Office'i dokumentidest peitandmete ja isikliku teabe eemaldamine

NB! :  See artikkel on masintõlgitud, vaadake lahtiütlust. Selle artikli ingliskeelse versiooni leiate aadressilt (viiteks).

Enne tähtsa dokumendi edastamist kolleegidele või klientidele vaatate dokumendi sisu tõenäoliselt eelnevalt läbi või kontrollite õigekirja, et kõik oleks õige ja dokument ei sisaldaks midagi sellist, mida te teistega jagada ei soovi. Kui plaanite ühiskasutada Microsoft Office'i dokumendi elektroonilist koopiat, on soovitatav dokument läbi vaadata, et see ei sisaldaks dokumendis või selle atribuutides talletatud võimalikke peitandmeid või isikuandmeid (metaandmed). Peidetud teave võib avaldada üksikasju teie ettevõtte või dokumendi kohta, mida te avalikustada ei soovi, seetõttu on soovitatav peidetud teave enne dokumendi ühiskasutusee andmist eemaldada.

Käesolev artikkel selgitab, kuidas dokumendiinspektori funktsiooni abil saab rakendustes Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 ja Microsoft Office PowerPoint 2007 leida ja eemaldada Office'i dokumentidest peitandmeid ning isiklikku teavet.

Selle artikli teemad

Office'i dokumentides talletatud peitandmete ja isikuandmete tüübid

Dokumendiinspektori leitav ja eemaldatav teave

Office'i dokumentidest peitandmete ja isikuandmete leidmine ja eemaldamine

Office'i dokumentides talletatud peitandmete ja isikuandmete tüübid

Office'i dokumenti saate salvestada mitut tüüpi peit- ja isikuandmeid. See teave ei pruugi kohe näha, kui vaatate dokumenti Office'i programmis, kuid võib juhtuda, et teistel inimestel vaadata või tuua teabe.

Peidetud teave võib sisaldada Office'i programmides failile lisatud andmeid, mille abil saate dokumendi kirjutamisel ja redigeerimisel teistega koostööd teha. Ühtlasi võib see sisaldada ka teavet, mille olete teadlikult peidetuks määranud.

Office'i dokumentides võib olla järgmist tüüpi peit- ja isikuandmeid.

  • Kommentaarid, jälitatud muutuste parandusmärgid, versioonid ja tindimarginaalid.     Kui olete dokumendi loomisel teistega koostööd teinud, võib dokument sisaldada näiteks jälitatud muutuste parandusmärke, kommentaare, tindimarginaale või versioone. Selle teabe abil võivad teised näha teie dokumendiga töötanud inimeste nimesid, läbivaatajate kommentaare ja dokumendis tehtud muudatusi.

  • Dokumendi atribuudid ja isikuandmed    Dokumendi atribuudid, nimetatakse ka metaandmed, sisaldavad nt author, teema ja pealkiri dokumendi üksikasjad. Dokumendi atribuudid ka teavet, mis sisaldub automaatselt Office'i programmides, nt nimi isik, kes viimati salvestatud dokumendi ja dokumendi loomise kuupäev. Kui kasutasite funktsioonid, dokument võib sisaldada ka erinevat tüüpi isikuttuvastava teabe (PII), nt meilipäised, Läbivaatusele saatmise teave, marsruudilipikud, printeri tee ja faili tee teave veebilehtede avaldamise.

  • Päised, jalused ja vesimärgid.    Teave võib sisalduda Wordi dokumentide ja Exceli töövihikute päistes. Lisaks võib teie Wordi dokumendile olla lisatud vesimärk.

  • Peittekst.    Wordi dokumendid võivad sisaldada peittekstina vormindatud teksti. Kui te pole kindel, kas teie dokument sisaldab peitteksti või mitte, saate seda dokumendiinspektori abil kontrollida.

  • Peidetud read, veerud ja töölehed.    Exceli töövihikus võivad read, veerud ja terved töölehed olla peidetud. Peidetud ridu, veerge või töölehti sisaldava töövihiku eksemplari levitamisel võivad teised need read, veerud või töölehed peidust välja tuua ja neis sisalduvaid andmeid vaadata.

  • Nähtamatu sisu.    PowerPointi esitlused ja Exceli töövihikud võivad sisaldada nähtamatutena vormindatud objekte.

  • Slaidiväline sisu.     PowerPointi esitlused võivad sisaldada objekte, mida pole kohe näha, kuna need on slaidilt slaidivälisele alale lohistatud. See slaidiväline sisu võib hõlmata tekstivälju, lõike- ja muid pilte, klippe ning tabeleid.

  • Esitlusemärkmed.     PowerPointi esitluse märkmeala võib sisaldada teksti, mis ei pruugi olla mõeldud levitamiseks, eriti kui märkmed on kirjutatud üksnes esitluse ettekandja jaoks.

  • Dokumendiserveri atribuudid.    Kui dokument on salvestatud mõnes dokumendihalduse serveris asuvasse kohta (nt dokumentide tööruumi saidile või teenusel Microsoft Windows SharePoint Services põhinevasse teeki), võib dokument sisaldada täiendavaid dokumendiatribuute või selle serveriasukohaga seotud teavet.

  • Kohandatud XML-andmed.    Dokumendid võivad sisaldada kohandatud XML-andmeid, mida pole dokumendis näha. Dokumendiinspektor võib need XML-andmed üles otsida ja eemaldada.

Lehe algusesse

Dokumendiinspektori leitav ja eemaldatav teave

Dokumendiinspektorisse koosneb mitmest erinevast inspektorist, mida saate kasutada erinevat tüüpi peit- ja isikuandmete leidmiseks ning eemaldamiseks. Mõned neist inspektoritest kuuluvad teatud Office'i programmi juurde. Dokumendiinspektor kuvab programmides Office Word 2007, Office Excel 2007 ja Office PowerPoint 2007 erinevaid inspektorikomplekte, mille abil saate leida ja eemaldada neile programmidele iseloomulikke peit- ja isikuandmeid.

Lisateabe saamiseks selle kohta, millist tüüpi peitandmeid ja isikuandmeid dokumendiinspektor erinevatest Microsoft Office'i programmidest leida ja eemaldada suudab, vaadake alltoodud tabeleid.

Märkus. : Kui teie asutuses on dokumendiinspektorit kohandatud (nt inspektorimooduleid lisatud), võite dokumentidest otsida ka muud tüüpi teavet.

Office Word 2007

Inspektori nimi

Otsib ja eemaldab

Kommentaarid, parandused, versioonid ja marginaalid

  • Kommentaarid

  • Jälitatud muutuste parandusemärgid

  • Dokumendi versiooniteave

  • Tindimarginaalid

Dokumendi atribuudid ja isikuandmed

  • Dokumendiatribuudid, sh teave dialoogiboksi Dokumendiatribuudidvahekaartidel Kokkuvõte, Statistika ja Kohandatud.

  • Meilipäised

  • Marsruudilipikud

  • Läbivaatusele saatmise teave

  • Dokumendiserveri atribuudid.

  • Dokumendihalduspoliitika teave

  • Sisutüübiteave

  • Andmetega siduv linkimisteave andmetega seotud väljade jaoks (viimane väärtus on teisendatud tekstiks)

  • Kasutajanimi

  • Malli nimi

Päised ja jalused

  • Dokumendi päistes leiduv teave

  • Dokumendi jalustes leiduv teave

  • Vesimärgid

Peittekst

  • Peidetuna vormindatud tekst (dialoogiboksis Font saadaolev fondiefekt)

    Märkus. : Inspektor ei leia teksti, mis on mõnel muul viisil peidetud (nt valge tekst valgel taustal).

Kohandatud XML-andmed

  • Dokumendis talletatud kohandatud XML-andmed

Office Excel 2007

Inspektori nimi

Otsib ja eemaldab

Kommentaarid ja marginaalid

  • Kommentaarid

  • Tindimarginaalid

Dokumendi atribuudid ja isikuandmed

  • Dokumendiatribuudid, sh teave dialoogiboksi Dokumendiatribuudidvahekaartidel Kokkuvõte, Statistika ja Kohandatud.

  • Meilipäised

  • Marsruudilipikud

  • Läbivaatusele saatmise teave

  • Dokumendiserveri atribuudid.

  • Dokumendihalduspoliitika teave

  • Sisutüübiteave

  • Kasutajanimi

  • Printeri tee teave

  • Stsenaariumikommentaarid

  • Veebilehtede avaldamise failitee

  • Määratletud nimede ja tabelinimede kommentaarid

  • Passiivsed välisandmeühendused

Päised ja jalused

  • Töölehe päistes leiduv teave

  • Töölehe jalustes leiduv teave

Peidetud read ja veerud

  • Peidetud read

  • Andmeid sisaldavad peidetud veerud

    Märkmed : 

    • Kui töövihikus on peidetud veerge, mis ei sisalda andmeid, kuid mis asuvad andmeid sisaldavate veergude vahel, tuvastatakse ja eemaldatakse ka need peidetud veerud.

    • Kui töövihikus peidetud read või veerud sisaldavad andmeid, võib nende ridade või veergude eemaldamine muuta töövihikus leiduvate arvutuste või valemite tulemeid. Kui te pole kindel, millist teavet peidetud read või veerud sisaldavad, sulgege dokumendiinspektor, tooge peidetud read või veerud peidust välja ja vaadake nende sisu läbi.

    • Inspektor ei leia peidetud veergudes asuvaid kujundeid, diagramme, juhtelemente, Microsoft ActiveXi objekte ja juhtelemente, pilte ega SmartArt-pilte.

Peidetud töölehed

  • Peidetud töölehed

    Märkus. : Kui peidetud töölehed sisaldavad töövihikus andmeid, võib nende töölehtede eemaldamine muuta töövihikus leiduvate arvutuste või valemite tulemeid. Kui te pole kindel, millist teavet peidetud töölehed sisaldavad, siis sulgege dokumendiinspektor, tooge peidetud töölehed peidust välja ja vaadake nende sisu läbi.

Kohandatud XML-andmed

  • Töövihikus talletatud kohandatud XML-andmed

Nähtamatu sisu

  • Nähtamatutena vormindatud objektid.

    Märkus. : Inspektor ei leia objekte, mis asuvad teiste objektide all.

Office PowerPoint 2007

Inspektori nimi

Otsib ja eemaldab

Kommentaarid ja marginaalid

  • Kommentaarid

  • Tindimarginaalid

Dokumendi atribuudid ja isikuandmed

  • Dokumendiatribuudid, sh teave dialoogiboksi Dokumendiatribuudidvahekaartidel Kokkuvõte, Statistika ja Kohandatud.

  • Meilipäised

  • Marsruudilipikud

  • Läbivaatusele saatmise teave

  • Dokumendiserveri atribuudid.

  • Dokumendihalduspoliitika teave

  • Sisutüübiteave

  • Veebilehtede avaldamise failitee

Nähtamatu slaidisisu

  • Nähtamatutena vormindatud objektid.

    Märkus. : Inspektor ei leia objekte, mis asuvad teiste objektide all.

Slaidiväline sisu

  • Sisu või objektid, mida pole esitluses näha, kuna need asuvad väljaspool slaidiala.

    • Lõikepildid

    • Tekstiväljad

    • Pildid

    • Tabelid

      Märkus. : Dokumendiinspektor ei tuvasta ega eemalda animatsiooniefektidega slaidiväliseid objekte.

Esitlusemärkmed

  • Esitluse märkmealale lisatud tekst

Märkus. : Dokumendiinspektor ei saa eemaldada esitluse märkmealale lisatud pilte.

Kohandatud XML-andmed

  • Esitluses talletatud kohandatud XML-andmed

Lehe algusesse

Office'i dokumentidest peitandmete ja isikuandmete leidmine ja eemaldamine

Peitandmete ja isikuteabe leidmiseks ja eemaldamiseks Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 ja nende Office'i programmide varasemates versioonides loodud dokumentidest saate kasutada dokumendiinspektorit. Dokumendiinspektorit on soovitatav kasutada Office'i dokumendis (nt meilisõnumi manuses) enne selle ühiskasutusse andmist.

  1. Avage Office'i dokument, milles soovite kontrollida peit- ja isikuandmete olemasolu.

  2. Klõpsake Microsoft Office'i nuppu Office'i nupu pilt , klõpsake käsku Salvesta nimegaja seejärel tippige nimi väljale faili nimi oma originaaldokumendi koopia salvestamiseks.

    Dokumendiinspektorit on soovitav kasutada originaaldokumendi koopia kontrollimiseks, sest dokumendiinspektori eemaldatud andmeid ei saa alati taastada.

  3. Klõpsake Microsoft Office'i nuppu Office'i nupu pilt algse dokumendi koopia, osutage suvandile ettevalmistamineja siis käsku Kontrolli dokumenti.

  4. Märkige dialoogiboksis Dokumendiinspektor ruudud määramaks, millist tüüpi peitsisude olemasolu te kontrollida soovite. Erinevate inspektorite kohta lisateabe saamiseks vaadake teemat Dokumendiinspektori leitav ja eemaldatav teave

  5. Klõpsake nuppu Kontrolli.

  6. Vaadake kontrollimise tulemeid dialoogiboksis Dokumendiinspektor.

  7. Klõpsake kontrollitulemite kõrval asuvat nuppu Eemalda kõik, et eemaldada dokumendist soovitud tüüpi peitsisu.

    NB! : 

    • Eemaldades dokumendist peitsisu, ei pruugi selle taastamine nupu Võta tagasi abil võimalik olla.

    • Kommentaarid ja marginaalid, dokumendi atribuudid ja isikuandmedja päiste ja jaluste inspektorid ei saa kasutada Exceli töövihik, mis on salvestatud ühiskasutusega töövihikus (menüüLäbivaatus käsk Ühiskasutusega töövihikus ). Selle põhjuseks ühiskasutusega töövihikutes abil isikuandmeid lubada mitu inimest teha koostööd samas töövihikus. Ühiskasutusega töövihiku selle teabe eemaldamiseks saate kopeerida töövihiku ja seejärel ühiskasutusest eemaldada. Klõpsake töövihiku, klõpsake menüü Läbivaatus ühiskasutusest Ühiskasutusega töövihiku kaitse maha. Tühjendage vahekaardil redigeerimine ruut Luba muutusi enam kui ühelt kasutajalt samal ajal .

    • Kui soovite peidetud andmete ja isikliku teabe eemaldamine salvestate OpenDocumenti vormingus (.odt, ODS-vormingus, .odp) ühel dokumendid, peate dokumendiinspektori käivitama iga kord, kui salvestate dokumendi ühte järgmistes vormingutes.

Lehe algusesse

Märkus. : Masintõlke lahtiütlus. Selle artikli tõlkis arvutisüsteem ilma inimese sekkumiseta. Microsoft pakub selliseid masintõlkeid, et inglise keelt mittekõnelevad kasutajad saaksid vaadata sisu Microsofti toodete, teenuste ja tehnoloogiate kohta. Kuna artikkel on masintõlgitud, võib see sisaldada sõnavara-, süntaksi- või grammatikavigu.

Kas sellest teabest oli abi?

Tore! Kas teil on veel midagi lisada?

Kuidas saame seda paremaks muuta?

Täname tagasiside eest!

×