Miks tuleks leviloendid Outlookis rühmadeks uuendada?

Asutused on aastaid levirühmade abil teinud koostööd ja suhelnud inimrühmadega nii asutuse sees kui ka väljaspool seda. Nüüd pakuvad aga Outlooki rühmad tõhusamat koostöölahendust.

Mis on rühmad?

Kui häälestate Outlooki rühma, saate valida inimesed, kellega soovite koostööd teha, ja hõlpsasti häälestada ressursikogumi nende inimestega ühiselt kasutamiseks. Iga ressursi kohta õigusi eraldi määrama ei pea, kuna liikme lisamisel rühma saab ta automaatselt rühma tööriistade kasutamiseks vajalikud õigused.

Need lisaressursid on järgmised.

  • Ühispostkast. Koht vestluste jaoks, mis muidu toimusid leviloendites. Selles ühispostkastis saab kõikehõlmavalt üksusi otsida, nii et tegu on rühma pidevalt täieneva arhiiviga. Rühma uued liikmed saavad tänu ajaloos otsimisele või tagasikerimisele ennast kiiresti rühma varasemate postitustega kurssi viia. Vt Rühmavestlused.

    Näpunäide. : Kui kasutajad soovivad, et rühmasõnumid kuvataks nende isiklikus postkastis, nagu see oli leviloendi puhul, piisab vaid rühma tellimisest või Outlooki lindinupu Liikmesus klõpsamisest.

  • Ühisfailide teek. Teie rühmale kuuluv SharePointi failiteek, kus kasutajad saavad dokumente, töövihikuid, esitlusi, pilte või mis tahes muud tööks vajalikku faili talletada, ühiskasutusse anda ja koostööd teha. Vt Rühmafailide ühiskasutus rakenduses Outlook 2016.

  • Ühiskalender. Rühma ühine kalender, kuhu saab postitada rühmaga seotud sündmusi. Iga rühma tellinud liige kutsutakse kalendrisse postitatud sündmustele automaatselt, nii et sündmusi saab nende soovi korral kuvada ka nende isiklikes kalendrites. Vt Outlook 2016 rühmakalendris koosoleku loomine.

  • OneNote’i ühismärkmik. Rühmale automaatselt kuuluv OneNote’i ühismärkmik, kuhu liikmed saavad teavet koguda ja selle kallal koostööd teha. Paljudes rühmades luuakse selle märkmiku abil pidevalt täienev viki, kus on korduma kippuvad küsimused jm materjalid. Vt Sissejuhatus rakendusse OneNote 2016 (inglise keeles).

  • Külalisjuurdepääs. Levirühmadesse saite küll väliseid kontakte lisada, kuid suhtlus toimus ainult meili teel. Rühmades saate anda külalisjuurdepääsu meilivestlustele, failidele ja isegi OneNote’i ühismärkmikule. Vt Office 365 rühmade külalisjuurdepääs.

  • Tuvastatav sisu. Outlooki rühmad on vaikimisi avalikud, st teie kolleegidel on rühma lihtne leida ja sellega liituda ning sealseid materjale läbi vaadata. Kui rühma sisu on delikaatne, saate muuta rühma privaatseks. Nii kuvatakse sisu ainult liikmetele ja kõik liikmetaotlused eeldavad rühma omaniku kinnitust.

  • Iseteeninduslik loomine. Rühma loomiseks pole enam IT-osakonda tülitada. Kasutajad saavad vajaduse järgi ise oma rühmi luua. Kui soovite määrata, millised asutuse kasutajad rühmi luua saavad, vaadake teemat Office 365 rühmade loomise haldus (inglise keeles).

Need on ainult mõned paljudest funktsioonidest, mis muudavad rühmad levirühmadest palju tõhusamaks.

Rühmade haldamine

Office 365 pakub mitmeid kasulikke tööriistu ja võimalusi rühmade hõlpsamaks haldamiseks. Lisateabe saamiseks iga sellise eelise kohta klõpsake alltoodud pealkirju.

Kataloogi haldamine on probleem iga administraatori jaoks. Mõned seda hõlbustavad Office 365 tööriistad on järgmised.

  • Nimepoliitikad. Nimepoliitikate abil saate määrata, millised on rühmade jaoks sobilikud nimed ja millised mitte. Nii saate ära hoida rühmadele labaste ja keelatud nimede panemist. Lisaks saate jõustada rühmanimede jaoks ettevõtte standardeesliiteid või -järelliiteid.

    Dünaamiline liikmesus. Dünaamilise liikmesuse abil saate määrata liikmesuse reegli alusel, millega lisatakse (või eemaldatakse) rühmaliikmeid aktiivsesse kataloogi metaandmete (nt osakonna või kasutaja rolli) põhjal. Lisateavet dünaamilise liikmesuse loomise kohta leiate teemast Täpsemate reeglite loomine atribuutide abil (inglise keeles).

  • Peidetud liikmesus. Kui on olemas põhjus muuta rühma liikmesus konfidentsiaalseks (nt kui liikmed on õpilased), saate väliste kasutajate eest liikmesuse peita.

  • Loomisõigused. Asutuses võib olla inimesi, kellele te uue rühma loomise õigusi anda ei taha. Kataloogis on mitu võimalikku meetodit loomisõiguste haldamiseks. Vt Office 365 rühmade loomise haldus (inglise keeles).

  • Auditilogid. Saate oma kasutajaid rühmade loomisel ja liikmesuse haldamisel rohkem usaldada, kuna Office 365 rühmade auditilogide abil saate jälitada konkreetse rühma loomist, kasutamist või selle liikmesuse muutmist. Vt Office 365 turbe- ja vastavuskeskuse auditilogist otsimine.

Kohaletoimetamishaldus annab mõned meetodid rühma sõnumite saatmis- ja vastuvõtmisviisi haldamiseks. Lisaks on saadaval tööriistad nende sõnumite voo jälgimiseks.

  • Sõnumite saatmine rühmana või rühma nimel. Nende sätete abil saavad määratud kasutajad saata meilisõnumeid nii, nagu need oleksid tulnud rühmalt, või rühma nimel.

  • Saatja piirang. Nende sätete abil saate määrata, kes tohib rühmale sõnumeid saata. Rühma saab konfigureerida nii, et on võimalik vastu võtta meilisõnumeid väljastpoolt rühma, või piirata saatjaid ainult teatud väliste osapooltega.

  • Väliskasutaja tugi. Külaliste kutsumisel rühma saate valida, kas nad kaasatakse rühma meilivestlustesse. Vt Office 365 rühmade külalisjuurdepääsu juhtimine.

  • Transpordireeglid. Transpordireeglid töötavad rühmades täpselt nagu teie Exchange’i serveriski. Reeglite abil saab otsida kindlatele tingimustele vastavaid sõnumeid ja seejärel nende suhtes tegutseda.

  • MailTips. MailTips on funktsioon, millega kuvatakse kasutajatele sõnumi koostamisel informatiivseid teateid. Nende abil on võimalik NDR-ide vähendamiseks kasutajaid hoiatada, kui sõnum jõuab suure tõenäosusega väliste osapoolteni või ületavad sõnumikvoote.

  • Mitu puhveraadressi. Nagu üksiku kasutaja postkastil võib ka rühmal olla pseudonüüme. Lisapuhveraadressidest võib olla kasu nendele teistele pseudonüümidele saadetud sõnumite vastuvõtmisel või siis, kui on vaja võtta ühendust rühmaga, mille nimi on pikk või keeruline. Vt Administraatori spikker: Office 365 rühmade mitme domeeni tugi (inglise keeles).

  • Saatmise ja vastuvõtu maksimummaht. Nende kvootide abil saab talletusruumi ja läbilaskevõime nõuete parema halduse huvides vähendada probleeme, mis tekivad, kui rühm võtab vastu (või saadab) eriti mahukaid sõnumeid.

Office 365 pakub ka mõned tööriistad rühmas ühiselt kasutatava sisu tüüpide haldamiseks.

  • Kasutamisjuhised. Saate määrata Office 365 rühmade kasutamise juhised. Nii saate tutvustada kasutajatele häid tavasid, et rühmade töö oleks viljakas, ja nad oleksid asutusesiseste sisupoliitikatega kursis. Selle kohta leiab näite teemast Kasutamisjuhised Microsofti klientidele ja partneritele (inglise keeles).

  • Andmete liigitamine. Saate luua Office 365 rühmade jaoks kohandatava andmete liigitussüsteemi, millega saate rühmi poliitika tüübi alusel eristada (nt „klassifitseerimata“, „ettevõttesiseselt konfidentsiaalne“ või „ülisalajane“). Nii saab rühmades järgida ka asutuse muu sisu poliitikaid. Laiendatava poliitika abil saab asutus konfigureerida lõpp-punkti, mis kutsutakse iga kord, kui rühm luuakse või rühma muudetakse, ning saate siis rühma loomise või muutmise kohta juurutada oma poliitikaid.

Muutustega toimetulek

Mõnikord on muutused kasutajate jaoks ebamugavad, nii et leviloendite olemasolevate liikmetega on oluline suhelda, et nad teaksid, mida oodata. Sellisesse sõnumisse võiks lisada järgmist teavet, kus on vastused mõnedele olulistele küsimustele.

Mis on Outlooki rühmad?

Office 365 rühmad on terviklik koostöölahendus meeskondade/rühmade jaoks, kes vajavad kohta aruteludeks ning failide, kalendrite ja märkmete ühiskasutuseks kompaktsel ja hõlpsasti leitaval viisil.  Rühmade üks kõige parem funktsioon on tõenäoliselt rühma postkast, kus säilitatakse arutelude ajalugu, kust on varasemaid arutelusid lihtne otsida.

Miks me selle muudatuse teeme?

Inimesed on sageli avaldanud soovi leviloendisse postitatud sõnumite hulgast varasema teabe otsimiseks. Üleminek leviloendilt rühmale tähendab seda, et inimesed ei pea samu küsimusi üha uuesti küsima ega neile vastama.

Uues rühmas on rühmasündmuste jaoks olemas ka kalender, ühisfailide teek ja OneNote’i ühismärkmik, kus saate koostööd teha ja hilisemaks kasutamiseks teavet koguda.

Kui kuulusin juba leviloendisse, kas selle rühmaga liitumiseks on vaja midagi eraldi teha?

Ei, aga kui kuulusite juba leviloendisse, saate automaatselt uue rühma liikmeks.

Kuidas uuele rühmale Outlookis juurde pääseb? Aga Outlooki veebirakenduses?

Outlookis piisab uuele rühmale juurdepääsuks vasakpoolse navigeerimispaani allservas kategooria Rühmad valimisest. Kui kasutate seda rühma sageli, kaaluge selle lemmikuks kinnitamist: paremklõpsake seda ja valige Kuva lemmikuna.

Lisaks on Office 365 rühmade jaoks saadaval tasuta mobiilklientrakendused kõigile mobiilsideseadmete platvormidele (iOS, Android jne), nii et pääsete rühmale liikvel olles hõlpsasti juurde.

Kas saab ka lihtsalt meili saata?

Jah, muidugi! Leviloendis kasutatud meilipseudonüüm toimib sama hästi ka Outlooki rühmas.

Lisaks...

Ärge unustage kasutajatele öelda, et ees seisab muudatus ja kelle poole nad peaksid küsimustega pöörduma.

Leviloendite migreerimine

Kas olete valmis üleminekuks leviloendilt rühmale? Vt Office 365 rühmade leviloendite uuendamine Outlookis (inglise keeles).

Mis saab edasi?

Pärast üleminekut levirühmalt Office 365 rühmale on veel mõned järeltoimingud, mida võiks sujuva ülemineku tagamiseks teha.

  • Järeltegevus kasutajatega. Vaadake kohe pärast üleminekut üle, kuidas neil läheb, ja siis paar päeva hiljem uuesti. Kui kuulate nende küsimused ära ja vastate neile abivalmilt, on muudatus nende jaoks palju mugavam ja meeldivam.

  • Osalusaruannete jälgimine. Office 365 haldusportaalis on kasulikke aruandeid, mille abil saate ülevaate sellest, mitu kasutajat ja kui sageli rühma kasutavad ning mis funktsioone nad kasutavad. Nende aruannete abil saate kujundada järeltegevust ja kasutajate koolitamist ning saate esile tõsta kohad, kus kasutajad saavad uuest rühmast kõige rohkem kasu. Vt Office 365 halduskeskuse tegevusaruanded.

  • Kogemuste jagamine. Andke ettevõtte teistele meeskondadele teada, et olete oma levirühma täiendanud, ja kirjeldage, millised toimingud teid eduni viisid. Tänu teabe jagamisele võivad ka teised meeskonnad teie eeskuju järgida ja ka ise eduka täienduse läbi viia.

Vaata ka

Kas teil on küsimusi Office 365 rühmade kohta?

Külastage Microsoft Office 365 rühmade spetsialistide kogukonnafoorumit.

Ootame klientide arvamusi

Seda artiklit värskendati teie tagasiside põhjal viimati 24. mail 2017. Kui see artikkel juhatas teid kasuliku teabeni, aga ka siis, kui ei juhatanud (eriti just siis), klõpsake allpool tagasisidenuppu ja saatke meile oma kommentaarid, et saaksime artiklit täiustada. Aitäh!

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×