Projektide haldamine meeskonnatöö saidil loendite abil

Loendid aitavad teil hallata meeskonnatöö projekte ja hoida saidil leiduval teabel silma peal. Nii näiteks saate meeskonnaüritusi jälgida kalendri abil, hallata tööülesannete loendit ning küsimusi logida ja neile vastata.

Märkus. : See artikkel viitab SharePointi näidisveebisaidile, mille omanik on Adventure Works – väljamõeldud ettevõte, kes tegeleb jalgrataste, jalgrattaosade ja jalgratta tarvikute tootmisega.

Adventure Worksi turundusmeeskond kasutab kalendrit meeskonnaürituste, puhkuste ja konverentside jälgimiseks. Meeskonna liikmed saavad selle kalendri ühendada oma isikliku Microsoft Office Outlook 2007 kalendriga, kuna sel viisil on hõlbus hoida ära ajastamiskonflikte. Sündmusi saab igal ajal ühest kalendrist teise kopeerida.

Tööülesannete loendit kasutab turundusmeeskond suuremate projektidega seotud töö haldamiseks, näiteks konverentside kavandamiseks ja turunduskampaaniate haldamiseks. Tööülesandeid saab häälestada nii standardse loendivaatena kui ka projekti tööülesannete loendina. Projekti tööülesannete loend annab tööülesannetest ja nende edenemisest visuaalse ülevaate, mida nimetatakse Gantti vaateks. Nii standardses loendivaates kui ka projekti tööülesannete loendis on loendite loomiseks saadaval ka mallid. 

Projekti tööülesannete loend

Lisaks kasutab turundusmeeskond konverentsi kavandamisega seostuvate logistiliste probleemide (nt registreerimisandmebaasiga seotud probleemid) jälgimiseks probleemijälitusloendit. Kui üks meeskonnaliige on probleemi loginud, saavad teised registreerida värskendusi ja parandusi, kuni probleem on lahendatud.

Loenditega töötamine

Meeskonnatöö veebisaidi loomisel luuakse automaatselt ka mitu loendit. Nende vaikeloendite seas on näiteks nii arutelutahvel kui ka kalendriloend. Vajadusel saate neid loendeid kohandada, lisada neisse üksusi, luua mallide põhjal uusi loendeid ning luua valitud sätete ja veergudega kohandatud loendeid.

Loendid võivad hõlmata kõikvõimalikku teavet, tekstist ja kuupäevadest alustades ning piltidega lõpetades. Samuti võivad loendid sisaldada arvutusi, näiteks kogusummasid või arvutatud kuupäevi (nt tänasest kuupäevast nädala võrra kaugem kuupäev).

Loendite abil saate teha järgmist.

  • Versioonide jälitamine.    Loendiüksusi jälitades näete, milliseid üksusi on muudetud ja kes need muudatused on teinud. Kui uuem versioon sisaldab vigu, saate taastada üksuse eelmise versiooni.

  • Kinnitamise nõudmine.    Kui soovite, et loendiüksus ei oleks enne kinnitamist kõigile kasutajatele nähtav, saate nõuda üksuse eelnevat kinnitamist.

  • Meili ja loendi ühendamine.    Kui teie veebisaidil on lubatud sissetuleva või väljamineva meili kasutamine, saab ära kasutada teatud loenditesse kaasatud meilifunktsioone. Mõnda tüüpi loendid (nt kalendrid ja arutelud) saab häälestada nii, et neisse saab sisu lisada meilisõnumi saatmisega. Lisaks saab koos kalendri, tööülesannete ja kontaktide loenditega kasutada ka programmi Office Outlook 2007.

  • Õiguste kohandamine.    Teie asutus saab loendi või koguni ainult mõne kindla loendiüksuse jaoks määrata kohandatud õigused. See funktsioon on abiks näiteks siis, kui mõni konkreetne üksus sisaldab konfidentsiaalset teavet.

  • Vaadete loomine ja haldamine.    Rühm saab luua samast loendist erinevaid vaateid. Esialgse loendi sisu ei muutu, kuid üksused korraldatakse või filtreeritakse nii, et kasutajad leiavad kõige tähtsama või huvitavama teabe.

  • Muudatustega kursis olemine.    Saate tellida loendite ja vaadete RSS-i kanaleid, et vaadata loendite värskendusi oma RSS-i vaaturis (nt Outlook 2007). Kui teie asutuses on seadistatud sissetulev e-post, saate üksuste muutumisest ka meilitsi teatisi tellida.

  • Loendite haldamine ja rakenduses Microsoft Office Access 2007 loenditega ühenduseta režiimis töötamine.    Office Access 2007 võimaldab loendeid hallata andmebaasiriistadega ja nendega ka ühenduseta töötada.

  • Loendite vaatamine mobiilsideseadmetes.    Paljusid loendeid (nt tööülesannete loendeid ja kalendreid) ja dokumenditeeke saate vaadata ka mobiilsideseadmetes. Mobiilse loendi vaatamiseks tippige pärast saidi veebiaadressi tähis /m. Mobiilivaated pole saadaval kõigi loenditüüpide (nt arutelude) jaoks ning nendes ei pruugita kuvada kõiki veerutüüpe.

Levinumad tüüpi loendid koostöö jaoks

Järgnevalt saate ülevaate levinumatest loenditüüpidest, mida teie asutus saab kasutada.

  • Kalender.     Kalendris saate jälgida kõiki oma meeskonna üritusi või konkreetseid olukordi; näiteks saate koostada eraldi kalendri mõne projekti või ettevõtte puhkusegraafiku jaoks.

  • Tööülesanded ja projekti tööülesanded.     Tööülesannete loendi abil saate jälgida teavet projektide ning muude oma rühma ürituste ja sündmuste kohta. Selle loendi kaudu saate töötajatele ülesandeid määrata ning jälgida pooleliolevate tööülesannete olekut ja edenemist. Projekti tööülesannete loendis kuvatakse tööülesanded koos edenemisribadega (nn Gantti vaade).

  • Probleemijälitamine.     Probleemijälitusloendis saate talletada probleeme koos nende oleku ja lahendusega. See on levinud loend näiteks tugiteenuste probleemide või juhtumite jälgimiseks (nt klienditeeninduses, kvaliteedikontrollis või tehniliste tugiteenuste osakonnas).

  • Arutelutahvlid.     Arutelutahvel on keskne koht, kus saate registreerida ja talletada meeskonnaarutelusid; see on mõneti sarnane uudiserühmadega.

  • Teadaanded.     Teadaandeloendiga saate ühiselt kasutada teavet ja olekut ning anda meeldetuletusi.

  • Kontaktid.     Kontaktiloendis saate talletada teavet inimeste või rühmade kohta, kellega te koostööd teete.

  • Lingid.     Lingiloendit saate kasutada keskse asukohana linkide jaoks, mis viivad näiteks Internetti, asutuse sisevõrku ja muudele ressurssidele.

  • Küsitlused.    Küsitlust saate kasutada tagasiside kogumiseks ja koostamiseks (nt töötajate rahuloluküsitlus või päringud).

  • Kohandamine.     Ehkki kohandada saate kõiki valmisloendeid, võite ka otse kohandatud loendist alustada ja lisada sinna siis soovitud sätted. Samuti saate luua arvutustabelitel (nt Microsoft Office Excel 2007 töövihikul) põhinevaid loendeid, näiteks hankijate kontaktandmete haldamiseks.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×