Kordumatu dokumendi ID lubamine ja konfigureerimine

Selles artiklis esitatakse dokumendi ID-de kasutamise eelised dokumendi- või kirjehalduses. Lisaks seletatakse kuidas lubada dokumendi ID teenus saidikogumis ja kuidas konfigureerida dokumendi ID sätted kohandatud failinimereeglite jaoks.

Selle artikli teemad

Ülevaade

Olulised tähelepanekud

Dokumendi ID aktiveerimine, lubamine ja konfigureerimine

Dokumendi ID saidikogumi funktsiooni aktiveerimine

Saidikogumis dokumendi ID kasutamise lubamine ja konfigureerimine

Ülevaade

Dokumendi ID-d aitavad dokumentide haldamisel ja pakuvad lihtsat võimalust üksuste jälitamiseks sõltumata nende asukohast. Näiteks kui juriidiline leping teisaldatakse ühe saidi dokumenditeegist teise saidi dokumenditeeki, saab lepingu asukoha selle dokumendi ID järgi lihtsalt üles leida. Üleslaaditud dokumentidele määratakse dokumendi ID automaatselt ja see ID jääb üksusega kogu elutsükli ajaks. Dokumendi ID-d saab määrata ka dokumendikogumitele.

Üksuste jälitamine dokumendi ID-de järgi

Dokumendi ID teenuse esmakordsel lubamisel määratakse saidikogumi kõigile uutele dokumentidele uus ID. Saidikogumis juba olevatele dokumentidele määrab ID-d kavandatud ajastitöö.

Lisaks lisatakse teenuse lubamisel sisutüüpidele Dokument ja Dokumendikogum automaatselt uus veerg. Veerus Dokumendi ID kuvatakse üksusele määratud ID.

Enne dokumendi ID funktsiooni kasutamist sisuhaldussüsteemis peate funktsiooni esmalt lubama dokumente majutavas saidikogumis (saidikogumites).

Olulised tähelepanekud

Teatud tingimustel ei hallata dokumendi ID-d pidevalt. Järgmises tabelis on esitatud nende erandite kokkuvõte.

Toiming

Tulemus

Dokumendi allalaadimine ja selle teisele saidile üleslaadimine.

Dokumenti peetakse koopiaks ja määratakse uus dokumendi ID.

Kasutage käsku Teisalda koos käsuga Saada.

Dokumenti peetakse koopiaks ja määratakse uus dokumendi ID.

Kasutage käsku Kopeeri.

Dokumendile määratakse uus ID.

Ainuke viis saitidel dokumente teisaldades dokumendi ID säilitamiseks on kasutada saidisätetes halduslehte Saidi sisu ja ülesehitus. Pange tähele, et selle meetodiga kopeerides dokumendi ID-d ei säilitata.

Lisateavet saidi sisu ja ülesehituse lehe kohta leiate teemast Saidi sisu ja ülesehitusega töötamine.

Lehe algusse

Dokumendi ID aktiveerimine, lubamine ja konfigureerimine

Dokumendi ID abil dokumentide või kirjete jälitamiseks peate esmalt järgima kaheosalist toimingut.

Dokumendi ID saidikogumi funktsiooni aktiveerimine

Märkus. :  Dokumendi ID funktsiooni lubamiseks peate olema saidikogumi administraator.

  1. Liikuge ülataseme saidikogumisse.

  2. Klõpsake menüüd Saiditoimingud ja seejärel käsku Saidi sätted.

  3. Klõpsake jaotise Saidikogumi administreerimine käsku Saidikogumi funktsioonid.

  4. Klõpsake üksuse Dokumendi ID teenus kõrval käsku Aktiveeri. Üksuse kõrval kuvatakse ikoon Aktiivne ja funktsioon aktiveeritakse praeguse saidikogumi jaoks.

Saidikogumis dokumendi ID kasutamise lubamine ja konfigureerimine

Suvalise saidikogumi jaoks dokumendi ID funktsiooni lubamisel määratakse kõigile saidikogumi dokumentidele automaatselt dokumendi ID. Pidage meeles, et sõltuvalt saidikogumis olevate dokumentide arvust võib see toiming aega võtta.

Märkus. : Dokumendi ID funktsiooni lubamiseks ja konfigureerimiseks peate olema saidikogumi administraator.

  1. Liikuge ülataseme saidikogumisse.

  2. Klõpsake menüüd Saiditoimingud ja seejärel käsku Saidi sätted.

  3. Klõpsake jaotise Saidikogumi administreerimine käsku Dokumendi ID sätted.

  4. Veenduge, et lehe Dokumendi ID sätted jaotises Dokumendi ID-de määramine oleks märgitud ruut Määra dokumendi ID-d.

Märkus. :  Kui lubate dokumendi ID-de määramise saidikogumi esimese dokumendi jaoks, kuvatakse järgmine teade: Dokumendi ID funktsiooni konfigureerimise lõpuleviimine on kavandatud automaattoimingu poolt. See tähendab, et ajastitöö vastutab saidikogumi kõigile dokumentidele dokumendi ID määramise lõpuleviimise eest. Toimingu kestus sõltub saidikogumis olevate dokumentide arvust.

  1. Kohandatud märgi- või arvustringi määramiseks, mis lisatakse automaatselt iga dokumendi ID algusse, sisestage string väljale Lisa ID algusse…

  2. Märkige ruut Lähtesta kõik dokumendi ID-d…, kui soovite saidikogumi kõigile olemasolevatele dokumendi ID-dele automaatselt eesliite lisada.

  3. Valige jaotistes Dokumendi ID otsingu ulatus sait (saidid), mida kasutatakse ID otsingu ulatusena.

  4. Klõpsake nuppu OK.

    Märkus. :  Nagu eespool mainiti, lisatakse suvalises saidikogumis dokumendi ID funktsiooni lubamisel saidikogumi tasemel sisutüüpidele Dokument ja Dokumendikogum uus veerg. Veerus Dokumendi ID kuvatakse üksusele määratud ID.

Lehe algusse

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×