Meilisõnumite kohandamine

Meilisõnumi loomine on Microsoft Outlook tööülesanne, millega kaasneb Outlooki funktsioonidest enim suvandeid ning konfiguratsioone. Sõltumata loodava sõnumi tüübist, olgu selleks kas era- või ärikiri, on alati võimalik sõnumile lisada isikupärane laad.

Microsoft Outlook 2010 kasutab meilisõnumite loomiseks rakendusel Microsoft Word 2010 põhinevat tekstitöötlusprogrammi. Meilisõnumi redigeerimisfunktsioonide kohta täpsema info saamiseks käivitage Microsoft Word 2010, vajutage klahvi F1 ning otsige Wordi spikrist.

Selle artikli teemad

Kohaletoimetamissuvandite määramine

Sõnumi ilme muutmine

Sõnumile jälituse lisamine

Kohaletoimetamissuvandite määramine

Tähtsustaseme määramine

Aegumiskuupäeva seadmine

Sõnumi saatmise edasilükkamine

Tähtsustaseme määramine

Sõnumile saate määrata tähtsustaseme, et adressaadid näeksid vastavat tähist oma postkastis juba enne sõnumi avamist. Kui olete sõnumile määranud tähtsustaseme, on adressaatidel hõlpsam saadud sõnumeid tähtsuse järgi sortida.

  • Klõpsake suvandi sisse või välja lülitamiseks menüü Sõnum jaotises Sildid nuppu Nupu pilt Kõrge tähtsusega või Nupu pilt Madala tähtsusega. Aktiivne ikoon on helestatud.

Aegumiskuupäeva seadmine

Sõnumi aegumisel kuvatakse sõnumi päis Outlooki kaustades läbikriipsutatuna, kuid sõnumit saab siiski avada.

  1. Klõpsake menüü Suvandid jaotises Veel suvandeid dialoogiboksi Sõnumisuvandid käivitusnuppu Nupu pilt .

  2. Märkige dialoogiboksi Atribuudid jaotises Kohaletoimetamissuvandid ruut Aegub pärast ning klõpsake siis soovitud kuupäeva ja kellaaega.

Sõnumi saatmise edasilükkamine

Kui kasutate Microsoft Exchange'i meilikontot, saate sõnumi kohaletoimetamisega viivitada. Sõltumata meilikonto tüübist saavad kõik kasutajad reeglite abil kõigi sõnumite kohaletoimetamist edasi lükata, lastes neid pärast nupu Saada klõpsamist hoida määratud aja jooksul kaustas Välja.

Märkus. : Microsoft Exchange on kasutusel peamiselt ärikeskkonnas ja kodu- või erakasutuses leidub seda harva.

  • Ainult Exchange'i kontod    

    1. Klõpsake menüü Suvandid jaotises Veel suvandeid nuppu Lükka kohaletoimetamine edasi. Avatakse dialoogiboks Atribuudid, milles on märgitud ruut Ära saada enne.

    2. Klõpsake soovitud kohaletoimetamiskuupäeva ja -kellaaega.

      Märkus. : Nuppu Lükka kohaletoimetamine edasi peate klõpsama iga sõnumi puhul, mille saatmisega soovite viivitada. Kõigi sõnumite saatmisega viivitamise kohta leiate täpsemat teavet alljärgnevast jaotisest Kõik meilikontod.

  • Kõik meilikontod    

    Selle toiminguga lükatakse kõigi sõnumite kohaletoimetamine edasi kõigi kontode puhul. Edasilükkamise kriteeriumeid saate täpsemalt piiritleda reegliviisardi sätetega.

    1. Microsoft Office Backstage'i vaate avamiseks klõpsake suvalises Outlooki vaates menüüd Fail. Klõpsake menüü Teave nuppu Halda reegleid ja teatisi.

    2. Klõpsake käsku Uus reegel.

    3. Klõpsake akna 1. juhis: valige mall jaotises Tühja reegliga alustamine nuppu Rakenda reeglit minu saadetavatele sõnumitele ja siis nuppu Edasi.

    4. Klõpsake uuesti nuppu Edasi. Kui kuvatakse teade Seda reeglit rakendatakse kõigile saadetavatele sõnumitele, klõpsake nuppu Jah.

    5. Märkige jaotises 1. juhis: valige toimingud ruut viivita kohaletoimetamisega mitu minutit.

    6. Klõpsake jaotises 2. juhis: redigeerige reegli kirjeldust (klõpsake mõnda allakriipsutatud väärtust) linki mitu.

    7. Sisestage soovitud arv vahemikus 1–120 ja klõpsake siis nuppu OK.

    8. Klõpsake nuppu Valmis. Kui kuvatakse teade See on kliendipõhine reegel, mis toimib ainult Outlooki töötamise ajal, klõpsake nuppu OK.

      Märkus. : Selle reegli rakendamisel lükatakse kõigi saadetavate sõnumite kohaletoimetamine 7. juhises määratud minutite arvu võrra edasi. Et sõnumit saaks pärast viivituseks määratud aega saata, peab Outlook pärast Saada nupu klõpsamist määratud aja vältel veel töötama.

Lehe algusesse

Sõnumi ilme muutmine

Taustavärvi, astmiku, tekstuuri, mustri või pildi lisamine

Fondi muutmine

Piltide lisamine

Number- või täpploendi lisamine

Tabeli lisamine

Signatuuri lisamine

Sümbolite, võrrandite ja horisontaaljoonte lisamine

Kujunduse muutmine

Taustavärvi, astmiku, tekstuuri, mustri või pildi lisamine

  1. Klõpsake menüü Suvandid jaotises Kujundused nuppu Lehe värv.

  2. Klõpsake soovitud värvi paletil Kujunduse värvid või Standardvärvid. Üksikasjalikuma paleti saamiseks klõpsake nupp Veel värve. Värvi eemaldamiseks klõpsake nuppu Värvita.

  3. Astmiku, tekstuuri, mustri või pildi lisamiseks klõpsake nuppu Täiteefektid.

  4. Valige soovitud täitesuvandid.

    Näpunäide. : Astmiku, tekstuuri või mustri värv põhineb 2. juhises valitud värvil.

Fondi muutmine

Sõnumi fondi muutmiseks on mitu võimalust.

  • Menüü Sõnum jaotises Põhitekst saate valida fondi ning fondi suuruse, laadi (paks, kursiiv või allakriipsutus), värvi ja teksti esiletõstmise.

  • Menüü Tekstivorming jaotises Font saate valida fondi ja fondisuuruse, suurust ühe sammu kaupa suurendada või vähendada, muuta fondi laadi (paks, kursiiv, allakriipsutus, läbikriipsutus, allindeks, ülaindeks), muuta täheregistrit, fondi värvi ja teksti esiletõstmist ning kogu fondivormingu eemaldada.

  • Teksti valimisel kuvataval minitööriistaribal saate valida fondi, fondi suurust ühe sammu kaupa suurendada või vähendada, valida kujunduse, kasutada vormingupintslit, valida fondi laadi (paks, kursiiv või allakriipsutus) ja teksti esile tõsta.

    Minitööriistariba

  • Laade saate valida menüü Tekstivorming jaotises Laadid.

Näpunäide. : Laadide abil saate luua professionaalse ilmega sõnumeid.

Piltide lisamine

Pildid aitavad püüda adressaatide tähelepanu. Kuid piltide lisamine suurendab meilisõnumi mahtu, seetõttu peaksite pilte kasutama mõõdukalt. Sõnumi tausta ilme muutmiseks lugege eelmist teemat Taustavärvi, astmiku, tekstuuri, mustri või pildi lisamine.

  • Klõpsake menüü Lisa jaotises Illustratsioonid ühte järgmistest.

    • Pilt      Otsige sirvides üles kaust, kuhu teie soovitud pilt on salvestatud, valige pilt ja klõpsake siis nuppu Lisa. Pildi suurust saate muuta või pilti pöörata pildi lohistamispidemete abil. Kui soovite vaadata veel pildisuvandeid, siis paremklõpsake pilti ja klõpsake kiirmenüüs soovitud käsku.

    • Lõikepildid      Tippige pildi kirjeldus, mille järgi soovite otsida ja klõpsake seejärel nuppu Mine. Office Online'i veebisaidil leiduva sisu kaasamiseks märkige ruut Kaasa Office Online'i sisu. Klõpsake pilti, mida soovite lisada.

    • Kujundid      Klõpsake soovitud kujundit. Muude kujundisuvandite vaatamiseks paremklõpsake kujundit ja klõpsake siis kiirmenüüs soovitud käsku.

    • SmartArt-pildid      Valige soovitud SmartArt-pildi paigutus ja klõpsake siis nuppu OK. Teksti lisamiseks klõpsake SmartArt-pilti. Muude suvandite vaatamiseks paremklõpsake SmartArt-pilti ja klõpsake siis kiirmenüüs soovitud käsku.

    • Diagramm      Valige soovitud diagrammitüüp ja klõpsake siis nuppu OK. Sisestage diagrammi andmed rakenduses Microsoft Excel 2010 avatud töölehele. Töölehe sulgemiseks klõpsake Exceli nuppu ja seejärel klõpsake käsku Sule. Muude diagrammisuvandite vaatamiseks paremklõpsake diagrammi ja klõpsake siis kiirmenüüs soovitud käsku.

    • Kuvatõmmis      Klõpsake mõnda eelvaatepilti või klõpsake nuppu Ekraanilõikur. Valige ekraani piirkod, mida soovite pildina salvestada.

  • WordArt-kujundi lisamiseks klõpsake menüü Lisa jaotises Tekst käsku WordArt.

Number- või täpploendi lisamine

  1. Klõpsake menüü Sõnum jaotise Põhitekst nuppu Number- või täpploendid.

  2. Järgmise loendiüksuse lisamiseks vajutage sisestusklahvi (ENTER).

    Outlook lisab automaatselt järgmise loenditäpi või numbri.

  3. Loendi lõpetamiseks vajutage kaks korda sisestusklahvi (ENTER) või vajutage loendi viimase täpi või numbri kustutamiseks tagasivõtuklahvi (BACKSPACE).

Klaviatuuri otsetee  Tippige täpploendi alustamiseks * (tärn) või numberloendi alustamiseks 1. ning vajutage siis tühikuklahvi või tabeldusklahvi (TAB).

Tabeli lisamine

Tabel koosneb lahtriridadest ja -veergudest, mida saate täita teksti ja piltidega. Tabeleid kasutatakse sageli teabe korraldamiseks ja esitamiseks.

Tabel teabe esitamiseks ruudustikuna

Samuti võib tabeleid kasutada huvitavate lehepaigutuste loomiseks ning teksti, piltide ja keerukamate tabelite paigutamiseks.

Tabelite abil loodud lehepaigutus

  1. Klõpsake kohta, kuhu soovite tabeli lisada.

  2. Klõpsake menüü Lisa jaotises Tabelid nuppu Tabel.

  3. Tehke ühte järgmistest.

    • Valige käsk Kiirtabelid ja klõpsake siis soovitud tabelit. Asendage tabelis olevad andmed soovitud andmetega.

    • Klõpsake tabeliruudustikku uues tühjas tabelis loodavate ridade ja veergude arvu määratlemiseks.

      Tabelivalits

    • Käsk Joonista tabel võimaldab erikursori abil reguleerida listavate tabeli lahtrite suurust.

    • Oma sõnumis uue Exceli arvutustabeli avamiseks klõpsake käsku Exceli arvutustabel. Selle suurust saate muuta alumisel ja paremal küljel olevate pidemete abil.

      Märkus. : Valides käsu Exceli arvutustabel võidakse teile kuvada dialoogiboksi, milles küsitakse, kas te soovite Exceli tabeli allikat usaldada. Enamikel juhtudel, eriti siis, kui tabel on pärit teie oma arvutis töötavast Excelist, võite klõpsata nuppu Jah. Kui Excel töötab mõnel teisel allikal või võrgus, kontrollige kahtluse korral üle oma võrguadministraatorilt.

Signatuuri lisamine

Võite luua kõigile väljaminevatele sõnumitele lisatava vaikesignatuuri või lisada signatuuri käsitsi ükshaaval ainult kindlatele väljaminevatele sõnumitele. Tehke ühte järgmistest.

  • Signatuuri lisamine automaatselt    

    1. Klõpsake menüü Sõnum jaotises Kaasamine nuppu Signatuur ja siis käsku Signatuurid.

      Märkus. : Menüü Sõnum allkirjasuvanditele pääsete juurde ka pärast avatud sõnumis nupu Vasta, Vasta kõigile või Saada edasi klõpsamist.

    2. Valige dialoogiboksi Allkirjad ja kirjaplank vahekaardil Meilisignatuur loend Redigeeritava signatuuri valimine soovitav signatuur või klõpsake uue signatuuri lisamiseks nuppu Uus.

    3. Valige soovitud signatuur dialoogiboksi ülevalt paremast servast jaotise Vaikesignatuuri valimine välja Uued sõnumid ripploendist.

    4. Kui soovite signatuuri kaasata sõnumitesse, millele vastate ja mida saadate edasi, valige soovitud signatuur välja Vastused/edasisaatmised ripploendist. Kui te ei soovi neisse sõnumitesse signatuuri kaasata, valige pole.

    5. Klõpsake nuppu OK.

    6. Praegu avatud sõnumile vaikesignatuuri lisamiseks klõpsake menüü Sõnum jaotises Kaasamine nuppu Signatuur ja valige siis soovitud signatuur.

  • Signatuuri lisamine käsitsi    

    1. Klõpsake menüü Sõnum jaotises Kaasamine nuppu Signatuur ja valige siis soovitud signatuur.

      Märkus. : Menüü Sõnum allkirjasuvanditele pääsete juurde ka pärast avatud sõnumis nupu Vasta, Vasta kõigile või Saada edasi klõpsamist.

Sümbolite, võrrandite ja horisontaaljoonte lisamine

Kui klõpsate nuppu Sümbol, saate sisestada:

  • sümboleid, mida klaviatuuril pole (nt ¼ ja ©);

  • erimärke, mida klaviatuuril pole (nt pikka ehk m-kriipsu (—) või kolme punkti (…));

  • Unicode'i märke.

Kui kasutate laiendatud fonti (nt Arial või Times New Roman), kuvatakse loend Alamhulk. Siit saate soovitud sümbolid valida keelemärkide laiendatud loendist, sealhulgas kreeka ja vene (kirillitsa) märkide hulgast, kui need on saadaval.

Menüü Lisa jaotise Sümbolid nupp Võrrand võimaldab lisada hõlpsalt keerukaid võrrandeid.

Nupp Horisontaaljoon võimaldab sõnumi lõike või jaotisi üksteisest eraldada.

  • Klõpsake menüü Lisa jaotises Sümbolid nuppu Võrrand, Sümbol või Horisontaaljoon.

Kujunduse muutmine

Kujundus on hulk ühtseid kujunduselemente ja värviskeeme. Kujunduse abil saate hõlpsasti luua professionaalse ilme ja hea disainiga sõnumeid.

Rakendatud kujundusega dokument Kui rakendate dokumendile kujunduse, kohandab Outlook taustavärvid ja -pildid, keha- ja pealkirjalaadid, loendid, horisontaaljooned, hüperlinkide värvid ja tabeliääriste värvid. Kohandatakse ka ühe- ja mitmetasemelised loendid.

Nende elementide ilme kiireks muutmiseks saate muuta kujundust.

  • Klõpsake menüü Suvandid jaotises Kujundused nuppu Kujundused.

Lehe algusesse

Elektroonilise visiitkaardi kaasamine

Elektrooniline visiitkaart Elektrooniliste visiitkaartide abil on kontaktiteabe ühiskasutamine varasemast lihtsam..Elektroonilisi visiitkaarte saab kiirelt lisada saadetavatesse sõnumitesse ning need on saaja jaoks koheselt kasutatavad. Saata saab nii firma elektroonilist visiitkaart kui kohandatud isiklikku elektroonilist visiitkaarti. Elektroonilise visiitkaardina on võimalik saata ka kellegi teise kontaktandmeid ning kaarte on võimalik ka edasi saata.

Lisainfot elektrooniliste visiitkaartide kohta vaadake teemast Kontaktide elektrooniliste visiitkaartidena loomine ja ühiskasutus.

  1. Klõpsake menüü Sõnum jaotises Kaasamine nuppu Manusta üksus, seejärel klõpsake käsku Visiitkaardid ja valige loendist soovitud nimi.

  2. Kui teie soovitud nime pole loendis kuvatud, klõpsake esmalt väärtust Muud visiitkaardid, seejärel soovitud nime loendis Nime esitusviis ja siis nuppu OK.

    Märkmed : 

    • Menüüs Visiitkaart kuvatakse kümne viimase kontakti nimed, kelle andmed on elektrooniliste visiitkaartidena sõnumitesse lisatud.

    • Sõnumisse saate lisada ka rohkem kui ühe elektroonilise visiitkaardi.

    • Et saaksite menüüs Visiitkaart leiduvate topeltkirjete vahel hõlpsamini vahet teha, klõpsake väärtust Muud visiitkaardid. Dialoogiboksis Visiitkaardi lisamine näete visiitkaardi kohta rohkem andmeid (sh kaardi eelvaadet).

    • Kui lohistate visiitkaardi vaatest Visiitkaardid uude sõnumisse, kaasatakse sõnumi saatmisel ainult VCF-fail. See manustatud VCF-fail avab kontaktivormi kogu teabega, mille adressaadid saavad oma kontaktiloenditesse salvestada. Kui adressaat kasutab rakendust Microsoft Office Outlook 2007 või Outlook 2010, kuvatakse elektrooniline visiitkaart kontaktivormil.

Lehe algusesse

Sõnumile jälituse lisamine

Sõnumi märkimine lipuga

Hääletusnuppude lisamine

Saamis- või lugemisteatise hankimine

Sõnumi märkimine lipuga

Lipuga märgitud sõnumite abil on lihtsam oma e-postil silma peal hoida. Lipuga märkimine loob sõnumist ülesandeüksuse teie enda või nii teie kui ka meilisõnumi adressaatide jaoks. Näiteks saate lipuga märkida meilisõnumi, milles küsitakse mingiks kindlaks kuupäevaks vajaminevat teavet. Kui adressaat saab sõnumi kätte, kuvatakse selle kõrval lipp ning sõnumi Outlookis avamisel kuvatakse lugemispaanil ja sõnumi alguses vastava teatega teaberiba.

Kui olete sõnumi enda jaoks lipuga märkinud, saate selle abil jälgida, kes on sõnumile vastanud. Eelmises näites saatsite lipuga märgitud meilisõnumi, kus küsisite mingiks kindlaks kuupäevaks vajalikku teavet. Märkides sõnumi lipuga ka enda jaoks, tuletatakse teile meelde, et peaksite vaatama, kas olete juba vastuseid saanud. Outlook võib isegi aidata teil lipuga märgitud sõnumi vastuseid automaatselt üles otsida.

  1. Klõpsake menüü Sõnum jaotises Sildid nuppu Järeltegevus ja valige järeltegevuseks soovitud tähtaeg või klõpsake käsku Kohanda.

  2. Lipuga märgitud sõnumile meeldetuletuse seadmiseks klõpsake menüü Sõnum jaotises Sildid nuppu Järeltegevus ja seejärel käsku Lisa meeldetuletus. Soovi korral saate muuta meeldetuletuse kuupäeva ja keIlaaega.

  3. Vajadusel võite kaasata adressaatidele kuvatava lipu, mis teavitab neid ülesande tähtajast. Klõpsake menüü Sõnum jaotises Sildid nuppu Järeltegevus ja käsku Lisa adressaatide jaoks lipp. Adressaadile selle lipuga märgitud sõnumi meeldetuletamiseks märkige ruut Meeldetuletus ning muutke vajadusel kuupäeva ja kellaaega.

Hääletusnuppude lisamine

Outlookis Microsoft Outlook on lihtne luua hääletusi ja küsitlusi hääletusnuppude lisamisega meilisõnumile.

  1. Klõpsake menüü Suvandid jaotises Jälitus nuppu Kasuta hääletusnuppe.

  2. Klõpsake ühte järgmistest.

    • Jah;Ei      Kui te ei vaja muid vastusevariante peale "jah" ja "ei", on see mugav võimalus kiire küsitluse korraldamiseks.

    • Jah;Ei;Võib-olla      Kui te ei soovi valikuid ainult jaatuse või eitusega piiritleda, pakub see variant alternatiivset vastamisvõimalust.

    • Kohandatud      Kui soovite hääletusnuppude nimed ise luua, klõpsake seda käsku. Näiteks võite kolleege paluda, et nad valiksid iganädalase koosoleku korraldamiseks neile kõige paremini sobiva nädalapäeva.

      1. Dialoogiboksi Sõnumisuvandid kuvamisel märkige jaotises Hääletus- ja jälitussuvandid ruut Kasuta hääletusnuppe.

      2. Valige nuppude vaikenimed ja kustutage need ning tippige siis nende asemele enda soovitud tekst. Eraldage nupunimed semikoolonitega.

Saamis- või lugemisteatise tellimine

Saamis- ehk vastuvõtuteatis annab teile teada, et teie meilisõnum on toimetatud adressaadi postkasti, kuid ei ütle, kas adressaat on sõnumit juba näinud või lugenud. Lugemisteatis annab teile teada, et teie sõnum on avatud. Mõlemal juhul saate vastava teatise, mis annab märku sõnumi kohaletoimetamisest või lugemisest. Sõnumiteatiste sisu salvestatakse seejärel automaatselt teie kaustas Saadetud asuvasse algsõnumisse.

Teil ei tasuks siiski ainult nendele teatistele lootma jääda.Sõnumi adressaat võib näha, kui saatja on lugemisteatist taotlenud, ja selle teatise saatmisest keelduda. Kui sõnumit loetakse ainult lugemispaanil, ei pruugi adressaadi rakendus lugemisteatist saata. Lisaks ei pruugi adressaadi e-posti programm lugemisteatisi üldse toetada.

  1. Märgistage sõnumis menüü Suvandid jaotise Jälitus märkeruut Taotle vastuvõtuteatist või Taotle lugemisteatist.

  2. Nende suvandite sisselülitamine kõigi meilisõnumite jaoks    

    • Microsoft Office Backstage'i vaate avamiseks klõpsake menüüd Fail.

    • Klõpsake nuppu Suvandid.

    • Klõpsake ikooni Elektronpost.

    • Valige jaotises Jälitus soovitud suvandid.

Lehe algusesse

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×