Miks tuleks leviloendid Outlookis rühmadeks uuendada?

Asutused on aastaid levirühmade abil teinud koostööd ja suhelnud inimrühmadega nii asutuse sees kui ka väljaspool seda. Nüüd, Office 365 rühmade Outlookis pakkuda võimsam lahendus koostöö jaoks.

Näpunäide.: Kui otsite teavet Outlooki Kontaktirühmade loend inimestest - sõprade rühma – näiteks e-posti saatmiseks kasutamise kohta vt kontaktirühma või leviloendi rakenduses Outlook PC-arvuti jaoks luua.

Mis on Office 365 rühmade?

Office 365 rühma Outlooki häälestamisel saate valida kogum, inimesed, kelle soovite koostööd ning Seadista kogumi ressursid inimestega ühiskasutusse anda. Iga ressursi kohta õigusi eraldi määrama ei pea, kuna liikme lisamisel rühma saab ta automaatselt rühma tööriistade kasutamiseks vajalikud õigused.

Need lisaressursid on järgmised.

  • Ühiskasutuses postkasti – kui toimub traditsiooniliselt on teie leviloendid vestlused. See ühiskasutuses postkasti on see loob elu arhiivi rühma meilisõnumite otsingufunktsiooniga. Uued töötajad rühma saate otsida või sirvige tagasi ajalugu, et Täiskiirusele kiiresti kohta, mis on jaotises varem sisestatud. Vaadake teemat Rühmavestlused Outlook.

    Näpunäide.: Kui kasutajad soovivad, et rühmasõnumid kuvataks nende isiklikus postkastis, nagu see oli leviloendi puhul, piisab vaid rühma tellimisest või Outlooki lindinupu Liikmesus klõpsamisest.

  • Ühiskasutusega failide teegi - rühma on SharePointi failid teegis, kus kasutajad saavad talletada, jagada ja dokumente, töövihikuid, esitlusi, pilte või muud tüüpi faili, mida nad on vaja töötada. Vaadake teemat failide ühiskasutus rühma.

  • Ühiskasutuses kalender – rühma saab ühiskalendri postitamiseks rühmaga seotud sündmused. Igale liikmele, kes on tellinud rühma palutakse automaatselt sündmuste kalender postitatud nii, et need sündmused, saate ka kuvada oma soovi korral. Vaadake teemat Outlooki rühmakalendris koosoleku plaanimine.

  • Ühiskasutusse antud OneNote'i märkmiku - rühma on automaatselt OneNote'i ühismärkmikus kus rühma liikmeid koguda ja teavet koostööd teha. Paljude rühmade abil saate luua elu viki korduma kippuvad küsimused ja muud ressursid märkmik.

  • Külalisena Accessi – saate lisada väliskontaktide enne levirühmad, kuid kõik need kas teil on e-posti. Rühmade abil saate pakkuda külalistele juurdepääsu e-posti vestluste, failide ja isegi OneNote'i ühismärkmiku. Vaadake teemat Office 365 rühmade Külastajate juurdepääsu.

  • Sisu on leitav - rühmad Outlookis on avalikud vaikimisi, mis tähendab, et nad on lihtne leida ja liituda või läbivaatamiseks materjalid jaotises ettevõtte teistele inimestele. Kui rühma sisu on saate vahetada rühma privaatne, mis peidab sisu liikmete ja selle lisamiseks nõutaks rühma omaniku taotlused liitumiseks nõuab.

  • Iseteeninduslik loomine – see ei pea Tyssätä taotluste kasutajad rühmad luua. Kasutajad saavad luua oma rühmade vastavalt vajadusele. Kui soovite kontrollida, millist ettevõtte kasutajad saavad luua rühmad, lugege teemat: Office 365 rühmade Külastajate juurdepääsu.

Need on ainult mõned paljudest funktsioonidest, mis muudavad rühmad levirühmadest palju tõhusamaks.

Rühmade haldamine

Office 365 pakub mitmeid kasulikke tööriistu ja võimalusi rühmade hõlpsamaks haldamiseks. Lisateabe saamiseks iga sellise eelise kohta klõpsake alltoodud pealkirju.

Kataloogi haldamine on probleem iga administraatori jaoks. Mõned seda hõlbustavad Office 365 tööriistad on järgmised.

  • Nime andmise poliitika - nimetamise poliitikate luba määratlete, mis on ja pole aktsepteeritav nimede rühm. Mida ei saa kasutajad rühmadesse labane või keelatud nime andmine. Lisaks saate jõustada ettevõtte standard eesliiteid või sufiksid rühma nime.

    Dünaamiliste liikmelisuse - dünaamiline liikmelisus võimaldab rühmakuuluvus määratud reegel, mis lisab (või eemaldab) põhjal metaandmete (nt osakonna või roll) teie active Directory rühma liikmeid. Leiate lisateavet luua dünaamilisi liikmelisuse keerukamate reeglite loomiseks kasutamine atribuute .

  • Peidetud liikmesus. Kui on olemas põhjus muuta rühma liikmesus konfidentsiaalseks (nt kui liikmed on õpilased), saate väliste kasutajate eest liikmesuse peita.

  • Loomise õigused – ettevõtte, mida te ei soovi saate luua uusi rühmi võib olla mõned inimesed. On mitu võtteid kataloogis loomine õiguste haldamine. Vt haldamine Office 365 rühma loomine.

  • Auditilogi logid – saate määrata rohkem confidence lubamisel kasutajatele rühmade loomine ja liikmestaatuse haldamine, kuna Office 365 rühmade audit logid võimaldavad teil selgitada kes loodud või kustutatud teatud rühmale või muutnud selle rühma liikmestaatusi näha. Vaadake teemat audit logige sisse Office 365 turvalisus & Vastavuskeskus otsing.

Kohaletoimetamishaldus annab mõned meetodid rühma sõnumite saatmis- ja vastuvõtmisviisi haldamiseks. Lisaks on saadaval tööriistad nende sõnumite voo jälgimiseks.

  • Sõnumite saatmine rühmana või rühma nimel. Nende sätete abil saavad määratud kasutajad saata meilisõnumeid nii, nagu need oleksid tulnud rühmalt, või rühma nimel.

  • Saatja piirangutega – nende sätete abil saate kontrollida, kellel on õigus saada rühma sõnumid. Rühma saate konfigureerida lubada e-posti ettevõttevälistele isikutele, kuid soovite piirata, mis ainult teatud ettevõttevälistele isikutele.

  • Väliskasutaja tugi - kutsudes külalisi oma rühma, saate valida, on need kaasatud jaotises e-posti vestlused. Vaadake teemat Office 365 rühmade Külastajate juurdepääsu.

  • Transpordireeglid - Transport reeglid töö just nagu nad oma Exchange Serveri rühmade jaoks. Reegleid saate otsida sõnumeid, mis teatud kindlatele tingimustele ja saab siis vastavalt tegutseda sõnumeid.

  • Funktsiooni MailTips – kirjaspikrid on informatiivsed sõnumid, kuigi ta koostamise kasutajatele kuvada. Need aitavad vähendada NDR-ID hoiatus kasutaja kui ta sõnum tõenäoliselt avage ettevõttevälistele isikutele või ületada sõnumi piirmäärasid.

  • Mitme puhverserveriaadressid - rühma võib olla pseudonüümid, nagu kasutaja postkasti teeb. Täiendavad puhverserveriaadressid võib olla mugav need teiste pseudonüümid saadetud sõnumite vastuvõtmise või rühma, mis on pikk saavutamiseks lihtsustamiseks või raske õigekirja nimi. Vaadake teemat mitme domeeni tugi Office 365 rühmade – administraatori spikker

  • Saatmise ja vastuvõtu maksimummaht. Nende kvootide abil saab talletusruumi ja läbilaskevõime nõuete parema halduse huvides vähendada probleeme, mis tekivad, kui rühm võtab vastu (või saadab) eriti mahukaid sõnumeid.

Office 365 pakub ka mõned tööriistad rühmas ühiselt kasutatava sisu tüüpide haldamiseks.

  • Kasutus juhised – saate küll kasutus juhised Office 365 rühmade määratlemine – teie kasutajate heade tavade, mis aitavad hoida oma rühmade tõhus ja kasvatada neid sisemise sisu poliitika kohta. Ühe näite leiate: Microsofti klientide ja partnerite kasutus juhised.

  • Andmete liigitamine - saate küll kohandatavad andmete liigitamine süsteemi loomine Office 365 rühmade, mis võimaldab eraldamine rühmade poliitika tüübi järgi (nt "klassifitseerimata", "ettevõtte konfidentsiaalne" või "salajase"). Sel viisil saate oma rühma eksponeerida poliitikatest ja muud sisu, mis on teie asutuses. Laiendatav lubab oma asutuse lõpp-punkti, mida nimetatakse iga kord, kui rühm on loodud või muudetud – ja seejärel saate rakendada oma rühma loomine või muutmine.

Muutustega toimetulek

Mõnikord on muutused kasutajate jaoks ebamugavad, nii et leviloendite olemasolevate liikmetega on oluline suhelda, et nad teaksid, mida oodata. Sellisesse sõnumisse võiks lisada järgmist teavet, kus on vastused mõnedele olulistele küsimustele.

Mis on Outlooki rühmad?

Office 365 rühmad on terviklik koostöölahendus meeskondade/rühmade jaoks, kes vajavad kohta aruteludeks ning failide, kalendrite ja märkmete ühiskasutuseks kompaktsel ja hõlpsasti leitaval viisil.  Rühmade üks kõige parem funktsioon on tõenäoliselt rühma postkast, kus säilitatakse arutelude ajalugu, kust on varasemaid arutelusid lihtne otsida.

Miks me selle muudatuse teeme?

Inimesed on sageli avaldanud soovi leviloendisse postitatud sõnumite hulgast varasema teabe otsimiseks. Üleminek leviloendilt rühmale tähendab seda, et inimesed ei pea samu küsimusi üha uuesti küsima ega neile vastama.

Uues rühmas on rühmasündmuste jaoks olemas ka kalender, ühisfailide teek ja OneNote’i ühismärkmik, kus saate koostööd teha ja hilisemaks kasutamiseks teavet koguda.

Kui kuulusin juba leviloendisse, kas selle rühmaga liitumiseks on vaja midagi eraldi teha?

Ei, aga kui kuulusite juba leviloendisse, saate automaatselt uue rühma liikmeks.

Kuidas uuele rühmale Outlookis juurde pääseb? Aga Outlooki veebirakenduses?

Outlookis piisab uuele rühmale juurdepääsuks vasakpoolse navigeerimispaani allservas kategooria Rühmad valimisest. Kui kasutate seda rühma sageli, kaaluge selle lemmikuks kinnitamist: paremklõpsake seda ja valige Kuva lemmikuna.

Lisaks on Office 365 rühmade jaoks saadaval tasuta mobiilklientrakendused kõigile mobiilsideseadmete platvormidele (iOS, Android jne), nii et pääsete rühmale liikvel olles hõlpsasti juurde.

Kas saab ka lihtsalt meili saata?

Jah, muidugi! Leviloendis kasutatud meilipseudonüüm toimib sama hästi ka Outlooki rühmas.

Lisaks...

Ärge unustage kasutajatele öelda, et ees seisab muudatus ja kelle poole nad peaksid küsimustega pöörduma.

Leviloendite migreerimine

Kas olete valmis üleminekuks leviloendilt rühmale? Vt Office 365 rühmade leviloendite uuendamine Outlookis (inglise keeles).

Mis saab edasi?

Pärast üleminekut levirühmalt Office 365 rühmale on veel mõned järeltoimingud, mida võiks sujuva ülemineku tagamiseks teha.

  • Järeltegevuse kasutajatega - nende kohe pärast uuele versioonile on lõpule jõudnud, märkige ruut ja seejärel uuesti mõne päeva hiljem. Näitab, et kuulata ja reageeri küsimusi võib on minna kaugele tulemusega ja rahul muutmine.

  • Kaasamine aruannete jälgimine – Office 365 haldusportaali on mõned hea aruanded, mille saate kuvada mitu kasutajat kasutavad jaotises sageduse ja mida nad kasutavad funktsioone. Need aruanded aitab teil kujundada oma järeltegevuse ja kasutajale koolitus, samuti esile tõstetud, kus kasutajad saavad enamik väärtus uue rühma. Vaadake teemat tegevuse aruannete Microsoft 365 halduskeskus.

  • Ühiskasutus kasutusvõimalusi – lasta teiste meeskondade ettevõtte teada, et läksite levirühma, mis juhendab teid võttis teha eduka! Ühiskasutuse teave aitab need teiste meeskondade järgige oma näide ja on eduka täiendamine.

Vaata ka

Kas teil on küsimusi Office 365 rühmade kohta?

Külastage Microsoft Office 365 rühmade spetsialistide kogukonnafoorumit.

Ootame klientide arvamusi

Selles artiklis on viimati värskendatud December 22nd, 2017 tulemusena teie tagasisidet. Kui see artikkel juhatas teid kasuliku teabeni, aga ka siis, kui ei juhatanud (eriti just siis), klõpsake allpool tagasisidenuppu ja saatke meile oma kommentaarid, et saaksime artiklit täiustada. Aitäh!

Märkus.:  See leht on tõlgitud automaatselt ning sellel võib leiduda grammatikavigu ja ebatäpsusi. Tahame, et sellest sisust oleks teile abi. Andke meile teada, kui see teave oli teile abiks. Soovi korral saate ingliskeelset artiklit lugeda siit.​

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×