Meilisõnumite haldamine reeglite abil

NB! :  See artikkel on masintõlgitud, vaadake lahtiütlust. Selle artikli ingliskeelse versiooni leiate aadressilt (viiteks).

Reegel on toiming, mille Microsoft Outlook teostab sissetulevate ja väljaminevate meilisõnumite korral vastavalt teie määratud tingimustele automaatselt. Reegli saate luua mallist, meilisõnumist või oma tingimusi kasutades.

Kas kasutate hoopis Outlook Web Appi? Teavet Outlooki töölauaprogrammiga töötavate reeglite loomise ja haldamise kohta leiate teemast Sisendkausta reeglid.

Selle artikli teemad

Reeglite abil meilisõnumite haldamine

Reegli loomine

Reeglite importimine või eksportimine

Reegli käsitsi käivitamine

Serveripõhiste ja kliendikohaste reeglite võrdlus kliendipõhised reeglid

Reeglite rakendamine Outlooki muudele üksustele

Edasisaatmine ettevõttest välja

Meilisõnumite haldamine reeglite abil

Reegel on toiming, mis Microsoft Outlook käivitub automaatselt teie määratud reeglile vastava meilisõnumi vastuvõtmisel või saatmisel. Reegliviisardi abil saate valida mitmeid tingimusi ja toiminguid.

Reeglid jagunevad kahte kategooriasse – korraldamine ja teavitamine. Reegleid rakendatakse ainult lugemata ja mitte juba loetud sõnumitele.

Reeglimallid viisardis Reeglid

Reegliviisard sisaldab järgmisi kõige sagedamini kasutatavate reeglite malle.

  • Olge organiseeritud! –    nende reeglite abil saate meilisõnumeid arhiivida ja jälgida. Näiteks saate luua reegli, mille kohaselt teatud saatja (nt Tiit Parts) meilisõnumid, mille Teema real on „müügipakkumine”, märgitakse järeltegevuse lipuga, kategoriseeritakse kui Müügipakkumine ning teisaldatakse kausta nimega Tiidu müügipakkumised.

  • Ajaga sammu pidamine –    need reeglid teavitavad teid, kui võtate vastu teatud sõnumi. Näiteks saate luua reegli, mis perekonnaliikmelt saadud meilisõnumi korral saadab automaatselt teatise teie mobiiltelefonile.

  • Tühjast reeglist alustamine –    need on reeglid, mille loote reeglimalli abita ja mida saate täielikult kohandada.

Lehe algusse

Reegli loomine

Outlook sisaldab enimesinevate olukordade jaoks reeglimalle. Kasutage neid reeglimalle või looge oma kohandatud reeglid.

Outlooki reeglimallide kasutamine

  1. Klõpsake menüüd Fail.

  2. Klõpsake nuppu Halda reegleid ja teatisi.

  3. Klõpsake dialoogiboksi Reeglid ja teatised vahekaardil Meilireeglid nuppu Uus reegel.

  4. Valige jaotises 1. juhis: valige mall soovitud mall mallikogumikest Olge organiseeritud! või Ajaga sammu pidamine.

  5. Klõpsake jaotises 2. juhis: redigeerige reegli kirjeldust mõnda allakriipsutatud väärtust. Näiteks kui klõpsate linki inimesed või avalik rühm, avatakse aadressiraamat.

  6. Klõpsake nuppu Edasi.

  7. Valige jaotises 1. juhis: valige tingimused tingimused, millele sõnumid peavad reegli rakendamiseks vastama.

  8. Klõpsake jaotises 2. juhis: redigeerige reegli kirjeldust suvalise lisatud tingimuse jaoks allakriipsutatud väärtust ja seejärel määrake väärtus.

  9. Klõpsake nuppu Edasi.

  10. Valige jaotises 1. juhis: valige toimingud toiming, mille reegel peaks määratud tingimuste täitmisel käivitama.

  11. Klõpsake jaotises 2. juhis: redigeerige reegli kirjeldust suvalise lisatud toimingu jaoks allakriipsutatud väärtust ja seejärel määrake väärtus.

  12. Klõpsake nuppu Edasi.

  13. Valige jaotises 1. juhis: erandite valik reegli kõik erandid ja klõpsake siis nuppu Edasi.

  14. Klõpsake jaotises 2. juhis: redigeerige reegli kirjeldust suvalise lisatud erandi jaoks allakriipsutatud väärtust ja seejärel määrake väärtus.

  15. Klõpsake nuppu Edasi.

  16. Sisestage jaotises 1. juhis: määrake selle reegli nimi nimi.

  17. Märkige jaotises 2. juhis: häälestage reeglisuvandid soovitud suvandite märkeruudud.

    • Kui soovite reeglit rakendada sõnumitele, mis on juba kaustas Sisse, märkige ruut Rakenda see reegel kohe sõnumitele, mis on juba kaustas Sisse.

    • Uus reegel lülitatakse vaikimisi sisse. Reegli väljalülitamiseks tühjendage ruut Lülita see reegel sisse.

    • Reegli rakendamiseks kõigile Outlookis seadistatud meilikontodele, märkige ruut Loo see reegel kõigi kontode puhul.

  18. Klõpsake nuppu Valmis.

Lehe algusse

Kohandatud reegli loomine

  1. Klõpsake menüüd Fail.

  2. Klõpsake nuppu Halda reegleid ja teatisi.

  3. Klõpsake dialoogiboksi Reeglid ja teatised vahekaardil Meilireeglid nuppu Uus reegel.

  4. Klõpsake jaotises Alusta tühjast reeglist valikut Rakenda reegel minu vastuvõetavatele sõnumitele või Rakenda reegel minu saadetavatele sõnumitele.

  5. Klõpsake nuppu Edasi.

  6. Valige jaotises 1. juhis: valige tingimused tingimused, millele sõnumid peavad reegli rakendamiseks vastama.

  7. Klõpsake jaotises 2. juhis: redigeerige reegli kirjeldust suvalise lisatud tingimuse jaoks allakriipsutatud väärtust ja seejärel määrake väärtus.

  8. Klõpsake nuppu Edasi.

  9. Valige jaotises 1. juhis: valige toimingud toiming, mille reegel peaks määratud tingimuste täitmisel käivitama.

  10. Klõpsake jaotises 2. juhis: redigeerige reegli kirjeldust suvalise lisatud toimingu jaoks allakriipsutatud väärtust ja seejärel määrake väärtus.

  11. Klõpsake nuppu Edasi.

  12. Valige jaotises 1. juhis: erandite valik reegli kõik erandid ja klõpsake siis nuppu Edasi.

  13. Klõpsake jaotises 2. juhis: redigeerige reegli kirjeldust suvalise lisatud erandi jaoks allakriipsutatud väärtust ja seejärel määrake väärtus.

  14. Klõpsake nuppu Edasi.

  15. Sisestage jaotises 1. juhis: määrake selle reegli nimi nimi.

  16. Märkige jaotises 2. juhis: häälestage reeglisuvandid soovitud suvandite märkeruudud.

    • Kui soovite reeglit rakendada sõnumitele, mis on juba kaustas Sisse, märkige ruut Rakenda see reegel kohe sõnumitele, mis on juba kaustas Sisse.

    • Uus reegel lülitatakse vaikimisi sisse. Reegli väljalülitamiseks tühjendage ruut Lülita see reegel sisse.

    • Reegli rakendamiseks kõigile Outlookis seadistatud meilikontodele, märkige ruut Loo see reegel kõigi kontode puhul.

  17. Klõpsake nuppu Valmis.

Lehe algusse

Reegli loomine sõnumi saatjate või adressaatide alusel

Reegli saab kiirelt luua mistahes sõnumist. Selle reegloloomismeetodi eeliseks on see, et reegleid soovitatakse sõnumi saatja või adressaatide alusel. Näiteks sõnumi alustamisel pakub üks reegel, et kõik selle saatja sõnumid teisaldatakse teie valitud kausta.

  1. Klõpsake sõnumit, mille põhjal soovite reegli luua. Seejärel klõpsake seejärel menüü Avaleht jaotise Teisaldamine nuppu Reeglid.

    Soovitatud reeglid kuvatakse sõnumi saatja ja adressaatide alusel.

  2. Tehke ühte järgmistest.

    • Klõpsake mõnda soovitatud reeglit, klõpsake sihtkausta ja seejärel nuppu OK.

    • Kui soovite täiendavaid reeglivalikuid sõnumi saatja, adressaatide või teema alusel, klõpsake nuppu Loo reegel.

Kui valisite 2. juhises valiku Loo reegel, kuvatakse dialoogiboks Reegli loomine. Jätkake järgmiste juhistega.

  1. Märkige jaotises Kui saan kõigi valitud tingimustega meilisõnumi ruudud soovitud tingimuste jaoks.

  2. Märkige jaotises Tee järgmist ruudud toimingute jaoks, mille reegel peaks määratud tingimuste täitmisel käivitama.

  3. Märkige ruut Teisalda üksus kausta.

  4. Klõpsake olemasolevat kausta või nuppu Uus, et luua sõnumite talletamiseks kaust.

    Reegli tingimused, toimingud või erandid lisamiseks klõpsata nuppu Täpsemad suvandidja seejärel järgige juhiseid teemas Reegliviisardiülejäänud. See on sama viisardi, mis kuvatakse, kui klõpsate nuppu Halda reegleid ja teatisi Backstage'i vaates (klõpsates menüü fail ). Lisateabe saamiseks vt kohandatud reegli loomine .

  5. Klõpsake nuppu OK.

Lehe algusse

Reeglite importimine ja eksportimine

Teavet reeglite importimise ja eksportimise kohta, nii et teised saaksid neid kasutada, leiate teemast Reeglikogumi import või eksport.

Reegli käsitsi rakendamine

Ühe või mitme reegli käsitsi rakendamiseks tehke järgmist.

  1. Klõpsake menüüd Fail.

  2. Klõpsake nuppu Halda reegleid ja teatisi.

  3. Klõpsake nuppu Rakenda reeglid kohe.

  4. Märkige dialoogiboksi Reeglite rakendamine jaotises Valige reeglid rakendamiseks ruut nende reeglite kõrval, mida soovite rakendada.

  5. Klõpsake väljal Rakenda kaustas , juhul kuis soovite valida mõne muu kausta, nuppu Sirvi, klõpsake soovitud kausta ja siis nuppu OK.

    Märkige ruut Kaasa alamkaustad, et kaasata kõik 5. juhises määratud kausta kuuluvad kaustad.

  6. Loendis Reeglite rakenduskoht: on vaikevalikuks kõik sõnumid. Saate selle asendada loetud või lugemata sõnumitega.

  7. Klõpsake nuppu Rakenda kohe.

Lehe algusse

Serveripõhiste ja kliendikohaste reeglite võrdlus

Rakenduses Outlook on kahte tüüpi reegleid – serveripõhised ja vaid kliendikohased.

  • Serveripõhised reeglid –    Kui kasutate Microsoft Exchange Serveri kontot, on mõned reeglid selle kohta, et loote Serveripõhised reeglid. Reegleid käivitada postkasti Exchange'i meili server, isegi kui Outlook ei tööta teie arvutis. Serveripõhised reeglid tuleb need esmalt toimetatakse teie sisendkaustaja selle peab enne, kui need on lõpule viidud serveris rakenduvad sõnumitele. Näiteks reegel, mis määrab, et sõnumi printimine ei saa käivitada seni, kuni see on lõpule viidud serveris. Kui reeglit ei saa rakendada serveris, rakendatakse siis, kui Outlooki käivitamine ja muutub on ainult kliendipoolne reegel.

  • Kliendikohased reeglid    – kliendikohased reeglid on reeglid, mis rakendatakse ainult arvutis. Kliendikohaseid reegleid ei saa käivitada enne, kui need on serveris rakendatud (nt määratud sõnumite printimine). Kliendikohased reeglid rakendatakse ainult siis, kui Outlook on käivitatud.

Kui reeglite loendis on mõlemat tüüpi reegleid, rakendatakse enne serveripõhised ja seejärel kliendikohased reeglid.

Lehe algusse

Reeglite rakendamine Outlooki muudele üksustele

Vastuvõtuteatised, hääletusvastused ja automaatvastused

Reeglite rakendamisel töödeldakse vastuvõtuteatisi, lugemisteatisi, hääletusvastuseid ja automaatvastuseid (kontorist väljasoleku teatised) sõnumitena. Näiteks reegel, mis teisaldab määratud kausta kõik üksused, mille teema sisaldab sõna "koosolek", teisaldab sinna ka kõik vastuvõtuteatised, hääletusvastused ja automaatvastused, mille teema sisaldab sõna "koosolek".

Märkus. : Kui reegel teisaldab kõik hääletusvastused kaustast Sisse mõnda muusse kausta, mõjutab see hääletuse jälgimist. Kui avate hääletusnuppu sisaldava saadetud sõnumi, siis jälitusteabesse ei kaasata reegli eemaldatud sõnumi vastuste arvestust. Vastuse käsitsi eemaldamine ja kustutamine ei mõjuta jälitusteavet.

Lehe algusse

Koosolekukutsed, tööülesannete määramised ja dokumendid

Kui reeglite rakendamise koosolekukutsed, tööülesannete määramised ja dokumendid sõnumeid käsitletakse. Näiteks saate luua reegli, mis teisaldab üksused, mille sõna "koosolek" väljale teema kindlasse kausta, mis tahes tööülesande või reeglile vastavad koosolekukutse teisaldatakse ka. Arvestage järgmisi piiranguid, kui loote reeglid, mis mõjutavad selliste üksuste:

  • Kui üksus teisaldatakse mittemeilikausta, ei pruugi see eeldatud viisil töötada. Kui sõnum teisaldatakse näiteks kausta Kalender, siis uut kohtumist ei looda.

  • Kui koosolek või tööülesande vastus teisaldatakse reegli abil kausta Kustutatud, siis ei jälitata vastust algse sõnumiga.

  • Kui koosolekukutse teisaldatakse automaatselt kausta Kustutatud, ei lisata koosolekut kausta Kalender.

  • Sõnumi saatmist mõjutavaid reegleid ei rakendata tööülesande määramistele ja koosolekukutsetele.

Lehe algusse

Kontaktirühmad

Kontaktirühma sisaldav reegel võib sõltuvalt reegli loomise viisist erinevalt käituda.

  • Kontaktirühm kausta saadetud sõnumite teisaldamine    – see reegel on saadaval ainult siis, kui kasutate Exchange Serveri kontot. Määratud kausta teisaldatakse ainult kontaktirühmale saadetud sõnumid. Kontaktirühma liikmete saadetud sõnumeid määratud kausta ei teisaldata.

Lehe algusse

Sõnumite edasisaatmine ettevõttest välja

Kui kasutate vaikimisi Microsoft Exchange Server 2010 kontot ei saa te kasutada reegleid sõnumite edasi saatmiseks ettevõttevälisele meiliaadressile. Selle sättega takistatakse konfidentsiaalse ja privaatse ettevõtteteabe avalikustamist. Seda sätet saab muuta vaid Exchange'i administraator.

Lisateavet leiate teemast versiooni määratlemine Microsoft Exchange Serveri kontoga ühenduse loomiseks.

Lehe algusse

Märkus. : Masintõlke lahtiütlus. Selle artikli tõlkis arvutisüsteem ilma inimese sekkumiseta. Microsoft pakub selliseid masintõlkeid, et inglise keelt mittekõnelevad kasutajad saaksid vaadata sisu Microsofti toodete, teenuste ja tehnoloogiate kohta. Kuna artikkel on masintõlgitud, võib see sisaldada sõnavara-, süntaksi- või grammatikavigu.

Jagamine Facebook Facebook Twitter Twitter Meilisõnum Meilisõnum

Kas sellest teabest oli abi?

Tore! Kas teil on veel midagi lisada?

Kuidas saame seda paremaks muuta?

Täname tagasiside eest!

×