Office 365 failide salvestusruumi ja ühiskasutuse häälestamine

Kaasautorid: Tom Werner Jana Pihlak

OneDrive for Businessi ja Office 365 meeskonnatöö saidi koos kasutamine on üks parimaid võimalusi häälestada oma ettevõtte jaoks failide talletamine ja ühiskasutus. See on ideaalne variant juhul, kui teil on mõne töötajaga väikeettevõte.

Teenusekomplektis Office 365 on alustuseks olemas põhielementidega meeskonnatöö sait. Nii saate kohe hakata OneDrive for Businessis faile talletama ja meeskonnatöö saidil nende kallal koos töötama.

Dokumentide talletamise kohad teenusekomplektis Office 365

  • OneDrive for Business on mõeldud juhuks, kui kasutate faile põhiliselt ise ja annate neid vahetevahel ühiskasutusse. OneDrive for Business sobib ideaalselt teile kuuluvate failide talletamiseks.

  • Office 365 meeskonnatöö sait on mõeldud failide pideva ühikasutuse ja nende kallal koos töötamise jaoks. Meeskonnatöö saidil on mugav talletada selliseid ühisfaile, mis kuuluvad tervele meeskonnale või mitmele inimesele, kes võivad nende kallal ühiselt töötada.

OneDrive for Businessis ja meeskonnatöö saitidel olevatele failidele on nii teil kui ka teie töötajatel juurdepääs kõikjal.

Skeem, millel on kujutatud kahte tüüpi salvestusruumi kasutamise viisid: OneDrive’i või meeskonnatöö saidid

Siit leiate soovitusi selle kohta, mida OneDrive for Businessi ja Office 365 meeskonnatöö saitide koos kasutamisel kummaski asukohas talletada.

Talletuskoht

Otstarve

Talletatav sisu

OneDrive for Business

Sisu talletamine OneDrive for Businessis sarnaneb failide salvestamisega oma arvutisse – keegi teine ei pääse neile hõlpsalt juurde.

See sobib ideaalselt teile endale töötamiseks mõeldud ärifailide talletamiseks.

Ärifailid, millega teised meeskonnaliikmed ei pea töötama ja millele neil pole vaja pidevalt juurde pääseda.

Office 365 meeskonnatöö sait

Office 365 meeskonnatöö sait on nagu veebisait, kuid vaikimisi pole see avalik; sellele pääsevad juurde üksnes inimesed, kellele olete selleks õiguse andnud.

See sobib suurepäraselt failide ühiseks kasutamiseks ja nendega koos töötamiseks.

Ühisdokumendid, millele pääsevad juurde ja mille kallal saavad koos töötada kõik töötajad. Näiteks saate töötada ühiselt PowerPointi esitluse kallal, talletada töörühma plaane, mida kõik värskendavad, või avaldada koosolekute päevakorrad.

Office 365 meeskonnatöösaidi alamsait

Office 365 meeskonnatöösaidi alamsait sarnaneb teie meeskonnatöö saidil oleva eraldi jaotisega, millel on ainulaadne ilme ja eraldi pääsuõigused.

See sobib ideaalselt failide ühiseks kasutamiseks ning koostööks ettevõtteväliste klientide ja partneritega.

Samuti saate seal talletada faile, mida te ei soovi jagada oma ettevõtte ülejäänud töötajatega, kellel on juurdepääs meeskonnatöö saidile. Saate häälestada alamsaidi, millele on juurdepääs üksnes teil (ja vajaduse korral veel ühel-kahel inimesel).

Meeskonnatöösaidi alamsaidi loomise juhised.

Failid, mille soovite anda ühiskasutusse inimestele väljastpoolt teie ettevõtet.

Failid, mida te ei soovi jagada oma ettevõtte teiste töötajatega. Näiteks võite siin talletada isiklikku ja finantsteavet.

Office 365 saidikogumid

Failide talletamine ja ühiskasutus, kuid saidikogum on teie olemasolevast meeskonnatöö saidist täielikult eraldatud.

Uuel Office 365 saidikogumil on oma aadress ja kasutusõigused. Seda saab kasutada nii ettevõttesiseseks kui ka -väliseks koostööks.

Suuremad ettevõtted kasutavad saidikogumeid samamoodi nagu väikeettevõtted kasutavad alamsaite. Suuremate turbevajadustega ja keerukaid tehnilisi oskusi rakendav väikeettevõte võiks samuti kaaluda saidikogumi loomist.

Talletage saidikogumis samasugust ühisteavet, mida talletaksite meeskonnatöö saidil ja alamsaidil.

Video: failide teisaldamine pilvteenusesse

Seda videot vaadates saate teada, kuidas kiiresti alustada dokumentide talletamist pilvteenuses. Edasi juhiste juurde.

Teie brauser ei toeta videot. Installige Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player või Internet Explorer 9.

Juhised: OneDrive for Businessi ja meeskonnatöö saidi kasutuselevõtt failide talletamiseks ja võrgukoostööks

Hinnanguline toimingu tegemiseks kuluv aeg: 5–10 minutit

Igal teenusekomplekti Office 365 kasutaval töötajal teie ettevõttes on ka OneDrive for Businessi pilvsalvestusruum. Öelge neile, et nad peaksid siia salvestama need ärialased failid, mida on vaja kasutada ainult neil endil. Näiteks võivada nad siin talletada ettepaneku mustandit, oma koosolekumärkmeid või ettekande teksti.

Samuti on oluline, et paluksite töötajatel anda oma OneDrive for Businessi kaust teile ja kolleegidele ühiskasutusse. Kui mõni töötaja peaks haigeks jääma või ettevõttest lahkuma, on keeruline tema OneDrive for Businessi kausta talletatud failidele juurde pääseda. Aga juhul, kui OneDrive for Businessi kaustad on ühiskasutusse antud, pääsete failidele vajaduse korral alati juurde.

OneDrive for Businessi veebisaidi avamiseks ja oma kausta ühiskasutusse andmiseks peab iga meeskonnaliige tegema järgmist.

  1. Minge sisselogimiseks veebisaidile https://portal.office.com.

  2. Tippige oma kasutajanimi ja parool ning klõpsake siis nuppu Logi sisse.

  3. Valige Office 365 avalehel OneDrive.

    Valige rakendusekäivitist teenuse OneDrive paan.

  4. Kui teil on kaust Kõigiga ühiskasutuses juba olemas, avage see OneDrive for Businessis. See on koht, kus meeskonnaliikmed peaksid OneDrive for Businessis oma ärialaseid dokumente talletama. Valige käsk Anna ühiskasutusse ja minge edasi järgmise toimingu juurde.

    Kui teil seda kausta veel pole, valige nupp Uus ja looge uus kaust. Pange sellele nimeks Kõigiga ühiskasutuses ja valige käsk Kutsu inimesi. Kui käsku Kutsu inimesi ei kuvata, valige nupp Loo ning seejärel paremklõpsake kausta ja siis klõpsake käsku Anna ühiskasutusse.

    Valige teenuse OneDrive kaust Kõigiga ühiskasutuses

  5. Tippige väljale Inimeste kutsumine nende meeskonnaliikmete nimed või meiliaadressid, kellele soovite anda juurdepääsu kaustale. Võite lisada ka enda meiliaadressi, et saaksite koopia meilisõnumist, mis saadetakse pääsuõigustega inimestele.

    Dialoogiboks, kuhu saate lisada nende inimeste meiliaadressid, kellega soovite oma OneDrive for Businessi kausta ühiselt kasutada.

  6. Valige kausta jaoks õigustesäte Saab redigeerida või Saab vaadata.

  7. Tippige kutsutud inimestele saadetavasse meili lisatav sõnum, andmaks kutsututele teada, et see meilisõnum sisaldab teie ühikasutusse antud ärifailide linki. Valige nupp Loo. Teie kutsutud inimestele saadetakse kohe meilisõnum.

    Saadetud meilisõnum näeb välja selline. Meilisõnumi allosas on teie kausta Kõigiga ühiskasutuses link, et kutsutud saaksid kausta avada.

    Avage meil ja klõpsake nuppu „Ava veebisait“.

Hinnanguline toimingu tegemiseks kuluv aeg: 5–10 minutit

Teenusekomplektis Office 365 on mõne funktsiooniga esialgne meeskonnatöö sait, mis hõlbustab teenuse kasutamise alustamist. Selle ettevõttesisese saidi juurde pääsevad ainult teie ettevõttesse kuuluvad inimesed.

Meeskonnatöö saidi avamiseks tehke järgmist.

  1. Olles endiselt teenusekomplekti Office 365 sisse logitud, valige lehe vasakus ülanurgas rakendusekäiviti Office 365 rakendusekäiviti ikoon ja seejärel paan Saidid.

    Valige lehe paremas ülanurgas rakendusekäiviti ja seejärel valige Saidid.

  2. Klõpsake lehel Saidid paani Meeskonnatöö sait.

    Oma meeskonnatöö saitidele juurde pääsemiseks klõpsake nuppu Saidid ning seejärel nuppu Meeskonnatöö saidid.

Kuvatakse üksnes teie meeskonnale kasutamiseks mõeldud veebisait vaikepealkirjaga <teie ettevõtte nimi> meeskonnatöö sait. Avalehel on järgmised elemendid.

  • Meeskonnatöö saidi kohandamist hõlbustavate funktsioonide paanid.

  • Lehe vasakus servas asuvad lingid muudesse meeskonnatöö saidi jaotistesse liikumiseks.

  • Dokumenditeek, kuhu saate hakata dokumente talletama, et neid oma meeskonnaga ühiselt kasutama.

Algsete meeskonnatöö saitide juurde kuuluvad saidi kohandamiseks enim kasutatavate funktsioonide paanid.

Hinnanguline toimingu tegemiseks kuluv aeg: 20–30 minutit paari esimese faili korral

Selleks et saaksite kiiresti asuda faile talletama ja ühiskasutusse andma, on teie meeskonnatöö saidil olemas failide talletamise koht. Selle koha nimi on Dokumenditeek.

Selleks tehke järgmist.

  1. Valige meeskonnatöö saidi avalehel vasakpoolsest navigeerimismenüüst link Dokumendid. See avab üksuse Dokumenditeek.

    Valige vasakpoolsest menüüst teek Dokumendid

  2. Olles endiselt teenusekomplekti Office 365 sisse logitud, avage File Explorer avakuva tegumiriba kaudu või muul viisi.

    Avage File Explorer avakuva tegumiriba kaudu või muul viisil.

  3. Liikuge nende failide juurde, mille soovite meeskonnatöö saidile üles laadida.

    Valige sirvimine ja navigeerige oma arvutis failini, mida soovite oma meeskonnatöö saidile üles laadida.

  4. Valige meeskonnatöö saidile üles laaditavad failid ja lohistage need dokumenditeeki.

    Näide meeskonnatöö veebisaidil dokumenditeeki üleslaaditud failist.

    Kui see on tehtud, talletatakse faile nii teie meeskonnatöö saidil kui ka arvutis.

    Pilt sellest, kuidas näeb dokumenditeek välja pärast sinna failide üleslaadimist.

    Võite need failid arvutist kustutada. Järgmise toimingus „4. toiming. Veebiteenusesse talletatud failide sünkroonimine lauaarvuti sisuga” loote nende failide jaoks oma arvutis uue asukoha.

    Kui teil on vaja meeskonnatöö saidile üles laadida palju faile või mahukaid faile, lugege neid näpunäiteid teeki suurte failide või mitme faili üles laadimise kohta.

    Kui teil on vaja rohkem salvestusruumi, lugege selle kohta artiklit Tellimuse salvestusruumi muutmine.

Hinnanguline toimingu tegemiseks kuluv aeg: 20–30 minutit paari esimese faili korral

Nüüd, kui olete failid meeskonnatöö saidile talletanud, saate häälestada nende sünkroonimise PC- või Mac-arvutiga. Nii saate Internet Exploreri, Chrome’i või mõne muu brauseri asemel töötada failide kallal oma PC- või Mac-arvutis. Samuti on hea, kui teil on arvutis failide sünkroonitud versioon juhuks, kui peate mõne faili kallal töötama, kuid teil pole Interneti-ühendust.

Kui olete häälestanud failide sünkroonimise oma arvutiga, sünkroonitakse faile automaatselt umbes iga 10 minuti järel, kui teil on Interneti-ühendus.

Meeskonnatöö saidil olevate failide sünkroonimiseks oma lauaarvuti sisuga tehke järgmist.

  1. Valige meeskonnatöö saidi avalehel vasakpoolsest navigeerimismenüüst link Dokumendid. Sünkroonimist ei saa häälestada avalehel, vaid peate selleks navigeerimismenüü kaudu dokumenditeegi avama.

    Näpunäide. : Meeskonnatöö saidile talletatud failide sünkroonimisel sünkroonite iga saidil oleva dokumenditeegi, mitte kogu saidi.

    Valige vasakpoolsest menüüst teek Dokumendid

  2. Valige dokumenditeegis käsk Sünkrooni või valige üksikfailid, mille soovite sünkroonida.

    Valige fail ja seejärel valige sünkroonimine.
  3. Valige dialoogiboksis OneDrive for Business nupp Sünkrooni kohe. (Sünkroonimise viib läbi OneDrive for Business)

    Failide sünkroonimise alustamiseks oma meeskonnatöö saidilt oma töölauale klõpsake nuppu „Sünkrooni kohe”.
  4. Kui seejärel kuvatakse turbeviip, valige nupp Luba. Kui teil palutakse sisestada Office 365 identimisteave, sisestage oma Office 365 kasutaja-ID ja seejärel parool. Sünkroonimise käivitumise korral kuvatakse järgmine dialoogiboks:

    Pilt sünkroonimise alustamisel kuvatavast dialoogiboksist.
  5. Dokumentide vaatamiseks Windows Exploreris valige nupp Kuva minu failid. Arvutis olevad failid asuvad teie kaustas SharePoint. Faili kõrval olev väike roheline märge näitab, et fail on ajakohane ja sünkroonitud meeskonnatöö saidil oleva versiooniga.

    Kasutage File Explorerit oma töölaual sünkroonitud failini navigeerimiseks. See asub SharePointi kaustas.

    Märkmed : 

    • Kui sünkroonite OneDrive for Businessis olevaid faile, asuvad need teie lauaarvuti OneDrive for Businessi kaustas.

    • Kuvatõmmis File Explorerist pärast OneDrive for Businessi faili sünkroonimist oma töölauaga

  6. Minge kausta SharePoint ja avage soovitud fail. Tehke vajalikud muudatused ja valige seejärel nupp Salvesta. Kui teil on Interneti-ühendus, kuvatakse ekraani allservas kiri SharePointi üleslaadimine, mis näitab, et faili salvestatakse meeskonnatöö saidile. Samal ajal salvestatakse fail ka teie lauaarvuti kausta SharePoint. Teate „Üleslaadimine nurjus“ kuvamise korral proovige uuesti. Mõnikord võib ebaühtlane Interneti-ühendus salvestamise katkestada.

    Pilt olekuteatest, mis kuvatakse faili salvestamisel teie meeskonnatöö saidile.

    Ongi korras! Olete oma ettevõtte jaoks häälestanud failide talletamise ja võrgukoostöö.

Failide talletamise ja ühiskasutuse head tavad

  • Väike mittetulundusorganisatsioon. Saate luua ühisdokumentide talletamiseks Office 365 meeskonnatöö saidi, et teave asuks mugavalt ühes kohas ja oleks arhiivitud. Sel moel ei lähe teave töötajate vahetumise käigus (nt uue juhataja tööleasumise korral) kaotsi. Nende failide talletamiseks, mida te ei soovi ülejäänud meeskonnaga jagada (nt personali- ja finantsdokumendid), looge isiklik Office 365 meeskonnatöö saidi alamsait.

  • Füüsilisest isikust ettevõtja. Talletage oma failid OneDrive for Businessi salvestusruumi ja andke need vajaduse korral klientidele ühiskasutusse.

  • Ühisomanikud. Kui ettevõttel on kaks omanikku, saate endiselt kasutada oma OneDrive for Businessit, kuid peate failid andma ühiskasutusse teisele omanikule (ja vastupidi).

  • Ettevõtted, kelle väliskliendid või -partnerid vajavad juurdepääsu failidele. Kasutage konkreetsetele klientidele mõeldud dokumentide talletamiseks ja ühiskasutuseks Office 365 meeskonnatöö saidi alamsaite. Kuna alamsaidile juurdepääsemise õiguse saab anda konkreetsele kliendile ja see õigus piirdub üksnes alamsaidiga, ei pea te muretsema, et üks klient pääseb kogemata juurde mõne teise kliendi jaoks mõeldud teabele.

Kui talletate faili teenuses OneDrive for Business, on see kättesaadav üksnes teile, kui te just pole seda teistele ühiskasutusse andnud. Kui annate failid ühiskasutusse, saate valida, kas soovite faile jagada mõne konkreetse inimese või kõigiga. Samuti saate OneDrive’is luua eraldi kaustad erinevate eesmärkide jaoks, näiteks avalikud, isiklikud ja individuaalsete projektide kaustad. Iga kausta saate ühiskasutusse anda erinevatele inimestele või rühmadele või mitte kellelegi.

Lisateavet ühiskasutuse ja jagamise kohta saate ka teemast Failide ja kaustade ühiskasutus OneDrive for Businessis.

Teenuses OneDrive for Business allesjäänud salvestusruumi vaatamise kohta leiate teavet teemast OneDrive for Businessi salvestusruumi haldamine.

Kuigi saate üles laadida peaaegu igas vormingus faile, ei pruugita mõnda faili lubada kahel põhjusel: turvalisus ning sobimatud märgid failinimedes. OneDrive for Businessi turbepoliitikate tõttu blokeeritakse teatavat tüüpi failid ning teatavad märgid. Selle kohta, millised failivormingud ja sobimatud märgid on keelatud, saate lisateavet teemast Sobimatud failimärgid ja failitüübid teenuses OneDrive for Business.

Järgmised toimingud

Oleme siin selleks, et teid aidata!

Kui olete Office 365 administraator, saate igal ajal tasuta helistada meie klienditoele.

Seda artiklit värskendati teie tagasiside põhjal viimati 22. märtsil 2017.

Kui teil on küsimusi või soovitusi, saate need kirjutada allolevale kommentaariväljale, et saaksime neile vastata selle artikli edaspidistes värskendustes.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×