Meilisõnumite haldamine reeglite abil

Meilisõnumite haldamine reeglite abil

Reegel on toiming, mille Windowsi jaoks ette nähtud Outlook käivitab sissetulevate ja väljaminevate meilisõnumite korral. Reeglit käivitava protsessi ja ka reegli kohaselt tehtavad toimingud valite teie. Saate näiteks luua reegli kõigi ülemuselt tulnud sõnumite teisaldamiseks määratud kausta või kõigi teemaväljal teksti "Buy now!" sisaldavate sõnumite kustutamiseks.

Meilisõnumite haldamine reeglite abil

Reeglite abil saate vähendada meilisõnumite haldamisel käsitsi tehtavaid ja korduvaid toiminguid. Pärast reeglite aktiveerimist töötavad need järjepidevalt ja automaatselt.

Iga reegel langeb tavaliselt ühte kahest kategooriast: korraldamine või teavitamine. Reegliviisardi abil saate kujundada reegleid ja hallata sõnumeid.

Reegliviisard sisaldab kõige sagedamini kasutatavate reeglite malle.

Outlooki reegliviisard

  • Hoidkem asjad korras!   
    Need reeglid on kasulikud mitte ainult failide sortimisel, vaid ka sõnumitega seotud järeltegevusel. Saate luua konkreetse saatja sõnumite kohta reegli. Võite määrata reegli, mille kohaselt näiteks Aada Saare sõnumid, mille väljal Teema on sõna „müük“, tuleb märkida järeltegevuse lipuga, määrata kategooriasse „Müük“ ja teisaldada kausta „Aada müük“.

  • Olgem uute asjadega kursis!   
    Need reeglid teavitavad teid (teie valikute kohaselt), kui võtate vastu teatud sõnumi. Näiteks saate luua reegli, mis perekonnaliikmelt saadud meilisõnumi korral saadab automaatselt teatise teie mobiiltelefonile.

  • Alusta tühjast reeglist   
    Need on reeglid, mida saate luua ja kohandada reeglimalli abita.


1. etapp: Outlooki reeglimalli valimine

  1. Valige lindil Reeglid > Halda reegleid ja teatisi või valige Fail > Halda reegleid ja teatisi.

  2. Klõpsake dialoogiboksi Reeglid ja teatised vahekaardil Meilireeglid nuppu Uus reegel.

  3. Valige aknas Reegliviisard jaotises 1. juhis: valige mall mõni kategooria Hoidkem asjad korras!, Olgem uute asjadega kursis! või Alusta tühjast reeglist vaikemall.


2. juhis: redigeerige reegli kirjeldust

Igal 1. juhises valitud reeglimallil on 2. juhises pisut erinevad suvandid. Kui suvandid eeldavad, et teete valiku (nt määrate saatja või valite kausta), kriipsutatakse suvand alla. Selles näites valisime ühe levinuimatest reeglitest: konkreetselt saatjalt saadud sõnumite teisaldamine kausta.

  1. Valige aadressiraamatus kuvatava kirjelduse redigeerimise väljal inimesed või avalik rühm. Valige kas aadressiraamatust nimi või tippige isiku aadress väljale Saatja, seejärel valige OK.

  2. Oma kaustaloendi kuvamiseks valige määratud. Saate valida olemasoleva kausta või käsu Uus uue kausta loomiseks. Kui olete sobiva kausta valinud, valige OK.

Kui soovite uurida reegli täpsemaid suvandeid, valige Edasi ja seejärel valige allpool „Täpsemad reeglisuvandid“. Muul juhul valige Valmis. Naasete aknasse Reeglid ja teatised. Seal saate luua uue reegli või valida muudatuste salvestamiseks nupu OK.

 

• Teisalda kindla saatja sõnumid mõnda kausta

  1. Valige link inimesed või avalik rühm.

  2. Tehke dialoogiboksis Reegli aadress ühte järgmistest.

    • Tippige väljale Otsing mõni nimi.

      VÕI

    • Valige loendist Aadressiraamat allikas.

  3. Kui teie valik kuvatakse väljal Saatja, valige OK.

  4. Valige link määratud kaust, valige dialoogiboksis Reeglid ja teatised kaust ning seejärel klõpsake nuppu OK.

  5. Valige Edasi ja avage seejärel 3. juhis: määrake reegli tingimused.

 

• Teisalda teemareal kindlaid sõnu sisaldavad sõnumid kausta

  1. Valige teemalink kindlad sõnad.

  2. Tippige dialoogiboksi Teksti otsimine väljale Määrake teemast otsimiseks sõnad või fraasid otsitav sõna või fraas.

  3. Kirje lisamiseks paanile Otsinguloend valige Lisa ja seejärel OK.

  4. Valige link määratud kaust, valige dialoogiboksis Reeglid ja teatised kaust ning seejärel klõpsake nuppu OK.

  5. Valige Edasi ja avage seejärel 3. juhis: määrake reegli tingimused.

 

• Teisalda avalikule rühmale saadetud sõnumid kausta

  1. Valige link inimesed või avalik rühm.

  2. Tehke dialoogiboksis Reegli aadress ühte järgmistest.

    • Tippige väljale Otsing mõni nimi.

      VÕI

    • Valige loendist Aadressiraamat allikas.

  3. Kui teie valik kuvatakse väljal Adressaat, valige OK.

  4. Valige link määratud kaust, valige dialoogiboksis Reeglid ja teatised kaust ning seejärel klõpsake nuppu OK.

  5. Valige Edasi ja avage seejärel 3. juhis: määrake reegli tingimused.

 

• Märgi kelleltki saabunud sõnumid järeltegevuseks lipuga

  1. Valige link inimesed või avalik rühm.

  2. Tehke dialoogiboksis Reegli aadress ühte järgmistest.

    • Tippige väljale Otsing mõni nimi.

      VÕI

    • Valige loendist Aadressiraamat allikas.

  3. Kui teie valik kuvatakse väljal Saatja, valige OK.

  4. Kinnitage dialoogiboksi Sõnumi lipuga märkimine väljal Lipp vaikesäte Järeltegevus või valige loendist muu üksus.

  5. Kinnitage väljal Üksus vaikesäte Täna või valige loendist muu üksus.

  6. Valige OK > Edasi ja seejärel avage 3. juhis: määrake reegli tingimused.

 

• Teisalda kindla RSS-kanali RSS-üksused mõnda kausta

Märkus. : Selle suvandi kasutamiseks peate olema tellinud RSS-kanali. Selle suvandi valimisel küsitakse jätkamise kohta kinnitust. Kui klõpsate nuppu Ei, ei saa te jätkata, aga kui valite Jah, siis saate.

Mall „Olgem uute asjadega kursis!“

 

• Kuva kindlalt saatjalt saabunud meilisõnumid aknas Uute sõnumite teatised

  1. Valige link inimesed või avalik rühm.

  2. Tehke dialoogiboksis Reegli aadress ühte järgmistest.

    • Tippige väljale Otsing mõni nimi.

      VÕI

    • Valige loendist Aadressiraamat allikas.

  3. Kui teie valik kuvatakse väljal Saatja, valige OK.

  4. Valige akna Uute sõnumite teatised lingi juures kindel sõnum.

  5. Tippige dialoogiboksi Teatise tekst väljale Määrake teatise tekst soovitud sõnum ja seejärel valige OK.

  6. Valige Edasi ja seejärel avage 3. juhis: määrake reegli tingimused.

 

• Anna kindla saatja sõnumite saabumisel heliga märku

  1. Valige link inimesed või avalik rühm.

  2. Tehke dialoogiboksis Reegli aadress ühte järgmistest.

    • Tippige väljale Otsing mõni nimi.

      VÕI

    • Valige loendist Aadressiraamat allikas.

  3. Kui teie valik kuvatakse väljal Saatja, valige OK.

  4. Valige link mängi heli ja valige aknas Vali esitamiseks heli fail (nt WAV-fail) ja seejärel käsk Ava.

  5. Valige Edasi ja seejärel avage 3. juhis: määrake reegli tingimused.

 

• Saada teatis mu mobiiltelefonile, kui kindlalt saatjalt saabub sõnum

  1. Valige link inimesed või avalik rühm.

  2. Tehke dialoogiboksis Reegli aadress ühte järgmistest.

    • Tippige väljale Otsing mõni nimi.

      VÕI

    • Valige loendist Aadressiraamat allikas.

  3. Kui teie valik kuvatakse väljal Saatja, valige OK.

  4. Valige link saada see edasi: inimesed või avalik rühm.

  5. Tehke dialoogiboksis Reegli aadress ühte järgmistest.

    • Tippige väljale Otsing mõni nimi.

      VÕI

    • Valige loendist Aadressiraamat allikas.

  6. Kui teie valik kuvatakse väljal Adressaat, valige OK.

  7. Valige Edasi ja seejärel avage 3. juhis: määrake reegli tingimused.

Alusta tühjast reeglist

  1. Valige üks järgmistest.

    • Rakenda reegel minu vastuvõetavatele sõnumitele

      VÕI

    • Rakenda reegel minu saadetavatele sõnumitele

  2. Valige Edasi ja seejärel avage 3. juhis: määrake reegli tingimused.


3. juhis: määrake reegli tingimused

Nüüd saate lisada tingimused suvanditele, mille valisite etapis 2. juhis: redigeerige reegli kirjeldust. Olenevalt valitud tingimustest võivad reegli kirjelduse redigeerimise suvandid erineda.

Määrake tingimused selle kohta, millal rakendada mallis „Hoidkem asjad korras!“ või „Olgem uute asjadega kursis!“ reegliviisardi käivitamisel valitud suvandi reegleid.

  1. Märkige etapis 1. juhis: valige tingimused soovitud tingimuse ruut.

    Märkus. : Saate märkida mitu ruutu.

  2. Valige jaotises 2. juhis: redigeerige reegli kirjeldust (klõpsake mõnda allakriipsutatud väärtust) link, tehke vajalikud toimingud ja kui see on valmis, valige OK.

  3. Valige järgmine link, tehke vajalikud toimingud ja kui see on valmis, valige OK.

  4. Kui saadaval on veel mõni link, valige see, tehke vajalikud toimingud ja kui see on valmis, valige OK.

  5. Kui see on valmis, valige Valmis.

  1. Valige menüü Fail käsk Halda reegleid ja teatisi.

  2. Klõpsake dialoogiboksis Reeglid ja teatised vahekaardi Meilireeglid nuppu Uus reegel.

  3. Valige jaotises Alusta tühjast reeglist nupp Rakenda reegel minu vastuvõetavale sõnumile või Rakenda reegel minu saadetavale sõnumile.

  4. Klõpsake nuppu Edasi ja seejärel tehke järgmist.

    • Valige jaotises 1. juhis: valige tingimused need tingimused (kriteeriumid), millele sõnumid peavad reegli rakendamiseks vastama.

      JA

    • Klõpsake jaotises 2. juhis: redigeerige reegli kirjeldust suvalise lisatud tingimuse jaoks allakriipsutatud väärtust ja seejärel määrake väärtus.

  5. Klõpsake nuppu Edasi ja seejärel tehke järgmist.

    • Valige jaotises 1. juhis: valige toimingud toiming, mille reegel peaks määratud tingimuste täitmisel käivitama.

      JA

    • Klõpsake jaotises 2. juhis: redigeerige reegli kirjeldust suvalise lisatud toimingu jaoks allakriipsutatud väärtust ja seejärel määrake väärtus.

  6. Klõpsake nuppu Edasi ja seejärel tehke järgmist.

    • Valige jaotises 1. juhis: valige erandid kõik reegli erandid ja klõpsake siis nuppu Edasi.

      JA

    • Klõpsake jaotises 2. juhis: redigeerige reegli kirjeldust suvalise lisatud erandi jaoks allakriipsutatud väärtust ja seejärel määrake väärtus.

  7. Klõpsake nuppu Edasi ja tehke järgmist.

    • Tippige jaotises 1. juhis: määrake selle reegli nimi soovitud nimi.

      JA

    • Märkige jaotises 2. juhis: häälestage reeglisuvandid soovitud suvandite märkeruudud.

      Näpunäited : 

      • Reegli rakendamiseks sõnumitele, mis on juba kaustas Sisendkaust, märkige ruut Rakenda see reegel kohe sõnumitele, mis on juba kaustas Sisendkaust.

      • Automaatselt sisselülitatud reegli väljalülitamiseks tühjendage ruut Lülita see reegel sisse.

      • Kui soovite rakendada selle reegli kõigile rakenduses Outlook häälestatud meilikontodele, märkige ruut Loo see reegel kõigi kontode puhul.

  8. Klõpsake nuppu Valmis.

Reegli saate luua mis tahes sõnumist. Selle meetodi eeliseks on see, et reegleid soovitatakse sõnumi saatja või adressaatide alusel. Näiteks sõnumi alustamisel pakub üks reegel, et kõik selle saatja sõnumid teisaldatakse teie valitud kausta.

  1. Klõpsake kaustas Sisendkaust sõnumit, mille põhjal soovite reegli luua, ja seejärel klõpsake menüü Avaleht jaotise Teisaldamine nuppu Reeglid.

    Märkus. : Reeglite loendis kuvatakse soovitatud reeglid sõnumi saatja ja adressaatide alusel.

  2. Tehke ühte järgmistest.

    • Valige soovitatud reegel, seejärel sihtkaust ja siis valige reegli määramise lõpuleviimiseks OK.

      VÕI

    • Valige käsk Loo reegel ja jätkake järgmise toiminguga.

  3. Märkige dialoogboksi Reegli loomine jaotises Kui saan kõigi valitud tingimustega meilisõnumi soovi kohaselt ruute või jätke need tühjaks.

  4. Märkige jaotises Tee järgmist ruudud toimingute jaoks, mille reegel peaks määratud tingimuste (kriteeriumite) täitmisel käivitama.

  5. Märkige ruut Teisalda üksus kausta.

  6. Tehke ühte järgmistest.

    • Klõpsake käsku Vali kaust ja valige olemasolev kaust.

      VÕI

    • Valige kausta loomiseks Uus.

    Märkmed : 

    • Tingimuste, toimingute või erandite lisamiseks valige Täpsemad suvandid ja järgige siis aknas Reegliviisard kuvatavaid juhiseid.

    • Lisateavet leiate teemast Kohandatud reegli loomine.

  7. Valige OK.

  8. Tehke teatiseboksis ühte järgmistest.

    • Valige OK.

      VÕI

    • Märkige ruut Rakenda see reegel kohe sõnumitele, mis on juba praeguses kaustas ja seejärel valige OK.

Teavet reeglite importimise ja eksportimise kohta, nii et teised saaksid neid kasutada, leiate teemast Reeglikogumi import või eksport.

Kui see pole vajalik, siis reeglit enam kustutada ei saa.

  1. Valige menüü Fail käsk Halda reegleid ja teatisi.

  2. Valige dialoogiboksi Reeglid ja teatised vahekaardil Meilireeglid kustutatav reegel.

  3. Valige Kustuta Ikoon Kustuta > OK.

Käsitsi saate rakendada ühe või mitu reeglit.

  1. Valige menüü Fail käsk Halda reegleid ja teatisi ja valige vahekaardil Meilireeglid käsk Rakenda reeglid kohe.

  2. Märkige dialoogiboksi Reeglite rakendamine jaotises Valige reeglid rakendamiseks ruut nende reeglite kõrval, mida soovite rakendada.

  3. Juhul kui soovite valida mõne muu kausta, klõpsake väljal Rakenda kaustas, nuppu Sirvi, klõpsake soovitud kausta ja siis nuppu OK.

    Märkige ruut Kaasa alamkaustad, et kaasata kõik 3. juhises valitud kausta kuuluvad kaustad.

  4. Kinnitage loendis Reeglite rakenduskoht vaikevalik (kõik sõnumid) või asendage see loetud või lugemata sõnumitega.

  5. Valige Käivita kohe.

Rakenduses Outlook on kahte tüüpi reeglid: serveripõhised ja kliendikohased.

  • Serveripõhised reeglid   
    Kui kasutate Microsoft Exchange Serveri kontot, on mõned reeglid serveripõhised. Need reeglid rakenduvad Exchange’i meiliserveri postkastis isegi siis, kui Outlook ei tööta.

    Serveripõhised reeglid tuleb rakendada sõnumitele nende esmakordsel edastamisel kausta Sisendkaust ja reegleid peab saama rakendada kuni nende lõpuleviimiseni serveris. Näiteks sõnumi printimist määravat reeglit ei saa käivitada enne, kui reegel on serveris lõpule viidud. Kui reeglit ei saa serveris rakendada, tehakse seda Outlooki käivitamisel ja reegel muutub seejärel kliendikohaseks.

  • Kliendikohased reeglid   
    Kliendikohaseid reegleid rakendatakse ainult teie arvutis. Need on reeglid, mis töötavad Exchange’i serveri asemel Outlookis. Kliendikohaseid reegleid rakendatakse ainult siis, kui Outlook on käivitatud.

Näpunäide. : Kui reeglite loendis on mõlemat tüüpi reegleid, rakendatakse enne serveripõhised ja seejärel kliendikohased reeglid.

Vastuvõtuteatised, hääletusvastused ja automaatvastused

Reeglite rakendamisel töödeldakse vastuvõtuteatisi, lugemisteatisi, hääletusvastuseid ja automaatvastuseid (kontorist väljasoleku teatised) sõnumitena. Näiteks reegel, mis teisaldab määratud kausta sõnumid, mille väli Teema sisaldab sõna „koosolek“, teisaldab samasse kausta ka kõik vastuvõtuteatised, hääletusvastused ja automaatvastused.

Märkus. : Kui reegel teisaldab kõik hääletusvastused kaustast Sisendkaust mõnda muusse kausta, mõjutab see hääletuse jälgimist. Kui avate hääletusnuppu sisaldava saadetud sõnumi, siis jälgimisteabesse ei kaasata reegli eemaldatud sõnumi vastuste arvestust. Vastuse käsitsi eemaldamine ja kustutamine ei mõjuta jälgimisteavet.

Koosolekukutsed, tööülesannete määramised ja dokumendid

Koosolekukutsed, tööülesannete määramised ja dokumendid loetakse sõnumiteks. Kui loote reegli, millega teisaldatakse üksus teatud tingimuste (kriteeriumite) alusel (nendele vastavalt) konkreetsesse kausta, siis mis tahes nendele tingimustele vastav koosolekukutse või tööülesande määramine teisaldatakse samuti. Seda tüüpi üksusi mõjutavate reeglite loomisel peaksite siiski arvestama järgmiste piirangutega.

  • Kui üksus teisaldatakse kausta, mis pole meilikaust, ei pruugi üksus eeldatud viisil töötada. Kui sõnum teisaldatakse näiteks kausta Kalender, siis uut kohtumist ei looda.

  • Kui koosolek või tööülesande vastus teisaldatakse reegli abil kausta Kustutatud, siis ei jälitata vastust algse sõnumiga.

  • Kui koosolekukutse teisaldatakse automaatselt kausta Kustutatud, ei lisata koosolekut kausta Kalender.

  • Sõnumi saatmist mõjutavaid reegleid ei rakendata tööülesande määramistele ja koosolekukutsetele.

Kontaktirühmad

Kontaktirühma sisaldav reegel võib sõltuvalt reegli loomise viisist käituda teistest reeglitest erinevalt.

  • Teisalda avalikule rühmale saadetud sõnumid kausta   
    See reegel on saadaval ainult siis, kui kasutate Exchange Serveri kontot. Määratud kausta teisaldatakse ainult kontaktirühmale saadetud sõnumid. Kontaktirühma liikmete saadetud sõnumeid määratud kausta ei teisaldata.

Exchange Serveri kontod (alates versioonist Exchange Server 2010) saavad kasutada reegleid, mille abil saadetakse meilisõnumeid ettevõttest välja. Exchange’i administraator saab aga takistada sõnumite automaatset edasisaatmist teatud domeenide kasutajatele.

Lisateavet leiate teemast Selle Microsoft Exchange Serveri versiooni määratlemine, millega konto ühenduse loob.

Meilisõnumite haldamine reeglite abil

Reegel on toiming, mis Microsoft Outlook käivitub automaatselt teie määratud reeglile vastava meilisõnumi vastuvõtmisel või saatmisel. Reegliviisardi abil saate valida mitmeid tingimusi ja toiminguid.

Reeglid jagunevad kahte kategooriasse – korraldamine ja teavitamine. Reegleid rakendatakse ainult lugemata ja mitte juba loetud sõnumitele.

Reeglimallid Reegliviisardis

Reegliviisard sisaldab järgmisi kõige sagedamini kasutatavate reeglite malle.

  • Hoidkem asjad korras! –    nende reeglite abil saate meilisõnumeid arhiivida ja jälgida. Näiteks saate luua reegli, mille kohaselt teatud saatja (nt Reigo Lepp) meilisõnumid, mille Teema real on „müügipakkumine”, märgitakse järeltegevuse lipuga, kategoriseeritakse kui Müügipakkumine ning teisaldatakse kausta nimega Reigo müügipakkumised.

  • Olgem uute asjadega kursis! –    need reeglid teavitavad teid, kui võtate vastu teatud sõnumi. Näiteks saate luua reegli, mis perekonnaliikmelt saadud meilisõnumi korral saadab automaatselt teatise teie mobiiltelefonile.

  • Alusta tühjast reeglist –    need on reeglid, mille loote reeglimalli abita ja mida saate täielikult kohandada.

Reegli loomine

Outlook sisaldab enimesinevate olukordade jaoks reeglimalle. Kasutage neid reeglimalle või looge oma kohandatud reeglid.

Outlooki reeglimallide kasutamine

  1. Klõpsake menüüd Fail.

  2. Klõpsake nuppu Halda reegleid ja teatisi.

  3. Klõpsake dialoogiboksi Reeglid ja teatised vahekaardil Meilireeglid nuppu Uus reegel.

  4. Valige jaotises 1. juhis: valige mall soovitud mall mallikogumikest Hoidkem asjad korras! või Olgem uute asjadega kursis!.

  5. Klõpsake jaotises 2. juhis: redigeerige reegli kirjeldust mõnda allakriipsutatud väärtust. Näiteks kui klõpsate linki inimesed või avalik rühm, avatakse aadressiraamat.

  6. Klõpsake valikut Edasi.

  7. Valige jaotises 1. juhis: valige tingimused tingimused, millele sõnumid peavad reegli rakendamiseks vastama.

  8. Klõpsake jaotises 2. juhis: redigeerige reegli kirjeldust suvalise lisatud tingimuse jaoks allakriipsutatud väärtust ja seejärel määrake väärtus.

  9. Klõpsake valikut Edasi.

  10. Valige jaotises 1. juhis: valige toimingud toiming, mille reegel peaks määratud tingimuste täitmisel käivitama.

  11. Klõpsake jaotises 2. juhis: redigeerige reegli kirjeldust suvalise lisatud toimingu jaoks allakriipsutatud väärtust ja seejärel määrake väärtus.

  12. Klõpsake valikut Edasi.

  13. Valige jaotises 1. juhis: erandite valik reegli kõik erandid ja klõpsake siis nuppu Edasi.

  14. Klõpsake jaotises 2. juhis: redigeerige reegli kirjeldust suvalise lisatud erandi jaoks allakriipsutatud väärtust ja seejärel määrake väärtus.

  15. Klõpsake nuppu Edasi.

  16. Sisestage jaotises 1. juhis: määrake selle reegli nimi nimi.

  17. Märkige jaotises 2. juhis: häälestage reeglisuvandid soovitud suvandite märkeruudud.

    • Kui soovite reeglit rakendada sõnumitele, mis on juba kaustas Sisse, märkige ruut Rakenda see reegel kohe sõnumitele, mis on juba kaustas Sisse.

    • Uus reegel lülitatakse vaikimisi sisse. Reegli välja lülitamiseks tühjendage ruut Lülita see reegel sisse.

    • Reegli rakendamiseks kõigile Outlookis seadistatud meilikontodele, märkige ruut Loo see reegel kõigi kontode puhul.

  18. Klõpsake nuppu Finish (Valmis).

  1. Klõpsake menüüd Fail.

  2. Klõpsake nuppu Halda reegleid ja teatisi.

  3. Klõpsake dialoogiboksi Reeglid ja teatised vahekaardil Meilireeglid nuppu Uus reegel.

  4. Klõpsake jaotises Alusta tühjast reeglist raadionuppu Kontrolli sõnumeid nende saabumisel või Kontrolli sõnumeid pärast saatmist.

  5. Klõpsake nuppu Edasi.

  6. Valige jaotises 1. juhis: valige tingimused tingimused, millele sõnumid peavad reegli rakendamiseks vastama.

  7. Klõpsake jaotises 2. juhis: redigeerige reegli kirjeldust suvalise lisatud tingimuse jaoks allakriipsutatud väärtust ja seejärel määrake väärtus.

  8. Klõpsake valikut Edasi.

  9. Valige jaotises 1. juhis: valige toimingud toiming, mille reegel peaks määratud tingimuste täitmisel käivitama.

  10. Klõpsake jaotises 2. juhis: redigeerige reegli kirjeldust suvalise lisatud toimingu jaoks allakriipsutatud väärtust ja seejärel määrake väärtus.

  11. Klõpsake valikut Edasi.

  12. Valige jaotises 1. juhis: erandite valik reegli kõik erandid ja klõpsake siis nuppu Edasi.

  13. Klõpsake jaotises 2. juhis: redigeerige reegli kirjeldust suvalise lisatud erandi jaoks allakriipsutatud väärtust ja seejärel määrake väärtus.

  14. Klõpsake nuppu Edasi.

  15. Sisestage jaotises 1. juhis: määrake selle reegli nimi nimi.

  16. Märkige jaotises 2. juhis: häälestage reeglisuvandid soovitud suvandite märkeruudud.

    • Kui soovite reeglit rakendada sõnumitele, mis on juba kaustas Sisse, märkige ruut Rakenda see reegel kohe sõnumitele, mis on juba kaustas Sisse.

    • Uus reegel lülitatakse vaikimisi sisse. Reegli välja lülitamiseks tühjendage ruut Lülita see reegel sisse.

    • Reegli rakendamiseks kõigile Outlookis seadistatud meilikontodele, märkige ruut Loo see reegel kõigi kontode puhul.

  17. Klõpsake nuppu Finish (Valmis).

Reegli saab kiirelt luua mistahes sõnumist. Selle reegloloomismeetodi eeliseks on see, et reegleid soovitatakse sõnumi saatja või adressaatide alusel. Näiteks sõnumi alustamisel pakub üks reegel, et kõik selle saatja sõnumid teisaldatakse teie valitud kausta.

  1. Klõpsake sõnumit, mille põhjal soovite reegli luua. Seejärel klõpsake seejärel menüü Avaleht jaotise Teisaldamine nuppu Reeglid.

    Soovitatud reeglid kuvatakse sõnumi saatja ja adressaatide alusel.

  2. Valige üks järgmistest:

    • Klõpsake mõnda soovitatud reeglit, klõpsake sihtkausta ja seejärel nuppu OK.

    • Kui soovite täiendavaid reeglivalikuid sõnumi saatja, adressaatide või teema alusel, klõpsake nuppu Loo reegel.

Kui valisite 2. juhises valiku Loo reegel, kuvatakse dialoogiboks Reegli loomine. Jätkake järgmiste juhistega.

  1. Märkige jaotises Kui saan kõigi valitud tingimustega meilisõnumi ruudud soovitud tingimuste jaoks.

  2. Märkige jaotises Tee järgmist ruudud toimingute jaoks, mille reegel peaks määratud tingimuste täitmisel käivitama.

  3. Märkige ruut Teisalda üksus kausta.

  4. Klõpsake olemasolevat kausta või nuppu Uus, et luua sõnumite talletamiseks kaust.

    Reeglile täiendavate tingimuste, toimingute või erandite lisamiseks klõpsake nuppu Täpsemad suvandid ja seejärel järgige viisardi Reegliviisard edasisi juhiseid. See on sama viisard, mis kuvatakse Backstage'i vaates nupu Halda reegleid ja hoiatusi klõpsamisel (menüü Fail klõpsamisel). Lisateavet leiate teemast Kohandatud reegli loomine.

  5. Klõpsake nuppu OK.

Teavet reeglite importimise ja eksportimise kohta, nii et teised saaksid neid kasutada, leiate teemast Reeglikogumi import või eksport.

Ühe või mitme reegli käsitsi rakendamiseks tehke järgmist.

  1. Klõpsake menüüd Fail.

  2. Klõpsake nuppu Halda reegleid ja teatisi.

  3. Klõpsake nuppu Rakenda reeglid kohe.

  4. Märkige dialoogiboksi Reeglite rakendamine jaotises Valige reeglid rakendamiseks ruut nende reeglite kõrval, mida soovite rakendada.

  5. Klõpsake väljal Rakenda kaustas , juhul kuis soovite valida mõne muu kausta, nuppu Sirvi, klõpsake soovitud kausta ja siis nuppu OK.

    Märkige ruut Kaasa alamkaustad, et kaasata kõik 5. juhises määratud kausta kuuluvad kaustad.

  6. Loendis Reeglite rakenduskoht: on vaikevalikuks kõik sõnumid. Saate selle asendada loetud või lugemata sõnumitega.

  7. Klõpsake nuppu Rakenda kohe.

Rakenduses Outlook on kahte tüüpi reegleid – serveripõhised ja vaid kliendikohased.

  • Serveripõhised reeglid –    kui kasutate Microsoft Exchange Serveri kontot, on mõned reeglid serveripõhised reeglid. Need reeglid töötavad teie postkastis Exchange'i meiliserveris, isegi kui rakendus Outlook ei tööta. Serveripõhised reeglid tuleb rakendada sõnumitele nende kausta Sisse esmakordsel edastamisel ja reeglid peavad saama töötada kuni nende serveris lõpule viimiseni. Näiteks sõnumi printimist määravat reeglit ei saa käivitada enne, kui reegel on serveris lõpule viidud. Kui reeglit ei saa serveris rakendada, rakendatakse see Outlooki käivitamisel ja reegel muutub seejärel kliendikohaseks reegliks.

  • Kliendikohased reeglid    – kliendikohased reeglid on reeglid, mis rakendatakse ainult arvutis. Kliendikohaseid reegleid ei saa käivitada enne, kui need on serveris rakendatud (nt määratud sõnumite printimine). Kliendikohased reeglid rakendatakse ainult siis, kui Outlook on käivitatud.

Kui reeglite loendis on mõlemat tüüpi reegleid, rakendatakse enne serveripõhised ja seejärel kliendikohased reeglid.

Reeglite rakendamine rakenduse Outlook muudele üksustele

Reeglite rakendamisel töödeldakse vastuvõtuteatisi, lugemisteatisi, hääletusvastuseid ja automaatvastuseid (kontorist väljasoleku teatised) sõnumitena. Näiteks reegel, mis teisaldab määratud kausta kõik üksused, mille teema sisaldab sõna "koosolek", teisaldab sinna ka kõik vastuvõtuteatised, hääletusvastused ja automaatvastused, mille teema sisaldab sõna "koosolek".

Märkus. : Kui reegel teisaldab kõik hääletusvastused kaustast Sisse mõnda muusse kausta, mõjutab see hääletuse jälgimist. Kui avate hääletusnuppu sisaldava saadetud sõnumi, siis jälitusteabesse ei kaasata reegli eemaldatud sõnumi vastuste arvestust. Vastuse käsitsi eemaldamine ja kustutamine ei mõjuta jälitusteavet.

Reeglite rakendamisel käsitletakse koosolekukutseid, tööülesannete määramisi ja dokumente sõnumitena. Näiteks reegel, mis teisaldab määratud kausta kõik üksused, mille väljal Teema on sõna "koosolek", teisaldab määratud kausta ka kõik sellele reeglile vastavad koosolekukutsed ja tööülesannete määramised. Siiski tuleb seda tüüpi üksusi mõjutavate reeglite loomisel meeles pidada järgmisi piiranguid.

  • Kui üksus teisaldatakse mittemeilikausta, ei pruugi see eeldatud viisil töötada. Kui sõnum teisaldatakse näiteks kausta Kalender, siis uut kohtumist ei looda.

  • Kui koosolek või tööülesande vastus teisaldatakse reegli abil kausta Kustutatud, siis ei jälitata vastust algse sõnumiga.

  • Kui koosolekukutse teisaldatakse automaatselt kausta Kustutatud, ei lisata koosolekut kausta Kalender.

  • Sõnumi saatmist mõjutavaid reegleid ei rakendata tööülesande määramistele ja koosolekukutsetele.

Kontaktirühmad

Kontaktirühma sisaldav reegel võib sõltuvalt reegli loomise viisist erinevalt käituda.

  • Kontaktirühm kausta saadetud sõnumite teisaldamine    – see reegel on saadaval ainult siis, kui kasutate Exchange Serveri kontot. Määratud kausta teisaldatakse ainult kontaktirühmale saadetud sõnumid. Kontaktirühma liikmete saadetud sõnumeid määratud kausta ei teisaldata.

Kui kasutate vaikimisi Microsoft Exchange Server 2010 kontot ei saa te kasutada reegleid sõnumite edasi saatmiseks ettevõttevälisele meiliaadressile. Selle sättega takistatakse konfidentsiaalse ja privaatse ettevõtteteabe avalikustamist. Seda sätet saab muuta vaid Exchange'i administraator.

Lisateavet leiate teemast Selle Microsoft Exchange Serveri versiooni määratlemine, millega konto ühenduse loob.

Meilisõnumite haldamine reeglite abil

Reegel on toiming, mis käivitub teie määratud tingimus(t)ele vastava meilisõnumi vastuvõtmisel või saatmisel rakenduses Microsoft Outlook automaatselt. Reeglite ja teatiste viisardi abil saate määratleda mitu tingimust ja toimingut. Reegleid ei rakendata loetud meilisõnumitele, need kohalduvad ainult lugemata meilisõnumitele.

Iga reegel kuulub ühte kahes üldkategooriast: korraldamine või teavitamine. Reeglite ja teatiste viisardi sisaldab kõige sagedamini kasutatavate reeglite malle.

  • Hoidkem asjad korras! –    nende reeglite abil saate meilisõnumeid arhiivida ja jälgida. Näiteks saate luua reegli, mille kohaselt teatud saatja (nt Reigo Lepp) meilisõnumid, mille Teema real on „müügipakkumine”, märgitakse järeltegevuse lipuga, kategoriseeritakse kui Müügipakkumine ning teisaldatakse kausta nimega Reigo müügipakkumised.

  • Olgem uute asjadega kursis!    Need reeglid teavitavad teid (teie valikute kohaselt), kui võtate vastu teatud sõnumi. Näiteks saate luua reegli, mis perekonnaliikmelt saadud meilisõnumi korral saadab automaatselt teatise teie mobiiltelefonile.

  • Alusta tühjast reeglist –    need on reeglid, mille saate algusest peale ise luua.

    Reeglimallid
    Joonis 1. Reeglite ja teatiste viisard sisaldab mitut eelmääratletud reeglit, mida nimetatakse mallideks.

Erandid

Erilisi juhtumeid silmas pidades saate lisada oma reeglitele erandid, nt määrata, millal märgitakse sõnum tähtsaks või lisatakse sellele järeltegevuse lipp. Kui sõnum vastab vähemalt ühele määratud erandile, ei rakendata sõnumile reeglit.

  1. Klõpsake navigeerimispaanil valikut Meil.

  2. Klõpsake menüüs Tööriistad nuppu Reeglid ja teatised.

  3. Kui teil on mitu meilikontot, valige loendis Rakenda muutused selles kaustas soovitud sisendkaust.

  4. Klõpsake käsku Uus reegel.

  5. Valige jaotises 1. juhis: valige mall soovitud mall mallikogumikest Hoidkem asjad korras! või Olgem uute asjadega kursis!.

  6. Klõpsake jaotises 2. juhis: redigeerige reegli kirjeldust mõnda allakriipsutatud väärtust. Näiteks kui klõpsate linki inimesed või leviloendid, avatakse aadressiraamat.

  7. Valige jaotises 1. juhis: valige tingimused need tingimused, millele sõnumid peavad reegli rakendumiseks vastama.

  8. Klõpsake jaotises 2. juhis: redigeerige reegli kirjeldust mõnda allakriipsutatud väärtust (kui te pole seda veel teinud), seejärel klõpsake nuppu Edasi.

  9. Valige jaotises 1. juhis: valige toimingud toiming, mille reegel peaks määratud tingimuste täitmisel käivitama.

  10. Klõpsake jaotises 2. juhis: redigeerige reegli kirjeldust mõnda allakriipsutatud väärtust (kui te pole seda veel teinud), seejärel klõpsake nuppu Edasi.

  11. Valige jaotises 1. juhis: valige erandid reegli kõik erandid ja seejärel klõpsake nuppu Edasi.

  12. Reegli loomise lõpuleviimiseks andke reeglile nimi ja seejärel valige vajadusel muud soovitud suvandid.

    • Kui soovite reeglit rakendada sõnumitele, mis on juba mõnes kaustas olemas, märkige ruut Rakenda see reegel kohe sõnumitele, mis on juba kaustas „kausta nimi“.

    • Kui soovite rakendada selle reegli kõigile oma meilikontodele ja iga konto sisendkaustale, märkige ruut Loo see reegel kõigi kontode puhul.

  13. Klõpsake nuppu Valmis.

Kui soovite luua reegli nii, et valite kõik tingimused, toimingud ja erandid ise, tehke selleks järgmised toimingud.

  1. Klõpsake navigeerimispaanil valikut Meil.

  2. Klõpsake menüüs Tööriistad nuppu Reeglid ja teatised.

  3. Kui teil on mitu meilikontot, valige loendis Rakenda muutused selles kaustas soovitud sisendkaust.

  4. Klõpsake käsku Uus reegel.

  5. Klõpsake jaotises Alusta tühjast reeglist raadionuppu Rakenda reegel minu vastuvõetavatele sõnumitele või Rakenda reegel minu saadetavatele sõnumitele, seejärel klõpsake nuppu Edasi.

  6. Valige jaotises 1. juhis: valige tingimused need tingimused, millele sõnumid peavad reegli rakendumiseks vastama.

  7. Klõpsake jaotises 2. juhis: redigeerige reegli kirjeldust mõnda allakriipsutatud väärtust (kui te pole seda veel teinud), seejärel klõpsake nuppu Edasi.

  8. Valige jaotises 1. juhis: valige toimingud toiming, mille reegel peaks määratud tingimuste täitmisel käivitama.

  9. Klõpsake jaotises 2. juhis: redigeerige reegli kirjeldust mõnda allakriipsutatud väärtust (kui te pole seda veel teinud), seejärel klõpsake nuppu Edasi.

  10. Valige jaotises 1. juhis: valige erandid reegli kõik erandid ja seejärel klõpsake nuppu Edasi.

  11. Reegli loomise lõpuleviimiseks andke reeglile nimi ja seejärel valige vajadusel muud soovitud suvandid.

    • Kui soovite reeglit rakendada sõnumitele, mis on juba mõnes kaustas olemas, märkige ruut Rakenda see reegel kohe sõnumitele, mis on juba kaustas „kausta nimi“.

    • Kui soovite rakendada selle reegli kõigile oma meilikontodele ja iga konto sisendkaustale, märkige ruut Loo see reegel kõigi kontode puhul.

  12. Klõpsake nuppu Valmis.

Saate reegli luua ka otse meilisõnumist. Võite näiteks luua reegli, mis teisaldab kindla saatja sõnumid teie määratud kausta.

  1. Paremklõpsake sõnumit, mille põhjal soovite reegli luua ja seejärel klõpsake kiirmenüüs käsku Loo reegel.

    Märkige dialoogiboksis Reegli loomine valitud meilisõnumi andmeid sisaldavad ruudud, mida soovite reegli loomisel kasutada.

  2. Märkige ruut Teisalda üksus kausta.

  3. Klõpsake olemasolevat kausta või klõpsake sõnumite talletamiseks uue kausta loomiseks nuppu Uus.

  4. Täiendavate tingimuste, toimingute või erandite lisamiseks klõpsake käsku Täpsemad suvandid ja seejärel järgige reeglite ja teatiste viisardis kuvatavaid juhiseid.

    Näpunäide.    Kui soovite reegli käivitada kohe pärast selle loomist, märkige reeglite ja teatiste viisardi viimasel lehel ruut Rakenda see reegel kohe sõnumitele, mis on juba kaustas.

    Määratud kausta teisaldatakse kõik teie sisendkaustas või mis tahes valitud kaustas sisalduvad sõnumid, mis vastavad reegliga seostatud tingimustele ja eranditele. Uue reegli kontrollimiseks avage määratud uus kaust. Kas teisaldati õiged sõnumid?

Kui soovite, et reeglit rakendatakse aeg-ajalt, mitte kogu aeg, tehke järgmist.

  1. Klõpsake menüüs Tööriistad nuppu Reeglid ja teatised.

  2. Lülitage dialoogiboksis Reeglid ja Reatised reegel välja, tühjendades selle kõrval asuva märkeruudu.

  3. Klõpsake nuppu Rakenda reeglid kohe.

  4. Märkige dialoogiboksis Reeglite rakendamine jaotises Valige reeglid rakendamiseks soovitud reeglite ruudud.

  5. Valige kaust, kus soovite reeglit rakendada.

  6. Valige sõnumikategooria, millele soovite reeglit rakendada.

    Näiteks saate rakendada selle reegli ainult kaustas sisalduvatele lugemata sõnumitele.

  7. Klõpsake nuppu Rakenda kohe.

Serveripõhised reeglid   . Kui teil on Microsoft Exchange’i konto, saab server teie meilisõnumitele reegleid rakendada isegi siis, kui Outlook pole käivitatud. Selliseid reegleid nimetatakse serveripõhisteks reegliteks. Reeglid tuleb häälestada rakendamiseks sõnumite kohaletoimetamisel serveri sisendkausta ja neid peab saama serveris lõpule viia. Näiteks ei saa reeglit serveris lõpule viia, kui toiminguks on määratud sõnumi printimine. Kui reeglit ei saa rakendada serveris, rakendub see Outlooki käivitamisel.

Kliendipõhised reeglid   . Kliendiks on kasutaja arvutis töötav meiliprogramm. Kliendipõhine reegel on reegel, mida ei saa serveri poolt rakendada, kuna see töötab vaid kasutaja arvutis. Kui teie reeglite loend sisaldab nii serveris käivitamiskõlblikke kui ka käivitamiskõlbmatuid reegleid, rakendatakse esmalt serveripõhised reeglid ning seejärel kliendipõhised reeglid.

Vastuvõtuteatisi, lugemisteatisi, hääletusvastuseid ja kontorist väljasoleku teateid loetakse meilisõnumiteks. Kui loote näiteks reegli, mis teisaldab määratud kausta kõik üksused, mille väljal Teema sisaldub sõna „koosolek“, teisaldatakse ka kõik sellele tingimusele vastavad vastuvõtuteatised, hääletusvastused ja kontorist väljasoleku teated.

Märkus. : Kui hääletusvastus teisaldatakse sisendkaustast mõnda muusse asukoht, ei jälgita algses sõnumis seda vastust automaatselt.

Koosolekukutseid, tööülesannete määramisi ja dokumente loetakse meilisõnumiteks. Näiteks reegel, mis teisaldab määratud kausta kõik üksused, mille väljal Teema on sõna "koosolek", teisaldab määratud kausta ka kõik sellele reeglile vastavad koosolekukutsed ja tööülesannete määramised. Siiski tuleb seda tüüpi üksusi mõjutavate reeglite loomisel meeles pidada järgmisi piiranguid.

  • Kui üksus teisaldatakse mittemeilikausta, ei pruugi see eeldatud viisil töötada. Kui sõnum teisaldatakse näiteks kausta Kalender, siis uut kohtumist ei looda.

  • Kui koosolek või tööülesande vastus teisaldatakse reegli abil kausta Kustutatud, siis ei jälitata vastust algse sõnumiga.

  • Kui koosolekukutse teisaldatakse automaatselt kausta Kustutatud, ei lisata koosolekut kausta Kalender.

  • Sõnumi saatmist mõjutavaid reegleid ei rakendata tööülesande määramistele ja koosolekukutsetele.

Leviloendi jaoks loodud uus reegel töötab sõltuvalt selle loomise viisist erinevalt.

  • Teisalda leviloendile saadetud sõnumid kausta   . Kui valite selle reeglimalli, teisaldatakse määratud kausta ainult leviloendile saadetud sõnumid. Leviloendi liikmete sõnumeid määratud kausta ei teisaldata.

    Märkus. : See reegel toimib ainult Exchange’i kontol.

  • Teisalda kindla saatja sõnumid mõnda kausta   . Kui valite selle reeglimalli, teisaldatakse määratud kausta määratud leviloendi liikme(te) sõnumid.

Kui töötate asutuses, milles on kasutusel Exchange, ja üritate reeglit abil välistele meiliaadressidele sõnumeid edasi saata, siis vaikimisi neid sõnumeid ei saadeta. Selle sättega takistatakse ettevõtte andmete avalikuks tulemist ja seda sätet haldab teie Exchange’i administraator.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×