Outlook 2010 kasutamise põhimõtted

NB! :  See artikkel on masintõlgitud, vaadake lahtiütlust. Selle artikli ingliskeelse versiooni leiate aadressilt (viiteks).

Selle artikli kirjutas Microsoft Outlook 2010 loonud tootemeeskond parimal võimalikul põhjusel – kuna meie kliendid palusid seda. Outlook 2010 on loodud laialdasele, arvukate töiste vajaduste ja tööstiilidega kasutajaskonnale. Kuigi pole üht ja ainukest „õiget töömeetodit“, leidub siiski mõningaid programmiga töötamise viise, mis on muudega võrreldes lihtsamad. Loodame, et põhitõdede tundmine aitab teil Outlook kasutada parimal võimalikul viisil.

Siin juhendis on meie nõuanded Outlook 2010 eriti tõhusaks kasutamiseks. Siiski ei ole see täielik juhend. Kasutame näitlikustamiseks paari põhistsenaariumi, mille abil saate Outlookkasutada vastavalt oma teabehalduse vajadustele.

Juhend on mõeldud inimestele, kes:

  • töötavad suures IT-osakonnaga ettevõttes;

  • saavad päevas üle 30 meili;

  • veedavad iga päev hulga aega, kasutades rakendust Outlook 2010 sõnumite saatmiseks ja vastuvõtmiseks ning koosolekute korraldamiseks või neil osalemiseks;

  • Kasutate Outlook 2010Microsoft Exchange Serveri kontot.

Sellest dokumendist on teil kasu olenemata teie serveri häälestusest või asutuse suurusest.

IT-administraatoritele

Laused, mille alguses on Office 2010 logo Office 2010 logo , viitavad teistele Microsoft Office 2010 toodetele, nt Microsoft OneNote 2010 ja Microsoft SharePoint Server. Laused, kus mainitakse automaatarhivaari ja Outlooki andmefaile (.pst), on tähistatud arhiivikapi sümboliga Arhiivi ikoon . Kui teie asutuses neid tooteid või funktsioone ei kasutata, võite need laused rahus vahele jätta; see ei mõjuta dokumendi ülejäänud sisu ega töö kulgu.

Selle artikli teemad

Eduka ajajuhtimise põhitõed

Outlook 2010 häälestamine: paigutus

Kaustad

Reeglid

Ülesanderiba

Teatised

Kategooriad

Kiirtoimingud

Sisendkausta korrashoidmise neli põhitoimingut

Igapäevane läbivaatus: oma aja ja ülesannete haldamine

Ülesanded: oma töö tegemine

Vajaliku sõnumi leidmine: tõhus otsimine

Kuidas leida kindla isiku saadetud sõnumit?

Suurepäraste meilide koostamine

Kalender ja koosolekud

Kontaktid

Korduma kippuvad küsimused

Viited

Autorist

Eduka ajajuhtimise põhitõed

Outlook 2010 on tööriist, mis aitab teil hallata meilisõnumeid, kalendrit, kontakte ja ülesandeid. Seega on see mitte ainult teie suhtluse, vaid ka ajajuhtimise keskuseks. Soovitame Outlook 2010 võimalikult tõhusaks kasutamiseks paari põhimõtet.

  • Vähendage kohtade arvu, kus te sõnumeid loete. Filtreerige mitmesuguste reeglite abil kõik sõnumid, mida teil on vaja kindlasti lugeda, ühte kohta – teie sisendkausta.

  • Suunake mõned sõnumid mööda. Kasutage reegleid, et saata teile vajalikud sõnumid sisendkausta, ja ülejäänud suunake kontaktirühma või leviloendi kaustadesse (kontaktirühma kaustadesse). Te ei pea kõiki teile saadetud sõnumeid lugema (ja suurte mahtude puhul te ilmselt ei suudakski seda). Sisendkausta peaks minema ainult teile oluline. Ülejäänud sõnumid võib olla kasulik alles hoida, näiteks juhuks kui peate hakkama mingi teemaga tegelema.

  • Vähendage kohtade arvu, kuhu te sõnumeid käsitsi salvestate. Vähendage oma koormust sõnumite kuskile käsitsi salvestamise arvel, kasutades vajadusel sõnumi leidmiseks hoopis otsingut.

  • Töödelge oma sõnumeid nelja põhitoimingu abil. Sõnumit lugedes otsustage, kas te ...

    • Kustutate selle.

    • Tegelete sellega (vastate või salvestate kausta).

    • Delegeerite selle (edastate kellelegi).

    • Lükkate selle edasi (kasutades kategooriaid ja lippe), pannes selle oma ülesandeloendisse hiljem tegelemiseks.

  • Koondage oma ülesandeloendid ühte loendisse. Kasutage oma tegemiste haldamiseks üht ülesandeloendit ja üht kalendrit.

  • Töötage plokkidena. Liigitage sarnased ülesanded kategooriate abil rühmadesse.

  • Tegutsege sõnumite saatmisel ratsionaalselt. Järgige suurepäraste sõnumite koostamiseks antud käske ja keelde.

  • Vaadake oma kalendrit ja ülesandeid regulaarselt.

Isegi kui te ei kasuta kõiki siin antud soovitusi, aitab juba kas või mõne järgimine teil rakendust Outlook 2010 paremini kasutada.

Lehe algusse

Outlook 2010 häälestamine: paigutus

Esimene etapp nende soovituste ellurakendamisel on süsteemi häälestamine, et optimeerida Outlook 2010 kasutamist. Parimaks peetakse järgmist paigutust.

Soovitatava paigutuse häälestamiseks vt täpsemat teavet jaotisest KKK.

Lehe algusse

Kaustad

Parimaks peetakse järgmist konfiguratsiooni.

  • Sisendkausta lähevad sõnumid, millega te peate tegelema. Teie sisendkaust on sõnumite jaoks, mis saadetakse otse teile või mida te peate kindlasti lugema.

Kui saate palju sõnumeid, kus suhtluses osaleb mitu inimesi, suunake need vestluste vaatesse. Muul juhul kasutage kuupäevapaigutust (vaikepaigutus). Kasutage automaatseid vormingureegleid, et muuta kõik ainult teile saadetud sõnumid siniseks.

  • Kasutage üht sisendkausta all olevat vajalike kirjade kausta, kuhu salvestate kõik sellised materjalid, mis võivad edaspidi vajalikud olla. Sellesse kausta ei panda midagi automaatselt (s.t reegliga). Pange selle kausta nimeks 1-Vajalik. (1- lisamine nime ette tagab, et see jääb sisendkausta all esimeseks üksuseks.) See kaust luuakse sisendkausta alla, nii et saate sisendkausta ahendada ja kausta seega silma alt eemaldada.

Arhiivi ikoon Määrake, et see kaust arhiivitaks automaatselt kord aastas.

Märkus. :  Kui see kaust paisub liiga suureks (10 000 üksust või rohkem), võib Outlook 2010 kausta avamisel aeglaseks muutuda.

  • Eraldi kaust karjääriga seotud, privaatsete ja isiklike sõnumite jaoks. Isikliku ja karjäärialase teabe eraldi kaustas hoidmine jätab teile vabaduse otsida sõnumeid ka siis, kui keegi seisab teie selja taga, muretsemata selle pärast, et ilmuda võiks mõni isiklikku ja tundlikku teavet sisaldav sõnum. Pange selle kausta nimeks 2-Isiklik. Juhtidel võib olla oma töötajate kohta käiva tagasiside jaoks kaust nimega 3-Juhtimine.

Arhiivi ikoon Määrake, et need kaustad arhiivitaks automaatselt kord aastas.

  • Kaustakomplekt kontaktirühma sõnumite jaoks. Kõiki kontaktirühmadele (nimetatakse ka loendiserveriteks, postitusloenditeks või leviloenditeks) saadetavaid sõnumeid ei pea tingimata lugema. See kaustakomplekt on hoidla kõigi kontaktirühma sõnumite jaoks, mida ei edastata automaatselt teie sisendkausta. Looge oma sisendkausta üks ülataseme kaust nimega Kontaktirühmad ja looge sellesse siis iga kontaktirühmade teema jaoks eraldi alamkaust. Tavaliselt piisab ühest kaustast kontaktirühma kohta, kuid kui teil on mitu seotud kontaktirühma, võite kaaluda ka kõigi sõnumite saatmist samasse kausta.

Ahendage ülataseme kontaktirühmade kaust, et selle kaustadesse ilmuvad lugemata sõnumid ei häiriks teie keskendumist.

Märkus. :  Kui teil on vaja kõiki kontaktirühma sõnumeid lugeda, siis ärge looge nende jaoks kausta. Sellised sõnumid peaksid minema otse teie sisendkausta.

Arhiivi ikoon Määrake, et kontaktirühmade kaustad arhiivitaks automaatselt iga kuue kuu tagant või kui need on ajakriitilised, siis veel sagedamini. Näiteks auto jagamise kontaktirühma võiks arhiivida kord päevas.

  • Kaustakomplekt RSS-kanalite jaoks. RSS-is on sarnaselt kontaktirühmade kaustakomplektiga mõnikord huvitavat teavet, kuid seda ei pea lugema pidevalt või sama kiiresti nagu otse teile saadetud sõnumeid. Outlook 2010 loob need kaustad automaatselt.

Otsingukaustad

Otsingukaustad on kasulikud teabe kogumiseks mitmest meili- ja RSS-kaustast. Eriti kasulikud on otsingukaustad siis, kui teil on vaja koguda eri kaustadesse salvestatud teavet (näiteks kvartalikoosoleku ettevalmistamisel).

Kui saate igapäevaselt palju sõnumeid (päevas üle 200), võib otsingukaustadest kasu olla eri saatjate meilide sõelumisel.

Navigeerimispaani jaotis Lemmikud

Lemmikud (valikuline)

Lemmikud aitavad muuta paremini nähtavaks kaustu, mis muidu teie meilikaustade loendis varju jäävad.

Lemmikud, mis on teie meilikaustade alamkomplekt, kuvatakse navigeerimispaani ülaosas. Lemmikute kasutamine pole selle süsteemi tööks kohustuslik, kuid kui teil on väike ekraan, saate navigeerimispaani minimeerida ja ikkagi sõnumeid kaustadesse salvestada, lohistades sõnumid minimeeritud ribale, tehes tavalisi otsinguid ja navigeerides kalendrisse, kontaktidesse ning ülesannetesse.

Eelkõige soovitatakse lemmikutesse salvestada järgmised kaustad: sisendkaust, 1-Vajalik, Saadetud ja Kustutatud üksused.

Lehe algusse

Reeglid

Outlooki korraldamise eesmärk on vähendada sisendkaustas ebavajalikku „müra“ ja tagada kõige olulisemate üksuste koondamine üles. Reeglid aitavad seda teostada, teisaldades sõnumid vastavalt teie määratud kriteeriumitele kaustadesse. Reeglid filtreerivad sisendkausta saabuvaid sõnumeid, jättes sinna ainult need, mida te peate kindlasti lugema.

Soovitatav on kasutada järgmisi reegleid (reeglite määramise kohta vt täpsemaid juhiseid selle artikli lõpus olevast KKK-st).

  • Automaatvastused   : kõik koosolekute vastused, mis ei sisalda sisu, teisaldatakse kustutatud üksuste kausta. Nõustumisi saate vaadata koosoleku aknas jälgimise vahekaardil.

  • Mulle saadetud   : kõik sõnumid, mis on saadetud otse teile või kus on koopia real teie aadress, saadetakse sisendkausta ja neid ei töödelda muude reeglitega, isegi kui need saadetakse ka kontaktirühma.

  • Koosolekukutsed saadetakse sisendkausta   : kõik koosolekukutsed, ka need, mis saadetakse kontaktirühma, tuleb edastada sisendkausta.

  • Saatmist lükatakse edasi   : selle reegliga viibib sõnumite saatmine minuti või kauem. Seda reeglit kasutades tuleb enne arvuti sulgemist veenduda, et sõnumid oleks saadetud.

Märkus. :  Office 2010 logo See on ainult kliendipoolne reegel, Outlook Web Appis (OWA) see ei tööta.

  • Kontaktirühmad   : kõik kontaktirühma saadetavad meilid teisaldatakse kontaktirühma kausta, v.a juhul, kui selle märksõnadest nähtub, et see võib teie jaoks oluline olla – siis saadetakse see teie sisendkausta. Mitu sarnast kontaktirühma peaks kasutama sama reeglit ja need tuleks salvestada samasse kausta. Kui olete mõne sellise kontaktirühma liige, kus teil on vaja kõiki sõnumeid lugeda, ärge looge selle jaoks reeglit. Kõik sõnumid, mida te peate lugema, peaksid minema otse teie sisendkausta.

Kui olete reeglite määramise lõpetanud, peaks teie reeglikomplekt välja nägema umbes järgmine.

Lehe algusse

Ülesanderiba

Ülesanderiba on paneel Outlook 2010 paremas servas. See kuvab teie kalendri, teie eelseisvad kohtumised ja teie ühendatud tööülesannete loendi, milles sisaldub järgnev:

  • sõnumid, millele te peate vastama (lipuga märgitud sõnumid);

  • kontaktid, kellele peate helistama (lipuga märgitud kontaktid);

  • jooksvalt tekkivad ülesanded.

Ülesanderiba parim häälestus on järgmine.

  • Kuvatakse kuupäevanavigaator (vaikimisi sisse lülitatud).

  • Kuvatakse ainult kolm kohtumist, kui teil on väikese eraldusvõimega ekraan või kui teil pole sel päeval palju kohtumisi (vaikimisi).

  • Kuvatakse viis kohtumist, kui teil on suure eraldusvõimega ekraan või kui teil on iga päev palju kohtumisi (vähemalt viis).

  • Kuvatakse ülesanded (vaikimisi sisse lülitatud).

  • Office 2010 logo Kuvatakse kiirkontaktid (saadaval ja vaikimisi sisse lülitatud, kui teil on Microsoft Office Communicator 2007 R2).

Ülesannete vaikepaigutuse aluseks on tähtaeg, kuid võite selleks määrata ka alguskuupäeva (olenevalt sellest, kuidas te kasutate lippe). Kui soovite näha ülesandeid, mille te olete lükanud esmaspäeval järgmiseks nädalaks, kasutage järjestamiseks alguskuupäeva. Kui soovite näha ülesandeid päeval, mil on nende tähtaeg, kasutage järjestamiseks tähtaega.

Vaikelipp

Kiirklõpsulipuna on soovitatav kasutada väärtust Täna (vaikeväärtus).

Lehe algusse

Teatised

Kui teile saadetakse palju sõnumeid või kui sissetulevate sõnumite saabumisel kõlav helimärguanne segab teid, soovitame lülitada välja järgmised suvandid:

Outlooki töölauateatis

  • Ümbrikuikoon, mis kuvatakse Windowsi tegumiribal Outlooki ikooni juures

Uue meilisõnumi teatis tegumiribal

  • Kursori ajutine muutumine ümbrikuks

  • Helisignaal, mis kaasneb kõigi eelnimetatud sätetega

Nende sätete muutmiseks klõpsake nuppu Fail ja valikuid Suvandid > Meil.

Tühjendage kõik ruudud jaotises Sõnumi saabumisel.

Sõnumi saabumise sätted Backstage'i vaates

Lehe algusse

Kategooriad

Outlook 2010 kategooriad pakuvad üksuste haldamiseks palju võimalusi. Me soovitame luua kolme põhitüübi kategooriaid:

  • projekt (võib sisaldada inimesi);

  • teema;

  • asukoht või tegevus.

Kategooriad ei ole süsteemis kohustuslikud, kuid neid järjekindlalt kasutades muudavad need teie elu lihtsamaks. Näiteks võivad need teil aidata hõlpsamalt kindlaks teha, mida saab kohe ette võtta, ja rühmitada sarnaseid ülesandeid, et need korraga ära teha.

Kategooriate loomiseks tehke järgmist.

  • Klõpsake mis tahes vaates menüü Avaleht jaotises Sildid valikut Kategooriad ja siis valikut Kõik kategooriad.

Parimaks peetakse järgmisi kategooriaid.

  • Iga teie otsene alluv ja teie juht selliste üksuste jaoks, mida soovite järgmisel kohtumisel arutada (näiteks kategooria nimega 1:1 juht).

  • Iga teie tegevuse peamine asukoht või tegevuse tüüp, nii et saate toiminguid teha hulgi (kasulik viis oma ülesannete haldamiseks), näiteks:

    • @Töölesõit ülesannete jaoks, mida saate teha teel tööle;

    • @Meil ülesannete jaoks, mis on seotud meilisõnumite, koosolekute või muude Outlook 2010 toimingutega;

    • @Kodu ülesannete jaoks, mida saate teha ainult kodus;

    • @Koosolek üksuste jaoks, mida teil on vaja koosolekuks valmistumisel;

    • @Arvutita ülesannete jaoks, mida teil on vaja teha arvutist eemal, nt dokumendist koopia tegemiseks;

    • @Võrgus ülesannete jaoks, mida saate täita ainult võrgus või veebibrauseris;

    • @Telefon kõnede jaoks, mille peate tegema või millele peate vastama;

    • @Lugemiseks ülesannete jaoks, mille jaoks on vaja ainult lugeda, mitte vastata. See kategooria on kasulik pikkade sõnumite või manuste puhul, mida te peate lugema, kuid millega te ei saa kohe tegeleda;

    • @Ootel sõnumite või ülesannete jaoks, mille puhul te ootate vastust ega pea ise seni otseselt midagi tegema.

Dialoogiboks Värvkategooriad

Märkus. :  Sümboli @ kasutamine tõstab kategooriad teie kategoorialoendis esile. Sümboli @ lisamine kategooria nime ette aitab neid kategooriaid hoida kategoorialoendi ülaosas ja meenutab teile, kus te selle ülesande täitmise ajal peate olema (nt @Telefon on „telefoni juures“).

  • Iga oluline teema või projekt, nii et leiaksite hõlpsalt antud teema sõnumid, eriti siis, kui sõnumi tekstis või teemareal pole ühtegi sellist sõna, millega see hõlpsalt otsingus ilmuks.

  • Olulised üksused, millega peab tegelema täna ja mida ei saa teisele päevale tõsta.

Ühele üksusele saab määrata ka mitu kategooriat (erinevalt kaustadesse salvestamisest, kus üksus saab korraga olla vaid ühes kaustas). Näiteks võib oluline sõnum, mille osas soovite enne vastamist oma juhiga nõu pidada, olla korraga kategooriates @Meil ja 1:1 juht.

Mitme kategooriatega ülesanne

Teie kiirklõpsukategooria peaks olema kategooria, mida te kasutate kõige sagedamini.

Kiirklõpsukategooria määramiseks tehke järgmist.

  • Klõpsake mis tahes vaates menüü Avaleht jaotise Sildid käsku Korralda ja seejärel käsku Määra kiirklõps.

Nagu näete, aitavad kategooriad sõnumeid ja ülesandeid teie ülesanderibal esile tõsta, hõlbustades otsingut ja aidates teil koosolekuteks valmistuda.

Märkus. :  Olge väljaminevate sõnumite kategooriate määramisel väga ettevaatlik, kuna teie kategooriad võivad olla adressaatidele näha. Kui teie adressaadid ei kasuta rakendust Outlook 2010 või Exchange Server 2010, võivad nad näha teie määratud kategooriaid.

Lehe algusse

kiirtoimingud

Kiirülevaate juhiseid Galerii Kiirtoimingud on rakenduses Outlook 2010 uus funktsioon, mis võimaldab teil teha ühe klõpsuga mitu toimingut. Need on kasulik tööriist, et aidata teil sisendkausta korras hoida ja Outlooki üldjoontes tõhusamalt kasutada. Alati, kui märkate, et teete Outlookis korduvalt samas järjestuses toiminguid, võite selle asemel luua kiirtoimingu.

Märkus. :  Kiirtoimingud rakenduvad ainult sõnumitele.

Soovitatav on kasutada järgmisi kiirtoiminguid. Lisateavet leiate teemast Tavaliste või korduvate toimingute automatiseerimine kiirtoimingutega.

Kiirtoiming

Toiming

Eesmärk

Viide

Märgib sõnumi loetuks.

Teisaldab selle teie kausta 1-Vajalik.

See on teie nupp ühe klõpsuga kausta salvestamiseks.

Isiklik*

Märgib sõnumi loetuks.

Teisaldab selle teie kausta 2-Isiklik.

Isiklike sõnumite kausta salvestamiseks.

Valmis

Märgib sõnumi loetuks.

Märgib sõnumi lõpetatuks.

Teisaldab selle teie kausta 1-Vajalik.

Vajalike sõnumite jaoks, millele te olete vastanud või millega te olete tegelenud.

Lükka edasi*

Märgib sõnumi loetuks.

Märgib sõnumi lipuga tänase ülesandena.

Teisaldab selle teie kausta 1-Vajalik.

Sõnumite jaoks, millega soovite hiljem tegeleda.

*Kiirtoimingud Isiklik ja Lükka edasi pole vaike-kiirtoimingud.

Valikulised kiirtoimingud

Lisaks eelnimetatud kiirtoimingutele võite olenevalt oma tööst ja üldisest igapäevasest tegevusest luua ka järgmist tüüpi kiirtoimingud.

Kiirtoiming

Toiming

Eesmärk

Kategoriseeri ja teisalda

Märgib sõnumi loetuks.

Määrab sõnumile kategooria.

Teisaldab selle teie kausta 1-Vajalik.

Liigitate hulga sõnumeid enne nende kaustadesse salvestamist, et neid hiljem hõlpsalt leida. Looge üks iga kategooria kohta, mida te kasutate sagedasti.

Märgi lipuga ja teisalda

Märgib sõnumi loetuks.

Märgib sõnumi lipuga.

Teisaldab selle teie kausta 1-Vajalik.

Märgite asju lipuga eri kuupäevadeks, nt homme, sel nädalal jne Looge üks iga lipu kohta, mida te kasutate sagedasti.

Märgi lipuga, kategoriseeri ja teisalda

Märgib sõnumi loetuks.

Märgib sõnumi lipuga.

Määrab sõnumile kategooria.

Teisaldab selle teie kausta 1-Vajalik.

Kasutate mõnd kategooriat, mis aitavad teil mõista oma ülesannete konteksti. Näide: @Lugemiseks: märgib lipuga homseks, määrab kategooria @Lugemiseks.

Teadmiseks ja teisalda

Märgib sõnumi loetuks.

Loob edastamiseks teavitussõnumi.

Teisaldab selle teie kausta 1-Vajalik.

Saadate meile sageli teistele inimestele edasi (artikleid jms).

Delegeeri

Märgib sõnumi loetuks.

Saadab sõnumi edasi kindlale isikule.

Teisaldab selle teie kausta 1-Vajalik.

Saate sõnumeid, mis on praegu mõeldud teistele.

Ülesanne

Loob manusega ülesande.

Kustutab sõnumi.

Vajate lipuga märgitud sõnumite kohta rohkem konteksti.

kontaktirühm

Märgib sõnumi loetuks.

Teisaldab selle teie kontaktirühma kausta (või konkreetsesse kontaktirühma kausta).

Reeglitest hoolimata jõuab vahel teie sisendkausta soovimatult mõni kontaktirühmade sõnum. Näide. Teil on reegel kõigi sõnumite salvestamiseks kontaktirühmast foo kausta, v.a juhul kui kuskil tekstis on sõna baar. Vahel saadab keegi kontaktirühma foo sõnumi, mis sisaldab sõna baar, kuid see pole teie jaoks asjakohane.

Vasta ja kustuta

Avab vastamise akna.

Kustutab algse sõnumi.

Saate sageli kiireid sõnumeid, millele peate vastama, kuid mille puhul pole teil algset sõnumit enam vaja. Näide: „Kuule, kas lõunale tahad minna?“ Teie vastus: „Jaa!“

Kui alustate kiirtoimingute loomist, leiate peagi, et asjade tegemiseks vajalikku klõpsude arvu saab veelgi vähendada. Alati, kui teete mingit toimingute järjestust korduvalt, looge prooviks selle asemel kiirtoiming. Projektide muutudes saate oma kiirtoiminguid värskendada, nii et need olekski ainult need asjad, mida te tõepoolest teete.

Lehe algusse

Sisendkausta korrashoidmise neli põhitoimingut

Kui süsteem on häälestatud, saate alustada sissetulevate sõnumite haldamist. Tehes sisendkaustast keskse koha oluliste sõnumite vastuvõtmisel, saate selles töötada, olles kindel, et kõik selles ilmuv on teie jaoks vajalik.

Iga sõnumi puhul, mis teie sisendkausta jõuab, lähtuge järgmistest põhimõtetest.

  • Kui see pole oluline, kustutage see kohe.

  • Kui seda saab teha (vastata, kausta salvestada, helistada jms) kuni kahe minutiga, tehke seda kohe.

  • Kui see pole teile mõeldud või kui see on võimalik, delegeerige see (saatke edasi).

  • Kui peate sellega tegelema, kuid selleks kulub üle kahe minuti (sh lugemiseks kuluv aeg), lükake see edasi.

Kui teil on seda hiljem vaja (isegi kui olete otsustanud sellega tegelemise edasi lükata), teisaldage see vajalike asjade kausta. Eesmärk on vähendada iga sõnumi peale kuluvat aega.

Kustutamine

Kustutage sõnumid, mida teil pole vaja lugeda. Kui see on rämpspost, kustutage see.

Kui te ei soovi sellest vestlusest rohkem sõnumeid saada, ignoreerige seda.

Käsk Ignoreeri vestlust

Tegelemine: 2 minuti reegel

See on lihtsalt hämmastav, kui palju on võimalik teha kahe minutiga. Näiteks saab hulgale sõnumitele vastata 2 minutiga või veel kiiremini. Kui aga sõnumiga tegelemiseks kulub üle kahe minuti, lükake see edasi. Kahe minuti tunnetuse saavutamiseks proovige aega võtta.

Kui olete sõnumiga tegelemise lõpetanud, tehke üht järgmistest.

  • Kui see on väheoluline, kustutage see.

  • Salvestage see mõnda oma vajalike asjade kausta (nt 1-Vajalik), kasutades kiirtoimingut.

Arvestuse pidamiseks juba tehtud asjade üle, eriti aastaülevaadetes kajastamiseks jms, kasutage kiirtoimingut Tehtud, mis märgib ühtlasi sõnumid lõpetatuks.

Delegeerimine

Mõnikord võite saada sõnumeid, millega peab tegelikult tegelema keegi teine. Sellisel juhul vastake ja lisage adressaadi reale isik, kellele te sõnumi delegeerite. Kui märkate, et teete seda sageli, võite luua kiirtoimingu, mis vastab ja lisab delegaadiks määratud isiku adressaadi reale.

Kui soovite järeltegevuse hiljem, lipuga märkimine endale enne saatmist. Teie ülesanderibal märkida tööülesande kategooriaga @Waiting .

Edasilükkamine

Millal sõnum edasi lükata?

Sõnumi edasilükkamine tähendab, et te tegelete sellega hiljem, kui teil on aega.

Sõnumi edasilükkamise põhjused

  • Sellega tegelemiseks ei piisa kahest minutist.

  • Selle lugemine võtab aega.

  • Selle vastus tuleb koostada hoolikalt.

  • Selle jaoks tuleb teha mingi toiming muus programmis (nt „Tuleb lisada dokumenti <nimi>“).

Sõnumi edasilükkamine: lipuga märkimine

Kui leiate, et teil pole kohe sõnumiga tegelemiseks aega, saate selle lipuga märkida.

  • Kui peate sellega tegelema täna, märkige see lipuga Täna (klõpsake lihtsalt lippu).

  • Kui see võib pikemalt oodata, paremklõpsake seda ja märkige see lipuga hilisemaks kuupäevaks.

  • Kui peate sõnumit kasutama korduvalt ja soovite, et see oleks hõlpsalt juurdepääsetav, lohistage see ülesanderiba rühma Hiljem. Kui teil puudub rühm Hiljem, määrake ülesande lipuga Alguskuupäev aeg 100 aastat tulevikus. (Kasutage seda lippu harva, et sellest ei saaks vahendit kõikvõimalike ülesannete massiliseks kaugesse tulevikku lükkamiseks.)

  • Kui see on midagi, mida teil läheb vaja lähiajal, märkige see lipuga Kuupäevata, et see kuvataks ülesanderiba ülaosas. Kasutage seda rühma tagasihoidlikult ja tühjendage seda regulaarselt, kuna see kuvatakse teie ülesandeloendi ülaosas.

Lisaks sõnumi lipuga märkimisele on teil ka järgmised võimalused.

  • Lisage sobivad kategooriad.

  • Klõpsake oma viite kiirtoimingut, et märkida sõnum loetuks (kui see pole veel loetuks märgitud) ja salvestada see vajalike materjalide kausta (1-Vajalik).

Kui leiate, et rakendate korduvalt samu kategooriaid ja lippe, looge uus kiirtoiming, mis määrab lipud ja kategooria ning salvestab kausta.

Kui mõni üksus on lipuga märgitud, kuvatakse see ülesanderibal. Lipuga märkimisel ja salvestamisel vajalike asjade kausta on see töödeldud, nii et saate selle nüüd silma alt ära liigutada. Kuna see on aga teie ülesandeloendis, saate jätkata järgmise sõnumiga, arvestades, et tulete lipuga märgitud üksuste juurde hiljem tagasi.

Lipuga märgitud üksustele täiendava teabe lisamine

Kui sõnumi teemarida ei anna piisavalt konteksti, on teil kaks võimalust, olenevalt lisatava teabe hulgast.

  • Muutke ülesande nime, seda ülesanderibal klõpsates või seda paremklõpsates ja valides käsu Nimeta ülesanne ümber. Ülesande nime muutmine ei mõjuta sõnumi teemat, kuid teil on hõlpsam mõista, milles seisneb teie järgmine ülesanne.

  • Looge ülesanne ja lisage sõnum selle manusena.

Samuti saate lisada kategooria, mille abil näete kiirelt, kus teie järgmine toiming toimub. Kategooriatesse liigitatud ülesannetega ülesanderiba vaadates näete kohe, mida saab kohe teha (@Kontor), millised ülesanded seisavad teiste inimeste taga (@Ootel) ja mis on koosolekuga seotud (@Koosolek).

Millal tegeleda edasilükatud ülesannetega?

Pärast sõnumite töötlemist saate käsile võtta oma ülesandeloendi. Nüüd on aeg vastata edasilükatud sõnumitele.

Lihtsalt salvestage see hilisemaks

Mõnikord saate selliseid sõnumeid, mille puhul pole vaja midagi teha, kuid mida võib teil vaja minna tulevikus. Hea näide selle kohta on juhiseid sisaldav sõnum. Salvestage need sõnumid oma vajalike asjade kausta (1-Vajalik), klõpsates oma viite kiirtoimingut. Kategooria lisamisel on sõnum hiljem vajadusel hõlpsamalt leitav (nt @Projekt). Tehke seda enne, kui salvestate sõnumi kiirtoiminguga kausta.

Pärast sõnumite töötlemist peaks teie postkast olema puhas, nii et saate keskenduda kalendrile ja ülesannetele.

Lehe algusse

Igapäevane läbivaatus: oma aja ja ülesannete haldamine

Soovitatav on igal hommikul võtta aega oma ülesandeloendi ja kalendriga tegelemiseks. See hõlmab järgmist.

  • Eesseisva päeva ja nädala kohtumiste ning koosolekute läbivaatamine.

  • Ülesannete läbivaatamine ja vajalike muudatuste tegemine.

  • Kohtumiste lisamine kalendrisse, et leida aega töö ärategemiseks.

„Ei“ ütlemine

Kalendrit ja ülesandeloendit läbi vaadates olge realistlik selles osas, mida te tegelikult jõuate ära teha. Mõnikord tähendab see ka „Ei“ ütlemist. Siin on mõned soovitused, kuidas võita aega, öeldes vajadusel „Ei“.

  • Keelduge koosolekutest, kust teil pole vaja osaleda. Jah, te saate seda teha.

  • Kustutage ülesanded, mida te ei pea tegema või mille kohta te teate, et te neid niikuinii ei tee.

  • Saatke sõnumid, andes inimestele teade, et tegelete vastuse koostamisega (ja märkige need saatmisel enda jaoks kindlasti lipuga). Parem on anda teada, et te vastate mingil kindlal (teie jaoks realistlikul) kuupäeval, kui et teine pool hakkab arvama, et olete selle lihtsalt unustanud.

Kalendri haldamine

Kui teil on päev koosolekuid täis, siis jääb teil ülesannete täitmiseks ja sõnumite kirjutamiseks vähe aega, nii et lükake ülesanded teiste päevade peale.

Kui ülesande täitmine nõuab palju aega või see on asi, mille te peate kindlasti ära tegema (erinevalt asjadest, mille puhul te otsustate, et te ei pea neid tegema), lohistage see päevaülesannete loendist kalendrisse, et aeg reserveerida.

Ülesannete loomise viisid

Kui lähete kuni kalendrit ja tööülesandeid, paratamatult käivitamine mõelda veel toiminguid, mida peate tegema. Siin on mõned viisid Outlooki tööülesannete loomine .

  • Märkige sõnum lipuga.

  • Tippige ülesandeloendi ülaosas väljale Tippige uus ülesanne.

  • Kasutage uue tööülesande loomiseks kiirklahvi CTRL+SHIFT+K.

  • Kui see on seadusega lubatud ja ohutu, võite auto juhtimise ajal kasutada oma mobiilsideseadme või mobiiltelefoni häälmemo funktsiooni, et oma ülesanded registreerida ja kirjutada need hiljem ülesandeloendisse.

  • Office 2010 logo Koosolekul viibides tehke märkmeid rakendusega OneNote. OneNote’is lipuga märgitud üksused kuvatakse Outlook 2010 ülesandeloendis.

Ülesannete haldamise viisid

Siin on viisid, mis hõlbustavad teil oma ülesannetega tegelemist.

  • Lisage ülesanded, kui need järjest tekivad, tippides selle ülesanderibal või ülesandeloendi ülaosas väljale Tippige uus ülesanne,tühjale kohale päevaülesannete loendis või klõpsates ribal käsku Uus ülesanne.

  • Eemaldage ülesanded, mida teil pole vaja täita. Teie ülesandeloend on teie „püha ruum“ – ärge laske sel üle kuhjuda, muidu läheb selle kasutegur kaotsi. Lipuga märgitud sõnumite puhul, mille soovite alles hoida, klõpsake käsku Eemalda loendist, ülejäänute puhul klõpsake käsku Kustuta.

  • Märkige lõpuleviidud ülesanded lõpetatuks, nii et need eemaldatakse ülesanderibalt.

  • Hõlbustage ülesannete kasutatavust, muutes lipuga märgitud sõnumi ülesande teemat. Näiteks lipuga märgitud sõnumi, mille teemareal on Rühmakuuluvust ei saa klaviatuuri abil muuta, võiks ümber nimetada kui Vasta Rihole,mis on selle ülesande järgmine toiming. Ülesande teema muutmiseks klõpsake üksust ülesanderibal ja tippige uus teema või paremklõpsake üksust ja klõpsake siis käsku Nimeta ülesanne ümber. Ülesande teema muutmine ei mõjuta sõnumi teemat. Muutub ainult teema, mida te näete oma ülesandeloendis.

  • Rakendage kategooriaid, mis aitavad teil tuvastada, kus tuleb järgmine toiming teha, ja aitavad mõningaid ülesandeid esile tõsta.

  • Korraldage oma ülesanded ümber, et rühmitada sarnased ülesanded (nt sama kategooriaga ülesanded). Ülesande teisaldamiseks klõpsake seda ülesandeloendis ja lohistage siis soovitud kohta. Nii saate töötada korraga mitme sarnase ülesande kallal.

  • Lohistage ülesanded selle päeva päevaülesannete loendisse ja ülesanderibale, mil kavatsete sellega tegelda. Ülesanded, mis nõuavad rohkem aega, lohistage kalendrisse, et reserveerida seal nende tegemiseks vajalik aeg.

Kuigi tegemiste korraldamine on kasulik, ärge viitke ülesandeloendis prioriteetide seadmise ja selle haldamisega liigselt aega. Ülesandeloendi haldamisest ei tohi saada teie põhitegevus!

Kalendri kasutamine: looge oma aja juhtimiseks kohtumisi

Pidage meeles: tegemist vajavaid asju on alati rohkem kui aega nende tegemiseks.

Hea ajajuhtimise osana vajate aega oma sõnumitega tegelemiseks, kohtumiste ja ülesannete haldamiseks ning asjade läbimõtlemiseks.

Saate selle aja enda jaoks planeerida, pannes oma kalendrisse regulaarsed kohtumised ja koosolekud. Kalendrisse tuleks suhtuda kui teie aja tegelikku, kehtivasse plaani. Kui te olete midagi sinna pannud, siis just seda peaksite sel ajal tegema.

Eraldage endale aega järgmiste tegevuste jaoks.

  • Oma sõnumitega tegelemine. Sõnumitega tegelemiseks aja eraldamine on eriti oluline siis, kui saate palju sõnumeid. Isegi kui teil on määratud sellised reeglid, et sisendkausta jõuavad ainult olulised sõnumid, on teil ka nendega tegelemiseks aega vaja.

Näpunäide. :  Eemaldage sõnumite töötlemise ja lugemise ajaks visuaalne müra, minimeerides navigeerimispaani, ülesanderiba ja riba, klõpsates olekuribal nuppu Lugemisvaade Olekuriba käsk Lugemisvaade . Uuesti kõige avamiseks klõpsake valikut Tavaline Vaates tavaline käsk olekuribal (nupust Lugemisvaade vasakul).

  • Vaadake üle oma päeva ja nädala ülesanded ning kohtumised. Vaadake oma kalendrit ja ülesandeid ning hinnake neid oma prioriteetide seisukohast. Kui teie kalender on tihedalt täis, on aeg teha järgmist.

  • Eemaldage kokkulangevad kohtumised, kuna te ei saa olla kahes kohas korraga.

  • Eraldage endale aega töö tegemiseks.

  • Mõelge läbi, mida te teete, kas see on teie aja väärtuslik kasutamine ja kas teie prioriteedid on õiged.

  • Kohtuge regulaarselt oma ülemusega. Regulaarsed kohtumised ülemusega võivad teil aidata selgitada, mille kallal te töötate ja vajadusel prioriteete muuta. Regulaarse või korduva koosoleku loomiseks klõpsake valikut Korduvus Nupu pilt .

Lehe algusse

Ülesanded: oma töö tegemine

Iganädalane läbivaatus

Oma aja ja ülesannete tervikuna vaatamine aitab teil keskenduda vähem kiireloomuliste ülesannete asemel eelkõige olulisele tööle. See aitab teil teistele selgitada, mida te saate praktiliselt ära teha ja mida ei saa. Eelmise nädala ja saabuva nädala läbivaatus on ühtlasi kasulik, et valmistada ette iganädalane kohtumine oma juhiga või koostada hetkeseisu käsitlev meilisõnum.

Kus töötada?

Pärast sõnumite töötlemist on Outlookis töötamiseks (sõnumitele vastamine jne) kõige parem koht jaotis Ülesanded. Ülesannetele lülitudes ei häiri teid sisendkausta saabuvad sõnumid.

Ülesannete hulgitöötlemine

Tehke ülesandeloendis ja kalendris sarnased ülesanded ühekorraga. Näiteks kui teil on ainult mõni minut, tehke kõik oma telefonikõned (kui neid ei ole palju). Jätke suuremat pingutust nõudvad ülesanded (mõne inimese jaoks näiteks sõnumitele vastamine) ajale, mil olete energilisem. Tegelege vähest pingutust nõudvate ülesannetega (nt edenemisest rääkivate sõnumitega) päeva teises pooles või mis tahes ajal, mil teil on vähem energiat. Ülesandeid „hulgi“ täites liigute ühekorraga edasi kõigis oma projektides.

Üks võimalus ülesannete hulgitöötluseks on määrata paigutuse valiku Korraldusalus: Alguskuupäev asemele Korraldusalus: Kategooriad. Selleks klõpsake päist Korraldusalus ja seejärel valikut Kategooriad.

Märkus. :  Kui teil on ülesandeid, mille järel teised oma töö tegemiseks ootavad, tehke need esimesena.

Asuv korralduste menüü

Ülesannete lõpetamine

Ülesannete lõpetamisel märkige need lõpuleviiduks. Outlook 2010 säilitab automaatselt teie lõpuleviidud ülesannete loendit. See võib olla kasulik kokkuvõttena teie saavutustest. Kui teil pole vaja ülesande või sõnumi üle arvestust pidada, kustutage see või eemaldage lipp.

Lindi käsk märgi Complete

Ühenduseta töötamine

Kui teil on palju tööd, võib abi olla võrguühenduse katkestamisest, et sissetulevate sõnumite vool ei häiriks teie keskendumist.

Kui aktiveerite vaheldumisi võrguühendusega ja ühenduseta režiimi, muudetakse see kõigil teie Outlooki profiili meilikontodel.

  • Klõpsake menüüs Saada / Võta vastu jaotises Eelistused käsku Tööta ühenduseta.

Lindi käsk Tööta ühenduseta, mis tähistab seda, et võrguühendusega režiim on sisse lülitatud

Kui töötate ühenduseta, on käsk Tööta ühenduseta esile tõstetud.

Töötamine ühenduseta ühenduseta, mis näitab, lindi käsk on

Ühendusega režiimi naasmiseks klõpsake esiletõstetud käsku Tööta ühenduseta.

Lehe algusse

Vajaliku sõnumi leidmine: tõhus otsimine

Kuidas leida kindla isiku saadetud sõnumit?

Kui soovite leida kindla isiku sõnumit, klõpsake Otsingu välja oma vajalike asjade kaustas (nt 1-Vajalik) ja seejärel klõpsake vahekaardil Otsing valikut Saatja.

Lindi käsk Saatja

Tippige inimese nimi.

Kiirotsingu abil otsingukriteeriumidele vastavate kaudu

Võite ka alustada nime tippimist ja vajutada siis allanooleklahvi, et valida tulemuste kitsendamiseks Saatja.

Soovitatud kriteeriumidega kiirotsing

Manusega sõnumi leidmine

Manusega sõnumi leidmiseks klõpsake otsingu välja ja klõpsake siis otsingu vahekaardil valikut Manustega.

Lindi käsk manused on

Kõik otsingutingimused liidetakse, nii et kui soovite leida konkreetse inimese saadetud manustega sõnumit, klõpsake oma otsingu koostamiseks ribal käske (Saatja, Manustega).

Kiirotsingu näide mitme otsingukriteeriumiga

Sõnumite leidmine kogu postkastist

Mõnikord ei leia mõnda sõnumit ainult vajalike materjalide kaustas otsides; see võib olla ka sõnum, mille teie saatsite, või mis on valesse kohta salvestatud. Sellisel juhul alustage otsimist mis tahes kaustast (Sisendkaust, 1-Vajalik jne) ning klõpsake siis käsku Proovi uuesti otsida kõigist meiliüksustest.

Kiirotsingu abil tulemeid

Samuti võite klõpsata valikut Kõik meiliüksused vahekaardil Otsing.

Lindi käsk Kõik meiliüksused

Kui kahtlustate, et otsitav võib asuda heakskiidetud koosolekukutses (ja seega teie kalendris), proovige ulatuseks määrata Kõik Outlooki üksused.

Kui märkate, et teete sageli otsinguid kogu postkastis, võite määrata otsingu vaikeulatuseks kõik kaustad, avades Backstage’i vaate.

  1. Klõpsake menüüd Fail ja siis nuppu Suvandid.

  2. Klõpsake käsku Otsi.

  3. Klõpsake jaotises Tulemid valikut Kõik kaustad.

Kiirsõnumite otsingusuvandeid Backstage'i vaates

Otsingu peatamine

Kui olete otsitava üksuse leidnud ja valmis jätkama järgmise ülesandega, klõpsake Nupp Sule otsing kiirotsingu välja kõrval, või klõpsake vahekaardil Otsing jaotises Sule käsku Sule otsing.

Kiirotsingu käsud Sule otsing

Suurepäraste meilide koostamine

Järgmised reeglid aitavad teil professionaalset muljet jätta ja oma sõnumi arusaadavaks teha.

Suurepäraste sõnumite põhireeglid: käsud

  • Lugege oma sõnum enne saatmist läbi.

  • Valige kirjeldav ja tegevusele suunatud teema. Näide: Müügimeeskond: palun saatke sobivad väljasõiduseminari kuupäevad, kus müügimeeskond on rühma nimi ja palun saatke on tegevus. Veel sobib alustamiseks hästi nt tekst Teadmiseks: ja Oluline!.

  • Kui midagi on vaja teha, märkige see teema lahtrisse.

  • Kui vestluse sisu muutub, muutke sõnumi teemat.

  • Sõnumid olgu lühikesed ja asjakohased.

  • Järjestage sõnumi sisu kõige olulisemast kõige ebaolulisemani.

  • Vajadusel märkige oluline teave paksus kirjas.

  • Pange tegevust nõudvad üksused ja küsimused eraldi ridadele, et need jääksid hästi silma.

  • Kui esitate küsimusi, märkige inimeste nimed paksus kirjas. Näide: „Riho: mis seisus projekt on?“

  • Saatke sõnum ainult inimestele, kellel on vaja seda lugeda.

  • Inimesed, kellel on vaja asjaga kursis püsida, pange koopiareale.

  • Inimesed, kellel on vaja vastata või midagi teha, pange adressaadi reale.

  • Kasutage vajadusel allkirja, kuid see olgu lihtne, lühike ja professionaalne, ning võimalusel ilma piltideta.

  • Kui soovite vastust kohe, ärge saatke sõnumit. Parem helistage või Office 2010 logo saatke kiirsõnum.

  • Kui teil on meilivestlus, kus on vahetatud enam kui 10 sõnumit, kuid lahendust pole leitud, kaaluge selle küsimuse arutamiseks koosoleku korraldamist. Meil ei ole keerukate probleemide lahendamiseks alati kõige parem vahend. Valige sõnumid ja klõpsake menüüs Avaleht jaotises Vasta valikut Koosolek.

Käsk Vasta koosolekuga

  • Kinnitage põhjalikumat vastust nõudvate sõnumite puhul, et tegelete asjaga. Kui teil pole praegu aega täieliku vastuse koostamiseks, andke saatjale teada, et tegelete küsimusega ja vastate kindlaks kellaajaks või kuupäevaks. Märkige see endale lipuga, et sellega hiljem tegeleda.

  • Kasutage valikut Kõrge tähtsusega Ikooni kõrge tähtsus pigem tagasihoidlikult.

Klõpsake lindi jaotises Sildid

  • Kui esitate mingi küsimuse, millele oskaks vastata mitu inimest, valige neist üks, selle asemel et küsimus rühmale saata.

Järeltegevus: saatmisel lipuga märkimine

Kui saadate sõnumi kellelegi, kellelt vajate vastust, tehke järgmist.

  • Märkige see saatmisel endale lipuga.

  • Muutke lipuga märgitud sõnumiülesande nime ülesanderibal nii, et selle alguses oleks sõna Järeltegevus.

  • Märkige see kategooriaga @Ootel.

  • Kui see on tehtud, teate, et teie järgmine toiming on teise sõnumi saatmine või vastuse ootamine.

Näpunäide. :  Endale meenutamine, et tuleb teine sõnum saata, on sageli tulemuslikum kui sõnumi adressaadile lipuga märkimine. Kui lubate sõnumis midagi teha, märkige see enda jaoks lipuga, et teil oleks ülesanderibal meeldetuletuseks vastav ülesanne.

Suurepäraste sõnumite põhireeglid: keelud

  • Ärge kasutage kirjaplanki.

  • Ärge lisage oma ülemust iga saadetava sõnumi adressaatide hulka.

  • Ärge saatke sõnumit, kui olete vihane. Parem kirjutage see valmis, salvestage mustandite kausta ja tegelege sellega hiljem uuesti.

  • Ärge oodake pikkadele sõnumitele (üle kahe lõigu) kiiret vastust.

  • Ärge saatke kordussõnumit varem kui päev pärast esimese sõnumi saatmist. Kui te ei saa õigeaegselt vastust, proovige helistada või Office 2010 logo kasutada kiirsõnumsidet.

  • Ärge kasutage kõigil saadetavatel sõnumitel lugemisteatisi või vastuvõtuteatisi. Kasutage neid ainult siis, kui te pole kindel, kas adressaadid saavad sõnumi kätte.

  • Ärge lisage igale saadetavale sõnumile lippe või Ikooni kõrge tähtsus . Teie adressaadid hakkavad neid sellisel juhul lihtsalt ignoreerima.

  • Ärge kasutage AINULT SUURTÄHTI.

  • Ärge saatke manuseid, saatke parem linke. See reegel kehtib eelkõige koosolekukutsete korral, kus manused võivad oluliselt mõjutada serverikvoote.

  • Ärge laiendage leviloendeid. Leviloendite laiendamine raskendab sõnumite lugemist ja reegleid kasutavate inimeste puhul satuvad sellised sõnumid valesse meilikausta.

  • Vältige sarkasmi. Teie naljast ei pruugita aru saada.

  • Ärge kirjutage midagi sellist, mida ei võiks lugeda kogu teie ettevõte. Kunagi ei või teada, kuhu teie sõnum võib sattuda.

  • Ärge kasutage kursiivi ega raskesti loetavaid „naljakaid“ fonte.

  • Ärge kasutage punast kirja, kuna seda on raske lugeda ja seda võidakse tõlgendada kriitikana.

  • Kui saadate sõnumi, et teid kontaktirühmast eemaldataks, ärge kasutage käsku Vasta kõigile. Mitte kunagi.

Soovitused kontaktirühmade (varem nimega leviloendid) kasutamiseks

Kui vastate suure kontaktirühma sõnumile, järgige kõiki sõnumite käske ja keelde.

Kui vajate lisateavet või uurite probleemi eraldi, vastake kogu kontaktirühmale, et kõik teaksid, et te reageerite, ja seejärel vastake eraldi konkreetsele inimesele. Kui probleemile on lahendus leitud, vastake kindlasti kogu kontaktirühmale. Nii saavad ka teised kontaktirühma liikmed seda lahendust kasutada.

Ümbersuunamine

Kui keegi saadab sõnumi kontaktirühma, mille liige te olete, ja sõnumile oskaks paremini vastata keegi teine või muu kontaktirühm, siis tehke järgmist.

  • Vastake, lisades adressaadi reale õige kontaktirühma või isiku.

  • Laske vastused saata õigele kontaktirühmale või isikule.

  • Ärge pange algset kontaktirühma salakoopia reale, kuna nii ei filtreeri teiste inimeste reeglid teie sõnumit. Parem jätke kontaktirühm siis juba adressaadi või koopia reale.

  • Kui olete üle minemas uude rolli ja leiate, et peate inimesi sageli ümber suunama, looge selleks kiirtoiming.

Kontaktirühmast lahkumine

Kui saate meile kontaktirühmast, kuhu te ei soovi kuuluda, saatke sõnum oma võrguadministraatorile või kontaktirühma omanikule ja paluge end eemaldada. Ärge vastake kogu kontaktirühmale. Kontaktirühma omaniku leidmiseks topeltklõpsake kontaktirühma nime adressaadi real.

Tekstisiseste kommentaaride kasutamine

Tekstisiseste kommentaaride lisamine vastuvõetud sõnumile on mugav viis küsimustele ja konkreetsetele probleemidele vastamiseks. Seda on soovitatav teha järgmisel viisil.

  1. Mainige oma sõnumis, et kommenteerite teksti sees. Näiteks: „Vaadake allpool täiendavaid kommentaare.“

  2. Eristage oma tekst algsest sõnumist. Seda saab teha näiteks järgmisel viisil.

    • Muutke fondi värvi.

    • Pange ette nurksulgudes oma nimi või nimetähed, nt [Scott Mitchell]

      Pilt

    • Kasutage kursiivi, paksu kirja või mõlemat.

  3. Ärge kustutage teise inimese teksti.

Kui soovite kommenteerida üksnes pika sõnumi väikest osa, kopeerige see osa oma vastusesse, kasutades tsitaadi eristamiseks teist värvi ja jutumärke, ning sisestage seejärel oma vastus.

Millal kasutada salakoopiat?

Kui lisate meilisõnumis adressaadi nime väljale Salakoopia, saadetakse sellele adressaadile sõnumikoopia, kuid sõnumi teised adressaadid selle adressaadi nime ei näe.

Kasutage salakoopia funktsiooni, et eemaldada teised inimesed meilivestlusest, kui leiate, et neil pole järgmisi meile enam vaja või kui vestluse teema on muutunud.

Näiteks kui olete üks viiest inimesest, kellele küsimus saadetakse, ja te soovite sellele vastata, pange ülejäänud neli inimest salakoopia reale ja kirjutage midagi sellist: „Salakoopia Eerole, Kallele, Jaanile ja Jaanikale. Siin on vastus …“ Tulevased sõnumid liiguvad sellisel juhul ainult teie ja algse saatja vahel.

Ärge kasutage salakoopiat selleks, et anda kellelegi kõrvalisele (nt oma ülemusele) teada tundliku sisuga sõnumist. Salakoopia saaja ei pruugi mõista, et ta sai salakoopia, ja võib vastata kõigile, nii et salakoopiaga sõnumi saatmine tuleb välja. See võib jätta teist alatu mulje.

Selle asemel, et probleemist kõrvalseisjale teatamiseks kasutada salakoopiat, saatke sõnum talle lihtsalt pärast saatmist edasi.

Lehe algusse

Kalender ja koosolekud

Millal tuleks korraldada koosolek?

Korraldage koosolek järgmistel juhtudel.

  • Uus rühm inimesi töötab esimest korda koos.

  • Mitme inimese vahel on liikunud enam kui 10 suhteliselt pikka sõnumit.

  • Vaja on arutelu, ajurünnakut või ühiselt töötamist.

  • Korraldage koosolek siis, kui see on edasiliikumiseks kõige tõhusam viis, ja mõelge enne koosoleku kokkukutsumist selgeks, mis on koosoleku eesmärk.

Keda kutsuda?

Kutsuge ainult inimesed, kellel on vaja kaasa lüüa. Iga täiendav isik muudab koosolekut keerukamaks ja raskemini juhitavaks. Kui aga on vaja midagi otsustada, veenduge, et kõik peamised huvirühmad oleks kohal. Vastasel juhul on koosolek lihtsalt aja ja ressursi raiskamine.

Kuidas valida koosoleku aega?

Valige aeg, mil kõigil on võimalik osaleda, vaadates kalendreist kutsutavate vaba/kinni andmeid. Kasutage plaanimisabimeest, et vaadata kõigi koosolekul osalejate saadavust.

Vaba/kinni ruudustik näitab osalejate saadavust. Roheline vertikaaljoon tähistab koosoleku algust. Punane vertikaaljoon tähistab koosoleku lõppu.

Outlooki ruudustik Vaba/hõivatud

Plaanimisabimehe kuvamiseks koosolekukutse koostamise ajal tehke järgmist.

  • Klõpsake menüüs Koosolek jaotises Kuvamine nuppu Plaanimisabimees.

Koosoleku parimate aegade (kui kõige rohkem osalejaid on saadaval) soovitused kuvatakse paanil Ruumiotsija. Koosolekuaja valimiseks klõpsake paani Ruumiotsija jaotises Soovitatud ajad soovitud aega või valige vaba aeg vaba/kinni ruudustikust.

Koosolekukutse paan Soovitatavad ajad

Märkus. :  Kui ruumiotsijapaani ei kuvata, klõpsake menüüs Koosolek jaotises Suvandid valikut Ruumiotsija.

Ruumi otsija lindi käsk

Kui märkate, et korraldate regulaarselt koosolekuid sama inimeste rühmaga, looge navigeerimispaanil rühm, nii et näeksite hõlpsamalt inimeste vaba-kinni teavet. Need rühmad võivad sisaldada ka ruume, hõlbustades kohtumiseks vaba ruumi leidmist.

Kalendrirühma loomiseks tehke järgmist.

  • Klõpsake kalendris menüüs Avaleht jaotises Kalendrihaldus valikut Kalendrirühmad ja siis käsku Loo uus kalendrirühm.

Millal tasub kaugsuhtluse asemel kohtuda isiklikult?

Kohtuge isiklikult järgmistel juhtudel.

  • See on esimene kord, kui see rühm töötab koos.

  • Näidatakse või jagatakse mitte elektroonilisel kujul olevaid asju.

  • Tegu on ajurünnakuga.

  • Koosoleku käigus on vaja teha ohtralt ühistööd.

  • Kõigil pole telefoni, Office 2010 logo Office Live Meetingut või sobivat elektroonilist koosolekutarkvara ja varustust.

Muul juhul kaaluge Live Meetingu kasutamist või telefonikoosolekut.

Näpunäide. :  Kui peate koosolekukohta sõitma, pange kalendrisse koosoleku eel ja järel sõitmiseks vajalik aeg.

Seotud dokumendid

Koosoleku ettevalmistamisel on sageli dokumente, mida tuleb enne koosolekut või selle käigus jagada.

Office 2010 logo Kui kõik osalejad on ühendatud teie ettevõtte võrguga, pange dokumendid SharePointi saidile või ühiskasutuses võrgukettale.

Office 2010 logo Kui mõni osaleja on väljastpoolt ettevõtet (näiteks müüja, kellel pole teie sisevõrgule juurdepääsu), võite kasutada SharePoint Workspace’i.

Ärge saatke manuseid koosolekukutsetega.

Päevakorra ettevalmistamine: ülesanded aitavad teid

  • @Koosolek on teie päevakorrapunktide valimiseks keskne koht   .

Looge üks ülesanne, märkige selle kategooriaks @Koosolek ja määrake alguskuupäev või lõppkuupäev koosoleku kuupäevale. Kui koosoleku kuupäev jõuab lähemale ja arutelusse hakkab punkte lisanduma, lisage ülesandele jooksvalt kommentaare, täppe ja mõtteid. Ülesandest saab teie koosoleku päevakord.

Pärast koosolekut märkige ülesanne lõpuleviiduks ja looge oma toiminguüksuste jaoks uued ülesanded.

  • Kui soovite arutada sõnumite komplekti või üht sõnumit …   

Kui teil on mõni sõnum, mida soovite koosolekul arutada, märkige see sõnum koosolekupäeva kuupäevaga ja määrake selle kategooriaks @Koosolek.

Kui teil on arutamiseks üle kolme sõnumi, ärge märkige neid kõiki eraldi, kuna see ummistaks lihtsalt teie ülesandeloendit. Selle asemel looge uus koosoleku nimega ülesanne, paremklõpsake ja lohistage sõnumid ülesandesse (kopeerides jooksvalt). Märkige selle ülesande kategooriaks @Koosolek.

  • Kui vajate oma mõtete ülestähendamiseks rohkem ruumi ...   

Office 2010 logo Kui teete koostööd teiste inimestega või vajate oma mõtete väljendamiseks rohkem ruumi, võite kasutada OneNote’i märkmikku, mille saab ühiskasutusse anda SharePointi saidil või kohalikus serveris. OneNote 2010 pakub märkmete tegemiseks rikkalikumaid võimalusi kui Outlook 2010 ülesanded.

Koosoleku ajal: kuidas koostööd teha

Tööriist, mida te kasutate koosoleku ajal koos töötamiseks, oleneb teie osalejate asukohast ja juurdepääsust.

Kui töötate ühiselt dokumendi kallal ja kõik asuvad ühes ruumis, kasutage Wordi funktsioone Jälita muutusi ja Kommentaarid.

Office 2010 logo Kui esitlete midagi ja mõned inimesed osalevad eemalt, kasutage Microsoft Lynci võrgukoosoleku ja vestluse funktsioone. Vähem formaalsete koosolekute puhul võite kõik lisada Microsoft Lynci rühmavestlusse ja jagada oma töölauda või lisakuvarit:

Microsoft Lynci aken, kus ekraani ühiskasutuse suvandid

Office 2010 logo Kui soovite teha sihipärasemat koostööd, võite kasutada OneNotei, et teha ühiselt märkmeid ühes märkmikus. Kui see pole ühismärkmik, saatke märkmed pärast koosolekut sõnumiga.

Office 2010 logo Kui teete koosolekul märkmeid või arvestate aega, saate OneNote’i abil lisada ka koosoleku andmed Outlookist oma märkmetesse. Pärast koosolekut saate oma märkmed saata osalejatele sõnumiga.

Korduva koosoleku lõpetamine

Kui koosolekute sari on läbi saanud, siis muutke koosoleku tühistamise asemel (millega kustutatakse kõik koosoleku varasemad eksemplarid) kordussagedust nii, et see lõpeks koosoleku viimasel toimumiskorral. Selleks klõpsake nuppu Korduvus ja muutke lõpukuupäeva.

Millal ja kuidas oma kalender ühiskasutusse anda?

Teil ei pruugi vaja olla oma kalendrit ühiskasutusse anda, kuna kõik teie asutuse kasutajad näevad, millal olete vaba ja millal kinni, kuid ei pruugi näha koosolekute ja kohtumiste sisu või teemat. Kui aga soovite, et teie meeskond näeks kõiki teie kohtumisi ja koosolekuid, saate oma kalendri hõlpsalt nendega ühiskasutusse anda.

Võite ka soovida, et teie kalendrit haldaks teie eest keegi teine, näiteks assistent, kes saab koosolekutega teie nimel nõustuda või neist keelduda. Sellisel juhul saate oma kalendri delegeerida. Valige kalendri delegeerimisel ainult üks isik. Ärge tehke kõigist oma kalendri delegaate. Mitme delegaadi korral võib kalendrisse tekkida vigu.

Office 2010 logo Rühmategevuste jaoks, millele on kõigil juurdepääs, looge parem SharePointi kalender, selle asemel et enda kalender ühiskasutusse anda. Näiteks võite luua SharePointi saidil kalendri, et pidada arvestust rühma puhkusegraafikute üle.

Saatke oma kalender sõnumiga, kui korraldate koosolekuid inimestega, kes ei näe teie vaba/kinni teavet, nt inimestega väljastpoolt teie ettevõtet.

Märkus. :  Kalendri ühiskasutusse andmine oleneb teie süsteemi Microsoft Exchange Serveri versioonist ja sellest, kuidas administraator on serveri konfigureerinud.

Lehe algusse

Kontaktid

Millal kasutada ettevõttekeskkonnas Outlook 2010 kontakte?

Isegi kui töötate globaalse aadressiloendiga ettevõttes, on olukordi, kus soovite hoida mõnda kontakti rakenduses Outlook 2010. Looge kontaktid järgmiste isikute jaoks.

  • Inimesed väljastpoolt teie ettevõtet.

  • Inimesed, kelle puhul soovite midagi meeles pidada või kontaktile teavet (nt sünnipäeva) lisada.

  • Inimesed, kelle soovite sünkroonida oma mobiiltelefoni, eriti siis, kui teie mobiiltelefon pole ühendatud teie ettevõtte aadressiraamatuga või kui teil puudub ühendus.

Millal tasub luua kontaktirühm rakenduses Outlook 2010?

Looge kontaktirühmad (varem nimega isiklikud leviloendid) rakenduses Outlook 2010 siis, kui soovite saata hõlpsamalt sõnumeid inimeste rühmale väljaspool teie ettevõtet. Kõigi ettevõttesiseste rühmade jaoks looge avalik kontaktirühm (küsige juhiseid oma IT-administraatorilt).

Lehe algusse

Korduma kippuvad küsimused

Mis on kiirtoimingud?

Kiirtoimingud on rakenduses Outlook 2010 uus funktsioon, mis võimaldab teil teha ühe klõpsuga mitu toimingut. Need on kasulik tööriist, et aidata teil sisendkausta korras hoida ja Outlooki üldjoontes tõhusamalt kasutada. Alati, kui märkate, et teete Outlookis korduvalt samas järjestuses toiminguid, võite selle asemel luua kiirtoimingu.

Märkus. :  Kiirtoimingud kehtivad ainult meiliüksustele (nt teie sisendkausta üksustele).

Miks tasub lugemispaan kuvada paremal, mitte all (või see üldse välja lülitada)?

Pikemas veerus kitsast teksti on lihtsam lugeda kui lühemas ja laiemas lõigus teksti. Selle põhjuseks on asjaolu, et silmi on lihtsam liigutada allapoole, mitte pikalt vasakult paremale. Pikalt vasakult paremale lugedes peate vajadusel pead ja kaela liigutama ning seega väsite kiiremini. Lugemispaan on parem sisse lülitada, et te ei peaks iga sõnumit sisu nägemiseks avama.

Mida teha kaustadega, mida ma enam ei vaja?

Navigeerimispaani kaustaloendis tuleks hoida ainult neid kaustu, mida te kasutate sageli. Kui see on täis kaustu, mille puhul te isegi ei mäleta, mille jaoks need on, teisaldage kõik meilid vajalike asjade kausta ja kustutage olemasolevad kaustad.

Kuidas saan määrata, et kõik ainult mulle saadetud sõnumid kuvataks siniselt?

  1. Klõpsake menüü Vaade jaotise Praegune vaade nuppu Vaate sätted.

Käsk Vaate sätted lindil

  1. Klõpsake dialoogiboksis Täpsemad vaatesätted nuppu Tingimusvorming.

Dialoogiboks Täpsemad vaatesätted

  1. Klõpsake dialoogiboksis Tingimusvorming nuppu Lisa.

  2. Tippige väljale Nimi tekst Mina ja klõpsake siis valikut Font.

  3. Klõpsake dialoogiboksis Font jaotises Värv valikut Sinine ja siis nuppu OK.

  4. Klõpsake dialoogiboksis Tingimusvorming nuppu Tingimus.

  5. Märkige dialoogiboksis Filter ruut Kus ma olen valiku Ainuke inimene adressaadi real ja klõpsake siis igas avatud dialoogiboksis nuppu OK.

Millal tasub kasutada vestlusvaadet?

Vestlusvaade on kasulik järgmistel juhtudel.

  • Vaatate sõnumeid harvem, nii et korraga tuleb läbi vaadata rohkem sõnumeid.

  • Teil on palju sõnumilõimesid, kus käib elav arutelu.

  • Teil on vaja näha, kes on kellele vastanud.

  • Saate palju sõnumeid.

Sõnumeid vestlusvaates vaadates näete hõlpsalt, millistes vestlustes on olnud kõige rohkem arutelu. Sellistel juhtudel soovite võib-olla lugeda ainult vestluse viimast sõnumit ja sellele vastata. Samuti saate valida terve vestluse ja sellega midagi teha. Näiteks võib tegu olla pika sõnumivahetusega, mille viimane sõnum on lihtsalt „Aitäh, sain oma küsimusele vastuse“, nii et võite rahus kogu vestluse kustutada.

Vestlusvaates saate vaadata ka muude kaustade sõnumeid, mis on väga kasulik, kui saate pika vestluse järjena uue sõnumi – näete kogu ajalugu, sh teie enda vastuseid.

Kas isiklikke ja töökirju tasub koos hoida?

Nende kohtade arvu vähendamine, kus te sõnumeid loeta, ei tähenda veel, et peaksite oma töö- ja isiklikud kirjad kokku panema. Kõige parem on töö- ja erasuhtluseks kasutada eraldi meilikontosid. Siiski tasub vähendada nende meilikontode arvu, millega teil tuleb tegeleda. Õnneks võimaldab Outlook 2010 vaadata korraga mitut kontot. Saate oma töösõnumeid (Exchange Server) vaadata ühes andmefailis ja Outlook.com-i konto (Outlook Connectoriga) ning Google Gmaili konto sõnumeid teises andmefailis, ja seda kõike, töötades Outlook 2010 samas profiilis.

Mille poolest on kasulikud olekud Loetud ja Lugemata?

Outlook 2010 olekud Loetud ja Lugemata aitavad teil kiirelt näha, milliseid sõnumeid on vähemalt korra loetud ja milliseid pole veel vaadatud. Sõnumites klõpsamine võib siiski neid olekuid kergesti muuta, nii et see pole täiuslik näitaja, vaid lihtsalt abiks tööriist.

Sõnumi saab kiirelt loetuks märkida kiirklahviga CTRL+Q. Sõnumi mitteloetuks märkimiseks kasutage kiirklahvi CTRL+U.

Miks ei piisa olekust Loetud/Lugemata?

Mõnikord püütakse nende olekute järgi aru saada, kas tegu on uue sõnumiga või hilisemaks kasutamiseks jäetud üksusega. Lugemata olek ei ole aga usaldusväärne, kuna niipea, kui sõnum kaob fookusest (kui klõpsate teist sõnumit), märgitakse see automaatselt loetuks. Lisaks märgivad teised seadmed (nt telefonid) sageli sõnumid automaatselt loetuks. See tähendab, et sõnumeid tuleb paratamatult korduvalt lugeda ja uuesti kulutada aega sellele, et aru saada, mida peab sõnumiga tegema. Lugemata/loetud oleku kasutamine „piirjoonena“ teie sisendkaustas olevate „ülesannete“ ja lihtsalt töötlemata sõnumite vahel kipub kasutuks muutuma, kui saate palju sõnumeid, millest osa jääbki lugemata, kuna saate teemat vaadates aru, et teil pole vaja neid lugeda. Palju tõhusam viis sisendkausta haldamiseks on oma sõnumid läbi vaadata ja igaühe puhul otsustada, mida sellega teha. Seejärel peaks see teie sisendkaustast kaduma, mitte jääma olekusse „Lugemata“.

Miks peaks sõnumeid kaustadesse salvestama?

See on parim viis oma sõnumite keskse hoidla pidamiseks, nii et saate neid vajadusel kasutada ka pärast nendega tegelemist. Kui teil on vähe kaustu (1-Vajalik ja 2-Isiklik), ei pea te muretsema sõnumi valesse kausta salvestamise või mitmesse kausta kopeerimise pärast (kui see sobib mitme teema või projektiga).

See ei tähenda, et konkreetse teema või projektiga seotud sõnumeid poleks vaja sirvida. Outlook 2010 pakub selleks lihtsalt paremaid tööriistu, nt kategooriaid ja otsingukaustu, mis võimaldavad teil tõhusalt otsida.

Miks mul peaks olema ainult üks vajalike asjade kaust?

Ühe kausta puhul ei pea te pead vaevama, millises kaustas on millised sõnumid, ja ühtlasi teate, et kõik selles kaustas olevad asjad olete varem läbi vaadanud ning otsustanud alles hoida.

Mitu kausta tähendab, et iga kord, kui te sõnumi mõnda kausta salvestate, peate otsustama, millist kausta kasutada. See läheb veel keerulisemaks, kui sõnum sobib mitmesse kausta. Kuna mitme valiku korral jääb hulk kaustu kasutamata, tekib tarbetut müra.

Kuigi kõigi sõnumite sisendkausta jätmine võib tunduda olulisena, peitub selles aga varjatud pinge, kui te iga kord vaatate mõnda sõnumit ja mõtlete: „Kas ma pean sellega tegelema või on see siin alles igaks juhuks?“. Samuti annab see omamoodi meelerahu, kui sisendkaustas on ainult uued asjad. Teie sisendkaust on see, mida teised inimesed saavad mõjutada; teie vajalike asjade kaust sõltub aga ainult teist endist.

Miks mul on vaja kontaktirühmade jaoks eraldi kaustu?

  • Arhiivi ikoon Erinevad arhiivimisintervallid   : teil peaks olema eri kontaktirühmade jaoks eraldi kaustad, arvestades teemat ja automaatarhiivimise sagedust. Näiteks kui olete autode ühiskasutuse kontaktirühmas, peaks kausta Autode ühiskasutus tühjendama kord päevas. Tööga seotud kontaktirühma peaks arhiivima harvem, nt kord aastas.

  • Vestluste tõhus rühmitamine   : kui teil on temaatiliste kontaktirühmade jaoks eraldi kaustad, saate vaadata rühmitatuna kõiki vestlusi. Vajadusel saate kaustast tõhusalt otsida.

Miks mul on vaja kontaktirühmade ja RSS-i jaoks eraldi kaustu?

Suurtesse leviloenditesse saadetud sõnumid ja RSS-kanalid võivad teie sisendkausta hõlpsalt üle ujutada. Suhtuge neisse teabevoogudesse umbes nii, nagu teeksite mahuka ajalehe puhul – selles võib olla kasulikke või huvitavaid artikleid, kuid kogu lehe lugemine võtaks tublisti aega. Reeglid saavad aidata teil lugeda seda, mis on teie jaoks kõige huvitavam ja asjakohasem.

Millised kontaktirühmad peaksid sisendkausta asemel minema eraldi kausta?

Leviloendi reeglit ja kausta tasub kasutada järgmiste leviloendite puhul.

  • Neisse saadetakse palju sõnumeid.

  • Need on suunatud suurele hulgale inimestele.

Ettevõttetaseme sõnumid oluliste uudistega (nt tegevjuhilt) ja teie IT-osakonna sõnumid serveri seisakuperioodide kohta ei tohiks minna eraldi kausta Kontaktirühma saadetavatele sõnumitele, mis ainult aeg-ajalt sisaldavad kasulikku või huvitavat sisu, peaks sagedusest hoolimata rakendama reegli ja eraldi kausta.

Kuidas koostada reegleid RSS-i jaoks?

Kui tellite mitu RSS-kanalit, suhtuge neisse kui leviloendisse. Teisaldage huvipakkuvad RSS-üksused (märksõnade põhjal) sisendkausta; ülejäänud salvestage automaatselt RSS-i kaustadesse.

Mida teha, kui mul on säilituspoliitikad või Exchange Serveri võrguarhiiv?

Kasutage automaatarhivaari asemel oma asutuse lahendust ja, nagu alati, järgige oma ettevõtte poliitikat. Kui teie ettevõtte poliitika näeb ette, et teil peab iga üksusetüübi jaoks olema mitu kausta, lähtuge sellest poliitikast.

Kuidas koostada automaatvastuste reegel?

  1. Klõpsake menüüd Fail.

  2. Klõpsake nuppu Halda reegleid ja teatisi.

  3. Klõpsake dialoogiboksis Reeglid ja teatised nuppu Uus reegel.

  4. Valige reegliviisardi jaotises Alusta tühjast reeglist käsk Rakenda reegel saabuvatele sõnumitele ja klõpsake siis nuppu Edasi.

  5. Märkige 1. etapis ruut Kasutab vormi nime vorm. (Selle valiku leidmiseks peate vajadusel kerima.)

  6. Klõpsake 2. etapis valikut Vormi nimi ja valige siis käsk Koosolekuvastuse aktsepteerimine ja ebalev koosolekuvastus. Pärast kahe vormi lisamist klõpsake käsku Sule ja siis nuppu Edasireegliviisardi põhiaknas. Valige kindlasti dialoogiboksi ülaosa loendis Rakenduse vormid, muidu võite koosolekuvastuse aktsepteerimisest ja ebalevast koosolekuvastusest ilma jääda.

Dialoogiboks Vormi valimine

  1. Valige järgmine erand: Välja arvatud juhul, kui kehatekstis leiduvad kindlad sõnad.

  2. Klõpsake 2. etapis valikut Kindlad sõnad, tippige üks tühik ja klõpsake siis käsku Lisa ning nuppu OK.

  3. Klõpsake nuppu Valmis.

Kuidas koostada reegel Mulle saadetud?

  1. Klõpsake menüüd Fail.

  2. Klõpsake nuppu Halda reegleid ja teatisi.

  3. Klõpsake dialoogiboksis Reeglid ja teatised nuppu Uus reegel.

  4. Valige reegliviisardi jaotises Alusta tühjast reeglist käsk Rakenda reegel saabuvatele sõnumitele ja klõpsake siis nuppu Edasi.

  5. Märkige ruut Kus mu nimi on adressaadi või koopia real ja klõpsake siis nuppu Edasi.

  6. Valige tingimus Lõpeta ülejäänud reeglite töötlemine (vajadusel kerige selle valiku nägemiseks) ja klõpsake siis käsku Lõpeta.

Kuidas koostada reegel koosolekukutsete saatmiseks sisendkausta?

  1. Klõpsake menüüd Fail.

  2. Klõpsake nuppu Halda reegleid ja teatisi.

  3. Klõpsake dialoogiboksis Reeglid ja teatised nuppu Uus reegel.

  4. Valige reegliviisardi jaotises Alusta tühjast reeglist käsk Rakenda reegel saabuvatele sõnumitele ja klõpsake siis nuppu Edasi.

  5. Valige tingimus Mis on koosolekukutse või värskendus (vajadusel kerige selle valiku nägemiseks) ja klõpsake siis käsku Edasi.

  6. Valige toiming Lõpeta ülejäänud reeglite töötlemine (vajadusel kerige selle valiku nägemiseks) ja klõpsake siis käsku Lõpeta.

Kuidas koostada üksuste viivitusega väljasaatmise reeglit?

  1. Klõpsake menüüd Fail.

  2. Klõpsake nuppu Halda reegleid ja teatisi.

  3. Klõpsake dialoogiboksis Reeglid ja teatised nuppu Uus reegel.

  4. Valige reegliviisardi jaotises Alusta tühjast reeglist käsk Rakenda reegel minu saadetavatele sõnumitele ja klõpsake siis nuppu Edasi.

  5. Klõpsake uuesti nuppu Edasi. Nüüd rakendatakse see reegel kõigile teie saadetavatele sõnumitele.

  6. Valige Viivita kohaletoimetamisega mitu minutit.

  7. Klõpsake 2. etapis valikut Arv: ja klõpsake siis nuppu OKviivitusega kohaletoimetamise dialoogiboksis. (Väljal Minutid kuvatakse vaikeväärtus 1.)

  8. Klõpsake nuppu Edasi.

  9. Valige järgmine erand: Välja arvatud juhul, kui see on märgitud tähtsaks.

  10. Klõpsake 2. etapis valikut Tähtsus ja valige siis Kõrge tähtsusega.

  11. Klõpsake nuppu Edasi ja pange selle reegli nimeks Saadetud üksused.

  12. Klõpsake nuppu Valmis.

Märkus. :  See on ainult kliendipoolne reegel, s.t see toimib ainult siis, kui Outlook 2010 töötab.

Kuidas koostada leviloendite reegel?

Looge reegel iga leviloendi ja kontaktirühma kohta, millesse te kuulute ja milles teil pole vaja kõiki sõnumeid lugeda.

  1. Klõpsake menüüd Fail.

  2. Klõpsake nuppu Halda reegleid ja teatisi.

  3. Klõpsake dialoogiboksis Reeglid ja teatised vahekaardi Meilireeglid nuppu Uus reegel.

  4. Valige reegliviisardi jaotises Parem korraldatus käsk Teisalda teatud isiku sõnumid kausta ja klõpsake nuppu Edasi.

  5. Märkige ruut inimestelt või rühmalt.

  6. Klõpsake 2. etapis inimesi või avalikku rühma, lisage kontaktirühm ja klõpsake siis nuppu Edasi.

  7. Märkige ruudud Teisalda määratud kausta ja Lõpeta ülejäänud reeglite töötlemine. (Selle valiku leidmiseks peate vajadusel kerima.)

  8. Klõpsake 2. etapis valikut Määratud ja valige soovitud leviloendi kaust ning klõpsake siis nuppu Edasi.

  9. Valige järgmised erandid: Välja arvatud juhul, kui mu nimi on adressaadi või koopia real ja Välja arvatud juhul, kui teema või sisu sisaldab kindlaid sõnu.

  10. Klõpsake 2. etapis valikut Kindlad sõnad ja tippige kõik märksõnad, mis paneksid teid sõnumit lugema. Näiteks kui olete üldküsimuste leviloendis, kuid leidub probleeme, millega tegelete ainult teie, sisestage enda probleemide märksõnad. Klõpsake nuppu Lisa ja seejärel klõpsake nuppu OK.

  11. Klõpsake nuppu Valmis.

Näpunäide. :  Kui teil ei tule pähe ühtegi põhjust, miks sooviksite mõnd selle kontaktirühma sõnumit näha oma sisendkaustas, siis kaaluge parem sellest kontaktirühmast lahkumist.

Märkus. : Korrake juhiseid 2 kuni 10 kõigi leviloendite (üks reegel kausta kohta).

Miks tasub reegleid kasutada?

Mida aeg edasi, seda rohkem sõnumeid te tõenäoliselt saate. Te ei suuda kõiki saadavaid sõnumeid lugeda ja polegi mõtet. Lugege pigem ainult sõnumeid, mis on teie jaoks olulised. Reeglid aitavad teil olulisi sõnumeid esile tuua ja minimeerida tähelepanu hajumist.

Näpunäide. :  Ainult see, et mingi sõnum on teile (või teie tellitud leviloendisse) saadetud, pole veel põhjus sõnumi lugemiseks või sellele vastamiseks.

Lippudega määratavad kuupäevad

Kiirtoiming

Toiming

Eesmärk

Täna

Täna

Täna

Homme

Homme

Homme

Sel nädalal

Kaks päeva alates tänasest või töönädala viimane päev, olenevalt sellest, kumb jõuab enne kätte. (Vaikesätete korral on see esmaspäeva puhul kolmapäev ja teisipäeva puhul neljapäev.)

Töönädala viimane päev

Järgmisel nädalal

Järgmise töönädala esimene päev

Järgmise töönädala viimane päev

Mida teha ülesanderibal aastatetaguste ülesannete ja lipuga märgitud meilidega?

Kui te ülesandeid või lippe aktiivselt ei kasuta, valige kõik kasutult seisvad üksused, paremklõpsake ja valige käsk Kustuta. Selle toiminguga kustutatakse vanad ülesanded ja eemaldatakse lipud lipuga märgitud sõnumitelt ja kontaktidelt, kuid üksusi endid ei kustutata.

Mida teha kasutamata kategooriatega?

Kustutage kõik kategooriad, mida te ei kasuta. Sama kategooriakomplekt kehtib kõigile üksustele, nii et kui kasutate kategooriat kontaktide jaoks, hoidke see alles.

Milline on parim viis värvide valimiseks?

Värvikategooriate loomisel mõelge värvide valik hoolikalt läbi. Näiteks ärge valige @telefoni ja @meili jaoks sama värvi, kuid valige sarnased värvid (nt rohelise toonid) kõigi oma 1:1 kategooriate jaoks. Ajaga näete ülesandeloendit vaadates juba värvi järgi ära, kas ülesandega saab kohe praegu tegeleda. Näiteks kui @Kodu on lilla ja te olete tööl, siis ei saa te teha ühtegi lillat ülesannet.

Miks pean enda jaoks aega määrama?

Kalendris enda jaoks aega reserveerides värskendatakse sellega teie vaba/kinni teavet ja väheneb tõenäosus, et inimesed määraks teile selleks ajaks muid kohustusi. Kui teie kalender on tihedalt täis, võib see olla ainuke viis, kuidas leida oma töö tegemiseks aega.

Samuti aitab see teil tõsisemalt tööle keskenduda. Kui olete midagi juba kalendrisse pannud, tuleks sel ajal pühenduda just selle töö tegemisele. Kui keegi paneb teie tööaja peal midagi muud, leidke kindlasti oma tööks kalendris uus sobiv aeg. Ärge üritage ennast petta!

Mida teha, kui mu sisendkaustas on 10 000 sõnumit?

Kui teie sisendkaustas on üle 20 üksuse, töödelge viimase nädala sõnumid, valige siis ülejäänud sõnumid ja teisaldage need oma kausta 1-Vajalik. Jah, seda saab teha, ja pärast seda on väga mõnus tunne.

Miks ma saan nii palju sõnumeid?

Kui tunnete, et sõnumid käivad teil üle pea, saate ilmselt rohkem kui teile jõukohane ja peate kehtestama rangemad reeglid. Proovige analüüsida, kust teie sõnumid tulevad, korraldades oma sõnumid Saatja järgi ja ahendades siis kõik päised. Kas loete kontaktirühmi, mida teil pole vaja lugeda? Kui jah, looge nende jaoks reegel. Kui muudate oma vaadet, muutke see pärast kindlasti tagasi.

Mul on 10 minutit aega. Mida peaksin oma sisendkaustas esimesena lugema?

Kui teil on vähe aega (näiteks koosolekute vahel) võite lugeda sinisena märgitud sõnumeid, mis on saadetud otse teile. Sageli oodatakse neis sõnumites mingit teiepoolset tegevust, nii et need on kõige olulisemad.

Kui tihti tasub oma sõnumeid lugeda?

Meist paljudele on sõnumite lugemisest saanud pea-aegu sõltuvus. Tegelege hommikul 20 minutit oma sõnumitega ja keskenduge seejärel oma ülesanneteloendi igapäevasele läbivaatamisele. Seejärel hakake pihta päeva tegemistega. Kui piirate sõnumite lugemise aja hommiku ja päeva lõpuga, paraneb märgatavalt teie tulemuslikkus. Proovige nädal aega ja vaadake, kuidas tundub.

Kuidas hallata keerukaid ülesandeid?

Office 2010 logo Mõne ülesande kavandamine nõuab rohkem ruumi. Kasutage nende jaoks OneNote’i. Näiteks kui kavandate projekti, kus on mitu etappi, pesastatud ülesanded jne, sobib OneNote selleks paremini.

Kui soovite lihtsalt meeles pidada paari seotud ülesannet, lisage need ülesande sisusse. Kui leidub ülesandega seotud sõnumeid, lohistage need ülesandesse.

Kas isiklikke ja tööülesandeid tasub koos hoida?

Võimalusel hoidke isiklikud ja tööülesanded ühes kohas koos. Ühe loendi kasutamisel pole vaja mitmest kohast vaadata, mis on vaja ära teha. Isegi kui teil juba on ainult üks loend, kasutage kategooriaid, et eraldada isiklikud ülesanded tööülesannetest ja hallata oma loendit tõhusalt. Teie isiklikud ülesanded salvestatakse ettevõtte Exchange Serverisse ja võivad olla näha teie IT-osakonnale, nii et pange oma loendisse ainult sobivaid isiklikke ülesandeid.

Miks ei piisa ülesannete meelespidamisest?

Ülesannete meelespidamine ei tööta. Ülesannete osas järje pidamiseks on palju rahulikum sõltuda rakendusest Outlook 2010 kui oma niigi ülekoormatud ajust. Te ei pea enam kulutama mõttejõudu sellele, et üritada kõiki oma ülesandeid meeles pidada („Pean Jaanile mallide kohta sõnumi saatma, pean Jaanile mallide kohta sõnumi saatma ...“), vaid võite rahus keskenduda käsilolevale tegevusele.

Miks tasub hoida oma ülesandeid rakenduses Outlook 2010?

Outlook 2010 ülesandeloend toimib paberil loendiga võrreldes paremini järgmistel põhjustel.

  • Paberil loendeid ei saa automaatselt ajakohastada.

  • Paberil loendeid ei saa hõlpsalt ümber järjestada.

  • Outlook Web Appi abil saate oma ülesandeloendit vaadata igal pool.

  • Office 2010 logo Outlook 2010 on integreeritud süsteemidega OneNote 2010 ja Microsoft SharePoint Server ning teie mobiiltelefoniga.

  • Paberil loendid võivad kergesti kaotsi minna.

Edasijõudnutele: kuidas luua meilisõnumite jaoks otsingukaust?

Saate hõlpsalt avada koosoleku konkreetse teemaga seotud sõnumikomplekti. Looge oma koosoleku jaoks kategooria ja seejärel looge otsingukaust, kasutades järgmisi kriteeriume: kategooria <nimi> ja lõpetamata ja alates teatud ajavahemikust. Vastaval teemal sõnumeid saades märkige neile see kategooria. Kokkusaamisel märkige arutatud sõnumid lõpetatuks.

Lehe algusse

Viited

Ajajuhtimise kohta on palju suurepäraseid raamatuid ja filosoofiaid, mille leiate järgmistest allikatest.

Raamatud ja muud ressursid

Täiendavad võrguressursid

Lehe algusse

Autorist.

Melissa MacBeth on Microsoftis Office’i tooterühma programmijuht. Ta töötas mitme Outlook ajajuhtimisfunktsiooni kallal, sh ülesanderiba, saatmisel lipuga märkimine ja päevaülesannete loend. Ta elab Seattle’is ja naudib aiandusega tegelemist.

Lehe algusse

Märkus. : Masintõlke lahtiütlus. Selle artikli tõlkis arvutisüsteem ilma inimese sekkumiseta. Microsoft pakub selliseid masintõlkeid, et inglise keelt mittekõnelevad kasutajad saaksid vaadata sisu Microsofti toodete, teenuste ja tehnoloogiate kohta. Kuna artikkel on masintõlgitud, võib see sisaldada sõnavara-, süntaksi- või grammatikavigu.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×