Rühmitatud või kokkuvõttearuande loomine

Rühmitatud või kokkuvõttearuande loomine

NB! :  See artikkel on masintõlgitud, vaadake lahtiütlust. Selle artikli ingliskeelse versiooni leiate aadressilt (viiteks).

Teavet on hõlpsam mõista, kui see on jagatud rühmadesse (nt piirkonna müügitehinguid rühmitava aruandega saate esile tõsta trende, mis muidu jääksid kahe silma vahele). Lisaks saate aruandes iga rühma lõppu kokkuvõtete (nt summade või keskmiste) paigutamisega asendada tööd, mida muidu peaksite tegema kalkulaatoriga käsitsi.

Access muudab rühmitatud aruannetega töötamise hõlpsaks. Saate luua lihtsa rühmitatud aruande aruandeviisardi abil, rakendada rühmitamist ja sortimist olemasolevale aruandele või muuta eelnevalt määratletud rühmitus- ja sortimissuvandeid.

Märkus. : See artikkel ei kehti Accessi veebirakenduste kohta – need on Accessis loodavad, kuid veebis avaldatavad andmebaasid.

Selle artikli teemad

Rühmitatud või sorditud kiiraruande loomine

Aruandeviisardi abil uue rühmitatud aruande koostamine

Olemasolevas aruandes rühmitamise või sortimise lisamine või muutmine

Rühmitatud või sorditud kiiraruande loomine

Isegi kui te pole rühmitatud aruannetega varem kokku puutunud, saate järgmiste toimingute abil kiiresti luua lihtsa aruande.

  1. Valige navigeerimispaanil tabel või päring, mis sisaldab kirjeid, mida soovite aruandesse lisada.

  2. Klõpsake menüü Loo nuppu Aruanne.

    Access loob lihtsa tabelaruande ja seejärel kuvab selle küljendivaates. Kui aruandes on palju välju, ulatus see tõenäiliselt mitmele lehele. Enne rühmitamise või sortimise rakendamist soovite võib-olla veergude suurust muuta (ja soovimatud veerud kustutada), et aruanne mahuks ühele lehele. Veeru kustutamiseks paremklõpsake seda ja seejärel klõpsake käsku Kustuta veerg.

  3. Paremklõpsake veergu, mille alusel soovite rühmitada või sortida ja seejärel klõpsake käsku Rühmitamisalus [väljanimi] või mõnda Sordi-suvandit. Näiteks veeru Prioriteet alusel rühmitamiseks paremklõpsake veergu Prioriteet ja seejärel klõpsake käsku Rühmitamisalus: prioriteet.

    Rühmitamise rakendamisel teisaldab Access rühmitamisvälja vasakpoolseimasse veergu ja rühmitab ülejäänud veerud selle veeru põhjal. Mõnel juhul lisab Access jaotisse Aruande jalus ka üldsumma.

  4. Võite kuvada ja täpsustada rühmitamis- ja sortimissuvandeid ka teema Olemasolevas aruandes rühmitamise või sortimise lisamine või muutmine juhiseid järgides.

Aruandeviisardi abil uue rühmitatud aruande koostamine

Aruandeviisard esitab teile küsimusi ning loob aruande teie antud vastuste põhjal. Üks neist küsimustest pärib aruande rühmitamiseks kasutatavat välja (või välju). Pärast aruande loomist saate aruannet kohe kasutada või seda vastavalt vajadustele muuta. Enne aruandeviisardi kasutamist peate valima andmeallika.

Aruandeviisardi käivitamine

  1. Klõpsake menüü Loo jaotises Aruanded nuppu Aruandeviisard.

    Accessiga käivitatakse Aruandeviisard.

    Aruandeviisardi väljavaliku

  2. Klõpsake ripploendit Tabelid/päringud ning valige tabel või päring, mis sisaldab aruandesse kaasatavaid välju.

  3. Väljade valimiseks topeltklõpsake neid loendis Saadaolevad väljad.

    Access teisaldab väljad loendisse Valitud väljad. Teine võimalus väljade teisaldamiseks on klõpsata loendite Saadaolevad väljad ning Valitud väljad vahel asuvaid nuppe ning lisada või eemaldada valitud väli või kõik väljad.

  4. Kui soovite teises tabelis või päringus asuvaid välju aruandesse kaasata, siis klõpsake veel kord ripploendit Tabelid/päringud, valige vastav tabel või päring ning jätkake väljade lisamist.

  5. Kui olete väljade lisamise lõpetanud, klõpsake nuppu Edasi.

Aruandeviisardis kirjete rühmitamine

Rühmitamisega saate kirjeid rühmade järgi paigutada ning korraldada (nt alusel Piirkond või Müügiagent). Rühmade pesastamise abil saate hõlpsalt tuvastada rühmade omavahelisi seoseid ning kiiresti leida vajaliku teabe. Rühmitamise abil saate ka kokkuvõtvat teavet (nt kokkuvõtted ja protsendid) arvutada.

Mitme tabeli aruandesse kaasamisel uurib viisard tabelite vahel kehtivaid seoseid ning määrab teabe kuvamise.

  1. Klõpsake aruandeviisardi lehel, mis esitab küsimuse Kas soovite lisada rühmitamistasemeid?, ühte loendis kuvatud välja ning klõpsake nuppu Edasi.

  2. Rühmitamistasemete lisamiseks topeltklõpsake loendis suvalist väljanime nende aruandele lisamiseks.

    Rühmitamistaseme eemaldamiseks topeltklõpsake taset kuvataval lehel dialoogiboksi paremal küljel. Kasutage noolenuppe rühmitamistasemete lisamiseks ja eemaldamiseks ning reguleerige taseme prioriteetsust, klõpsates prioriteetsuse üles või alla nuppe. Access lisab rühmitamistaseme ning kuvab seda pesastatuna emarühmitamistasemes.

    Aruandeviisardi rühmitamistasemete lisamine

  3. Klõpsake dialoogiboksi Rühmitamisintervallid avamiseks käsku Rühmitamissuvandid.

    Rühmitamisintervallid aruandeviisardis

  4. Soovi korral võite valida iga rühmataseme välja jaoks rühmitamisintervalli.

    Rühmitamisintervall võimaldab kohandada kirjete rühmitamist. Eelmisel joonisel on kirjed rühmitatud väljal TarneKuupäev, mille andmetüüp on Kuupäev/kellaaeg. Aruandeviisard pakub väljatüübile vastavaid valikuid loendis Rühmitamisintervallid. Kuna väli TarneKuupäev on tüüpi Kuupäev/kellaaeg, saate kasutada rühmitamisalusena tegelikku väärtust (Tavaline), Aasta, Kvartal, Kuu, Nädal, Päev, Tund ja Minut. Kui väli oleks andmetüüpi Tekst, saaksite rühmitamisalusena tervet välja (Tavaline) või välja esimest viit märki kasutada. Arvulise andmetüübi korral saate rühmitamisalusena kasutada väärtust (Tavaline) või valitud sammudega vahemikku.

    Pärast rühmitamisintervalli valimist klõpsake nuppu OK.

  5. Klõpsake viisardi järgmisele lehele liikumiseks nuppu Edasi.

Kirjete sortimine ja kokkuvõtmine

Kirjeid saate tõusvas või laskuvas järjekorras sortida kuni nelja välja põhjal.

  1. Klõpsake esimest ripploendit ning valige sortimisalusena kasutatav väli.

    Tõusva või laskuva järjestuse valimiseks klõpsake nuppu loendist paremal (vaikesätteks on Tõusev järjestus). Sortimisalusena kasutatavate väljade lisamiseks klõpsake teist, kolmandat ning neljandat ripploendit.

    Sortimisjärjestus aruandeviisardis

  2. Arvuväljade kokkuvõtmiseks klõpsake nuppu Kokkuvõtte suvandid.

    Nupp Kokkuvõtte suvandid kuvatakse vaid juhul, kui aruande jaotises Üksikasjad on üks või mitu arvuvälja. Viisard kuvab saadaolevad arvuväljad.

    Aruandeviisardi Kokkuvõtte suvandid

  3. Märkige ruudud Sum, Avg, Min või Max vastavate arvutuste rühmajalusesse kaasamiseks.

    Saate kuvada üksikasju ning kokkuvõtet või ainult kokkuvõtet. Viimasel juhul kuvatakse küll iga väärtuse TarneKuupäev kokkuvõtet (nt kui märkisite ruudu Sum), kui tellimise üksikasju ei kuvata. Saate kuvada kokkuvõtete jaoks kõikide arvutuste protsenti.

  4. Klõpsake nuppu OK.

  5. Järgige aruandeviisardi järgmistel lehtedel antavaid juhiseid. Viisardi viimasel lehel saate aruande pealkirja redigeerida. Pealkiri kuvatakse aruande esimesel lehel ning Access kasutab pealkirja aruande salvestamisel dokumendi nimena. Pealkirja ja dokumendi nime saate hiljem redigeerida.

  6. Klõpsake nuppu Valmis. Access salvestab aruande automaatselt ning kuvab seda prindi eelvaates, mis näitab, millisena aruanne prinditakse.

Eelvaate paani allservas olevate navigeerimisnuppude abil saate aruande lehti järjestikku kuvada või aruande suvalisele lehele hüpata. Klõpsake mõnda navigeerimisnuppu või tippige lehe number, mida soovite kuvada, lehe numbri väljale ning vajutage sisestusklahvi (ENTER).

Prindi eelvaates saate üksikasjade kuvamiseks aruannet suurendada või lehel andmete paigutuse kontrollimiseks aruannet vähendada. Asetage hiirekursor aruandele ning klõpsake korra. Suurendusefekti tagasi pööramiseks klõpsake veel kord. Lisaks saate kasutada suumi juhtelementi olekuribal.

Olemasolevas aruandes rühmitamise või sortimise lisamine või muutmine

Kui soovite olemasolevas aruandes sortimist või rühmitamist lisada või soovite aruande olemasolevat sortimist või rühmitamist muuta, aitab käesolev jaotis teil tööd alustada.

Rühmitamise, sortimise või kokkuvõtte lisamine

Lihtsate sortimis-, rühmitamis- ja summeerimistoimingute teostamiseks paremklõpsake välju küljendivaates ning valige soovitud kiirmenüü toiming. Küljendivaate aktiveerimiseks paremklõpsake aruannet navigeerimispaanil ning klõpsake käsku Küljendivaade.

Märkus. : Kuigi käesoleva jaotise juhised ei kasuta otseselt paani Rühmitamine, sortimine ja kokkuvõte, on soovitatav paan avada ning jälgida töö käigus sellel toimuvaid muudatusi. See aitab teil paremini mõista Accessi tööd ning õppides paani Rühmitamine, sortimine ja kokkuvõte rohkem kasutama, saate selle abil aruandele vajalikke kohandusi teha. Paani Rühmitamine, sortimine ja kokkuvõte kuvamiseks tehke järgmist.

  • Klõpsake menüü Kujundus jaotises Rühmitamine ja kogusummad nuppu Rühmita ja sordi.

Ühe välja alusel sortimine

  • Paremklõpsake sortimiseks kasutatava välja suvalist väärtust.

  • Klõpsake kiirmenüüs soovitud sortimissuvandit (nt tekstivälja tõusvas järjestuses sortimiseks klõpsake nuppu Sordi A-st Y-ni ning arvuvälja laskuvas järjestuses sortimiseks klõpsake nuppu Sordi suurimast väikseimani).

Access teostab aruande sortimise teie poolt määratud viisil. Kui paan Rühmitamine, sortimine ja kokkuvõte on avatud, siis näete, et vastavale väljale on lisatud uus joon Sortimisalus.

Mitme välja alusel sortimine

Märkus. : Kui rakendate sortimist välja paremklõpsamisega küljendivaates, saate sortida vaid ühte välja korraga. Teisele väljale sortimise rakendamine eemaldab sortimise esimesel väljal. See erineb sortimise käitumisest vormides, kus mitme sortimisjärjestuse rakendamiseks tuleb paremklõpsata iga vajalikku välja ning seejärel valida soovitud sortimisjärjestus. Mitme sortimistaseme loomise kohta lisateabe saamiseks vaadake teemat Paani Rühmitamine, sortimine ja kokkuvõte abil rühmitamise, sortimise ja kokkuvõtete lisamine.

Välja alusel rühmitamine

  • Paremklõpsake rühmitamisalusena kasutatava välja suvalist väärtust.

  • Klõpsake kiirmenüüs käsku Rühmitamisalus.

Access lisab rühmitamistaseme ning loob selle jaoks rühmapäise. Kui paan Rühmitamine, sortimine ja kokkuvõte on avatud, siis näete, et vastavale väljale on lisatud uus joon Rühmitamisalus.

Väljale kokkuvõtte lisamine

Selle suvandi abil saate arvutada summat, keskmist, loendit või muud välja kokkuvõtet. Üldkokkuvõte lisatakse aruande lõppu ning rühma kokkuvõtted lisatakse aruandel olevatesse rühmadesse.

  • Paremklõpsake kokkuvõtteks kasutatava välja suvalist väärtust.

  • Klõpsake käsku Kokku.

  • Klõpsake teostatavat toimingut: Summa, Keskpunkt, Loenda kirjed (kõikide kirjete loendamiseks), Loenda väärtused (vaid sellel väljal väärtust omavate kirjete loendamiseks), Maksimum, Miinimum, Standardhälve või Dispersioon.

Access lisab aruande jalusesse arvutatud tekstivälja juhtelemendi, mis loob üldkokkuvõtte. Kui aruandel on rühmitamistasemeid, lisab Access rühmajalused (kui juba pole lisatud) ning paigutab kokkuvõtte igasse jalusesse.

Märkus. : Teine võimalus kokkuvõtete lisamiseks on klõpsata summeerimiseks kasutatavat välja ning seejärel menüü Kujundus jaotises Rühmitamine ja kokkuvõtted nuppu Kogusummad.

Paani Rühmitamine, sortimine ja kokkuvõte abil rühmitamise, sortimise ja kokkuvõtete lisamine

Paanil Rühmitamine, sortimine ja kokkuvõte töötamine annab teile vabamad käed aruandel rühmade, sortimisjärjestuste või kokkuvõttesuvandite lisamiseks või muutmiseks. Soovitame töötamiseks küljendivaadet, kuna näete koheselt, kuidas tehtud muudatused mõjutavad andmete kuvamist.

Paani Rühmitamine, sortimine ja kokkuvõte kuvamine

  • Klõpsake menüü Kujundus jaotises Rühmitamine ja kokkuvõtted nuppu Rühmita ja sordi.

    Access kuvab paani Rühmitamine, sortimine ja kogusumma.

Rühmitamine, sortimine ja kogusumma paan

Uue sortimis- või rühmitamistaseme lisamiseks klõpsake nuppu Lisa rühm või Lisa sortimine.

Paanile Rühmitamine, sortimine ja kokkuvõte lisatakse uus rida ning kuvatakse saadaolevate väljade loend.

Väljaloendi paani Rühmitamine, sortimine ja kogusumma

Avaldise sisestamiseks klõpsake mõnda väljanime või väljaloendi all kuvatud käsku avaldis. Kui olete valinud välja või sisestanud avaldise, lisab Access aruandele rühmitamistaseme. Küljendivaates kuvatakse kohe rühmitamis- või sortimisjärjestus.

Avaldiste loomise kohta leiate lisateavet artiklist Avaldise koostamine.

Märkmed : 

  • Kui mitmed sortimis- või rühmitamistasemed on juba eelnevalt määratud, peate võib-olla nuppude Lisa rühm ning Lisa sortimine nägemiseks paanil Rühmitamine, sortimine ja kokkuvõte alla kerima.

  • Aruandes saate määrata kuni kümme rühmitamis- ja sortimistaset.

Rühmitamissuvandite muutmine

Igal sortimis- ja rühmitamistasemel on mitmeid määratavaid suvandeid, mida saate kasutada vajaliku tulemuse saavutamiseks.

Rühmitamissuvandite

  • Kõigi rühmitamis- või sortimistaseme suvandite kuvamiseks klõpsake muudetaval tasemel nuppu Veel.

    Rühmitamissuvandite (laiendatud)

  • Suvandite peitmiseks klõpsake nuppu Vähem.

Sortimisjärjestus –    sortimisjärjestuse muutmiseks klõpsake sortimisjärjestuse ripploendit ning seejärel vajalikku suvandit.

Rühma intervall –    säte määrab kirjete rühmitamise (nt kasutades rühmitamisalusena tekstivälja esimest märki, rühmitatakse kõik A-tähega algavad kirjed, kõik B-tähega algavad kirjed, jne). Kuupäevavälja saate rühmitada päeva, nädala, kuu, kvartali või kohandatud intervalli alusel.

Kokkuvõtted –    klõpsake seda suvandit kokkuvõtete lisamiseks. Saate mitme välja kokkuvõtted kokku liita või ühel väljal mitmeid kokkuvõtte tüüpe arvutada.

Kokkuvõtete hüpikaknas

  • Klõpsake rippnoolt Summeerimisalus ning valige summeeritav väli.

  • Klõpsake rippnoolt Tüüp ning valige teostatav arvutustüüp.

  • Aruande lõppu (aruande jalusesse) üldkokkuvõtte lisamiseks märkige ruut Kuva üldsumma.

  • Aruande jalusesse juhtelemendi lisamiseks, mis arvutab mitu protsenti iga rühma kokkuvõte üldkokkuvõttest moodustab, märkige ruut Kuva rühmade kokkuvõtted üldkokkuvõtte %-na.

  • Kokkuvõtte kuvamiskoha valimiseks märkige ruut Kuva rühmapäises või ruut Kuva rühmajaluses.

Kui olete välja suvandite valimise lõpetanud ning soovite mõnda teist välja summeerida, valige sobiv väli ripploendist Summeerimisalus ning korrake eelmisi juhiseid. Vastasel korral klõpsake hüpikakna Kokkuvõtted sulgemiseks väljaspool akna ala.

Pealkiri –    selle suvandi abil saab muuta summeeritava välja pealkirja. Pealkirja kuvatakse veerupäises ning seda kasutatakse päistes ja jalustes kokkuvõtteväljade sildistamiseks.

Pealkirja lisamiseks või muutmiseks tehke järgmist.

  • Klõpsake reale tiitliga järgnevat sinist teksti.

    Kuvatakse dialoogiboks Suumimine.

  • Tippige uus pealkiri dialoogiboksi ning klõpsake nuppu OK.

Päisesektsiooniga või päisesektsioonita –    kasutage seda sätet igale rühmale eelneva päisesektsiooni lisamiseks või eemaldamiseks. Päisesektsiooni lisamisel nihutab Access iseseisvalt rühmitamisvälja päisesse. Sellise päisesektsiooni eemaldamisel, mis sisaldab peale rühmitamisvälja veel juhtelemente, küsib Access juhtelementide kustutamiseks kinnitust.

Jalusesektsiooniga või jalusesektsioonita –    kasutage seda sätet igale rühmale järgneva jalusesektsiooni lisamiseks või eemaldamiseks. Juhtelemente sisaldava jalusesektsiooni eemaldamisel pärib Access juhtelementide kustutamiseks kinnitust.

Hoia rühm koos –    sättega määratakse rühmade paigutus aruande printimisel. Soovitatav on rühmi võimalikult koos hoida, sest sel juhul ei pea te kogu rühma vaatamiseks tihti lehte keerama. Teisalt suureneb seeläbi aruande printimiseks vajalik paberimaht, kuna mitmete lehtede allservas on tühja ruumi.

  • Ära hoia rühma ühel lehel koos –    kasutage seda suvandit, kui te ei hooli, et lehepiirid rühma mitmeks tükiks jagavad (nt 30 üksusest koosneva rühma 10 üksust on ühe lehe allservas ning ülejäänud 20 üksust on järgmise lehe ülaservas).

  • Hoia kogu rühm ühel lehel koos –    suvand vähendab rühma tükkideks jagavaid lehepiire. Kui rühm on suurem kui lehel allesjäänud vaba ruum, jätab Access selle ruumi tühjaks ning alustab rühma järgmisel lehel. Suured rühmad võivad siiski üle mitme lehe ulatuda, kuid suvand püüab rühmasiseseid lehepiire võimaluse korral vältida.

  • Hoia päis ja esimene kirje ühel lehel koos –    rühmapäistega rühmade korral tagab suvand, et rühmapäist ei prindita üksikult lehe allserva. Kui Access leiab, et päisega samale lehele pole võimalik ühtegi andmerida printida, algab rühm järgmisel lehel.

Rühmitamis- ja sortimistasemete prioriteetsuse muutmine

Rühmitamis- või sortimistaseme prioriteetsuse muutmiseks klõpsake vastavat rida paanil Rühmitamine, sortimine ja kokkuvõte ning seejärel reast paremal üles- või allanoolt.

Rühmitamis- ja sortimistasemete kustutamine

Rühmitamis- või sortimistaseme kustutamiseks klõpsake paanil Rühmitamine, sortimine ja kokkuvõte kustutatavat rida ning vajutage kustutusklahvi (DELETE) või klõpsake reast paremal nuppu Kustuta. Rühmitamistaseme kustutamisel, kui rühmitamisväli oli rühmapäises või -jaluses, nihutab Access välja aruande jaotisse Üksikasjad. Kõik teised rühmapäises või -jaluses sisalduvad juhtelemendid kustutatakse.

Kokkuvõtte aruande loomine (kirje üksikasjadeta)

Kui soovite kuvada vaid kokkuvõtteid (st ainult teavet päise- ja jaluseridades), klõpsake menüü Kujundus jaotises Rühmitamine ja kokkuvõtted nuppu Peida üksikasjad. Sellega peidetakse kirjed praegusest madalamal rühmitamistasemel, mille tulemusena antakse andmete kokkuvõttest kompaktsem esitlus. Kui kirjed on peidetud, ei kustutata peidetud jaotises juhtelemente. Klõpsake aruandes üksikasjade ridade taastamiseks uuesti nuppu Peida üksikasjad.

Lehe algusse

Märkus. : Masintõlke lahtiütlus. Selle artikli tõlkis arvutisüsteem ilma inimese sekkumiseta. Microsoft pakub selliseid masintõlkeid, et inglise keelt mittekõnelevad kasutajad saaksid vaadata sisu Microsofti toodete, teenuste ja tehnoloogiate kohta. Kuna artikkel on masintõlgitud, võib see sisaldada sõnavara-, süntaksi- või grammatikavigu.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×