Programmiga Access 2007 alustamine

NB! :  See artikkel on masintõlgitud, vaadake lahtiütlust. Selle artikli ingliskeelse versiooni leiate aadressilt (viiteks).

Rakendusega Microsoft Office Access 2007 alustamiseks on teil mitu võimalust olenevalt sellest, kas kasutate Accessi esimest korda, teisaldate andmeid mõnest muust andmebaasist või tabelarvutusprogrammist Accessi või olete uuendanud Accessi eelmist versiooni. Sellest artiklist leiate vastused küsimustele, mis tõenäoliselt nendes situatsioonides esile kerkida võivad.

Selle artikli teemad

Accessi kasutamine esimest korda

Arvutustabeli või muu programmi andmete importimine

Varasema versiooni andmebaasi kasutamine Accessi mitmes versioonis

Accessi esmakordne kasutuselevõtt

Office Access 2007 pakub mitmeid uuendusi, mistõttu saab andmebaasi luua hõlpsamalt kui kunagi varem. Kui olete ka varem Accessiga andmebaase loonud, hindate kindlasti ka neid uusi ja täiustatud funktsioone, mis andmebaasi loomisprotsessi kiirendavad.

Rakenduse Office Access 2007 käivitamisel kuvatakse esmalt leht Alustamine: Microsoft Office Access (v.a juhul, kui käivitasite Accessi kindlat andmebaasifaili topeltklõpsates – sel juhul avatakse vastav andmebaas). Leht Alustamine: Microsoft Office Access on lähtepunkt, mille kaudu saate luua uue andmebaasi, avada olemasoleva andmebaasi või vaadata veebisaidi Microsoft Office Online esiletõstetud sisu.

Andmebaasi loomine malli abil

Malli alla laadima Microsoft Office'i veebisaidilt

Andmebaasi loomine algusest peale

Looge tühi andmebaas

Tabeli lisamine

Accessi tabeliväljade andmete mõnest muust allikast kleepimine

Andmete importimine muust allikast

Olemasoleva Accessi andmebaasi avamine

Access 2010 on tööriistakomplekti, et oleks lihtsam jälgida, aruande-ja oma andmeid ühiselt kasutada.

Andmebaasi loomine malli abil

Access pakub mitmesuguseid malle, mille abil saate häälestada oma andmebaasi loomisprotsessi kiirendamiseks. Mall on valmis kasutada andmebaasi, mis sisaldab kõiki tabeleid, päringuid, vorme ja aruandeid kindla tööülesande. Näiteks on malle, mida saab kasutada jälgida probleeme, kontaktide haldamine või arvestuse pidamiseks kulud. Mõned mallid sisaldavad mõne valimi kirjeid nii, et aidata mõista nende kasutamist. Malli andmebaaside saab kasutada olemasoleval või neid vastavalt oma vajadustele kohandada.

  1. Käivitage Access, kui see veel ei tööta.

    Kui andmebaas on juba avatud, tehke lehe Alustamine: Microsoft Office Access kuvamiseks järgmist.

    • Klõpsake Microsoft Office'i nuppu Office'i nupu pilt ja seejärel käsku Sule andmebaas. Nupu pilt

      Leht Alustamine: Microsoft Office Access

  2. Mitu malli kuvatakse lehel Alustamine: Microsoft Office Access jaotises Esiletõstetud Online'i mallid ja veel muutuvad kättesaadavaks, kui klõpsate kategooria jaotises Mallide kategooriad vasakus servas olevat Accessi aken. Ikka veel saab alla laadida Microsoft Office'i veebisaidilt (vt järgmisest jaotisest, Microsoft Office Online'i malli alla laadimaüksikasjad).

  3. Klõpsake malli, mida soovite kasutada.

  4. Accessi akna parempoolse paani väljal Faili nimi kuvatakse soovitatav andmebaasifaili nimi. Saate muuta faili nime ja määrata mõne teise kausta. Soovi korral saate luua oma andmebaasi ja linkida selle teenuse Windows SharePoint Services 3.0 saidiga.

  5. Klõpsake nuppu Loo (või nuppu Laadi alla, kui soovite kasutada veebisaid Office Online malli).

    Access loob andmebaasi ja seejärel avab selle. Kuvatakse vorm, kuhu saate sisestada andmed.

    Kui mall sisaldab näidisandmeid, saate iga kirje kustutada järgmiselt.

    • Klõpsake selle kirje rea päist, mida soovite kustutada. (Rea päis on kirjest vasakul olev kast või riba.)

    • Klõpsake vahekaardil Avaleht jaotises kirjed nuppu Kustuta. Nupu pilt

  6. Andmete sisestamiseks klõpsake vormi esimest tühja lahtrit ja alustage tippimist. Pärast paari kirje sisestamist saate navigeerimispaani abil vaadata, kas on veel muid vorme või aruandeid, mida soovite kasutada.

Malli allalaadimine veebisaidilt Microsoft Office Online

Kui te ei leia sobilikku malli lehelt Alustamine: Microsoft Office Access, uurige veebisaiti Office Online, sealt leiate veel malle.

  1. Käivitage Access, kui see veel ei tööta.

    Kui andmebaas on juba avatud, tehke lehe Alustamine: Microsoft Office Access kuvamiseks järgmist.

    • Klõpsake Microsoft Office'i nuppu Office'i nupu pilt ja seejärel käsku Sule andmebaas. Nupu pilt

  2. Klõpsake lehe Alustamine: Microsoft Office Access allosas jaotise Veel veebisaidil Office Online linki Mallid.

    Veebisait Office Online kuvatakse uues brauseriaknas.

  3. Soovitud malli leidmiseks ja allalaadimiseks kasutage saidi Office Online'i otsinguriistu.

  4. Pärast malli allalaadimist talletatakse uus andmebaas ühte järgmistest kaustadest.

    • Windows Vista    c:\Users\user name\Documents

    • Microsoft Windows Server 2003 või Microsoft Windows XP    c:\Documents ja sätted\kasutajanimi\Minu dokumendid

      Järgmine kord, kui soovite andmebaasiga töötada, avage see samast asukohast Accessi või Windows Exploreriga.

Teema algusse

Andmebaasi loomine tühjalt kohalt

Kui ükski mall teie vajadustele ei vasta või kui tahate andmed Accessi importida teisest programmist, võite otsustada luua andmebaasi tühjalt kohalt. Enamiku rakenduste puhul tuleb teha üht või mõlemat järgmistest.

  • Uute tabelite loomine ja seejärel neisse andmete sisestamine, kleepimine või importimine.

  • Andmete importimine muudest allikatest, mille käigus luuakse uued tabelid.

Lisateavet andmebaasi kavandamise ja kujundamise või seoste, vormide, aruannete või päringute loomise kohta leiate praeguse artikli jaotise Vt ka linkide kaudu.

Tühja andmebaasi loomine

  1. Käivitage Access.

  2. Klõpsake lehe Alustamine: Microsoft Office Access nuppu Tühi andmebaas.

    Nupp Tühi andmebaas

  3. Tippige faili nimi paani Tühi andmebaas väljale Faili nimi. Kui te ei lisa failinime laiendit, lisab Access selle teie eest. Faili vaikeasukohaks on üks järgmistest.

    • Windows Vista    c:\Users\user name\Documents

    • Microsoft Windows Server 2003 või Microsoft Windows XP    c:\Documents ja sätted\kasutajanimi\Minu dokumendid

      Faili asukoha muutmiseks sirvida Nupu pilt välja Faili nimi kõrval asuvat nuppu, otsige sirvides üles ja valige uus asukoht ja seejärel klõpsake nuppu OK.

  4. Klõpsake nuppu Loo.

    Access loob andmebaasi ja avab seejärel tühja tabeli (nimega Tabel1) andmelehevaade.

  5. Access paigutab kursori veeru Lisa uus väli esimesse tühja lahtrisse.

    Uue andmebaasi uus, tühi tabelisse

    Andmete lisamiseks alustage tippimist – või kleepige andmed mõnest muust allikast, nagu on kirjeldatud jaotises mõnest muust allikast Accessi tabelisse andmeid kleepida, selle artikli.

    Märkmed : 

    • Andmete sisestamine andmelehevaates on väga sarnane andmete sisestamisega Exceli töölehele. Põhiline kitsendus on see, et andmed peab ridadesse ja veergudesse sisestama järjest, alustades andmelehe ülemisest vasakpoolsest nurgast. Te ei tohi oma andmeid tühje ridu või veerge lisades vormindada, nagu teeksite Exceli töölehel, kuna selline tegevus raiskab teie tabeli ruumi. Tabel peab sisaldama ainult andmeid. Kõik nende andmete visuaalsed esitlused kujundatakse hiljem vormide ja aruannete abil.

    • Tabeli struktuur luuakse andmete sisestamisel. Iga kord, kui lisate tabelisse uue veeru, määratletakse uus väli. Access seab välja andmetüüp sisestatud andmete tüübi alusel. Näiteks kui olete veergu sisestanud ainult kuupäevaväärtused, seab Access selle välja andmetüübiks kuupäev/kellaaeg. Kui proovite hiljem sellele väljale sisestada mitte-kuupäevaväärtust (nt nime või telefoninumbrit), kuvab Access teate, kus teavitatakse väärtuse mittevastavusest veeru andmetüübile. Kui võimalik, kavandage oma tabel nii, et iga veerg sisaldab sama tüüpi andmeid (nt teksti, kuupäevi, arve või mõnda muud tüüpi). See lihtsustab oluliselt ainult teie soovitud andmeid valivate päringute, vormide ja aruannete koostamist.

    • Andmelehtede töötamise kohta leiate lisateavet artiklist tühja andmelehe avamine.

Kui olete huvitatud andmete sisestamise sel ajal, klõpsake nuppu Sule Nupu pilt .

Tabeli lisamine

Olemasolevasse andmebaasi saate uue tabeli lisada menüü Loo jaotise Tabelid tööriistu kasutades.

Accessi menüülindi pilt

Klõpsake nuppu Tabel, et luua tühi tabel andmelehevaates. Andmelehevaate kaudu saate alustada andmete sisestamist kohe ja lasta Accessil luua tabelistruktuuri automaatselt. Tabelistruktuuri loomiseks saate kasutada ka kujundusvaade ja seejärel aktiveerida andmelehevaate ning sisestada oma andmed. Olenemata sellest, millises vaates alustate, saate alati aktiveerida teise vaate Accessi akna olekuriba vaatenuppude abil.

Tabeli lisamine andmelehevaates.    Andmelehevaates saate andmed sisestada kohe ja lasta Accessil luua tabelistruktuuri. Väljanimed määratakse numbritega (Väli1, Väli2, jne) ning Access seab välja andmetüübi vastavalt sisestatud andmete tüübile.

  1. Klõpsake menüü Loo jaotises tabelid nuppu Tabel. Nupu pilt

  2. Access loob tabeli ja paigutab kursori veeru Lisa uus väli esimesse tühja lahtrisse.

    Märkus. : Kui te ei näe veergu Lisa uus väli, võib teil andmelehevaate asemel olla aktiveeritud kujundusvaade. Andmelehevaate aktiveerimiseks topeltklõpsake tabelit navigeerimispaanil. Access küsib teilt uue tabeli nime ja aktiveerib seejärel andmelehevaate.

  3. Klõpsake menüü andmeleht jaotises väljad ja veerud nuppu Uus väli. Nupu pilt

    Access kuvab paani Väljamallid, mis sisaldab enam kasutatavate väljatüüpide loendit. Kui lohistate mõne välja oma andmelehele, lisab Access selle nimega välja ning seab selle atribuutidele seda tüüpi väljale sobivad väärtused. Neid atribuute saate hiljem muuta. Välja peate lohistama andmelehe sellele alale, mis sisaldab andmeid. Kuvatakse vertikaalne lisamisjoon, mis näitab, kuhu väli paigutatakse.

  4. Andmete lisamiseks alustage tippimist esimeses tühjas lahtris või kleepige andmed muust allikast, nagu kirjeldatakse praeguse artikli ühes järgmises teemas.

    • Veeru (välja) ümbernimetamiseks topeltklõpsake veerupäist ja tippige uus nimi. On hea tava anda igale väljale tähendusrikas nimi, et saaksite seda paanil Väljaloend nähes aru selle sisust.

    • Veeru teisaldamiseks valige veerg veerupäist klõpsates ja seejärel lohistage see sinna, kuhu soovite. Saate valida ka mitu järjestikust veergu ja lohistada need kõik korraga uude asukohta.

Tabeli lisamine kujundusvaates.    Kõigepealt peate kujundusvaates looma uue tabeli struktuuri. Seejärel peate andmete sisestamiseks aktiveerima andmelehevaate või sisestama andmed mõnel muul meetodil (nt kleepides või lisades).

  1. Klõpsake menüü Loo jaotises tabelid nuppu Tabel. Nupu pilt

  2. Tippige tabeli väljade nimed veergu Välja nimi ja valige seejärel andmetüüp loendist Andmetüüp.

    Märkus. : Kui te ei näe veerge Välja nimi ja Andmetüüp, võib teil kujundusvaate asemel olla aktiveeritud andmelehevaade. Kujundusvaate aktiveerimiseks klõpsake Accessi akna olekuriba nuppu Kujundusvaade. Access küsib teilt uue tabeli nime ja aktiveerib seejärel kujundusvaate.

  3. Kui soovite, võite veergu Kirjeldus sisestada iga välja kirjelduse. Sisestatud kirjeldus kuvatakse olekuribal, kui järjepunkt on vastaval väljal. Kirjeldust kasutatakse olekuriba tekstina iga juhtelemendi korral, mille olete loonud lohistades välja paanilt Väljaloend vormi või aruandesse, ning iga selle välja juhtelemendi korral, mis on loodud vormiviisardi või aruandeviisardi abil.

  4. Pärast kõigi väljade lisamist salvestage tabel.

    • Klõpsake Microsoft Office'i nuppu Office'i nupu pilt ja seejärel klõpsake nuppu Salvestavõi vajutage klahvikombinatsiooni CTRL + S.

  5. Andmete tabelisse sisestamisega saate alustada suvalisel ajal – aktiveerige andmelehevaade, klõpsake esimest tühja lahtrit ja alustage tippimist. Andmed saate kleepida ka muust allikast, nagu kirjeldatakse järgmises jaotises.

Kui soovite pärast mõnede andmete sisestamist oma tabelisse lisada ühe või mitu välja, saate andmelehevaates alustada tippimist veergu Lisa uus väli või kasutada uute väljade lisamiseks menüü Andmeleht jaotise Väljad ja veerud nuppe.

Tabelid, sealhulgas Tabelimallid, loomise kohta lisateabe saamiseks lugege artiklit andmebaasi tabelite loomine.

Teema algusse

Muust allikast pärit andmete kleepimine Accessi tabelisse

Kui andmed on praegu salvestatud mõnes muus programmis (nt Office Excel 2007), saate need kopeerida ja kleepida Accessi tabelisse. Üldjuhul töötab see paremini siis, kui andmed on juba veergudesse eraldatud nagu Exceli töölehel. Kui andmed on tekstitöötlusprogrammis, on parem enne andmete kopeerimist andmete veerud tabelduskohtade abil eraldada või teisendada andmed tekstitöötlusprogrammis tabelisse. Kui andmed vajavad redigeerimist või muutmist (nt kui soovite täisnimed eraldada ees- ja perekonnanimedeks), soovitame seda teha enne andmete kopeerimist, eriti juhul, kui te Accessi ei tunne.

Andmete kleepimisel tühja tabelisse seab Access iga välja andmetüübi vastavalt andmetele, mida väljalt leiab. Näiteks kui kleebitud väli sisaldab ainult kuupäevaväärtusi, rakendab Access sellele väljale andmetüübi kuupäev/kellaaeg. Kui kleebitud väli sisaldab ainult sõnu "jah" ja "ei", rakendab Access väljale andmetüübi jah/ei.

Access nimetab väljad vastavalt sellele, millised andmed on esimesel kleebitud andmereal. Kui esimesele reale kleebitud andmete tüüp sarnaneb järgmiste ridade tüübiga, määratleb Access, et esimene rida on osa andmetest, ning määrab väljadele üldised nimed (F1, F2 jne). Kui esimesele reale kleebitud andmete tüüp ei sarnane järgmistega, määratleb Access, et esimene rida koosneb väljanimedest. Access nimetab väljad vastavalt sellele ega kaasa esimest rida andmete hulka.

Kui Access määrab üldised nimed, peaksite segaduse vältimiseks väljad võimalikult kiiresti ümber nimetama. Selleks toimige järgmiselt.

  1. Salvestage tabel.

    • Klõpsake Microsoft Office'i nuppu Office'i nupu pilt ja seejärel klõpsake nuppu Salvestavõi vajutage klahvikombinatsiooni CTRL + S.

  2. Topeltklõpsake andmelehevaates iga veerupäist ja tippige seejärel igale veerule sobiv väljanimi. Võib jääda mulje, nagu tipiksite andmeid üle, kuid veerupäised sisaldavad väljanimesid, mitte andmeid.

  3. Salvestage tabel uuesti.

Märkus. : Väljade ümbernimetamiseks saate aktiveerida kujundusvaate ning redigeerida väljade nimesid seal. Kujundusvaate aktiveerimiseks paremklõpsake tabelit navigeerimispaanil ja klõpsake käsku Kujundusvaade. Andmelehevaate uuesti aktiveerimiseks topeltklõpsake vastavat tabelit navigeerimispaanil.

Teema algusse

Andmete importimine muust allikast

Võib-olla olete andmeid kogunud mõne teise programmi abil ja soovite need Accessi importida. Võib-olla töötate inimestega, kes talletavad andmeid teistes programmides, kuid teie soovite nende andmetega töötada Accessis. Kummalgi juhul saate andmed hõlpsalt muudest programmidest Accessi importida. Andmeid saate importida Exceli töölehelt, Accessi muu andmebaasi tabelist, SharePointi loendist või mitmesugustest muudest allikatest. Erinevate allikate korral erineb protsess pisut, kuid järgmised juhised aitavad teil alustada.

  1. Klõpsake menüü Välisandmed jaotises Import käsku vastavalt failitüübile, kust andmeid impordite.

    Accessi menüülindi pilt

    Näiteks kui impordite andmeid Exceli töölehelt, klõpsake nuppu Excel. Kui te ei leia õiget tüüpi programmi, klõpsake nuppu Veel.

    Märkus. : Kui te ei leia jaotisest Import õiget tüüpi vormingut, peate enne andmete Accessi importimist käivitama algselt andmete loomisel kasutatud programmi ja salvestama selle abil andmed levinud failivormingusse (nt eraldajatega tekstifail).

  2. Klõpsake dialoogiboksis Välisandmete toomine nuppu Sirvi, et liikuda sirvides lähteandmefailini, või tippige lähteandmefaili täielik tee väljale Faili nimi.

  3. Klõpsake soovitud suvandit jaotises Saate määratleda, kuidas ja kus soovite andmed praeguses andmebaasis talletada. Saate imporditavaid andmeid kasutades luua uue tabeli, lisada andmed olemasolevasse tabelisse või luua lingitud tabeli, kus säilitatakse link andmeallikale.

  4. Klõpsake nuppu OK.

    Access käivitab impordiviisardi.

  5. Järgige impordiviisardi juhiseid. Täpsemad juhised on erinevad vastavalt valitud impordi- või linkimissuvandile.

  6. Klõpsake viisardi viimasel lehel nuppu Valmis.

    Access küsib, kas soovite salvestada äsja lõpule viidud imporditoimingu üksikasjad.

    • Kui arvate, et sooritate sama imporditoimingu hiljem uuesti, märkige ruut Salvesta imporditoimingud ja sisestage üksikasjad.

      Imporditoimingu saate hõlpsalt uuesti esile kutsuda, klõpsates menüü Välisandmed jaotise Import nuppu Salvestatud importimised, klõpsates seejärel soovitud impordimäärangut ja lõpuks nuppu Käivita.

    • Kui te ei soovi toimingu üksikasju salvestada, klõpsake nuppu Sule.

Access impordib andmed uude tabelisse ja kuvab tabeli seejärel navigeerimispaani jaotises Tabelid.

Lisateavet selle kohta, kuidas importida andmed Accessi, leiate praeguse artikli jaotise Vt ka linkide kaudu.

Teema algusse

Olemasoleva Accessi andmebaasi avamine

  1. Valige Microsoft Office’i nupp Office'i nupu pilt ning seejärel klõpsake käsku Ava.

  2. Klõpsake dialoogiboksis Avamine otseteed või loendis Vt draivi või kausta, mis sisaldab soovitud andmebaasi.

  3. Topeltklõpsake kaustaloendis kaustu, kuni avaneb soovitud faili sisaldav kaust.

  4. Kui olete andmebaasi leidnud, tehke ühte järgmistest.

    • Et avada andmebaas avamise vaikerežiimis, topeltklõpsake seda.

    • Ühiskasutatava Accessi andmebaasi avamiseks kasutajaga keskkonnas, nii, et teie ja teised kasutajad saavad lugeda ja kirjutada andmebaasi samal ajal klõpsake avada.

    • Et avada andmebaas kirjutuskaitstud juurdepääsuks (saate seda vaadata, kuid mitte redigeerida), klõpsake nupu Ava kõrval asuvat noolt ja seejärel käsku Ava kirjutuskaitstuna.

    • Et avada andmebaas eksklusiivseks juurdepääsuks (keegi teine ei saa seda avada, kui teie olete selle hetkel avanud), klõpsake nupu Ava kõrval asuvat noolt ja seejärel käsku Ava eksklusiivselt.

    • Et avada andmebaas kirjutuskaitstud juurdepääsuks, klõpsake nupu Ava kõrval asuvat noolt ning seejärel käsku Ava eksklusiivselt kirjutuskaitstuna. Teised kasutajad saavad andmebaasi avada, kuid neil on ainult kirjutuskaitstud juurdepääs.

Kui te ei leia andmebaas, mida soovite avada   

  1. Klõpsake dialoogiboksis Avamine otseteed Minu arvuti või loendis Vt üksust Minu arvuti.

  2. Paremklõpsake draivide loendis draivi, mille arvate andmebaasi olevat, ning klõpsake siis käsku Otsi.

  3. Sisestage otsingukriteeriumid ja vajutage seejärel andmebaasi otsimiseks sisestusklahvi (ENTER).

  4. Kui andmebaas leitakse, topeltklõpsake selle avamiseks seda dialoogiboksis Otsingutulemid.

  5. Kuna käivitasite otsingu dialoogiboksi Avamine kaudu, peate klõpsama selle dialoogiboksi nuppu Loobu enne, kui andmebaas avaneb.

Märkus. : Väliste failivormingute (nt dBASE'i, Paradoxi, Microsoft Exchange'i või Exceli) andmefaile saata avada otse. Samuti saate otse avada suvalise ODBC-andmeallikas (nt Microsoft SQL Serveri või Microsoft FoxPro). Access loob automaatselt andmefailiga samasse kausta uue Accessi andmebaasi ja lisab välisesse andmebaasi lingid igale tabelile.

Näpunäited.

  • Viimati avatud, klõpsake faili nime lehel Alustamine: Microsoft Office Access loendis Ava viimatine andmebaas olnud andmebaasidest avamiseks. Access avab andmebaasi, rakendades sama suvandi sätteid, mida andmebaasi oli see avatud viimast. Kui viimati kasutatud failide loend pole kuvatud, klõpsake Microsoft Office'i nuppu Office'i nupu pilt ja siis nuppu Accessi suvandid. Kuvatakse dialoogiboks Accessi suvandid . Klõpsake kategooriat Täpsemalt ja seejärel valige jaotises kuvamine ruut viimati kasutatud failide loendi . (Saate ka määrata soovite kuvatavast loendist kuni üheksa viimati kasutatud failide arvu.)

  • Kui avate andmebaasi, kui klõpsate Microsoft Office'i nuppu Office'i nupu pilt ja seejärel käsku Ava , saate otseteed andmebaasidele, mis on avatud varem klõpsates soovitud Minu viimatiste dokumentide loendi kuvamine Avatud dialoogiboksi.

Teema algusse

Lehe algusse

Andmete importimine tabelarvutus- või mõnest muust programmist

Kui olete tuttav muude andmebaasi või arvutustabeli programmi, saate tõenäoliselt teate, kuidas töötavad need rakendused ja andmebaase, mida kasutatakse. Access erineb palju andmebaasirakendusi, mis võimaldab teil luua pilvepõhised andmebaasid. Accessis andmebaasi muudes programmides, nt SQL serveri töötamine peaaegu lõputult võimalusi.

Selles jaotises

Exceli töölehe importimine Accessi

Exceli töölehe importimine uue Office Access 2007 andmebaasi tabelina

Tabelianalüüsiviisard abil saate andmeid korraldada

Andmeid muudest programmidest

Exceli töölehe importimine Accessi

Paljud inimesed asuvad Accessi uurima pärast seda, kui on loonud loendi Excelis. Excel on loendi loomiseks sobiv koht, kuid loendi kasvades muutub see raskesti korraldatavaks ja värskendatavaks. Loendi teisaldamine Accessi on tavaliselt järgmine loogiline samm.

Andmebaasi tabelisse sarnaneb struktuuris töölehel, et andmed on salvestatud read ja veerud. See on hõlbus töölehe andmebaasi tabelisse importida. Töölehel andmete talletamise ja selle andmebaasi talletamise peamine erinevus on andmete korraldamine. Lihtsalt importides terve töölehe andmebaasi uude tabelisse ei lahenda probleemid korraldamine ja andmete värskendamine eriti siis, kui teie tööleht sisaldab liigsete andmete. Nende probleemide lahendamiseks saate peab tükeldada arvutustabeli andmed eraldi tabelisse igaüht seotud andmeid sisaldav. Lisateavet selle kohta, kuidas oma tabeli andmete korraldamine, lugege artiklit andmebaasi kujundamise põhitõed.

Funktsioonide tabelianalüüsiviisard, mis aitab teil selle protsessi lõpuleviimiseks. Pärast oma andmeid importida tabeli, aitab viisard teil tabeli tükeldada eraldi tabelid, mis sisaldab andmeid, mida pole dubleeritud mõni muu tabel. Viisard loob ka vajalikud seosed tabelite vahel.

Exceli töölehe importimine rakenduse Office Access 2007 uue andmebaasi tabelina

  1. Klõpsake Microsoft Office’i nuppu Office'i nupu pilt ning seejärel käsku Uus.

  2. Tippige uue andmebaasi nimi väljale Faili nimi ja klõpsake nuppu Loo.

  3. Sulgege Tabel1.

    Kui küsitakse, kas soovite tabeli kujunduse muudatused salvestada, klõpsake nuppu Ei.

  4. Klõpsake menüü Välisandmed jaotises impordi nuppu Excel. Nupu pilt

  5. Klõpsake dialoogiboksi Välisandmete toomine nuppu Sirvi.

  6. Leidke dialoogiboksi Faili avamine abil soovitud fail.

  7. Valige fail ja klõpsake seejärel nuppu Ava.

  8. Veenduge, et dialoogiboksis Välisandmete toomine on märgitud suvand Impordi lähteandmed praeguse andmebaasi uude tabelisse.

  9. Klõpsake nuppu OK.

    Käivitatakse arvutustabeli impordiviisard ja küsitakse teilt andmete kohta.

  10. Järgige juhiseid ja klõpsake lehelt lehele liikumiseks nuppe Edasi või Tagasi. Viisardi viimasel lehel klõpsake nuppu Valmis.

    Märkus. : Access küsib, kas soovite salvestada äsja lõpule viidud imporditoimingu üksikasjad. Kui arvate, et sooritate sama imporditoimingu hiljem uuesti, klõpsake nuppu Jah ja sisestage üksikasjad. Toimingu saate hõlpsalt tulevikus uuesti esile kutsuda, klõpsates menüü Välisandmed jaotise Import nuppu Salvestatud importimised. Kui te ei soovi toimingu üksikasju salvestada, klõpsake nuppu Sule.

Access impordib andmed uude tabelisse ja seejärel kuvab selle navigeerimispaani jaotises Kõik tabelid.

Tabelianalüüsiviisardi kasutamine oma andmete korraldamiseks

Kui olete andmed Accessi tabelisse importinud, saate tabelianalüüsiviisardi abil kiirelt korduvad andmed tuvastada. Seejärel võimaldab viisard korduvad andmed nende tõhusamaks talletamiseks hõlpsalt eraldi tabelisse korraldada. Access säilitab algse tabeli varukoopiana ja loob uued tabelid, mida saate seejärel kasutada oma andmebaasirakenduse alusena.

  1. Avage Accessi andmebaas, mis sisaldab analüüsitavat tabelit.

  2. Klõpsake menüü Andmebaasiriistad jaotises analüüsimine nuppu Analüüsi tabelit.

    Käivitatakse tabelianalüüsiviisard.

    Kui te pole mõistega normaliseerimine tuttav, sisaldab viisard kaht sissejuhatavat lehte lühikese õpetusega (sh nuppe, mida saate klõpsata näidete nägemiseks). Kui te ei näe sissejuhatavaid lehti, vaid märkeruutu Kas soovite kuvada sissejuhatavad lehed?, märkige see ja klõpsake seejärel sissejuhatuse nägemiseks kaks korda nuppu Tagasi. Kui te ei soovi pärast sissejuhatuse lugemist enam sissejuhatavaid lehti näha, tühjendage märkeruut.

  3. Valige analüüsitav tabel lehel, mis algab lausega Milline tabel sisaldab välju, mille väärtused korduvad paljudes kirjetes?, ja klõpsake nuppu Edasi.

  4. Võite lasta viisardil otsustada, millised väljad kuhu tabelisse paigutada, või otsustada selle üle ise. Kui järgite viisardi soovitusi, saate ikkagi muuta tabeli paigutust viisardi järgmisel lehel.

    Märkus. : Kui lasete väljade tabelisse paigutamise üle otsustada viisardil, ei pruugi selle valikud alati teie andmete jaoks sobivad olla, eriti kui andmeid on vähe. Peaksite viisardi tulemid hoolikalt üle vaatama. Teisalt võib viisard aga soovitada tõhusamat korraldusviisi, kui teil praegu mõttes olev. Seetõttu on kasulik viisardi otsuseid vähemalt korra proovida. Kui teile need ei meeldi, saate välju endiselt käsitsi ümber korraldada ja alati klõpsata ka nuppu Tagasi ning korraldada kõik väljad ise.

  5. Klõpsake nuppu Edasi. Sellel lehel peate määrama, millised tabelid milliseid välju sisaldavad. Kui lasite viisardil otsustada, peaksite nägema mitut seosejoontega ühendatud tabelit. Muul juhul loob Access ainult ühe tabeli, mis sisaldab kõiki välju. Mõlemal juhul saate praegusel lehel muudatusi teha.

    • Tabelist saate välju lohistada lehe tühjale alale, et luua neid välju sisaldav uus tabel. Access küsib teilt tabeli nime.

    • Välju saate lohistada ühest tabelist teise, kui leiate, et seal need tõhusamalt talletatakse.

    • Enamikule tabelitest lisatakse väli ID või Loodud kordumatu ID. Lisateavet ID-väljade kohta saate, kui klõpsate viisardi ülemises paremas nurgas asuvat nuppu Näpunäited.

    • Muudatuse tagasivõtmiseks klõpsake nuppu Võta tagasi.

    • Tabeli ümbernimetamiseks topeltklõpsake selle tiitliriba, tippige uus nimi ja klõpsake seejärel nuppu OK.

  6. Kui olete väljad soovitud viisil korraldanud, klõpsake nuppu Edasi.

  7. Kui viisard leiab väga sarnaste väärtustega kirjeid, tuvastatakse need väärtused kui võimalikud kirjavead ja kuvatakse ekraan, kus saate kinnitada nendega sooritatavad toimingud. Kerige loendit ning leidke kirjed, millel on väärtus veerus Parandus, ja klõpsake seejärel sobivat üksust ripploendis. Kui soovite väärtuse muutmata jätta, valige üksus (Ära muuda). Kui olete lõpetanud, klõpsake nuppu Edasi.

  8. Viisard küsib, kas soovite luua oma algse tabeliga sarnaneva päringu. Kui olete juba loonud vorme ja aruandeid, mis põhinevad algsel tabelil, on sellise päringu loomine mõttekas. Kui valite suvandi Jah, loo päring, nimetab viisard algse tabeli ümber, lisades selle nimele laiendi "_VANA" ja paneb seejärel uue päringu nimeks algse tabeli nime. Tabelil põhinevad vormid ja aruanded kasutavad nüüd andmeallikana päringut ja töötavad nagu enne.

  9. Klõpsake nuppu Valmis .

    Viisard loob uued tabelid nagu määratud ja seejärel avab need. Kui olete tulemuse üle kontrollinud, sulgege need.

Teema algusse

Muudest programmidest pärit andmetega töötamine

Rakenduse Office Access 2007 funktsioone kasutades on võimalik töötada muudes programmides talletatud andmetega.

  • Accessi uue, muus failivormingus andmetega lingitud andembaasi loomine.    Accessi saate kasutada muus failivormingus faili (nt teksti-, dBASE- või arvutustabelifaili) avamiseks. Access loob automaatselt andmebaasi ja lingib faili teie eest.

    1. Käivitage Access.

    2. Valige Microsoft Office’i nupp Office'i nupu pilt ning seejärel klõpsake käsku Ava.

    3. Klõpsake dialoogiboksis avamine fail, mille soovite avada, klõpsake loendis tüüp. Kui te pole kindel, et faili tüüp, klõpsake kõik failid (*. *).

    4. Vajadusel liikuge sirvides avatavat faili sisaldava kaustani. Kui olete faili leidnud, topeltklõpsake seda avamiseks.

    5. Järgige viisardi juhiseid. Klõpsake viisardi viimasel lehel nuppu Valmis.

  • Andmete importimine või linkimine olemasoleva Accessi andmebaasiga.    Andmed saate muudest allikatest ja programmidest Accessi tabelitesse importida (sel juhul kaasatakse andmed Accessi faili). Teise võimalusena saate andmed Accessi failiga linkida (sel juhul jäävad andmed lähtefaili, st Accessi failist välja).

    Andmete importimine või linkimine

    1. Klõpsake menüü Välisandmed jaotises Import vormingut, milles andmed on talletatud.

      Andmeid saate importida või linkida järgmistest vormingutest:

      • Microsoft Office Access

      • Microsoft Office Excel

      • Microsoft Windows SharePoint Services

      • Tekstifailid

      • XML-failid

      • ODBC-andmebaasid

      • HTML-dokumendid

      • Microsoft Office Outlook

      • dBASE

      • Paradox

      • Lotus 1-2-3

        Kuvatakse dialoogiboks Välisandmete toomine.

    2. Järgige dialoogiboksi juhiseid.

      Access impordib või lingib andmed teie andmebaasiga. Enamiku vormingute korral peate määrama andmete asukoha ja valima seejärel, kuidas soovite andmed oma andmebaasi talletada.

Teema algusse

Lehe algusse

Varasema versiooni andmebaasi kasutamine erinevates Accessi versioonides

Kui Accessi andmebaas või projekt on loodud Access 2000 või uuemas versioonis, saate seda kasutada selles Accessi versioonis, milles see loodi, või suvalises uuemas versioonis (isegi kui fail on turvatud). Näiteks saate rakenduse Access 2000 faile kasutada rakendustega Access 2000 kuni Office Access 2007 ja rakenduse Access 2002-2003 faile kasutada rakendustega Access 2002-2003 kuni Office Access 2007.

Võib-olla satute olukorda, kus soovite oma andmeid hoida Accessi varasemas versioonis, kuid mõnel kasutajal on Accessi uuem versioon ja ta soovib andmeid linkida ning sama ajal kasutada mõnda uuema versiooni funktsiooni. Lahenduseks on luua uuemas versioonis uus "eesandmebaas" (sisaldab vorme, aruandeid, päringuid, makrosid, kuid mitte tabeleid) ja linkida see varasema versiooni tabelitega. Tehke ühte järgmistest toimingutest vastavalt sellele, kas teie andmebaas on ühes failis või juba tükeldatud ees-/tagarakendus.

Ühes failis Accessi andmebaasi kasutamine Accessi mitmes versioonis

Ees-hinnaga/tagaandmebaas rakenduse kasutamine Accessi mitmes versioonis

Ühes failis asuva Accessi andmebaasi kasutamine mitmes Accessi versioonis

Kui kõik tabelid, vormid ja muud Accessi andmebaasiobjektid sisalduvad ühes mdb-failis ja te soovite andmebaasi kasutada mitmes Accessi versioonis, saate uuemas versioonis luua uue eesandmebaasi ja linkida selle algse failiga. Varasema versiooni kasutajad saavad endiselt algset andmebaasi kasutada. Uuema versiooni kasutajad saavad uue eesandmebaasi kaudu linkida samade andmetega.

  1. Teisendage järgmise toimingu abil andmebaas ühte kolmest uuest vormingust (Access 2000, Access 2002-2003 või Access 2007). See käsk säilitab algse andmebaasi algses vormingus ja loob sellest määratud vormingus koopia.

    • Sulgege Accessi fail. Kui fail on serveris või ühiskaustas asuv mitmele kasutajale mõeldud Accessi andmebaas, veenduge, et keegi teine pole seda avanud.

    • Käivitage Access 2007.

    • Valige Microsoft Office’i nupp Office'i nupu pilt ning seejärel klõpsake käsku Ava.

    • Liikuge sirvides teisendatava faili asukohani ja topeltklõpsake seda avamiseks.

      Kui kuvatakse dialoogiboks Andmebaasi täiustamine, kus küsitakse, kas soovite andmebaasi täiustada, klõpsake nuppu Ei.

    • Kui andmebaasi käivitamisel avatakse vorm, sulgege see.

    • Klõpsake Microsoft Office'i nuppu Office'i nupu pilt , valige käsk Salvesta nimegaja klõpsake jaotises Salvesta andmebaas mõnes muus vormingus, failivormingut, mida soovite teisendada.

    • Tippige dialoogiboksi Nimega salvestamine uue andmebaasi nimi.

      Märkus. : Kui te ei salvesta uut andmebaasi teise asukohta, peab selle nimi olema algse andmebaasi omast erinev. Siiski on mõlemal juhul parem kasutada erinevat nime, et ees- ja tagaandmebaasi oleks hõlbus eristada. Kui teisendate Access 2007 vormingusse, muutub failinimelaiend .mdb laiendiks .accdb (st saate kasutada sama failinime).

    • Klõpsake nuppu Salvesta.

  2. Tükeldage teisendatud andmebaas ees- ja tagarakenduseks järgmise toimingu abil.

    • Klõpsake menüü Andmebaasiriistad jaotises Teisalda andmed nuppu Accessi andmebaas. Nupu pilt

    • Klõpsake dialoogiboksis Andmebaasitükeldi nuppu Tükelda andmebaas.

    • Tippige tagaandmebaasi nimi ja klõpsake nuppu Tükelda.

  3. Kustutage tööriistaga Andmebaasitükeldi loodud tagaandmebaas. Veenduge, et te ei kustuta oma algset andmebaasi.

  4. Link uus eesandmebaas algse andmebaasi tabelitega: klõpsake menüü Andmebaasiriistad jaotises Andmebaasiriistad nuppu Lingitud tabelite haldur. Nupu pilt

  5. Klõpsake nuppu Vali kõik ja märkige seejärel ruut Küsi alati uut asukohta.

  6. Klõpsake nuppu OK, liikuge sirvides eelmise versiooni andmebaasini ja topeltklõpsake seda.

    Kui kõik läheb edukalt, kuvab Access teate, et kõik valitud lingitud tabelid värskendati.

    Nüüd saate uut eesandmebaasi täiendada funktsioonidega nende kasutajate jaoks, kes on kasutusele võtnud rakenduse Access 2000, Access 2002-2003 või Access 2007. Varasema versiooni kasutajad saavad jätkata andembaasi varasema versiooni kasutamist.

    Soovi korral võite uue eesandmebaasi teisendada veel mõnda teise versiooni. Näiteks kui algne andmebaas oli Access 2000 vormingus, saate luua Access 2002-2003 eesandmebaasi selle versiooni kasutajatele ja Access 2007 eesandmebaasi selle versiooni kasutatajatele. Mõlemad eesversioonid oleksid sel juhul lingitud Access 2000 faili andmetega.

Teema algusse

Ees-/tagarakenduse kasutamine mitmes Accessi versioonis

Kui teie Accessi andmebaas on juba tükeldatud ees-/tagarakendus, peate ainult eesosarakenduse Access 2000, Access 2002-2003 või Access 2007 failivormingusse teisendama. Tagaandmebaasi korral pole vaja midagi muuta.

Järgmine toiming näitab teile, kuidas kasutada käsku Salvesta andmebaas nimega, et teisendada eesandmebaas ühte kolmest uuest vormingust (Access 2000, Access 2002-2003 või Access 2007). See käsk säilitab algse andmebaasi algses vormingus ja loob sellest määratud vormingus koopia.

  1. Sulgege eesandmebaas. Kui fail on serveris või ühiskaustas asuv mitmele kasutajale mõeldud Accessi andmebaas, veenduge, et keegi teine seda pole avanud.

  2. Käivitage rakendus Access 2007.

  3. Valige Microsoft Office’i nupp Office'i nupu pilt ning seejärel klõpsake käsku Ava.

  4. Liikuge sirvides eesandmebaasi asukohani ja topeltklõpsake seda avamiseks.

    Kui kuvatakse dialoogiboks Andmebaasi täiustamine, kus küsitakse, kas soovite andmebaasi täiustada, klõpsake nuppu Ei.

  5. Kui andmebaasi avamisel kuvatakse vorm, sulgege see.

  6. Klõpsake Microsoft Office'i nuppu Office'i nupu pilt , valige käsk Salvesta nimegaja klõpsake jaotises Salvesta andmebaas mõnes muus vormingus, failivormingut, mida soovite teisendada.

  7. Tippige dialoogiboksi Nimega salvestamine uue andmebaasi nimi.

  8. Klõpsake nuppu Salvesta.

Nüüd saate uut eesandmebaasi täiendada funktsioonidega nende kasutajate jaoks, kes on kasutusele võtnud rakenduse Access 2000, Access 2002-2003 või Access 2007.

Teema algusse

Lehe algusse

Märkus. : Masintõlke lahtiütlus. Selle artikli tõlkis arvutisüsteem ilma inimese sekkumiseta. Microsoft pakub selliseid masintõlkeid, et inglise keelt mittekõnelevad kasutajad saaksid vaadata sisu Microsofti toodete, teenuste ja tehnoloogiate kohta. Kuna artikkel on masintõlgitud, võib see sisaldada sõnavara-, süntaksi- või grammatikavigu.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×