Peit- ja isikuandmete eemaldamine esitluste kontrollimise käigus

Kui plaanite PowerPointi esitluse ühiskasutusse anda või veebis avaldada, on mõistlik kontrollida, kas esitluses leidub peit- või isikuandmeid, mis võivad olla salvestatud esitlusse või selle atribuutidesse (metaandmed). Seal võib leiduda üksikasju, mida te parema meelega ei avalikustaks ning mis oleks soovitatav enne esitluse ühiskasutusse andmist eemaldada.

Üks võimalus esitlusest peitandmete otsimiseks ja eemaldamiseks on kasutada PowerPointi funktsiooni Dokumendiinspektor.

Selle artikli teemad

Peit- ja isikuandmete otsimine ja eemaldamine

Peit- ja isikuandmete tüübid

Dokumendiinspektori leitav ja eemaldatav teave

Peit- ja isikuandmete otsimine ja eemaldamine

  1. Avage esitlus, milles soovite kontrollida peit- ja isikuandmete olemasolu.

  2. Originaalesitluse koopia salvestamiseks klõpsake menüü Fail käsku Salvesta nimega ja seejärel tippige väljale Faili nimi faili nimi.

    NB!   Dokumendiinspektorit on soovitav kasutada originaalesitluse koopia kontrollimiseks, sest Dokumendiinspektori eemaldatud andmeid ei saa alati taastada.

  3. Klõpsake oma originaalesitluse koopias menüüd Fail ja siis käsku Teave.

  4. Valige Otsi probleeme ja siis Kontrolli dokumenti.

  5. Märkige dialoogiboksis Dokumendiinspektor need ruudud, millist tüüpi peitsisu olemasolu soovite kontrollida. Kontrollitavate andmete kohta lisateabe saamiseks lugege teemat Dokumendiinspektori leitav ja eemaldatav teave.

  6. Klõpsake nuppu Kontrolli.

  7. Vaadake kontrolli tulemusi dialoogiboksis Dokumendiinspektor.

  8. Dokumendist soovitud tüüpi peitsisu eemaldamiseks klõpsake kontrolli tulemuste kõrval asuvat nuppu Eemalda kõik.

    • Peitsisu eemaldamisel dokumendist ei pruugi selle taastamine nupu Võta tagasi klõpsamisega enam võimalik olla.

    • Kui soovite peit- ja isikuandmeid eemaldada esitlustest, mille salvestate OpenDocumenti esitluse vormingus (.odp), peate Dokumendiinspektorit käitama iga kord, kui salvestate oma esitluse selles vormingus.

Peit- ja isikuandmete tüübid

PowerPointi esitlustesse võib olla salvestatud mitut tüüpi peit- ja isikuandmeid. See teave ei pruugi olla kohe nähtav, kuid on võimalik, et teised saavad seda siiski soovi korral esitlusest välja otsida.

Peidetud teave võib sisaldada andmeid, mida PowerPoint lisab esitlusele, et saaksite selle loomisel teistega koostööd teha. Samuti võib see sisaldada teavet, mille olete tahtlikult peidetuks määranud.

PowerPointi esitlustes võib olla järgmist tüüpi peit- ja isikuandmeid.

  • Kommentaarid ja tindimarginaalid.    Kui olete esitluse loomisel teistega koostööd teinud, võib esitlus sisaldada kommentaare ja tindimarginaale. Selle teabe abil võivad teised näha esitluse kaasautorite nimesid, läbivaatajate kommentaare ja esitluses tehtud muudatusi.

  • Paranduste jälgimise andmed.   Kui teete koostööd pilveteenuses talletatud ühiskasutuses dokumendis, talletab teenusekomplekti Office 365 rakendus PowerPoint 2016 andmed dokumenti muutnud kasutaja ja muudatuse tegemise aja kohta.

  • Dokumendi atribuudid ja isikuandmed   .  Dokumendi atribuudid ehk metaandmed sisaldavad üksikasju esitluse kohta (nt autor, teema ja pealkiri). Dokumendi atribuutide hulka kuulub ka teave, mis Office’i programmides automaatselt sisaldub (nt dokumendi viimasena salvestanud isiku nimi ning dokumendi loomise kuupäev). Kui kasutate mingeid erilisi funktsioone, võib teie dokumendis olla mitmesugust isikuttuvastavat teavet (PII), nt meilisõnumipäised, läbivaatamiseks saadetud teave, marsruudilipikud ja failiteid puudutav teave dokumendi avaldamiseks veebilehtedel.

  • Nähtamatu slaidisisu.     Esitlus võib sisaldada objekte, mis pole nähtavad, kuna need on vormindatud nähtamatuks.

  • Slaidiväline sisu.   PowerPointi esitlused võivad sisaldada objekte, mida pole kohe näha, kuna need on slaidilt slaidivälisele alale lohistatud. See slaidiväline sisu võib hõlmata tekstivälju, lõike- ja muid pilte, klippe ning tabeleid.

  • Esitlusemärkmed.   PowerPointi esitluse märkmeala võib sisaldada teksti, mis ei pruugi olla mõeldud levitamiseks, eriti kui märkmed on kirjutatud üksnes esitluse ettekandja jaoks.

  • Dokumendiserveri atribuudid.     Kui esitlus on salvestatud mõnes dokumendihalduse serveris asuvasse kohta (nt dokumentide tööruumi saidile või teenusel Microsoft Windows SharePoint Services põhinevasse teeki), võib esitlus sisaldada täiendavaid dokumendiatribuute või selle serveriasukohaga seotud teavet.

  • Kohandatud XML-andmed.    Esitlused võivad sisaldada kohandatud XML-andmeid, mida pole dokumendis näha. Dokumendiinspektor võib need XML-andmed üles otsida ja eemaldada.

Lehe algusse

Dokumendiinspektori leitav ja eemaldatav teave

PowerPointi Dokumendiinspektor hõlmab mitut erinevat kontrolli (inspektorit), mis aitavad leida ja eemaldada PowerPointi esitlustele iseloomulikke peit- ja isikuandmeid. Järgmises tabelis on esitatud peit- ja isikuandmete tüübid, mida Dokumendiinspektor oskab esitlusest leida ja eemaldada.

Kui teie asutuses on Dokumendiinspektorit kohandatud (nt inspektorimooduleid lisatud), võite esitlustest otsida ka muud tüüpi teavet.

Inspektori tööpiirkond

Otsitav ja eemaldatav teave

Kommentaarid ja marginaalid

  • Kommentaarid

  • Tindimarginaalid

Dokumendi atribuudid ja isikuandmed

  • Dokumendi atribuudid (sh dialoogiboksi Dokumendi atribuudid vahekaartidel Kokkuvõte, Statistika ja Kohandatud leiduv teave)

  • Meilipäised

  • Marsruudilipikud

  • Läbivaatusele saatmise teave

  • Dokumendiserveri atribuudid

  • Dokumendihalduspoliitika teave

  • Sisutüübiteave

  • Veebilehtede avaldamise failitee

Paranduste jälgimise andmed

Andmed faili redigeerija ja redigeerimise aja kohta.

See funktsioon on saadaval ainult Office 365 tellijatele, kes on liitunud Office Insideri programmiga. Kui teil on mõni Office 365 tellimus, veenduge, et teil oleks Office’i uusim versioon.

Nähtamatu slaidisisu

  • Nähtamatutena vormindatud objektid.

    Inspektor ei leia objekte, mis asuvad teiste objektide all.

Slaidiväline sisu

  • Sisu või objektid, mida pole esitluses näha, kuna need asuvad väljaspool slaidiala.

    • Lõikepildid

    • Tekstiväljad

    • Pildid

    • Tabelid

      Dokumendiinspektor ei tuvasta ega eemalda animatsiooniefektidega slaidiväliseid objekte.

Esitlusemärkmed

  • Esitluse märkmealale lisatud tekst

Dokumendiinspektor ei saa eemaldada esitluse märkmealale lisatud pilte.

Kohandatud XML-andmed

  • Esitluses talletatud kohandatud XML-andmed

Dokumendiinspektori leitav teave, mida ei saa eemaldada

Dokumendiinspektor leiab järgmised üksused, mis võivad esitluses sisaldada nähtamatuid andmeid. Dokumendiinspektor ei saa neid üksusi teie eest eemaldada, sest esitlus ei pruugi siis enam õigesti töötada. Saate iga leitud üksuse läbi vaadata ning otsustada, kas soovite selle käsitsi eemaldada või asendada üksusega, mis ei sisalda peitandmeid (nt staatilise pildiga).

Üksused

Dokumendiinspektori leitav teave

Manusfailid või -objektid

Manusfailid (nt Office’i dokument või tekstidokument) või manusobjektid (nt graafik või võrrand), mis võivad sisaldada andmeid, mis pole teie töövihikus nähtavad. Järgnevalt on näitena toodud mõned objektitüübid.

  • Rasterpildi objektid

  • Microsoft Equation 3.0 objektid

  • Microsoft Graphi diagrammi objektid

  • Microsoft PowerPointi esitluse objektid

  • Microsoft Visio joonise objektid

  • Microsoft Wordi dokumendi objektid

  • OpenDocumenti teksti objektid

Makrod või VBA-kood

Esitluses olevad makrod või VBA-üksused, mis võivad sisaldada peitandmeid. Need hõlmavad järgmist.

  • Makrod

  • VBA-moodulid

  • COM- või ActiveX-juhtelemendid

Dokumendiinspektor ja isikuandmed

Teenusekomplekti Office 365 rakenduse PowerPoint 2016 versiooni xxx lisatud paranduste jälgimise andmete funktsioon illustreerib dokumendiinspektori piiranguid. Oletame näiteks, et Helen ja Brita teevad teenusekomplektis Office 365 koostööd Esitluses A. Esitlusele lisatakse paranduste jälgimise andmed (st kasutajanimed ja muudatuste tegemise ajad). Kui Risto avab hiljem Esitluse A rakenduses PowerPoint 2013 ja käivitab failist isikuandmete eemaldamiseks dokumendiinspektori, ei suuda PowerPointi selle versiooni dokumendiinspektor tuvastada ega eemaldada Heleni ja Brita kasutatud teenusekomplekti Office 365 rakenduse PowerPoint uuema versiooniga esitlusele lisatud paranduste jälgimise andmeid. Risto ei saa paranduste jälgimise andmeid eemaldada muidu, kui minnes üle PowerPointi praegusele versioonile ja käitades seejärel dokumendiinspektori.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×