Office 365 rühmade kasutamise lisavõimalused Outlookis

Kui teie meeskond kasutab oma töös leviloendeid, failide ühiskasutust ja koostöös märkmete tegemist, siis hakkab teile platvorm Office 365 rühmad Outlookis meeldima. Office 365 rühmad on võimas ja produktiivne platvorm, mis koondab Outlook vestlused ja kalendri, failid rakendusest SharePoint, ülesanded rakendusest Plaanur ja ühiskasutuses oleva OneNote'i märkmiku üheks teie meeskonna koostööruumiks.

Kui tellite rühmaga seotud teavitused, saadetakse kõik selle rühma meilisõnumid ja koosolekukutsed otse teie meiliaadressile. Kuid need talletatakse ka teie rühma kausta. Seetõttu ei pea te kartma, et kogemata midagi kustutate ega looma reegleid meilisõnumite sissetulevate kirjade kausta sisu privaatkausta teisaldamiseks. Võite kirja pärast lugemist sisendkaustast kustutada, teades, et koopia kirjast jääb teie rühmakausta alles. Kõik rühma loomise hetkest alates saadetud kirjad salvestatakse rühmakaustas. Isegi juhul, kui te polnud rühma liige selle loomise hetkel, näete pärast liitumist kõiki rühma loomise hetkest alates saadetud kirju.

Näpunäide. : Kui te ei ole veel Office 365 rühmade kasutamisega alustanud, võiksite lugeda esmalt teemat Office 365 rühmade kasutamise alustamine Outlookis.

Näpunäiteid Office 365 rühmade võimaluste tõhusaimaks kasutamiseks

  1. Kasutage rühmasid nagu leviloendeid.    Uued meilisõnumid ja koosolekukutsed saadetakse teie postkasti sisendkausta ja kõik teated, mille rühma aadressile saadate, edastatakse kõigile rühma liikmetele, just nagu leviloendite puhul. Ühildub kõigi Outlooki või Outlooki veebirakenduse (varem Outlook Web App) versioonidega. Suhtluse alustamiseks tippige lihtsalt rühma meiliaadress meilisõnumi adressaadireale.

    Märkus. : Rühma loomisel märkige ruut Lisa uued liikmed tellijate hulka, et kõigile liikmetele saadetaks koopiad rühmale saadetavatest meilisõnumitest.

  2. Kiireks juurdepääsuks märkige oma rühm „Lemmikuks“.    Rakenduses Outlook 2016 kuvatakse rühmad, mille olete loonud või kuhu kuulute, navigeerimispaani allservas. Paremklõpsake soovitud rühma ja valige Lisa lemmikute hulka, et liigutada valitud rühm mugavamaks juurdepääsuks navigeerimispaani ülaosasse.

    Loend „Lemmikud“, kus on esiletõstetud kaks rühma

    Lemmikutesse lisamine annab teile juurdepääsu sisule ka võrguühenduseta.

  3. Sõnumeid pole vaja teisaldada privaatkausta.    Kui tellite rühmaga seotud teavitused, saadetakse kõik selle rühma meilisõnumid ja koosolekukutsed otse teie meiliaadressile. Kuid need talletatakse ka teie rühma kausta. Seetõttu ei pea te kartma, et kogemata midagi kustutate ega looma reegleid meilisõnumite sissetulevate kirjade kausta sisu privaatkausta teisaldamiseks. Võite kirja pärast lugemist sisendkaustast kustutada, teades, et koopia kirjast jääb teie rühmakausta alles. Kõik rühma loomise hetkest alates saadetud kirjad salvestatakse rühmakaustas. Isegi juhul, kui te polnud rühma liige selle loomise hetkel, saate pärast liitumist vaadata kõiki rühma loomise hetkest alates saadetud kirju.

    Kui te ei soovi meilisõnumeid oma sisendkausta, saate rühma sõnumite tellimuse tühistada (jäädes endiselt rühma liikmeks). Rühmaga seotud sõnumeid saadetakse endiselt teie rühmakausta, kuid mitte enam teie postkasti.

  4. Saate hõlpsalt korraldada rühma koosolekuid.    Alati, kui valite navigeerimispaanil ühe oma rühmadest, kuvatakse ekraani ülaosas eraldi rühmade lint. Avage kalender, et näha kõiki valitud kuus toimuvaid rühma koosolekuid. Rühma kalendri avamiseks tehke järgmist.

  5. Andke hõlpsalt faile kõigile rühma liikmetele ühiskasutusse.    Saate lihtsasti ühiskasutuses faile üles laadida või teegis olevaid faile meilisõnumite külge manustada. Kuna vajalikud õigused on kõigile rühma liikmetele juba määratud ja rakendatud, ei pea te ühisfailide õigusi haldama. Rühma failide veebiruumi avamiseks rühma lindil tehke järgmist.

  6. Kiire juurdepääs meeskonnamärkmikule.    Selle abil saate teha märkmeid meeskonna kohtumiste, arutelude, plaanide ja tegevuste kohta. Rühma märkmiku avamiseks rühma lindil tehke järgmist:

    • Rakenduses Outlook 2016 valige Avaleht > Märkmik.

    • Outlooki veebirakendusis valige Märkmik.

  7. Leidke see, mida otsite.    Soovite leida kõigi kindlal teemal peetud koosolekute andmeid? Soovite leida eelmisel nädalal pruunis mapis olnud märkmeid? Rühma vestlused, kalender, failid ja märkmik on kättesaadavad ja õigused määratakse automaatselt nii, et kõik rühma liikmed saavad soovitud andmeid otsida.

  8. Lugege ja vastake kiiresti.    Tänapäevane vestluse lahendus võimaldab kiiret kahesuunalist sõnumsidet ning vestluse teemasid käsitletakse rühma teemadena. See lihtsustatud sõnumside lahendus vähendab pikkade meilisõnumite kirjutamise vajadust ja tõstab meeskonnatöö tootlikkust.

  9. Muutke suhtlus tihedamaks, kasutades postituste meeldivaks märkimist ja @-mainimisi   . Kas teile meeldib mõne rühma liikme idee? Öelge seda. See on kiire ja lihtne (ja saate unustada vana "+ 1"-süsteemi). Kas soovite püüda kellegi tähelepanu? Kui kasutate meilisõnumis @-mainimist, saadetakse meilisõnum vastava grupiliikme postkasti ja ta saab sellele vastata.

Kas soovite anda tagasisidet, või on teil küsimusi/kommentaare?

Loodame, et teile meeldivad Office 365 rühmad! Andke teada, mida teie arvate. Me kuulame tagasisidet ja peame teie soove oluliseks. Võtke meiega ühendust Outlooki soovituste välja kaudu.

Vaata ka

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×