Likvideerimise kinnitamise töövoo kasutamine

NB! :  See artikkel on masintõlgitud, vaadake lahtiütlust. Selle artikli ingliskeelse versiooni leiate aadressilt (viiteks).

Likvideerimise kinnitamise töövoog on arendatud toetama organisatsiooni kirjehalduse vajadusi. See töövoog võimaldab hallata dokumentide aegumist ja säilitamist, lubades töövoos osalejatel otsustada, kas nad soovivad aegunud dokumente või üksusi säilitada või kustutada.

Selle artikli teemad

Likvideerimise kinnitamise töövoo tööpõhimõtted

Lisage või muutke likvideerimise kinnitamise töövoo loendi, teegi või sisutüübi jaoks

Likvideerimise kinnitamise töövoo kasutamine aegumispoliitikast konfigureerimine

Likvideerimise kinnitamise töövoo käivitamine

Likvideerimise kinnitamise töövooülesande lõpuleviimine

Likvideerimise kinnitamise töövoo tööpõhimõte

Likvideerimise kinnitamise töövoog toetab nii kirjete- kui dokumendihaldamise töötlemist, tagades ettevõttes mooduse aegunud sisu töötlemiseks, jälitamiseks ja kustutamiseks. Isiklike dokumentide või üksustega saavad kasutajad käivitada likvideerimise kinnitamise töövoo käsitsi. Parema aegunud sisu töötlemise terviklikkuse saavutamiseks, saavad ettevõtted konfigureerida likvideerimise kinnitamise töövoo töötama koos teabehalduspoliitika aegumispoliitika funktsiooniga. Nii käivitub töövoog dokumentide või üksuste saidil aegumisel automaatselt. Kuigi likvideerimise kinnitamise töövoogu saab kasutada iga Microsoft Office SharePoint Server 2007 saidi loendi, teegi või sisutüübi korral, saate seda kasutada ka eraldi kirjekeskuse saidil kirjehalduse vajaduste ja ettevõte dokumendi säilituspoliitika toetamiseks.

Likvideerimise kinnitamise töövoo käivitumisel loob see kindlate dokumentide ja üksuste tööülesannete loendisse töövoo likvideerimise kinnitamise töövooülesanded. Need tööülesanded ei ole kindlale üksikisikule määratud, vaid jäädvustatud töövoo tööülesannete loendis. Isikud, kellel on volitused sellele tööülesannete loendile juurdepääsuks (nt kirjehaldurid), saavad tööülesanneteloendis olevaid tööülesandeid üksuste kinnitamise või tagasilükkamisega lõpule viia. Kuna on tõenäoline, et likvideerimise kinnitamise töövoog loob korraga palju töövooülesandeid (eriti siis, kui see on konfigureeritud käivituma üksuse aegumisel automaatselt), pakub likvideerimise kinnitamise töövoog võimalust tööülesannete hulgi lõpuleviimiseks. Nii saavad kirjehaldurid või teised volitatud isikud suurt üksuste hulka korraga kustutada.

Lehe algusse

Loendile, teegile või sisutüübile likvideerimise kinnitamise töövoo lisamine või selle muutmine

Enne töövoo kasutamist tuleb see lisada loendile, teegile või sisutüübile, et seda kasutada vastavas asukohas olevate dokumentide või üksustega. Töövoo lisamiseks loendile, teegile või sisutüübile peab teil olema loendite haldamise õigus. Seda teevad tavaliselt saidi administraatorid või kindlaid loendeid ja teeke haldavad isikud. Töövoo kättesaadavus saidil sõltub sellest, kuhu töövoog lisatakse.

  • Kui lisate töövoo otse loendisse või teeki, on see kättesaadav ainult selles loendis või teegis olevatele üksustele.

  • Töövoo lisamisel loendi sisutüübile (loendile või teegile lisatud saidi sisutüübi eksemplar), siis on see saadaval ainult selle sisutüübiga seotud loendis või teegis olevate sama sisutüübiga üksuste jaoks.

  • Kui lisate töövoo saidi sisutüübile, on see töövoog saadaval kõigi sama sisutüübiga üksuste korral nendes loendites ja teekides, millele saidi sisutüübi eksemplar on lisatud. Kui soovite, et töövoog oleks saadaval mitme saidi loendites ja teekides olevate teatud sisutüübiga üksuste jaoks, on soovitatav lisada töövoog otse saidi sisutüübile.

Likvideerimise kinnitamise töövoo lisamine või muutmine

Kui soovite lisada likvideerimise kinnitamise töövoo loendile, teegile või sisutüübile, või muuta teegi või sisutüübiga seostatud likvideerimise kinnitamise töövoogu, siis täitke järgmisi juhiseid.

  1. Lehe Lisa töövoog avamiseks loendis, teegis või sisutüübis, kuhu soovite töövoo lisada, tehke ühte järgmistest.

Loend või teek

  1. Avage loend või teek, kuhu soovite töövoo lisada.

    1. Sätete menüü menüü sätted , klõpsake käsku Loendi sättedvõi klõpsake sätete avatav teegi tüübist.

      Näiteks dokumenditeegis klõpsake käsku Dokumenditeegi sätted.

  2. Klõpsake jaotises Õigused ja haldus käsku Töövoo sätted.

Loendisisutüüp

  1. Avage loend või teek, mis sisaldab seda loendisisu esinemisjuhtu, kuhu töövoogu soovite lisada.

    1. Sätete menüü menüü sätted , klõpsake käsku Loendi sättedvõi klõpsake sätete avatav teegi tüübist.

      Näiteks dokumenditeegis klõpsake käsku Dokumenditeegi sätted.

  2. Klõpsake jaotises Sisutüübid selle sisutüübi nime, millele soovite lisada töövoo.

    Märkus. : Kui loendit või teeki pole seadistatud lubama mitut sisutüüpi, siis loendi või teegi lehel Kohandamine jaotist Sisutüübid ei kuvata.

  3. Klõpsake jaotise Sätted linki Töövoo sätted.

Saidisisutüüp

  1. Klõpsake saidikogumi avalehel Saiditoimingud käsku Nupu pilt , klõpsake käsku Saidi sättedja seejärel klõpsake nuppu Muuda kõiki saidisätteid.

  2. Klõpsake jaotises Galeriid linki Saidisisutüübid.

  3. Klõpsake saidi sisutüübi nime, miile soovite töövoogu lisada ning klõpsake linki Töövoo sätted.

Kui sellesse loendisse, teeki või sisutüüpi on töövood juba lisatud, viib see toiming teid otse lehele Töövoo sätete muutmine. Klõpsake käsku Lisa töövoog, et pääseda lehele Töövoo lisamine. Kui sellese loendisse, teeki või sisutüüpi pole töövooge lisatud, viib see toiming teid otse lehele Töövoo lisamine.

  1. Lehel Töövoo lisamine klõpsake jaotises Töövoog töövoo malli Likvideerimise kinnitamine.

  2. Tippige jaotises Nimi töövoole kordumatu nimi.

  3. Määrake jaotises Tööülesannete loend töövooga kasutatav tööülesannete loend.

    Märkmed : 

    1. Saate kasutada tööülesannete vaikeloendit või luua uue. Kui kasutate tööülesannete vaikeloendit, siis saavad töövoos osalejad otsida ja kuvada oma töövoo ülesandeid tööülesannete loendi vaates Minu tööülesanded.

    2. Kui töövooülesanded sisaldavad tundliku sisuga või konfidentsiaalseid andmeid, mida soovite hoida eraldi üldisest tööülesannete loendist, siis looge selle töövoole uus tööülesannete loend.

    3. Kui loote likvideerimise kinnitamise töövoo tööülesannete loendit, on soovitatav nende ettevõtte isikute tööülesanneteloendile ligipääsu piirata, kellel on volitused üksuste kustutamise kinnitamiseks (nt kirjehaldurid).

    4. Kui teie asutuses on kasutusel mitu töövoogu või töövoog sisaldab mitut tööülesannet, siis looge uus tööülesannete loend. Sellisel juhul võib olla vajalik luua igale töövoole oma tööülesannete loend.

  4. Valige jaotises Ajalooloend see ajalooloend, mida soovite koos töövooga kasutada. Ajalooloendis kuvatakse iga töövoo eksemplariga seotud sündmused.

    Saate kasutada vaikimisi määratud loendit Ajalugu või luua uue loendi. Kui teie asutuses on kasutusel mitu töövoogu, võib tekkida vajadus luua igale töövoole oma ajalooloend.

  5. Jaotises Käivitamissuvandid saate määrata kuidas, millal ja kes saab töövoo käivitada.

    Märkmed : 

    1. Mõned suvandid ei pruugi olla saadaval, kui valitud töövoomall neid ei toeta.

    2. Suvand Käivita see töövoog üksuse põhiversiooni avaldamise kinnitamiseks on saadaval vaid juhul, kui teegi puhul on lubatud põhi- ja vaheversioonid, ning valitud töövoomalli saab kasutada sisu kinnitamiseks.

  6. Kui lisate töövoo saidisisutüübile, siis määrake jaotises Loendi- ja saidisisutüüpide värskendamine, kas soovite lisada selle töövoo kõigile sellest sisutüübist pärinevatele sisutüüpidele.

    Märkus. : Jaotis Loendi- ja saidisisutüüpide värskendamine kuvatakse lehel Töövoo lisamine vaid saidisisutüüpide jaoks.

  7. Klõpsake nuppu OK.

Lehe algusse

Likvideerimise kinnitamise töövoo kasutamiseks aegumispoliitika konfigureerimine

Kui soovite, et likvideerimise kinnitamise töövoog käivituks dokumendi või üksuse aegumisel automaatselt, peate teabehalduspoliitikas konfigureerima vastava loendi, teegi või sisutüübi aegumispoliitika.

  1. Kui te pole juba teinud, Lisage likvideerimise kinnitamise töövoo loendisse, teeki või sisutüüpi, mille olete konfigureerinud aegumispoliitikast.

  2. Lehe Teabehalduspoliitika sätted loendis, teegis või sisutüübis avamiseks tehke ühte järgmistest.

Loend või teek

  1. Avage loend või teek, mille aegumispoliitikat soovite konfigureerida.

    1. Sätete menüü menüü sätted , klõpsake käsku Loendi sättedvõi klõpsake sätete avatav teegi tüübist.

      Näiteks dokumenditeegis klõpsake käsku Dokumenditeegi sätted.

  2. Klõpsake jaotises Õigused ja haldus linki Teabehalduspoliitika sätted.

Loendisisutüüp

  1. Avage loend või teek, mis sisaldab seda loendisisu esinemisjuhtu, mille aegumispoliitikat soovite konfigureerida.

    1. Sätete menüü menüü sätted , klõpsake käsku Loendi sättedvõi klõpsake sätete avatav teegi tüübist.

      Näiteks dokumenditeegis klõpsake käsku Dokumenditeegi sätted.

  2. Klõpsake jaotises Sisutüübid selle sisutüübi nime, millele soovite lisada töövoo.

    Kui loendit või teeki pole seadistatud lubama mitut sisutüüpi, siis loendi või teegi lehel Kohandamine jaotist Sisutüübid ei kuvata.

  3. Klõpsake jaotises Sätted linki Teabehalduspoliitika sätted.

Saidisisutüüp

  1. Klõpsake saidikogumi avalehel Saiditoimingud käsku Nupu pilt , klõpsake käsku Saidi sättedja seejärel klõpsake nuppu Muuda kõiki saidisätteid.

  2. Klõpsake jaotises Galeriid linki Saidisisutüübid.

  3. Klõpsake saidi sisutüübi nime, mille aegumispoliitikat soovite konfigureerida ja seejärel klõpsake käsku Teabehalduspoliitika sätted.

Kui soovite loendi või teegi aegumispoliitikat konfigureerida ja see loend või teek toetab mitme sisutüübi haldust, valige sisutüüp, millele soovite teabehalduspoliitika määrata ja klõpsake nuppu OK.

  1. Klõpsake jaotises Poliitika määramine raadionuppu Määratle poliitika.

  2. Klõpsake nuppu OK.

  3. Lehel Poliitika redigeerimine tippige jaotisesse Nimi ja administreerimiskirjeldus loodava poliitika lühikirjeldus.

    Märkus. : Nimesid saate määrata ainult neile teabehalduspoliitikatele, mis on määratletud loendis Saidikogumi poliitikad.

  4. Tippige jaotises Poliitikaavaldus kirjeldav avaldus, mis selgitab kasutajatele poliitika eesmärki. See avaldus kuvatakse vastava poliitika teemadeks olevate dokumentide või üksuste avamisel. Kirjeldus peaks selgitama, millised poliitikad on sisule rakendatud, või osutama kindlatele töötlusviisidele. Poliitikaavalduse pikkus võib olla kuni 512 märki.

  5. Sellele poliitikale alluvate dokumentide ja üksuste säilitusperioodi määramiseks märkige ruut Luba aegumine ning määrake säilitusperiood ja selle möödumisel teostatavad toimingud.

  6. Dokumentide või üksuste aegumistähtaja määramiseks valige vastav säilitusperioodi suvand. Selleks tehke ühte järgmistest.

    1. Aegumistähtaja määramiseks kuupäevaatribuudi alusel, klõpsake käsku Üksuse atribuutidel põhinev ajavahemik ja valige dokumendi või üksuse toiming (nt Loodud või Muudetud) ning toimingule järgnev ajaühik (nt päevade, kuude või aastate arv), mille möödudes üksus aegub.

    2. Aegumise määramiseks töövoo või kohandatud säilitusvalemi abil klõpsake nuppu Sea programmiliselt.

  7. Jaotises Üksuse aegumisel saate määrata, kuidas toimitakse dokumendi või üksusega pärast aegumist. Dokumendi või üksuse likvideerimise kinnitamise töövoo alustamiseks klõpsake nuppu Käivita see töövoog ja valige soovitud likvideerimise kinnitamise töövoo nimi.

  8. Klõpsake nuppu OK.

Lehe algusse

Likvideerimise kinnitamise töövoo alustamine

Paljudel juhtudel on likvideerimise kinnitamise töövoog seadistatud üksuste aegumisel käivituma automaatselt. Kui likvideerimise kinnitamise töövoo konfiguratsioon lubab kasutajal alustada töövoogu käsitsi, saate dokumendi või teegi töövoo käivitada otse teegist või loendist, kuhu see on salvestatud. Töövoo käivitamiseks peab teil olema vähemalt üksuste redigeerimise õigus. Mõned töövood võivad töövoo käivitamiseks nõuda ka loendite haldamise õigust.

  1. Kui loend või teek pole veel avatud, klõpsake selle nime kiirkäivitusalal.

    Kui teie loendi või teegi nime ei kuvata, klõpsake linki Kuva kogu saidi sisu ning seejärel oma loendi või teegi nime.

  2. Osutage dokumendi või üksuse nimele, mille jaoks soovite töövoo käivitada, klõpsake ilmuvat noolt ja seejärel käsku Töövood.

  3. Klõpsake jaotises Uue töövoo käivitamine soovitud likvideerimise kinnitamise töövoo nime.

    Likvideerimise kinnitamise töövoog käivitub kohe ja loob likvideerimise kinnitamise ülesande töövoo ülesandeloendisse.

Lehe algusse

Likvideerimise kinnitamise töövooülesande lõpuleviimine

Likvideerimise kinnitamise töövoog on välja töötatud dokumentide või üksuste likvideerimise kinnituste loomiseks. Need tööülesanded ei ole kindlale üksikisikule määratud, vaid jäädvustatud töövoo tööülesannete loendis. Isikud, kellel on volitused selle tööülesannete loendile juurdepääsuks (nt kirjehaldurid), saavad tööülesanneteloendis olevaid tööülesandeid üksuste kinnitamise või tagasilükkamisega lõpule viia.

Likvideerimise kinnitamise töövooülesandeid saate lõpule viia üksikult või hulgi. Kuna on tõenäoline, et likvideerimise kinnitamise töövoog loob korraga palju töövooülesandeid, võib olla kasu töövooülesannete hulgitöötlemisest.

Üksiku likvideerimise kinnitamise töövooülesande lõpuleviimine

  1. Likvideerimise kinnitamise ülesande leidmiseks, mida soovite lõpule viia, minge saidi tööülesanneteloendisse.

    Märkus. : Kui töövoog ei kasuta tööülesannete vaikeloendit, siis töövooülesannet tööülesannete loendis ei kuvata. Oma töövooülesande otsimiseks minge loendisse või teeki, kuhu töövoo üksus on salvestatud. Osutage soovitud üksusele, klõpsake ilmuvat noolt ja seejärel käsku Töövood. Klõpsake lehe Töövoo olek jaotises Tööülesanded töövooülesannete loendi linki.

  2. Osutage tööülesande nimele, mida soovite lõpule viia, klõpsake ilmuvat noolt ja seejärel käsku Redigeeri üksust.

  3. Üksuse, mis on esitatud likvideerimise kuvamiseks klõpsake nuppu lingi kõrval see töövooülesanne.

  4. Tehke jaotises Likvideerimine ühte järgmistest.

    • Üksuse kustutamiseks klõpsake käsku Kustutage see üksus ja seejärel täpsustage, kas soovite säilitada auditilogis üksuse metaandmete koopia.

    • Üksuse säilitamiseks klõpsake käsku Ärge kustutage seda üksust.

  5. Kommentaaride väljale tippige kommentaarid, mida soovite tehtava toimingu kohta lisada.

  6. Klõpsake nuppu OK.

Lehe algusse

Samaaegselt mitme likvideerimise kinnitamise töövooülesande lõpuleviimine

  1. Avage likvideerimise kinnitamise töövoo tööülesannete loend, mille mitut ülesannet soovite samaaegselt lõpule viia.

    Märkus. : Kui töövoog ei kasuta tööülesannete vaikeloendit, siis töövooülesannet tööülesannete loendis ei kuvata. Oma töövooülesande otsimiseks minge loendisse või teeki, kuhu töövoo üksus on salvestatud. Osutage soovitud üksusele, klõpsake ilmuvat noolt ja seejärel käsku Töövood. Klõpsake lehe Töövoo olek jaotises Tööülesanded töövooülesannete loendi linki.

  2. Klõpsake loend tööülesanded töövooülesannete toimingute menüü Menüü Uus Töötle kõik tööülesanded.

  3. Valige jaotises Mitme tööülesande valimine tööülesande tüüp, mida soovite hulgi redigeerida.

  4. Kui kasutate filtreid, et kuvada tööülesanneteloendis likvideerimise kinnitamise tööülesannete komplekti, veenduge jaotises Tööülesande teave, et filtreeritakse just soovitud tööülesandeid.

  5. Klõpsake nuppu OK.

  6. Tehke jaotises Likvideerimine ühte järgmistest.

    • Üksuste likvideerimise kinnitamiseks klõpsake käsku Kustuta need üksused. Kui soovite säilitada nende üksuste koopiate metaandmed, siis märkige ruut Säilita auditilogis üksuste metaandmete koopiad.

    • Kui te ei soovi neid üksusi likvideerida, siis klõpsake käsku Ärge kustutage neid üksusi.

  7. Väljale Kommentaarid tippige kommentaarid, mida soovite likvideerimistoimingute kohta lisada.

  8. Klõpsake nuppu OK.

  9. Lehel toiming on edukalt lõpule teavitab teid valitud tööülesanded pole ajastatud processsing jaoks, ja saate meili teel kinnituse kui tööülesanded on kasutatud. Vaikimisi on tööülesannete töödeldud öösel, kuigi teie serveri administraator, saate seda sätet muuta. Klõpsake nuppu OK.

Lehe algusse

Märkus. : Masintõlke lahtiütlus. Selle artikli tõlkis arvutisüsteem ilma inimese sekkumiseta. Microsoft pakub selliseid masintõlkeid, et inglise keelt mittekõnelevad kasutajad saaksid vaadata sisu Microsofti toodete, teenuste ja tehnoloogiate kohta. Kuna artikkel on masintõlgitud, võib see sisaldada sõnavara-, süntaksi- või grammatikavigu.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×