Meilisõnumite hulgipostituseks kasutage kirjakoostet

Meilisõnumite hulgipostituseks kasutage kirjakoostet

Kui teil on vaja saata paljudele inimestele meilisõnum, mille soovite siiski iga adressaadi jaoks isikupärastada, kasutage kirjakoostet. Saate luua isikupärastatud meilisõnumid, mis on vormindatud ühtemoodi ja mis sisaldavad sama teksti ja graafikat. Ainult meilisõnumi teatud osad on erinevad ja isikupärastatud. Erinevalt rühmale sõnumi edastamisest on kirjakooste puhul iga inimene justkui ainuke adressaat.

Kolm faili kirjakooste protsessis, mis hõlmab põhidokumenti ja postitusloendit, mille tulemusel luuakse kirjad või meilisõnumid, ümbrikud või sildid.

Kirjakooste abil meilisõnumite loomine ja saatmine hõlmab kolme dokumenti.

  • Teie põhidokument
    See põhidokument on teie meilisõnum, milles on tekst ja graafika (nt logo või pilt), mis jääb ühendatud dokumendi kõikides versioonides samaks.

  • Postitusloend
    See dokument sisaldab teavet, mille põhjal lisatakse kirja andmed. Näiteks postitusloend sisaldab isikute nimesid ja põhidokument on meilisõnum, mis nendele isikutele saadetakse.

  • Ühendatud dokument
    See dokument on kombinatsioon põhidokumendist ja postitusloendist. Kirjakooste toob postitusloendist andmed, lisab need põhidokumenti ja selle tulemuseks on iga postitusloendis oleva inimese jaoks isikupärastatud ühendatud dokument.

1. juhis: põhidokumendi ettevalmistamine

Enne alustamist tippige Wordis meilisõnumi sisu, mille soovite kõigile saata. Kui soovite inimestele saata teavet näiteks eelseisva sündmuse kohta, lisage sündmuse nimi, kuupäev, kellaaeg ja toimumiskoht. Need üksikasjad on kõikide jaoks olulised.

  • Klõpsake menüü Postitused jaotises Kirjakooste alustamine nuppu Alusta kirjakoostet ja seejärel valikut Meilisõnumid.

    Kuvatõmmis Wordi vahekaardist Postitused, kus on kuvatud käsk Alusta kirjakoostet ja loend võimalikest kirjakooste tüüpide valikutest.

2. juhis: postitusloendi häälestamine

Meilisõnumite saatmiseks tuleb installida MAPI-ga ühilduv meiliprogramm (nt Outlook või Gmail). Kui kasutate Outlooki MAPI-t, veenduge, et teie Wordi ja Outlooki versioonid oleks samad.

Postitusloend on teie andmeallikas. See võib olla Outlooki kontaktide kataloog, Accessi andmebaas või Office‘i aadressiloend. See sisaldab kirjeid, mille alusel Word hangib meilisõnumte koostamiseks vajalikud andmed.


Näpunäited

3. juhis: meilisõnumi linkimine postitusloendiga

Nüüd on aeg valida andmeallikast (aadressiloend) adressaadid. Veenduge, et teie andmeallikas oleks veerg meiliaadresside jaoks, ja et iga adressaadi jaoks oleks täpsustatud meiliaadress.

  1. Valige vahekaardil Postitused jaotises Alusta kirjakoostet nupp Vali adressaadid ja seejärel tehke oma valik.

  2. Tehke ühte järgmistest.

    • Kui teil pole postitusloendit, valige Tipin uue loendi ja looge see.

      või

    • Kui teie postitusloend on Exceli arvutustabel, Accessi andmebaas või mõnda muud tüüpi andmefail, valige Kasutan olemasolevat loendit. Seejärel liikuge loendini ja valige Ava.

      või

    • Kui kasutate Outlooki kontakte, klõpsake käsku Vali Outlooki kontaktidest.

  3. Valige Fail > Salvesta nimega.

  4. Tippige väljale Faili nimifaili nimi ja valige Salvesta.


Postitusloendi redigeerimine

Kui saadate meilisõnumeid kõikidele oma loendis olevatele inimestele, jätkake 4. juhisega: isikupärastatud sisu lisamine meilisõnumisse. Kui soovite saata meilisõnumeid üksnes konkreetsetele loendis olevatele inimestele, saate loendi piiritlemiseks järgida peatükis „Postitusloendi redigeerimine“ toodud juhiseid.

  1. Valige Redigeeri adressaadiloendit.

    Kuvatõmmis Wordi vahekaardist Postitused, kus on esile tõstetud nupp Redigeeri adressaadiloendit.

  2. Märkige nende inimeste nimed, kellele soovite oma meilisõnumi saata.

    Ridade valimine ruudu märkimise teel

Nimede ja aadresside leidmise hõlbustamiseks saate loendit ka sortida ja filtreerida.

4. juhis: isikupärastatud sisu lisamine meilisõnumisse

Saate iga meilisõnumi isikupärastamiseks lisada sellesse inimese nime ja aadressi. Nende üksikasjad lisamisel on heaks tavaks sisestada põhidokumenti koosteväljad.

  1. Valige vahekaardil Postitused jaotises Väljade täitmine ja lisamine jaotis Aadressiplokk.

    Aadressiploki koostevälja lisamine

  2. Valige dialoogiboksis Aadressiploki lisamine adressaadi nime vorming, nagu see meilisõnumis kuvatakse.

    Aadressiploki suvandid

  3. Koostevälja lisamiseks valige OK.

  4. Valige jaotises Kirjutamine ja lisamine nupp Tervitusväljend.

    Kuvatõmmis Wordi vahekaardist Postitused, kus on esile tõstetud käsk Tervitusrida.

  5. Valige dialoogiboksis Tervitusväljendi lisamine soovitud vorming.

  6. Koostevälja lisamiseks valige OK.

  7. Meilisõnumi salvestamiseks valige Fail > Salvesta.

    Märkus. : Pärast väljade lisamist peate meilisõnumi käsitsi vormindama.

Saate meilisõnumisse lisada ka muid andmeallikast pärit välju. Lisateavet leiate teemast Kirjakoosteväljade lisamine.

Koosteväljade nimede kontrollimine

    Veenduge, et Word saaks tuvastada postitusloendis olevad nimed ja aadressid.

    1. Valige vahekaardil Postitused jaotises Väljade täitmine ja lisamine jaotis Väljade vastavus.

      Näpunäide. : Koosteväljad saab avada ka dialoogiboksis Aadressiploki lisamine, mida kasutasite põhidokumenti aadressiploki lisamiseks.

    2. Veenduge dialoogiboksis Väljade vastavus, et loetletud kirjeväljad vastaksid postitusloendi andmeallika kirjete veerupäistele.

      Dialoogiboks Väljade vastavus

      Märkus. : Dialoogiboksis on kaks veergu. Vasakus veerus on loetletud näiteks ettevõtte kirjete hulgas ühtivad nimed. Paremas veerus on selle ühtiva veeru välja nimi, mis on vastendatud andmeallika faili veerupäisega.

    3. Tehke ühte järgmistest.

      • Kui väljanimed ühtivad veerupäistega, mida kasutasite oma postitusloendi andmeallika kirjetes, ei pea te midagi tegema.

        või

      • Kui välja nimi peaks vastama andmeallika veerupäisele, aga selle asemel kuvatakse (vaste puudub), valige ripploendi nool ja valige oma postitusloendi andmeallikas kasutatav väljanimi. Vajadusel korrake.

    4. Valige OK.


    Kirjakoosteväljade vormindamine

    Ühendatud sisu fondi, suuruse või vahede muutmiseks valige koostevälja nimi ja tehke soovitud muudatused.

    1. Vahekaardil Postitused valige Tulemuste eelvaade ja seejärel valige Tulemuste eelvaade, et kirjas ühendatud tulemuste asemel uuesti koosteväljad kuvada.

      Wordi menüü Postitused jaotis Tulemite eelvaade.

    2. Valige koostevälja nimi.

      Valitud aadressiploki väli

    3. Valige menüüs Avaleht font ja fondi suurus, mida soovite kasutada.

      Valige Wordi menüü Avaleht jaotises Font soovitud font ja fondi suurus.

    4. Valige vahekaardil Lehe paigutus (Word 2013) või Paigutus (Word 2016) soovitud lõiguvahe.

      Määrake Wordi menüü Paigutus jaotises Lõik soovitud reavahe.

      Märkus. : Kuna Word kohtleb iga aadressiploki rida lõiguna, on soovitatav reasammu vähendada.

5. juhis: eelvaade ja lõpuleviimine

Pärast koosteväljade lisamist põhidokumenti olete valmis koostetulemite kuvamiseks. Kui jääte eelvaatega rahule, viige kooste lõpule.

  1. Valige Tulemuste eelvaade ja seejärel klõpsake nuppu Järgmine Järgmise kirje nupp kirjakooste tulemuste eelvaate kuvamiseks või Eelmine Eelmise kirje nupp kirjakooste tulemuste eelvaate kuvamiseks , veendumaks, et kirja sisus olevad nimed ja aadressid oleks õiged.

    Kuvatõmmis Wordi vahekaardist Postitused, kus on esile tõstetud rühm Tulemuste eelvaade.

    Näpunäide. :  Loendi algusesse minemiseks valige nupp Esimene Esimese kirje nupp kirjakooste tulemuste eelvaate kuvamiseks ja loendi lõppu minemiseks valige nupp Viimane Viimase kirje nupp kirjakooste tulemuste eelvaate kuvamiseks .

  2. Valige Vii kooste lõpule > Saada meilisõnumid.

    Kuvatõmmis Wordi vahekaardist Postitused, kus on esile tõstetud käsk Vii kooste lõpule ning selle käsuga seotud valikud.

  3. Valige väljal Adressaat loendi meiliaadresside veeru nimi.

    Märkus. : Word saadab eraldi sõnumi igal meiliaadressil. Muudele adressaatidele ei saa koopiat või salakoopiat saata. Samuti ei saa lisada manuseid.

  4. Tippige sõnumi teema väljale Teemarida.

  5. Dokumendi saatmiseks meilisõnumi sisuna klõpsake väljal Meilivorming valikut HTML (vaikesäte) või Lihttekst.

    NB! : Kui saadate meilisõnumi lihttekstina, ei lisata põhidokumenti tekstivormingut ega graafikat.

  6. Tehke jaotises Saada kirjed ühte järgmistest.

    • Jätke aktiivseks vaikesäte, mille korral ühendatakse ja saadetakse Kõik kirjed.

      või

    • Sõnumis üksnes kuvatava kirje saatmiseks valige Praegune kirje.

      või

    • Valige viimane variant, sisestage väljale Alates selle kirje number, millest koostet alustatakse, ja väljale Kuni selle kirje number, millega kooste lõpetatakse.

      Märkus. : Meilisõnumit ei saadeta nendele inimestele, kellega seotud kirje jääb väljapoole seda vahemikku.

  7. Kirjakoostefunktsiooni käivitamiseks valige OK.

6. juhis: isikupärastatud sõnumi salvestamine

Salvestage meilisõnum, kui kavatsete seda kasutada mõne muu kirjakooste jaoks.

Põhidokumendi salvestamisel salvestatakse ka selle ühendus valitud andmeallikaga. Põhidokumendi järgmisel avamisel küsib Word, kas soovite ühenduse andmeallikaga säilitada.

  • Kui valite nupu Jah, avatakse dokument, kus kuvatakse esimese kirjega ühendatud teave.

  • Kui valite nupu Ei, katkestatakse põhidokumendi ja andmeallika vaheline ühendus. Meilisõnumi põhidokument muutub tavaliseks Wordi dokumendiks.

Vaata ka

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×