Meilisõnumite abil kogutud andmete lisamine Accessi andmebaasi

Rakenduse Microsoft Access 2010 kasutamisel koos rakendusega Microsoft Outlook 2010 saate koguda ja värskendada teavet meilisõnumite abil. Access juhendab teid andmekogumisvormi loomisel ja selle e-posti teel saatmisel. Kui teie meiliadressaadid tagastavad täidetud vormid, saate kogutud andmed automaatselt töödelda ja talletada määratud Accessi andmebaasis. Selle andmekogumisviisi abil saate säästa aega ja vaeva, mida tavaliselt kopeerimis- ja kleepimistoimingutele või andmete käsitsi sisestamisele kulub. Järgmisena kirjeldame mõnda stsenaariumi, mille puhul saate sedasi andmeid koguda.

Küsitlused   : saate korraldada küsitluse ja kompileerida tulemused, luues esmalt tulemuste talletamiseks vajalike tabelitega Accessi andmebaasi ja luues viisardi abil küsitluse vormi. Seejärel saate saata tulemused e-posti teel küsitluses osalenutele. Kui osalejad vastavad, salvestatakse küsitluse andmed automaatselt andmebaasi.

Olekuaruanded   : pole tähtis, kas tegemist on värskeima laovarude taseme oleku või ootel probleemide ajakohase teabega – teie meeskond saab teid asjadega kursis hoida, saates teile regulaarselt ajakohase teabega meilisõnumeid.

Sündmuste haldamine   : konverentsi, koolitust või muid sündmusi korraldades saate saata ühe või mitu vormi meilisõnumina, et koguda kontaktteavet, teavet reisi- ja hotellieelistuste kohta jne. Kui valite vastuste automaatse töötlemise, saavad osalejad oma eelistusi igal ajal muuta, vajaduseta teid sellest teavitada. Teil on pidevalt juurdepääs värskeimatele andmetele, millele otsuste tegemisel toetuda.

Selles artiklis selgitatakse, mida te selle protsessi kasutamiseks vajate, kuidas viisardi abil alustada ja seejärel pakutakse lisateavet erinevate etappide kohta, et saaksite viisardit järgides teha võimalikult teadlikke valikuid.

Märkus. :  Kui teie adressaat saatis teile andmekogumisvormi Hotmaili või Yahoo kaudu, siis ei saa te kogutud andmeid lisada.

Enne alustamist

Kui kogute andmeid meilisõnumite abil esimest korda, tehke järgmist.

  1. Veenduge, et olete installinud arvutisse järgmised rakendused.

    • Access 2007 või Access 2010;

    • Outlook 2007 või Outlook 2010. Teil peab olema arvutis, kust te meilisõnumeid saadate, installitud ja konfigureeritud Outlook. Kui teil on Outlook installitud, kuid konfigureerimata, käivitage see ja järgige käivitusviisardi juhiseid. Viisardiga töötamisel leiate abi Outlooki spikrist.

    • Kui kavatsete kasutada InfoPathi vormi, veenduge, et teie arvutisse on installitud InfoPath 2007 või uuem versioon. Teie adressaatidel peab olema samuti arvutisse installitud InfoPath.

    • Teie meiliadressaatidel peab olema arvutisse installitud InfoPath või HTML-vormingut toetav meiliklient, et nad saaksid vormi kuvada ja redigeerida.

      Märkus. :  Meilisõnumite abil andmete kogumise vorm pole Accessi vorm. Viisard loob selleks HTML- või InfoPathi vormingus erivormi..

      Määrake sihtandmebaas. See võib olla mdb- või accdb-vormingus. Lisaks toetatakse mde- ja accde-faile. Kui te ei soovi kasutada olemasolevat andmebaasi, peate looma uue.

  2. Määrake või looge tabelid, mida soovite asustada e-posti teel saadetavate vastuste andmetega. Kui kogute andmeid olemasolevate tabelite kohta, veenduge, et tabelid pole kirjutuskaitstud ja teil on vajalikud õigused neisse sisu lisamiseks või selle värskendamiseks.

Märkus. :  Väljatüüpe Manus, Automaatnumber, OLE ja Mitme väärtusega ei saa meilisõnumite abil koguda.

Kui asustate oma andmekogumistoiminguga kaks või enam tabelit, peate looma valikpäringu ja kasutama seda vormi kirjeallikana. Veenduge, et päring sisaldab kõiki aluseks olevate tabelite kohustuslikke välju. Kui kasutate olemasolevat päringut, veenduge, et päring pole kirjutuskaitstud ja teil on vajalikud õigused selle sisu värskendamiseks ja lisamiseks. Kahe või enama tabeli põhjal päringu loomise kohta leiate lisateavet artiklist Päringute tutvustus.

Talletage andmed uute kirjetena järgmistel juhtudel:

  • kui andmetega asustatakse mitu tabelit;

  • kui sihttabelil pole primaarvõtme välja. Primaarvõtme väärtused on vajalikud iga vastuse vastendamiseks olemasoleva kirjega. Kui teie sihttabelil pole primaarvõtme välja, lisage see kohe või määrake olemasolev väli, millel on primaarvõtmeks kordumatud väärtused;

  • kui sihttabel ei sisalda kirjeid. Kui tabel on tühi, arvab viisard, et soovite kirjeid lisada;

  • kui adressaatide meiliaadresse ei talletata andmebaasi väljana. Kui kogute andmeid kirjete värskendamiseks, ei saa te viisardi loodud sõnumisse käsitsi aadresse tippida. Aadressiväli peab olema sihttabelis või tabelis, millel on seos sihttabeliga.

Lehe algusesse

Alustamine

  1. Avage andmebaas, kuhu kogutud andmed salvestatakse.

  2. Andmete lisamiseks ühte tabelisse valige see tabel navigeerimispaanil. Mitme seotud tabeli asustamiseks valige päring, mis on nende tabelitega seotud.

  3. Viisardi käivitamiseks tehke ühte järgmistest.

    • Klõpsake menüü Välisandmed jaotises Andmete kogumine nuppu Loo meilisõnum.

    • Paremklõpsake tabelit või päringut ja seejärel klõpsake käsku Kogu ja värskenda andmeid e-posti kaudu.

      Märkus. :  Kui tabel ei sisalda välju või sisaldab ainult välju, mille tüüp on Automaatnumber, OLE-objekt, Manus või Mitmeväärtuseline otsinguväli, kuvab Access järgmise teate: Valitud tabelis või päringus pole ühtegi välja, mis toetaks e-posti abil andmete kogumist.

Kui tabel sisaldab andmekogumist toetavaid välju, siis käivitub viisard. Kui sihttabel toetab nii andmete lisamist kui ka värskendamist, juhendab viisard teid meilisõnumite abil andmete kogumiseks vajalike toimingute tegemisel.

Kasutage järgmisi jaotisi viitena, kui teil tekib andmekogumisprotsessi seitsme põhitoimingu tegemisel küsimusi.

  1. Saadetava andmesisestusvormi tüübi valimine

  2. Valimine uute andmete kogumise ja olemasolevate andmete värskendamise vahel

  3. Kogutavate andmete määramine

  4. Automaatse või käsitsi andmetöötluse määramine

  5. Adressaatide meiliaadresside määramise viisi valimine

  6. Adressaatide loendi läbivaatamine ja määramine

  7. Meilisõnumi loomine ja saatmine

Lehe algusesse

Vormitüübi valimisel lähtuge sellest, et seda oleks nii teil endal kui ka teie adressaatidel lihtne kasutada.

HTML-vormi valimine    – HTML-vormi saab vaadata ja redigeerida iga kasutaja, kelle meiliklient toetab HTML-i.

Microsoft InfoPathi vormi valimine    – see võimalus on teil ainult juhul, kui teie arvutisse on installitud InfoPath. Valige see suvand ainult juhul, kui ka kõigi teie adressaatide arvutitesse on installitud InfoPath ja Outlook. InfoPathi vorm pakub paremat andmesisestus- ja redigeerimiskeskkonda.

Järgmisena kuvatav viisardileht oleneb sellest, kas sihtobjekt toetab andmete värskendamist. Kui objekt on kahel või enamal tabelil põhinev päring või tabel, millel pole primaarvõtmevälja või mis ei sisalda kirjeid, arvab viisard, et soovite lisada uusi kirjeid ning palub teil valida vormiväljad. Muudel juhtudel palub viisard teil enne vormiväljade valimist määrata, kas soovite andmeid lisada või värskendada.

Lehe algusesse

Valimine uute andmete kogumise ja olemasolevate andmete värskendamise vahel

Määrake, mida soovite andmetega teha. Teie kasutatava vormi tüüp mõjutab uute kirjete arvu, mida adressaat saab teile ühes vastuses saata. Andmete värskendamisel tähistab kirjete arv, mille adressaat peab värskendama, sõnumisse kaasatavate eeltäidetud vormide arvu.

Märkus. : Uute kirjete lisamiseks tippige meilisõnumi loomisel meiliaadressid selle aadressiväljale. Olemasolevate andmete värskendamiseks tuleb adressaatide meiliaadressid talletada aluseks oleva tabeli või päringu või seotud tabeli väljana.

Lehe algusesse

Kogutavate andmete määramine

Vormile kaasatavate väljade valimisel pole vaja kaasata aluseks oleva tabeli või päringu igat välja. Järgmised tingimused peavad siiski olema täidetud.

  • Kohustuslikud väljad:    tärniga (*) tähistatud väljad on kohustuslikud. Kui kogute uusi kirjeid, kaasab viisard automaatselt kõik väljad, mille atribuudi Kohustuslik väärtus on Jah. Kui mõni kirje kohustuslikest väljadest on tühi, ei saa Access kirjet tabelisse lisada.

  • Toetuseta väljatüübid:     te ei saa vormile kaasata teatud väljatüüpe (nt Automaatnumber, Manus, OLE-objekt või mitmeväärtuselised otsinguväljad).

  • Primaarvõtme väli:     kasutaja saab kirjete lisamisel tippida sellele väljale väärtuse, kuid kui määratud väärtus on juba kasutusel, siis vastust ei töödelda.

    Märkus. :  Määrake jaotises Välja atribuudid iga kaasatava välja jaoks silt ja klõpsake suvandit Kirjutuskaitstud, kui te ei soovi, et kasutaja selle välja andmeid muudaks.

Lehe algusesse

Automaatse või käsitsi andmetöötluse määramine

Saate valida vastuste automaatse või käsitsi töötlemise. Automaatne töötlemine tähendab, et vastuste saamisel ekspordivad Outlook ja Access koos andmed teie andmebaasi sihttabelitesse. Automaatne töötlemine võib hoida kokku teie aega ja vaeva. Käsitsi töötlemine tähendab seda, et käivitate ainult eksporditoimingu andmete ülekandmiseks Outlooki määratud kaustast Accessi sihttabelisse.

Vastused eksporditakse sihttabelisse, kui vastuste jõudmisel teie postkasti on täidetud järgmised tingimused.

  • Outlook peab juba teie arvutis töötama. Kui Outlook ei tööta, siis käivitub töötlemine järgmisel Outlooki käivitamisel.

  • Access ei tohi olla parooliga kaitstud ega avatud eksklusiivrežiimis. Andmebaasi nimi ega asukoht ei tohi olla pärast meilisõnumi saatmist muutunud.

  • Tabelite ja päringute nimed ning vormile kaasatud väljade atribuudid ei tohi olla pärast meilisõnumi saatmist muutunud.

  • Teil peavad olema vajalikud õigused aluseks olevate tabelite ja päringu sisu lisamiseks ja värskendamiseks.

    Märkus. : Kui automaatne töötlemine nurjub, proovige võimalikud probleemid lahendada ja seejärel eksportige nurjunud vastused käsitsi. Kõik vastused, mis saabuvad teie postkasti pärast probleemide lahendamist, töödeldakse jätkuvalt automaatselt.

Atribuutide seadmine vastuste automaatse töötlemise reguleerimiseks

Kui soovite määrata vastuste talletamiseks mõne muu Outlooki kausta, klõpsake viisardi lehel Vastuste töötlemise viisi määratlemine kausta nime. Valige dialoogiboksis Kausta valimine mõni muu kaust või klõpsake nuppu Uus, et luua uus kaust.

Kui klõpsate impordisätete muutmiseks või viimistlemiseks suvandit Vastuste automaattöötluse atribuutide seadmine, võite valida järgmises tabelis kirjeldatavate saadaolevate suvandite seast.

Suvand

Tulemus

Hülga nende vastused, kellele sõnumit ei saadetud   

Märkige see ruut, kui soovite automaatselt töödelda ainult need vastused, mille on saatnud teie sõnumi algsed adressaadid. Teiste inimeste vastused salvestatakse sihtkausta, kuid neid ei töödelda automaatselt.

Luba igalt adressaadilt mitu vastust   

Märkige see ruut, kui soovite, et automaatselt töödeldaks ainult iga adressaadi esimene vastus. Teine ja järgmised vastused talletatakse sihtkaustas, kuid neid ei töödelda automaatselt.

Märkus. : See säte reguleerib ainult vastuste arvu, mitte ühes vastuses olevate töödeldavate kirjete arvu. Teisisõnu – kui saadate InfoPathi vormi, saab kasutaja saata teile ühes vastuses mitu kirjet ja Access töötleb automaatselt kõik vastuses olevad kirjed. Seda isegi juhul, kui see ruut pole märgitud.

Luba ainult olemasolevate andmete värskendamine   

Kui adressaadid värskendavad andmeid InfoPathi vormi abil, saavad nad lisaks olemasolevate kirjete värskendamisele saata ka uusi kirjeid. Märkige see ruut, kui soovite töödelda ainult olemasolevate kirjete värskendusi.

Töödeldavate vastuste arv    

Tippige (kõigi adressaatide) vastuste koguarv, mida soovite automaatselt töödelda. Kui soovite automaatselt töödelda kõik vastused, sisestage tekstiväljale mingi suur väärtus (nt 5000). Pärast määratud arvu vastuste saabumist saadud vastused salvestatakse sihtkausta, kuid neid ei töödelda automaatselt.

Lõpptähtaja kuupäev ja kellaaeg    

Määrake, millal soovite selle meilisõnumi vastuste automaatse töötlemise peatada. Pärast seda kuupäeva ja kellaaega saadud vastused salvestatakse sihtkausta, kuid neid ei töödelda automaatselt.

Märkus. : Nende suvandite hilisemaks muutmiseks klõpsake menüü Välisandmed jaotises Andmete kogumine nuppu Halda vastuseid. Valige dialoogiboksis Andmekogumissõnumite haldamine sõnum, mille sätteid soovite muuta, ja seejärel klõpsake nuppu Sõnumisuvandid. Selles dialoogiboksis tehtavad muudatused mõjutavad kõiki edaspidi sellele sõnumile saabuvaid vastuseid.

Vastuste käsitsi töötlemine

Kui soovite reguleerida, millal ja milliseid vastuseid töödelda, ärge automaatse töötlemise suvandit valige. Vastused salvestatakse Outlooki määratud kausta, kuni valite ja paremklõpsate selles kaustas igat vastust ja seejärel klõpsate kiirmenüü käsku Ekspordi andmed Microsoft Accessi.

Võimalik, et mõnel juhul peate töötlema käsitsi vastused, mille automaatne töötlemine nurjus.

Enne andmete eksportimist arvestage järgmist:

  • Accessi andmebaas ei tohi olla avatud eksklusiivrežiimis ja selle nimi ega asukoht ei tohi olla pärast meilisõnumi saatmist muutunud;

  • tabelite ja päringute nimed ja vormile kaasatud väljade atribuudid ei tohi olla pärast meilisõnumi saatmist muutunud;

  • teil peavad olema vajalikud õigused aluseks olevate tabelite ja päringu sisu lisamiseks ja värskendamiseks.

Lehe algusesse

Adressaatide meiliaadresside määramise viisi valimine

Kui kogute ainult uut teavet, saate määrata meiliaadressid kahel viisil:

  • tippides meiliaadressid ükshaaval Outlooki meilisõnumisse või valides need aadressiraamatust;

  • kasutades praeguse Accessi andmebaasi tabeli või päringu meiliaadressivälja.

    Märkus. : Kui kogute andmeid olemasolevate kirjete värskendamiseks, siis seda dialoogiboksi ei kuvata, kuna adressaadi meiliaadress peab olema esmalt saadaval andmebaasi väljana.

Meiliaadresside sisestamine otse Outlookis

Kui määrate oma adressaate Outlookis, saate enne sõnumi saatmist kuvada selle eelvaate ja seda kohandada. Meilisõnumi keha sisaldab lühitutvustust ja vormi. Vormi pole soovitatav muuta. Vormi struktuuri muutmise korral võib juhtuda, et vastust ei töödelda.

Andmebaasi väljal talletatavate meiliaadresside kasutamine

Valikusuvand Seostatud tabel viitab seotud tabelitele. Oma andmebaasis tabeliseoste kuvamiseks või redigeerimiseks klõpsake menüü Andmebaasiriistad jaotises Seosed nuppu Seosed.

Seoste kohta leiate lisateavet artiklist Tabeliseoste juhend.

Lehe algusesse

Adressaatide loendi läbivaatamine ja määramine

Viimane põhietapp hõlmab meilisõnumi läbivaatamist ja kohandamist, adressaadiloendi viimistlemist ja seejärel andmekogumissõnumi saatmist.

Meilisõnumi loomine ja saatmine

Kui viisard teavitab teid, et saate nüüd meilisõnumi luua, ja näitab, kuidas vaadata meilisõnumi olekut käsu Halda vastuseid abil, võidakse kuvada hoiatusteade. Järgmisest tabelist leiate nende hoiatuste kirjeldused ja toimingud, mida saate probleemi lahendamiseks teha.

Hoiatusteade

Kirjeldus

Lahendus

Mõnel kirjel pole meilisõnumi määratletud aadressiväljal kehtivat aadressi. Nende ridade andmeid ei tagastata.

Teie valitud meiliaadressiväli sisaldab tühiväärtusi.

Kui soovite koguda andmeid iga kirje jaoks, sulgege viisard ja asendage tühiväärtused meiliaadressidega. Seejärel käivitage viisard uuesti.

Teil on praegu andmebaasil monopollukk; automaatne töötlemine nurjub, kuni lukk on vabastatud.

Teie andmebaas on praegu avatud eksklusiivrežiimis.

Kui olete valinud vastuste automaatse töötlemise, siis töötlemine nurjub, kuna Access ei saa lisada ega värskendada andmebaasi, millele on rakendatud monopollukk. Kohe pärast sõnumi saatmist sulgege andmebaas ja avage see uuesti ühiskasutusrežiimis.

Need meilisõnumid võivad sisaldada konfidentsiaalseid või tundlikke andmeid.

Kogute andmeid olemasolevate kirjete värskendamiseks ja teie saadetav vorm eeltäidetakse olemasolevate andmetega.

Kui mõni vormiväli sisaldab tundlikke andmeid, naaske selle viisarditoimingu juurde, millega te väljad valisite, ja eemaldage vormilt tundlikke andmeid sisaldavad väljad.

Pärast sõnumi eelvaate kuvamist ja kohandamist saate meiliaadressivälja filtreerida ja valida oma adressaadid. Valige kasutatavad meiliaadressid, märkides vastavad ruudud. Kui näete dialoogiboksi, kus on loetletud kehtetud meiliaadressid, märkige need aadressid ja klõpsake nuppu Välju. Kontrollige kehtetuid aadresse, tehke vajalikud parandused ja seejärel proovige sõnum uuesti saata.

Lehe algusesse

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×