Microsoft MyAnalytics näpunäited

NB! :  See artikkel on masintõlgitud, vaadake lahtiütlust. Selle artikli ingliskeelse versiooni leiate aadressilt (viiteks).

Need näpunäited aitavad teil aega paremini ja mis on oluline töö keskenduda. Kõik näpunäited pole kõigi jaoks. Mida saate teha ja mida peaks alati oleneb teie roll ja töötate asutuses.

OutlookMyAnalytics kasutamine

Kas soovite teada, kui palju inimesi loetud kindla meilis saadetud? Tutvuge Outlooki lisandmoodul MyAnalytics kuvamiseks lugenud mitu inimest, vastanud või edastatud meili.

Näpunäide. : Minge Outlook ja avage meilisõnum, mida olete saadeti või saadi. Klõpsake MyAnalytics e-posti all adressaatidele Real, statistika vaatamiseks ülaosas.

Koosolekud

Vähem koosolekuid, lühemad koosolekuid või hoopis enam olulisele keskenduvad koosolekuid. Need on mõned võimalused, mida tasub kaaluda, kui soovite vähendada koosolekutele kuluvat aega.

Kutsete asemel kokkuvõtete saatmine

Meilisõnum ei ole alati aja raiskaja. See võib olla kasulik viis koosolekutel osalemise vähendamiseks, hoides samas inimesi olulise teabega kursis. Kui teil on kolleege, kelle osalus pole koosolekul otsuse langetamiseks hädavajalik, saate neile pärast koosolekut saata teavitusmeili selle kohta, milline otsus tehti.

Koosolekute lühendamine

Hiljutine juhtivtöötajaid puudutav uuring näitas, et 25 kuni 50 protsenti koosolekutele kulutatud ajast oli raisatud. Mõnes ettevõttes on kasutusele võetud koosolekud, kus osalejad seisavad. Kuigi kõigi koosolekute puhul ei pruugi see sobida, on seisvate osalejatega koosolekud paratamatult lühemad ja tõhusamad kui tavalised laua taga istumise koosolekud. Teine võimalus on kaaluda korduvate koosolekute lühendamist või ühendamist, seda eriti üle 10 osalejaga koosolekute puhul.

Korduvate koosolekute hoolikas läbimõtlemine

Levinud soovitus tööviljakuse suurendamiseks on oma kalendris „suurpuhastuse” tegemine. Proovige kõik korduvad koosolekud nädalaks ajaks tühistada ja lisada uuesti ainult need, mille järele tõesti vajadus on. Uuringud on näidanud, et kui teha seda kogu meeskonnaga, vähendab koosolekute arv 10–30%.

Osalejate nimekirja läbimõtlemine

Osalejaterohketel koosolekutel, millest osavõtjatel on vaja end uudistega kurssi viia, võib tähelepanu hajuda, kui kõik osalejad täielikult toimuvale ei keskendu. Korraga mitme asjaga tegelemine on levinud näitaja, et seda osalejat pole koosolekul tingimata vaja. Vahest võiksite talle selle asemel hoopis kokkuvõte saata?

Ärge soodustage „äriturismi”

Terminit „ärituristid” kasutatakse nende inimeste kohta, kes peavad tingimata osalema kõigil koosolekutel lihtsalt selleks, et end kõigega kursi olevana tunda. Edukad koosolekud nõuavad kõigi osalejate dünaamilist panust ja keskendumist ning osalejad, kes pole toimuvast täielikult hõivatud, võivad vähendada koosoleku tulemuslikkust. Korraldajana peaksite proovima piirata koosolekul osalejate arvu , et vähendada tähelepanu kõrvalekaldumist ja tagada kõigi osalejate piisav panus.

Meilisõnumid

Kui teile tundub, et kulutate liiga palju aega meilisõnumitele, võite selle asemel näiteks telefoni kasutada või vältida valikut „Vasta kõigile” ja tühistada nende meililoendite tellimuse, millest teil kasu pole.

Tarbetute meiliadressaatide eemaldamine

Enne saatmisnupu klõpsamist vaadake üle adressaatide loend ja veenduge, et iga seal olev inimene annab vestlusse oma panuse. Mõelge kaks korda järele, enne kui kasutate nuppu Vasta kõigile. Üldjuhul peaksite vastama ainult saatjale. Kasutage valikut Vasta kõigile üksnes juhul, kui teie vastus on tõepoolest kõigi asjaosaliste jaoks oluline. Mõnel adressaadil on vaja teada üksnes otsustamise tulemust, mitte osaleda kogu vestluses.

Vähem meilisõnumite saatmine – kasutage Skype või valige telefoni

Enne saatmist alati e-posti, kaaluge järgmisi ülevaateid. Mõne ettevõtte lihtne töörühm leidnud, et ametlik e-posti väljund 54 protsendi võrra vähendamise tulemuseks 7 protsenti tootlikkuse tõusu kogu kogu ettevõtte. Juhtimise näpunäite veeru ei toeta seda moodust kutsudes juhid "valida telefoni." Sageli telefonikõnede on tõhusam kui edasi-tagasi e-posti vestlused ja luba reaalajas vastata küsimustele. Skype on hea valik.

Mittevajalike rühmade tellimiste tühistamine

Kaaluge enda eemaldamist rühmadest, kus teil pole tingimata vaja osaleda. Kui te teatud meilisõnumid lihtsalt kustutate või teisaldate need hilisemaks lugemiseks mõeldud kausta ja neid enam kunagi ei vaata, on vahest parem, kui neid tarbetuid meilisõnumid teie postkastis üldse poleks.

Teiste kasutajate postkaste säästmine

Võib-olla võiksite oma ettevõttes koopiana saadetavate meilide puhul lähtuda järgmistest põhimõtetest. See on tegelikult väga lihtne: meilisõnumile vastamisel lisage võimalikult palju adressaate salakoopia reale koos taolise märkusega: „Lisan Jaani, Saara ja Aile nende postkastide säästmiseks salakoopia reale”. Sel juhul saavad kolleegid vastu vaielda, kui nad soovivad vestluses edasi osaleda, kuid samas on neil võimalik hõlpsalt vabaneda meilisõnumitest, mis nende postkastis üksnes tarbetult ruumi võtaksid ja aega raiskaksid. Sellisel moel teiste aja väärtustamine aitab iga kord levitada häid käitumistavasid. Juurutage neid teiste seas.

Lisatöötunnid

Olge teistega arvestav kolleeg!

  • Võtke meilisõnumite ja olekuvärskenduste sisu kokku igapäevastes või -nädalastes teavitusmeilides. See vähendab meilisõnumite üleküllusest tingitud müra ja juhuslikkust.

  • Salvestage mustandid või viivitage meilisõnumite kohaletoimetamisega kuni adressaatide tavalise tööajani. Tähelepanu tagamiseks saatke hilisõhtul/varahommikul üksnes pakilisi meilisõnumeid.

  • Kui püüate millessegi süveneda, lülitage telefonis ja töölaual kuvatavad teatised välja.

Näiteks võites meeskonnas lähtuda järgmistest põhimõtetest.

  • Kolmapäeviti koosolekuid ei toimu.

  • Kokkulepitud meeskonnatööajad.

  • Inimeste aja säästmine.

  • Teadlik koosoleku aja ületamise vältimine ja osalejate valik.

Süvenemisaeg

Meie määratluse kohaselt on süvenemisaeg vähemalt kahe järjestikuse tunni pikkune aeg, mil pole koosolekuid. Süvenemisaeg peaks olema piisav aeg selleks, et saaksite keskenduda töötulemitele või lõpetada muid olulisi ülesandeid.

Süvenemisaja blokeerimine kalendris

Seadke esikohale enda aeg ja blokeerige see, et vältida selle aja topeltbroneerimist. Samamoodi vältige ka meeskonnkaaslaste puhul blokeeritud aja topeltbroneerimist.  

Vähem koosolekuid

Vähem koosolekuid võib tähendada, et teile jääb rohkem aega olulistele ülesannetele keskendumiseks ja puhkamiseks.

Suhete edendamisele pühendatud aeg võib kaasa aidata ka tööviljakuse suurenemisele

Väikesed puhkepausid töötundide ajal võivad teie tööalasele edu jaoks tähendada midagi palju enamat kui lihtsalt hingetõmbeaega. Suhete edendamisele ja võrgustike laiendamisele pühendatud aeg on osutunud tööalase edu saavutamisel hindamatuks. Meie partneriks oleva meeskonna läbi viidud uuringus leidis kinnitust edukate müügitöötajate ja laiade suhtevõrgustike vastastikune seos. Nad leidsid, et edukaimate müügitöötajate suhetevõrgustikud olid 33% suuremad kui neil, kelle tulemused jäid alla keskmise. Selle näite puhul tähendas töökaslastega suhtlemisse panustatud aega ka paremaid tulemusi.

Olulise jaoks aja leidmine

Selle asemel et lõunasöök vahele jätta ja töölaua taga neljandat tassitäit kohvi juua, minge ja tundke rõõmu ühisest einest koos oma meeskonnaga. See annab teie ajule puhkust, laiendab teie suhetevõrgustikku ja tõenäoliselt suurendab ka tööviljakust.

Märkus. : Masintõlke lahtiütlus. Selle artikli tõlkis arvutisüsteem ilma inimese sekkumiseta. Microsoft pakub selliseid masintõlkeid, et inglise keelt mittekõnelevad kasutajad saaksid vaadata sisu Microsofti toodete, teenuste ja tehnoloogiate kohta. Kuna artikkel on masintõlgitud, võib see sisaldada sõnavara-, süntaksi- või grammatikavigu.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×