Lisateave andmete valideerimise kohta

Märkus. : See on kogenud kasutajatele mõeldud artikkel andmete valideerimise teemal. Andmete valideerimise tutvustuse ning juhised, kuidas rakendada andmete valideerimist lahtrile või vahemikule, leiate artiklist Andmete valideerimise rakendamine lahtrile või vahemikule.

Saate kasutada andmete valideerimist, et piirata, millist tüüpi andmeid kasutajad saavad lahtritesse sisestada. Näiteks saate andmete valideerimist kasutada mõnes lahtris suurima lubatud väärtuse arvutamiseks mõne töövihikus oleva väärtuse põhjal. Allpool olevas näites on ühte lahtrisse tipitud tekst „abc“, mis pole selle lahtri jaoks sobiv väärtus.

Näide teatest sisestatud väärtuse sobimatuse kohta

Lahtri valimisel kuvatakse sisestusteade

Millal on andmete valideerimisest kasu?

Andmete valideerimine on eriti abiks juhul, kui soovite töövihikut teistega ühiskasutada ning tagada sisestatavate andmete täpsuse ja süsteemsuse. Muu hulgas saab andmete valideerimise abil teha järgmist.

  • Andmete piiritlemine loendis leiduvate üksustega. Näiteks saate piirata, milliseid osakondi (sh raamatupidamine, palgaarvestus, personaliosakond) kasutajad valida saavad.

  • Arvude piiritlemine kindla vahemikuga. Näiteks saate määrata mõne töötaja aastase lisaboonuse suurima lubatud protsendi (nt 3%) või lubada ainult täisarvu vahemikus 1–100.

  • Kuupäevade piiritlemine kindla ajavahemikuga. Näiteks saate töötajate puhkusetaotluste korral keelata tänasele kuupäevale eelnevate kuupäevade valimise.

  • Kellaaegade piiritlemine kindla ajavahemikuga. Näiteks saate määrata koosolekuaja kella kaheksast hommikul kuni viieni õhtul

  • Teksti märkide arvu piiritlemine. Näiteks saate mõnes lahtris lubatud teksti tähemärkide arvuks määrata 10.

  • Andmete valideerimine teistes lahtrites leiduvate valemite või väärtuste põhjal. Andmete valideerimise abil saate näiteks üldisest palgaprognoosist lähtuvalt määrata komisjonitasu ja preemia ülempiiri. Kui kasutaja sisestab lahtrisse piirväärtusest suurema summa, kuvatakse tõrketeade.

Andmete valideerimise sisestus- ja tõrketeated

Soovi korral saate määrata kasutajale sisestusteate kuvamise, kui ta lahtri valib. Sisestusteateid kasutatakse enamasti kasutajate juhendamiseks – nende teadete abil saate kasutajatele öelda, millist tüüpi andmeid nad peaksid lahtrisse sisestama. Seda tüüpi teade kuvatakse lahtri lähedal. Soovi korral saate teadet nihutada ja see jääb nähtavaks seniks, kuni liigute uude lahtrisse või vajutate paoklahvi (Esc).

Lahtrile kuvatud sisestusteade

Sisestusteate saate häälestada vahekaardil „Andmete valideerimine“.

Sisestusteate sätted dialoogiboksis Andmete valideerimine

Kui kasutajad on sisestusteatega ära harjunud, saate märkeruudu Kuva lahtri valimisel sisestusteade tühjendada.

Saate lasta kasutajatele kuvada ka veateate, mis ilmub ainult siis, kui sisestatakse sobimatuid andmeid.

Hoiatusteade näitas vigaseid andmeid

Veateateid on kolme tüüpi:

Ikoon

Tüüp

Kasutus

Ikoon Stopp

Lõpeta

Kasutajal ei lubata kehtetuid andmeid lahtrisse sisestada.

Veateatel Lõpeta kuvatakse kaks valikut: Proovi uuesti ja Loobu.

Ikoon Hoiatus

Hoiatus

Kasutajat hoiatatakse, et ta on sisestanud sobimatud andmed, kuid andmete sisestamist ei takistata.

Teate Hoiatus kuvamisel saab kasutaja vigase kirje aktsepteerimiseks klõpsata nuppu Jah, redigeerimiseks nuppu Ei või eemaldamiseks nuppu Loobu.

Ikoon Teave

Teave

Kasutajale antakse teada, et ta on sisestanud sobimatud andmed, kuid andmete sisestamist ei takistata. Sellist tüüpi veateade on kõige paindlikum.

Kui kuvatakse hoiatusteade, mille tüüp on Teave, saavad kasutajad vigase väärtuse aktsepteerimiseks klõpsata nuppu OK või selle tagasi lükkamiseks nuppu Loobu.

Näpunäiteid andmete valideerimisega töötamiseks

Kasutage Excelis andmete valideerimisega töötamiseks järgmisi näpunäiteid.

Märkus. : Kui soovite andmete valideerimist kasutada Exceli teenuste või Exceli teenusedi töövihikutega, peate andmete valideerimist esmalt Exceli töölauaversioonis alustama.

  • Ripploendi laius sõltub andmevalideerimisega lahtri laiusest. Võimalik, et teil tuleb selle lahtri laiust reguleerida, vältimaks selliste kehtivate kirjete kärpimist, mis on pikemad kui ripploendi laius.

  • Kui soovite töölehte või töövihikut kaitsta, siis rakendage kaitse alles pärast soovitud valideerimissätete määramist. Enne töölehe kaitsmist vabastage kindlasti kõik valideeritud lahtrid, mis on lukustatud. Muidu ei saa kasutajad lahtritesse andmeid tippida. Lugege artiklit Töölehe kaitsmine.

  • Kui kavatsete töövihiku ühiskasutusse anda, tehke seda alles pärast valideerimis- ja kaitsesätete määramist. Pärast töövihiku ühiskasutusse andmist ei saa valideerimissätteid muuta enne töövihiku ühiskasutuse peatamist.

  • Andmete valideerimise saate rakendada ka lahtritele, kuhu on andmeid juba sisestatud. Excel ei teavita teid aga automaatselt sellest, kui need lahtrid sisaldavad kehtetuid andmeid. Sel juhul saate kehtetud andmed esile tõsta nii, et annate Excelile käsu need töölehel ringiga ümbritseda. Pärast kehtetute andmete tuvastamist saate ringid taas peita. Kehtetu kirje parandamisel kaob ring automaatselt.

    Ring tähistab vigaseid andmeid

    Ringide rakendamiseks valige lahtrid, mida soovite hinnata, ja valige siis Andmed > Andmeriistad > Valideeri andmeid > Märgi vigased andmed ringiga.

    Märgi vigased andmed ringiga lindil
  • Kui soovite mõnelt lahtrilt andmete valideerimise kiiresti eemaldada, valige Andmed > Andmeriistad >Andmete valideerimine > Sätted > Tühjenda kõik.

  • Töölehel nende lahtrite leidmiseks, millele on andmete valideerimine rakendatud, klõpsake menüü Avaleht jaotises Redigeerimine nuppu Otsi ja vali ning seejärel käsku Andmete valideerimine. Kui olete andmete valideerimisega lahtrid üles leidnud, saate valideerimissätteid muuta, kopeerida või eemaldada.

  • Ripploendi loomisel saate loendit sisaldava vahemiku jaoks määrata nime. Selleks klõpsake nuppu Nime määratlus (menüü Valemid, jaotis Määratud nimed). Pärast mõnel teisel töölehel loendi loomist saate loendit sisaldava töölehe peita ja töövihiku seejärel kaitsta, et kasutajad ei pääseks loendile juurde.

  • Lahtri valideerimissätete muutmisel saate muudatused automaatselt rakendada kõigile teistele samade sätetega lahtritele. Selleks märkige vahekaardil Sätted ruut Rakenda neid muutusi kõigile samade sätetega lahtritele.

  • Kui andmete valideerimine ei toimi, siis veenduge, et järgmised tingimused oleksid täidetud.

    • Kasutajad ei kopeeri ega täida andmeid. Andmete valideerimine peaks kuvama teateid ja takistama sobimatuid kirjeid ainult juhul, kui kasutajad tipivad andmed otse lahtrisse. Andmete kopeerimise või täitmise kaudu sisestamise korral neid teateid ei kuvata. Selleks et kasutajad ei saaks andmeid lahtrite pukseerimise abil kopeerida ega sisestada, valige Fail > Suvandid > Täpsemalt > Redigeerimissuvandid ja tühjendage ruut Luba täitepide ja lahtrite lohistamine ning rakendage siis töölehele kaitse.

    • Käsitsi ümberarvutamine on välja lülitatud. Kui käsitsi ümberarvutamise funktsioon on sisse lülitatud, võivad arvutamata lahtrid takistada andmete õiget valideerimist. Käsitsi ümberarvutamise väljalülitamiseks valige menüü Valemid > Arvutus > Arvutussuvandid ja klõpsake nuppu Automaatne.

    • Valemites pole vigu. Veenduge, et valideeritud lahtrite valemid ei annaks tulemiks veaväärtusi (nt #REF! või #DIV/0!). Excel ignoreerib andmete valideerimist, kuni olete vea kõrvaldanud.

    • Valemites viidatud lahtrid on õiged. Kui viidatud lahter muutub nii, et valideeritud lahtri valem arvutab vigase tulemi, ei kuvata selle lahtri kohta valideerimisteadet.

    • Võimalik, et mõni Exceli tabel on lingitud mõne SharePointi saidiga. Andmete valideerimist ei saa rakendada mõne SharePointi saidiga lingitud Exceli tabelitele. Andmete valideerimise rakendamiseks peate Exceli tabeli lingi eemaldama või teisendama Exceli tabeli andmevahemikuks.

    • Võimalik, et sisestate parajasti andmeid.  Käsk „Valideeri andmeid“ pole andmete lahtrisse sisestamise ajal saadaval. Andmete sisestamise lõpetamiseks vajutage sisestusklahvi (Enter) või sulgemiseks paoklahvi (Esc).

    • Tööleht võib olla kaitstud või ühiskasutuses. Ühiskasutatavas või kaitstud töövihikus ei saa andmete valideerimise sätteid muuta. Peate esmalt töövihiku ühiskasutusest eemaldama või eemaldama töövihikult kaitse.

Andmete valideerimise värskendamine või eemaldamine päritud töövihikus

Kui pärite töövihiku, millele on rakendatud andmete valideerimine, saate selle eemaldada, kui töövihik pole kaitstud. Kui see on kaitstud teile teadmata parooliga, peaksite töövihikult kaitse eemaldamiseks abi küsima eelmiselt omanikult, kuna Excel ei saa teadmata või kaotsiläinud paroole taastada. Saate andmed ka mõnele teisele töölehele kopeerida ja siis andmete valideerimise eemaldada.

Kui proovite lahtrisse andmeid sisestada või andmeid muuta ja kuvatakse andmete valideerimise hoiatus, kuid te pole kindel, mida te lahtrisse sisestada tohite, pöörduge töövihiku omaniku poole.

Kas teil on konkreetse funktsiooniga seotud küsimus?

Postitage oma küsimus Exceli kogukonnafoorumisse

Aidake meil Excelit täiustada

Kas teil on soovitusi selle kohta, kuidas saakime täiustada järgmist Exceli versiooni? Sellisel juhul tutvuge nende teemadega Exceli User Voice’i veebilehel.

Vt ka

Andmete valideerimise rakendamine lahtritele

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×