Ruumi- ja seadmepostkastid

Kui teil on konverentsisaal, ettevõtte auto või selliseid seadmeid, mida on aeg-ajalt vaja kasutada paljudel töötajatel, peate ilmselt välja mõtlema viisi, kuidas need ressursid kõigile kättesaadavaks teha. Kõige mugavam on selleks luua Office 365 keskkonnas iga ressursi jaoks omaette ruumi- või seadmepostkast. Näiteks võite postkasti luua esimese korruse konverentsiruumi, meediumiseadmete või kolimisveoki jaoks.

Pärast seda, kui ruumi- või seadmepostkast on loodud, saavad kõik ettevõtte töötajad selle Outlooki kaudu koosolekute või sündmuste jaoks reserveerida. Kahelt järgmiselt vahekaardilt leiate teavet selle kohta, kuidas seda kasutada ja kuidas see häälestada. Siit leiate veel sagedamini esitatavaid küsimusi ruumi- ja seadmepostkastide kohta.

Avage Outlook ja looge uus koosolek. Lisage ruum või seade koosolekule sarnaselt inimestega. Ruumi või seadme saadavaloleku kohta reaalajas värskendatava kalendriteabe vaatamiseks valige Plaanimisabimees. Kui tunnipesa on tühi, on ressurss saadaval; sinine pesa näitab, et ruum või seade on reserveeritud.

Avage Outlookis ajastatud koosolek ning eemaldage siis ruum või seade koosolekust sarnaselt inimesest osaleja eemaldamisega. Ruum vabaneb ja selle saab nüüd reserveerida keegi teine.

Ei, teil pole vaja kedagi määrata taotlusi aktsepteerima või tagasi lükkama. Saate ise otsustada, kas soovite, et ruumide ja seadmete broneerimine oleks automatiseeritud või haldaks seda keegi teie ettevõtte töötajatest.

Ei ole. Kuigi Office 365 kasutamiseks on enamikul teie ettevõtte töötajatest vaja litsentsi, pole seda vaja ruumi- ega seadmepostkasti jaoks.

Ruumi- või seadmepostkasti jaoks pole vaja vastutavat isikut määrata.

Ruumi- või seadmepostkastide kasutamiseks avage Outlook oma arvutis või logige sisse Outlooki veebirakendusse. Ajastage uus koosolek ning lisage ruum või seade koosolekule sarnaselt teiste töötajate või klientide kutsumisega. Olete nüüd selle ruumi või seadme reserveerinud.

  1. Avage Outlook oma arvutis.

  2. Valige menüüs Avaleht nupp Uued üksused ja siis Koosolek.

    Koosoleku ajastamiseks valige menüü Avaleht jaotises Uus esmalt Uued üksused ja seejärel Koosolek.

    Samuti võite kalendris lihtsalt valida nupu Uus koosolek.

  3. Tippige väljale Adressaat selle konverentsiruumi või seadme nimi, mille soovite reserveerida. Samuti tippige sellele väljale osalejad, keda soovite kutsuda.

    Teise võimalusena võite klõpsata nuppu Adressaat ja seejärel topeltklõpsata loendis soovitud konverentsiruumi või seadet. Siis klõpsake nuppu OK.

    Ruumipostkasti reserveerimine Outlookis
  4. Tippige reale Teema reserveeringu või koosoleku eesmärk.

  5. Vajaduse korral muutke väärtust Asukoht.

  6. Määrake Algusaeg ja Lõppaeg. Kui soovite ressursi reserveerida kogu päevaks, valige Kogupäevasündmus. Koosoleku või reserveeringu kordamiseks valige ülal Korduvus.

    Koosoleku aja reserveerimine

  7. Tippige otstarvet kirjeldav sõnum ja kui vaja, manustage failid.

  8. Kui soovite, et teised saaksid koosolekuga veebis liituda või sisse helistada, valige Skype’i koosolek.

  9. Veendumaks, et ruum, seade ja kutsutud inimesed on saadaval, klõpsake ülal nuppu Plaanimisabimees. Seejärel valige kalendris vaba aeg.

    Ruumi ja seadmete saadavaloleku kontroll

    Näpunäide. : Plaanimiskalendris tähistab sinine värv seda, et ruum või seade on reserveeritud (hõivatud). Valige kalendris valge ehk vaba ala.

  10. Kui olete valmis, valige Saada.

Ruumi- või seadmepostkasti häälestamiseks avage Office 365 halduskeskus. (Selleks peavad teil olema administraatoriõigused.) Looge postkast ja andke kõigile teada, et nad võivad asuda seda koosolekute ja sündmuste jaoks reserveerima.

  1. Logige teenusekomplekti Office 365 sisse oma töö- või koolikontoga.

  2. Avage Office 365 halduskeskus.

  3. Otsige märksõna ruumid või seadmed või valige Ressursid > Ruumid ja seadmed.

    Avage Office 365 ressursid ning valige Ruumid ja seadmed.
  4. Klõpsake nuppu Lisa.

  5. Täitke ruumi või seadme väljad.

    Ruumipostkasti lisamine Office 365 keskkonnas
    • Ruum või Seade: loodava postkasti tüüp.

    • Nimi: kasutajasõbralik nimi või lühike kirjeldus.

    • Meiliaadress: ruumi- või seadme meilinimi. Seda on vaja ruumile või seadmele koosolekukutse saatmiseks.

    • Mahutavus: korraga ruumi mahtuvate või seadet kasutada saavate inimeste arv.

    • Asukoht: ruumi number või asukoht hoones või piirkonnas.

    • Telefoninumber: ruumi enda telefoninumber. See erineb Skype’i ärirakenduse kasutamisel genereeritavast koosoleku telefoninumbrist.

  6. Valige Add (Lisa).

  7. Loodud ruumi- või seadmepostkasti vaatamiseks valige Kuva üksikasjad.

    Kui soovite koosoleku jaoks lubatud aega, reserveerimisakent vms muuta, valige Määra ajastamissuvandid.

    Ruumi ja seadmete broneerimise suvandite muutmine

  8. Seejärel valige Salvesta ja Sule.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×