Näpunäiteid postitusloendite koostamiseks

NB! :  See artikkel on masintõlgitud, vaadake lahtiütlust. Selle artikli ingliskeelse versiooni leiate aadressilt (viiteks).

Kui nutikas teie postitus ka poleks, on sellest vähe kasu, kui saadate selle valedele inimestele. Postitusloend võib piirduda nimede ja aadressidega, aga võib ka sisaldada iga kliendi kohta rohkem üksikasju, nii et saate jagada kliendid teie firma jaoks sobilikesse rühmadesse.

Mida rohkem suunate postituse teatud kindlast pakkumisest huvitatud kliendirühmale, seda edukam on postitus. Postiloendi täpsustamiseks ja sobivatele kliendirühmade suunamiseks kulub üks kolmandik kuni pool postituskampaaniale mõeldud ajast ja eelarvest.

Selle artikli teemad

Kuidas kasutada kliendiandmete

Hulgipostituse loendi loomine

Loendite ühendamine üheks loendiks mitmest allikast

Adressaatide loendi piiritlemine

Kliendiandmete kasutamine

Kui olete kogunud teavet klientide ja potentsiaalsete klientide kohta, võib nende sarnaste omaduste jälgimine osutuda väga kasulikuks. Mida rohkem üksikasju oma postitusloendisse kaasate, seda rohkem valikuid on teil postituste suunamiseks.

Samas veenduge, et teie jälgitavad üksikasjalikud andmed on ka kasutatavad. Mida keerulisemaks postitusloendi muudate, seda töömahukam on selle säilitamine.

Võite näiteks kasutada kliendiandmeid järgmiselt:

  • aadressisiltide printimine     — võite luua aadressisilte, millele kaasatakse teave ainult nime ja aadressi kohta.

  • postituse saatmine klientidele asukoha järgi     — võite filtreerida postitusloendi linna või postiindeksi järgi, et saaksite edastada reklaami ainult kindlas asukohas elavatele klientidele.

  • Isikupärastatud tervituse lisamine     Postituse isikupärastamiseks esimese või viimase, sh Adressaatide nimede Tervitusväljend, eraldades nime pealkiri, eesnimija perekonnanimi andmete väljadele.

  • Fookuse adressaatide teatud vanuse.     Teavitage klientide toodete või teenuseid, mis on korral nende klientide etapi tööiga (nt kavandamise aegumine kahekümnendates ja viiekümnendates) koguda sünni kuupäevad klientide nimega sünni aasta (nt "1945").

    Kui soovite pakkuda reklaami kinkekaart kõik klientidele, kelle sünnipäev langeb praeguse kuu, kogute nende sünni kuupäevad, kuu, päev, aasta (nt "1 jaanuar 2000").

  • postituse kohandamine klientide soolise kuuluvuse alusel     — võite teavitada uuest tootesarjast ainult mehi või ainult naisi, kaasates loendisse iga kliendi soo ("mees" või "naine").

  • ostude ajaloo kasutamine     — võite saata eriteateid neile, kes on hiljuti sooritanud suuremaid oste, või teavitada kliente, kui teil on nende lemmiktootenimede uusi mudeleid. Selle tegemiseks peate jälgima klientide ostuajalugu. Võite ka teavitada kliente sarnastest toodetest ("Kliendid, kes ostsid sama toote mis teie, ostsid ka selle toote").

  • meili saatmine postikulude vähendamiseks     — postikulude kokkuhoidmiseks kutsetega ürituste eel võite saata klientidele kutse meiliga, kui nad on teile oma meiliaadressi andnud. Kõigepealt võite adresseerida trükitud kutsed, kasutades kirjakoostet ja filtreerides välja meiliaadressita kliendid. Seejärel võite luua meiliga saadetava kutse, kasutades meilisõnumikoostet ja filtreerides välja meiliaadressidega kliendid.

Lehe algusse

Postitusloendi loomine

Lihtsaimas vormis on postitusloend tekstifail, mis jaotab adressaadikirjed tavalisteks väljadeks. Sellised loendid esinevad tavaliselt töölehe või tabeli kujul, milles iga kirje on eraldi real ja jaotatud tulpadeks, mis sisaldavad üksikuid andmevälju nagu, nt siin kujutatud lihtsas postiloendis.

Elementaarne postitusloend dialoogiboksis Kirjakooste adressaadid.

Keerulisem loend võib sisaldada ka muid andmevälju, nt eelistused toote suures ja värvi osas, ostude ajalugu, sünniaeg ja sooline kuuluvus.

Postitusloendi esmakordsel koostamisel saate seda teha ilma, et lahkuksite rakendusest Microsoft Office Publisher.

Postitusloendi loomine

  1. Avage publikatsioon.

  2. Valige menüü Tööriistad käsk Postitused ja Kataloogid ning klõpsake käsku Loo adressaadiloend.

  3. Enne loendisse teabe tippimist võite kohandada välju dialoogiboks Uus adressaadiloend neid lisades, eemaldades, ümber nimetades ning kuvatavate väljade järjestust muutes.

    Kuidas?

    1. Klõpsake käsku Kohanda veerud ja seejärel tehke ühte järgmistest:

      • veeru lisamiseks klõpsake nuppu Lisa. Tippige dialoogiboksis Välja lisamine uue välja nimi ja seejärel klõpsake nuppu OK.

      • välja eemaldamiseks valige jaotises Väljanimed eemaldatav väli, klõpsake nuppu Kustuta ja seejärel klõpsake nuppu Jah.

      • välja ümbernimetamiseks valige jaotises Väljanimed ümbernimetatav väli ja kõpsake nuppu Nimeta ümber. Tippige dialoogiboksis Välja ümbernimetamine väljale Adressaat uus nimi ja seejärel klõpsake nuppu OK.

      • väljade järjestuse muutmiseks valige nihutatav väli ja seejärel klõpsake nuppu Nihuta üles või Nihuta alla, kuni väli on soovitud kohas.

    2. Korrake ülalkirjeldatud juhiseid, kuni olete väljanimede loendi üle vaadanud, ja klõpsake nuppu OK.

  4. Tippige dialoogiboksisUus adressaadiloend vajalikele väljadele (Amet, Eesnimi, Perekonnanimi jne) teave esimese kirje kohta.

  5. Kui olete esimese kirje kohta teabe sisestamise lõpetanud, klõpsake nuppu Uus kirje või vajutage tabeldusklahvi (TAB).

  6. Korrake samme 3 – 4, kuni olete kirjete lisamise lõpetanud.

  7. Klõpsake nuppu OK.

  8. Tippige dialoogiboksis Salvesta adressaadiloend väljale Faili nimi oma adressaadiloendi nimi.

    Adressaadiloend salvestatakse vaikimisi kaustas Minu andmeallikad. Kõige mõistlikum ongi adressaadiloend sinna salvestada, sest see on ühtlasi vaikekaust, kust Microsoft Publisher andmeallikaid otsib.

  9. Klõpsake nuppu Salvesta.

Lehe algusse

Erinevatest allikatest pärit loendite ühendamine üheks loendiks

Publisher võimaldab erinevatest allikatest pärit kliendiloendeid lihtsalt ühendada ja redigeerida. Ühendada ja redigeerida saate nii oma postitusloendeid kui ka ostetud loendeid. Saate valida sobivaima variandi, pannes oma Publisheri postitusloendi kokku ükskõik millistest järgmiste rakendustega loodud loenditest:

  • Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Outlook

  • Microsoft Office Outlook koos Ärikontaktide halduriga

  • Microsoft Office Access

Saate kasutada ka ostetud nimekirju, nt neid, mis loodud Microsofti Loendikoosturiga.

Lisatava loendi määramine

  1. Klõpsake menüü Tööriistad käsku Postitused ja kataloogid ja seejärel tööpaani Kirjakooste avamiseks käsku Kirjakooste.

    Kui publikatsioon on seotud adressaadiloendiga, veenduge ühenduse olemasolus ja klõpsake tööpaanil Kirjakooste nuppu Redigeeri adressaadiloendit. Kui publikatsioon ei ole seotud ühegi olemasoleva adressaadiloendiga, klõpsake suvandeid jaotises Adressaadiloendi loomine, seejärel klõpsake linki Edasi: adressaadiloendi koostamine või ühenduse loomine ja valige vajalik loend.

  2. Dialoogiboksi Kirjakooste adressaadid jaotises Lisa adressaadiloendisse tehke ühte järgmistest.

    • Klõpsake nuppu Valin olemasoleva loendi, valige dialoogiboksis Andmeallika valimine andmeallikas ja seejärel klõpsake nuppu Ava.

    • Klõpsake käsku Vali Outlooki kontaktidest (kui teil on palutakse valida meiliprofiil, klõpsake soovitud profiili), ja seejärel klõpsake nuppu OK. Valige soovitud kaust või leviloend dialoogiboksis Valige kontaktid ja seejärel klõpsake nuppu OK.

    • Klõpsake nuppu Tipin uue loendi, lisage dialoogiboksis Uus adressaadiloend soovitud kirjed ja seejärel klõpsake nuppu OK.

Ebakõlade lahendamine loendite ühendamisel

Kui lisate ühe postitusloendi teise, lisatud loendist üks või mitu välja võib olla vaste olemasoleva loendi. Näiteks aadressiloend, kuhu soovite lisada võivad sisaldada väli Ettevõtte nimi , kuid ei pruugi algse loendi.

Publisher pakub teile võimaluse lahendada erinevate algloendite väljadevahelised ebakõlad, avades dialoogiboksi Adressaadiloendisse lisamine.

  1. Valige dialoogiboksis Adressaadiloendisse lisamine väli, mis ei ole märgitud veerus Vastendatud, valige väli loendis Adressaadiloendi väljad koos vastendatud väljadega, millega soovite uut välja vastendada, ja seejärel klõpsake nuppu Vastenda.

  2. Veenduge dialoogiboksis Välja vastendamine, et teie valitud väli kuvatakse loendis Vastenda adressaadiloendi väljaga, või valige mõni muu väli ja klõpsake nuppu OK.

  3. Kui peate vastendamiseks lisama oma adressaadiloendisse uue välja, valige lisatav väli uues loendis (vasakpoolne loend dialoogiboksis Adressaadiloendisse lisamine), klõpsake nuppu Lisa ja seejärel nuppu OK. Lisatud väljad kuvatakse boksis Adressaadiloendisse lisatavad uued väljad.

    Näpunäide. : Lisatud välja eemaldamiseks valige see boksis Adressaadiloendisse lisatavad uued väljad ja seejärel klõpsake nuppu Eemalda.

Adressaatide loendi dialoogiboksis Lisa pilt

Kuidas vastendada välju, kui Publisher ei küsi minult?

  • Klõpsake tööpaanil Kirjakooste jaotises Veel võimalusi suvandit Aadressiväljad ja seejärel klõpsake nuppu Väljade vastavus.

Ühendatud loendi otsetee salvestamine

Võite luua ühendatud loendi juurde otsetee, mida saab teistes postitustes kasutada. Kui redigeerite ühendatud loendis üksikuid kirjeid, redigeeritakse samad kirjed ka lähtefailis, kui failis on redigeerimine lubatud. Kui te ei soovi lähtefaili värskendada, eksportige adressaadiloend uude faili.

  1. Klõpsake tööpaanil Kirjakooste (Samm 3: Ühendatud publikatsioonide loomine) jaotises Postituse järeltegevuseks valmistumine käsku Salvesta adressaadiloendi otsetee.

  2. Tippige dialoogiboksis Faili salvestamine väljale Faili nimi oma ühendatud adressaadiloendi nimi.

    Adressaadiloend salvestatakse vaikimisi kaustas Minu andmeallikad. Kõige mõistlikum ongi adressaadiloend sinna salvestada, sest see on ühtlasi vaikekaust, kust Microsoft Office Publisher andmeallikaid otsib.

  3. Klõpsake nuppu Salvesta.

Lehe algusse

Adressaadiloendi piiritlemine

Kui väljad erinevates lähteloendites vastenduvad, kuvatakse kõik kirjed olemasoleva loendi dialoogiboksis Kirjakooste adressaadid, kus saate filtreerida, sortida, ja valida meilisõnumikoostesse kaasatavaid adressaate. Märkige ruut iga kaasatava adressaadi kõrval ja tühjendage märkeruut nende adressaatide kõrval, kelle soovite välja jätta.

Kõigi kirjete valimine või tühistamine

  • Valige või tühjendage märkeruut päisereal.

Loendiüksuste filtreerimine

Kui soovite kasutada ainult kindlaid loendiüksusi, saate loendit teatud väljade või kriteeriumide järgi filtreerida. Pärast loendi filtreerimist võite kasutada kirjete kaasamiseks või väljajätmiseks märkeruute.

  1. Klõpsake noolt selle kirje veerupäise kõrval, mille järgi soovite filtreerida.

  2. Tehke ühte järgmistest.

    • Kõigi kirjete kuvamiseks, mille vastav väli on tühi, klõpsake nuppu (Tühjad).

    • Kõigi kirjete kuvamiseks, mille vastav väli sisaldab teavet, klõpsake nuppu (Mittetühjad).

    • Dialoogiboksi Filtreerimine ja sortimine kuvamiseks klõpsake nuppu (Täpsemalt). Selle dialoogiboksi abil saate filtreerida erinevate kriteeriumide alusel.

      Märkus. : Dialoogiboksi Filtreerimine ja sortimine saate avada ka klõpsates dialoogiboksis Kirjakooste adressaadid jaotises Piiritle adressaadiloendit nuppu Filtreeri.

  3. Näpunäide. : Kui teie andmeallikas sisaldab kirjeid, mida sarnase teabega ja veerus on 10 või vähem kordumatuid väärtusi, saate filtreerida kindla teabe. Näiteks kui mitu aadressi loendis on Austraalia nimega riik või regioon, saate filtreerida Austraalia.

  4. Dialoogiboks Kirjakooste adressaadid kuvab ainult määratud kirjeid. Kõigi kirjete uuesti kuvamiseks klõpsake nuppu (Kõik).

Loendiüksuste sortimine

Kui soovite kuvada loendiüksusi tähestikulises järjekorras, võite loendiüksusi sortida.

  • Klõpsake dialoogiboksis Kirjakooste adressaadid selle üksuse veerupäist, mille järgi soovite sortida.

    Kui näiteks soovite loendi kuvada perekonnanimede järgi tähestikulises järjestuses, klõpsake veerupäist Perekonnanimi.

  • Mitme kriteeriumi järgi sortimiseks klõpsake jaotises Piiritle adressaadiloendit nuppu Sordi. Valige dialoogiboksis Filtreerimine ja sortimine kriteeriumid, mille järgi soovite sortida.

Duplikaatide otsimine

Duplikaatpostituste vältimiseks saate ühendatud loendis üles otsida ja kustutada kirjed, millega enamik (aga mitte tingimata kõik) välju vastendub.

  1. Klõpsake dialoogiboksi Kirjakooste adressaadid nuppu Duplikaatide otsimine.

  2. Jätke dialoogiboksis Duplikaatide otsimine märgituks ainult need kirjed, mille soovite kaasata, ja seejärel klõpsake nuppu OK.

Kindla adressaadi või ühise tunnusjoonega adressaatide rühma leidmine

Kindla inimese või ühiste tunnusjoontega (nt perekonnanimi, postiindeks või sünnikuu) inimeste rühma leidmiseks võite loendis otsingu sooritada.

  1. Klõpsake dialoogiboksi Kirjakooste adressaadid nuppu Adressaadi otsimine.

  2. Tippige dialoogiboksis Kirje otsimine tekstiväljale Otsimine otsitav tunnusjoon, määrake väli või väljad, mille hulgast soovite otsida, ja seejärel klõpsake nuppu Otsi järgmine.

Lehe algusse

Märkus. : Masintõlke lahtiütlus. Selle artikli tõlkis arvutisüsteem ilma inimese sekkumiseta. Microsoft pakub selliseid masintõlkeid, et inglise keelt mittekõnelevad kasutajad saaksid vaadata sisu Microsofti toodete, teenuste ja tehnoloogiate kohta. Kuna artikkel on masintõlgitud, võib see sisaldada sõnavara-, süntaksi- või grammatikavigu.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×