Kordumatu dokumendi ID lubamine ja konfigureerimine

Selles artiklis antakse ülevaade dokumendi ID-de kasutamise eelistest dokumendi- või kirjehalduses. Lisaks selgitatakse, kuidas lubada dokumendi ID teenus saidikogumis ja kuidas konfigureerida dokumendi ID suvandid kohandatud failinimereeglite jaoks.

Selle artikli teemad

Ülevaade

Pidage meeles!

Dokumendi ID aktiveerimine, lubamine ja konfigureerimine

Dokumendi ID saidikogumi funktsiooni aktiveerimine

Dokumendi ID kasutuse lubamine ja konfigureerimine saidikogumis

Ülevaade

Dokumendi ID-d hõlbustavad dokumentide haldamist ja pakuvad lihtsat võimalust üksuste jälitamiseks sõltumata nende asukohast. Näiteks kui juriidiline leping teisaldatakse ühe saidi dokumenditeegist teise saidi dokumenditeeki, saab lepingu asukoha selle dokumendi ID järgi hõlpsalt üles leida. Üleslaaditud dokumentidele määratakse dokumendi ID automaatselt ja see ID jääb üksusega kogu elutsükli ajaks. Dokumendi ID-d saab määrata ka dokumendikogumitele.

Üksuste jälitamine dokumendi ID-de abil

Dokumendi ID teenuse esmakordsel lubamisel määratakse saidikogumi kõigile uutele dokumentidele uus ID. Saidikogumis juba olevatele dokumentidele määrab ID-d kavandatud ajastitöö.

Lisaks lisatakse teenuse lubamisel sisutüüpidele Dokument ja Dokumendikogum automaatselt uus veerg. Veerus Dokumendi ID kuvatakse üksusele määratud ID.

Enne dokumendi ID funktsiooni kasutamist sisuhaldussüsteemis peate funktsiooni esmalt lubama dokumente majutavas saidikogumis (saidikogumites).

Pidage meeles!

Teatud tingimustel ei hallata dokumendi ID-d pidevalt. Järgmises tabelis on esitatud nende erandite kokkuvõte.

Toiming

Tulemus

Dokumendi allalaadimine ja selle teisele saidile üleslaadimine.

Dokumenti peetakse koopiaks ja määratakse uus dokumendi ID.

Käsu Teisalda kasutamine käsuga Saada.

Dokumenti peetakse koopiaks ja määratakse uus dokumendi ID.

Käsu Kopeeri kasutamine.

Määratakse uus dokumendi ID.

Saate saitidel dokumendi ID säilitamiseks kasutada dokumentide liigutamisel saidi sätetes saidi sisu ja ülesehituse administraatorilehte. Pange tähele, et sel viisil kopeerimine ei säilita dokumendi ID-d.

Lisateavet saidi sisu ja ülesehituse kohta leiate teemast Töö saidi sisu ja ülesehitusega.

Lehe algusesse

Dokumendi ID aktiveerimine, lubamine ja konfigureerimine

Dokumendi ID abil dokumentide või kirjete jälitamiseks peate esmalt järgima kaheosalist toimingut.

Dokumendi ID saidikogumi funktsiooni aktiveerimine

Märkus. :  Dokumendi ID funktsiooni lubamiseks peate olema saidikogumi administraator.

  1. Liikuge ülataseme saidikogumisse.

  2. Klõpsake menüüd Saiditoimingud ja seejärel käsku Saidisätted.

  3. Klõpsake jaotise Saidikogumi administreerimine käsku Saidikogumi funktsioonid.

  4. Klõpsake üksuse Dokumendi ID teenus kõrval käsku Aktiveeri. Üksuse kõrval kuvatakse ikoon Aktiivne ja funktsioon aktiveeritakse praeguse saidikogumi jaoks.

Dokumendi ID kasutuse lubamine ja konfigureerimine saidikogumis

Suvalise saidikogumi jaoks dokumendi ID funktsiooni lubamisel määratakse kõigile saidikogumi dokumentidele automaatselt dokumendi ID. Pidage meeles, et sõltuvalt saidikogumis olevate dokumentide arvust võib see toiming aega võtta.

Märkus. :  Dokumendi ID funktsiooni lubamiseks ja konfigureerimiseks peate olema saidikogumi administraator.

  1. Liikuge ülataseme saidikogumisse.

  2. Klõpsake menüüd Saiditoimingud ja seejärel käsku Saidisätted.

  3. Klõpsake jaotise Saidikogumi administreerimine käsku Dokumendi ID sätted.

  4. Veenduge, et lehe Dokumendi ID sätted jaotises Dokumendi ID-de määramine on märgitud ruut Määra dokumendi ID-d.

Märkus. :  Kui lubate dokumendi ID-de määramise saidikogumi esimese dokumendi jaoks, kuvatakse järgmine teade: Dokumendi ID funktsiooni konfigureerimise lõpuleviimine on kavandatud automaattoimingu poolt. See tähendab, et ajastitöö vastutab saidikogumi kõigile dokumentidele dokumendi ID määramise lõpuleviimise eest. Selle toimingu kestus sõltub saidikogumis olevate dokumentide arvust.

  1. Kohandatud märgi- või arvustringi määramiseks, mis lisatakse automaatselt iga dokumendi ID algusse, sisestage string väljale Lisa ID algusse…

  2. Märkige ruut Lähtesta kõik dokumendi ID-d…, kui soovite saidikogumi kõigile olemasolevatele dokumendi ID-dele automaatselt eesliite lisada.

  3. Valige jaotistes Dokumendi ID otsingu ulatuse sait (saidid), mida kasutatakse ID otsingu ulatusena.

  4. Klõpsake nuppu OK.

    Märkus. :  Nagu eespool mainiti, lisatakse suvalises saidikogumis dokumendi ID funktsiooni lubamisel saidikogumi tasemel sisutüüpidele Dokument ja Dokumendikogum uus veerg. Veergu Dokumendi ID kasutatakse üksusele määratud ID kuvamiseks.

Lehe algusesse

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×