemite kui ka täpsemate otsingute jaoks.

  • Ajaveeb. Sait, kus inimesed või meeskonnad saavad oma mõtteid, tähelepanekuid ja kogemusi lugejatele kommenteerimiseks postitada.

  • Ärianalüüsikeskus.    Sait ärianalüüsisisu esitamiseks SharePoint Online'is.

  • Kogukonnasait.    Sait, kus saate osaleda ühistes aruteludes.

  • Juurdluskeskus. Sait, kus saate hallata sisu säilitamist, otsinguid ja eksportimist juriidiliste toimingute ja juurdluste jaoks.

  • Dokumendikeskus.    Sellel saidil saate hallata oma ettevõtte dokumente.

  • Ettevõtte otsingukeskus. Otsingu jaoks kohandatud sait. Tervituslehel on kahe vahekaardiga otsinguväli: üks üldiste otsingute ja teine inimeste kohta teabe otsimise jaoks. Vahekaarte saate ka lisada ja kohandada, et keskenduda muudele otsinguulatustele või tulemitüüpidele.

  • Projektisait.    Sait, kus saate projekti hallata ja projekti osas koostööd teha.

  • Kirjekeskus.    Kirjehalduse jaoks loodud sait. Kirjehaldurid saavad marsruutimistabeli konfigureerida sissetulevaid faile kindlatesse asukohtadesse suunama. Samuti saate selle saidi kaudu hallata seda, kas kirjeid tohib pärast nende hoidlasse lisamist kustutada või muuta.

  • SAP-i töövoo sait.    SAP-i töövoo sait ühendab endas kõik kasutajate tööülesanded. Samuti saate lisada teisi selle töövooga seotud veebiosi.

  • Meeskonnatöö veebisait.    Sait, kus meeskonnad saavad kiiresti korraldada, luua teavet ja seda ühiselt kasutada. See sisaldab dokumenditeeki ja loendeid teadaannete, kalendriüksuste, tööülesannete ja arutelude haldamiseks.

  • Visio protsessihoidla.    Sait, kus meeskonnaliikmed saavad Visio protsessidiagramme hõlpsasti ja kiiresti vaadata, ühiselt kasutada ja talletada. Sellel saidil on versioonitud dokumenditeek protsessidiagrammide talletamiseks ning loendid teadaannete, tööülesannete ja läbivaatusarutelude haldamiseks.

Juhtimine

Juhtimise all mõistetakse poliitikaid, rolle, kohustusi ja protsesse, mille abil saab juhendada, suunata ja määrata, kuidas asutuse osakonnad ja tehnilised töörühmad peaksid omavahel ettevõtte ärialaste eesmärkide saavutamiseks koostööd tegema. SharePoint Online'i saidikogumi korral aitab juhtimiskava teil saidikogumi toetamiseks vajalikke rolle, kohustusi ja poliitikaid välja töötada. Muu hulgas võib see protsess hõlmata järgmiste valdkondadega seotud kaalutlusi:

  • teabearhitektuur (sh veebilehed, dokumendid, loendid ja andmed);

  • hooldustegevused (sh kasutajakontode haldamine);

  • ettevõtte firmakujunduse järgimise ja kohandamisega seotud poliitikad;

  • Koolitus

Ettevõtte jaoks tuleks kindlasti välja töötada juhtimiskava. Juhtimiskava väljatöötamisel saate kindlaks määrata nii äritegevusega seotud kui ka tehniliste töörühmade juhid ja määratleda, kes süsteemi millise osa eest vastutab. Juhtimiskava kohta leiate lisateavet artiklist Meeskonnatöö saitide loomise ja haldamise head tavad.

Märkus. :  Kasutajate haldamise osas peate arvatavasti tegema koostööd oma asutuse SharePoint Online'i administraatoriga. Muu hulgas kuulub SharePoint Online'i administraatori kohustuste hulka näiteks kasutajaprofiilide haldamine.

Office 365 kasutajakontod

Üldadministraator lisab Office 365 uued kasutajad Office 365 administreerimiskeskuse (kasutajate haldamise ja teenuste konfigureerimise portaali) kaudu. Uue kasutaja lisamisel teeb üldadministraator järgmist.

  • Määrab, kas kasutaja pääseb juurde ka administreerimiskeskusele.

  • Määrab kasutaja geograafilise asukoha.

  • Valib kasutajalitsentsi tüübi.

  • Loob kasutaja kasutajanime ja parooli.

Meeskonnatöö veebisaidi kasutajad

Lisaks kasutajate lisamisele oma meeskonnatöö saidile saate ka nende õigusi muuta. Õigusetasemed ja SharePointi rühmakuuluvuse leiate jaotisest Sätted. Office 365 sisaldab nüüd ka turberühma nimega Kõik peale väliskasutajate, mis sisaldab kõiki Office 365 kataloogis leiduvaid kasutajaid (v.a inimesi, kes ei tööta teie asutuses ja on kutsutud teie saite kasutama välise ühiskasutuse funktsiooni kaudu). Sellel turberühmal on SharePoint Online'is automaatselt liikmeõigustega juurdepääs. See tähendab, et kasutajad, kelle olete lisanud Office 365 kataloogi, saavad vaikimisi saite, loendeid ja teeke redigeerida.

Õigusetasemed ja rühmakuuluvus

Õigusetasemed on SharePoint Online'i õiguste komplektid, mille määramisel saab kasutaja teha teatud kindlaid toiminguid. Lugemisõiguse tase näiteks hõlmab muu hulgas üksuste vaatamise ja avamise ning lehtede ja versioonide vaatamise õigusi, mis on kõik vajalikud SharePointi saidi lehtede, dokumentide ja üksuste lugemiseks. Sama õigus võib olla kaasatud rohkem kui ühte õigusetasemesse.

Õigusetasemete määramine otse konkreetsetele üksikkasutajatele pole soovitatav, kuna nii võib olla väga raske jälgida, kellel on saitidele juurdepääsu õigused. Vahel osutub see küll vajalikuks, kuid seda tuleks võimaluste piires siiski vältida, kuna muidu muutub õiguste haldamine liiga keeruliseks. Soovitatav on määrata kõigepealt õigused rühmadele ja seejärel määrata üksikkasutajad vastavatesse rühmadesse. Rühm kujutab endast teatud hulka kasutajaid, kes määratletakse saidikogumi tasemel – nii on õigusi lihtsam hallata. Igale rühmale määratakse vaikeõigusetase. Mõned SharePointi vaikerühmad näiteks hõlmavad järgmisi õigusetasemeid.

Rühm

Õigusetase

Omanikud

Täielik kasutusõigus

Külastajad

Lugemine

Liikmed

Osalusõigus


Kohandatud rühmi saavad luua kõik täielike kasutusõigustega kasutajad.

Märkus. :  Kui määrate SharePointi rühmadele õigusetasemed saidikogumi tasemel, pärivad kõik saidid ja saidisisu vaikimisi need õigusetasemed. Seda vaikekäitumist nimetatakse õiguste pärimiseks. Ainuõiguste määramise saate valida alamsaidi loomisel, kuid vajadusel saate ka saidi, loendi või teegi või üksuse õiguste pärimise katkestada.

Kuna kasutaja õigusetase määrab, mida ta saidil näeb ja millele juurde pääseb, peate iga kasutaja rühmakuuluvuse hoolikalt läbi mõtlema. Kasutaja, kelle kohustuste hulka kuulub näiteks saitide loomine ja kohandamine, peab olema vähemalt kujundajate rühma liige. Selline kasutaja aga, kellel on vaja sisu üksnes lugeda ja alla laadida, peaks olema üksnes külaliste rühma liige.

Saidikogumi teisesed administraatorid

Saidikogumi administraator saab saidikogumi jaoks määrata ka teisese administraatori. Saidikogumi administraatorina saate saidikogumi jaoks administraatoreid lisada või olemasolevaid administraatoreid vahetada sätete lehe kaudu. Lisateavet leiate teemast Saidikogumi administraatorite haldamine.

SharePoint Online'i saidikogumi administraatorina võib teil tekkida vajadus hallata funktsioone nii saidikogumi kui ka saidi tasemel. Nende ülesannete seas võib olla näiteks funktsioonide aktiveerimine või desaktiveerimine vastavalt teie juhtimiskavale. Lisateavet vt teemast Saidikogumi funktsioonide lubamine või keelamine. Samuti võite lugeda artiklit SharePointi saidikogumi prügikasti haldamine.

Tagasi lehele SharePoint Online'i plaanimisjuhend Office 365 Enterprise ja Midsize'i jaoks.

Märkus. : Masintõlke lahtiütlus. Selle artikli tõlkis arvutisüsteem ilma inimese sekkumiseta. Microsoft pakub selliseid masintõlkeid, et inglise keelt mittekõnelevad kasutajad saaksid vaadata sisu Microsofti toodete, teenuste ja tehnoloogiate kohta. Kuna artikkel on masintõlgitud, võib see sisaldada sõnavara-, süntaksi- või grammatikavigu.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×