Koosoleku plaanimine teistega

Saate saata koosolekukutse ühele või mitmele inimesele. Outlook jälgib kutsega nõustumist ja broneerib koosoleku jaoks kalendris aja. Koosolekukutse loomisel saate lisada manuseid, määrata asukoha ja valida plaanimisabimehe abil koosoleku jaoks parima aja.

Mida soovite teha?

Uue koosoleku plaanimisel saate määrata koosolekule teema, valida osalejad ja määrata koosolekule aja ja koha. Koosolekukutsete vastused kuvatakse Sisendkaustas.

  1. Tehke menüü Avaleht jaotises Uus ühte järgmistest.

    • Valige Sisendkaust > Uued üksused > Uus koosolek.

      Koosoleku ajastamiseks valige menüü Avaleht jaotises Uus esmalt Uued üksused ja seejärel Koosolek.

    • Klõpsake kalendrivaates nuppu Uus koosolek.

      Lindi käsk Uus koosolek

    Näpunäide. : Uue koosolekukutse loomiseks saate kasutada ka klahvikombinatsiooni Ctrl+Shift+Q.

  2. Väljale Adressaat saate lisada osalejaid.

    Märkus. : Samuti saate osalejaid lisada või eemaldada menüü Koosolek jaotise Kuvamine tööriista Plaanimisabimees abil.

  3. Väljal Teema öelge adressaatidele koosoleku teema.

  4. Väljal Asukoht saate adressaatidele teada anda, kus koosolek toimub.

    Näpunäide. : Kui kasutate Microsoft Exchange’i kontot, klõpsake nuppu Ruumid, et kontrollida ruumide saadavust ja neid reserveerida.

  5. Valige üks järgmistest:

    • Konkreetse algus- ja lõppaja jaoks klõpsake loendites Algusaeg ja Lõppaeg koosoleku algus- ja lõppaega.

    • Kogupäevasündmuse jaoks märkige ruut Kogupäevasündmus ja sündmus kuvatakse 24-tunnisena ning kestab keskööst keskööni.

    Märkus. :  Kui soovite plaanida koosolekuid mõne muu ajavööndi põhjal, klõpsake menüü Koosolek jaotise Suvandid nuppu Ajavööndid.

  6. Koosolekukutse sõnumiväljale saate tippida mis tahes teabe, mida soovite adressaatidega ühiselt kasutada.

    Näpunäide. : Samuti saate manustada faile. Valige menüü Lisa käsk Manusta fail ja seejärel valige fail, mille soovite koosolekukutsele lisada.

  7. Klõpsake nuppu Plaanimisabimees ja Exchange’i plaanimisabimees aitab teil leida parima aja koosoleku jaoks, analüüsides, millal adressaadid ja koosoleku ressursid (nt ruumid) on saadaval.

    Näpunäide. : Kui te ei kasuta Exchange’i kontot, klõpsake nuppu Plaanimine.

  8. Valige üks järgmistest:

    • Klõpsake nuppu Lisa osavõtjad ja tippige adressaatide nimed, meiliaadressid või ressursside nimed (semikoolonitega eraldatud) väljadele Nõutav, Valikuline või Ressursid.

      Näpunäide. : Kui te ei kasuta Exchange’i kontot, valige Lisa teisi > Lisa aadressiraamatust.

    • Tippige väljale Otsi võimaliku osaleja nimi, klõpsake käsku Mine, valige tulemite loendist nimi ja seejärel klõpsake välja Nõutav, Valikuline või Ressursid.

    Märkmed : 

    • Vertikaalsed jooned tähistavad koosoleku algus- ja lõppaega. Uue algus- ja lõppaja määramiseks saate jooni lohistada.

    • Exchange’i kontodes näitab vaba/kinni ruudustik osalejate saadavust. Roheline vertikaaljoon tähistab koosoleku algust. Punane vertikaaljoon tähistab koosoleku lõppu.

      Outlooki ruudustik Vaba/hõivatud

  9. Exchange’i kontodes kuvatakse koosoleku jaoks parimate aegade (kui kõige rohkem osalejaid on saadaval) soovitused paanil Ruumiotsija. Koosolekuaja valimiseks klõpsake paani Ruumiotsija jaotises Soovitatud ajad soovitud aega või valige vaba aeg vaba/hõivatud ruudustikust.

  10. Pärast osalejate lisamist klõpsake lindi menüüd Kohtumine, et naasta koosolekukutsesse.

    Märkus. : Kui olete koosoleku aja määranud ega soovi muuta koosolekut korduvaks, valige Saada, või kui teil on koosoleku sisuossa veel teavet lisada, valige Kohtumine.

  11. Valige üks järgmistest:

    • Klõpsake nuppu Saada, välja arvatud juhul, kui soovite muuta koosoleku korduvaks.

    • Kui soovite muuta koosoleku korduvaks, lugege teemat Koosoleku korduvaks muutmine.

  1. Valige Koosolek > Korduvus.

    Lindikäsk Korduvus

    Märkus. : Koosolekule regulaarse kordumise määramiseks vajutage klahvikombinatsiooni Ctrl+G.

  2. Valige soovitud kordumismustri suvandid ja klõpsake nuppu OK.

    Märkus. : Koosolekukutsele kordussageduse lisamisel muutub menüü Koosolek menüüks Koosolekusari.

  3. Koosolekukutse saatmiseks klõpsake nuppu Saada.

Mida soovite teha?

  1. Osutage menüü Fail alammenüüle Uus ja seejärel valige Koosolekukutse.

    Märkus. : Uue koosolekukutse loomiseks saate kasutada klahvikombinatsiooni Ctrl+Shift+Q.

  2. Tippige väljale Teema kirjeldus.

  3. Tippige väljale Asukoht kirjeldus või klõpsake välja Ruumid automaatseks ajastamiseks saadaolevate ruumide seast valimiseks Microsoft Exchange’i abil.

  4. Valige loenditest Algusaeg ja Lõppaeg koosoleku algus- ja lõppaeg. Kui tegemist on kogupäevasündmusega, siis märkige ruut Kogupäevasündmus.

    Kogupäevasündmus kestab 24 tundi keskööst keskööni.

    Märkus. : Vaikimisi kasutatakse koosolekute plaanimisel teie arvutisüsteemi praegust ajavööndisätet. Kui soovite plaanida koosolekuid mõne muu ajavööndi põhjal, klõpsake menüü Koosolek jaotise Suvandid nuppu Ajavööndid.

  5. Tippige mis tahes teave, mida soovite adressaatidega ühiselt kasutada. Saate manustada mis tahes faile või luua koosolekute tööruume.

    Lisateavet koosolekute tööruumide funktsiooni kohta leiate jaotisest Vt ka.

  6. Klõpsake menüü Koosolek jaotises Kuva nuppu Planeerimisabimees.

    Planeerimisabimees aitab teil leida koosolekule sobiva aja.

  7. Klõpsake nuppu Lisa teisi ja seejärel käsku Lisa aadressiraamatust.

  8. Sisestage dialoogiboksis Osavõtjate ja ressursside valimine väljale Otsi selle inimese või ressursi nimi, keda/mida soovite kohtumisele kaasata. Kui kasutate otsimisel suvandit Veel veerge, siis klõpsake nuppu Mine.

  9. Klõpsake tulemusteloendis nime, seejärel klõpsake nuppu Nõutav, Valikuline või Ressursid. Seejärel klõpsake nuppu OK.

    Nõutavad ja Fakultatiivsed osalejad kuvatakse menüü Koosolek väljal Adressaat ning Ressursid väljal Asukoht.

    Vaba/hõivatud ruudustiku abil kuvatakse osalejate kättesaadavus. Roheline vertikaaljoon tähistab koosoleku algust. Punane vertikaaljoon tähistab koosoleku lõppu.

    Ruudustik Vaba/hõivatud

    Paan Soovitatud aeg tuvastab koosoleku jaoks parima aja, mis on määratletud kui aeg, kui kõige rohkem osalejaid on saadaval. Koosolekuks parim aeg kuvatakse paani ülaservas. Mis tahes soovitatud aja valimiseks klõpsake ajasoovitust paanil Soovitatud aeg. Saate valida ka käsitsi vaba/hõivatud aja ruudustikust.

    Paan „Soovitatud aeg”

  10. Korduva koosoleku määramiseks klõpsake menüü Koosolek jaotise Suvandid nuppu Korduvus. Valige soovitud korduvusmuster ja klõpsake nuppu OK.

    Korduvussageduse lisamisel koosolekukutsele muutub menüü Koosolek menüüks Korduv koosolek.

  11. Klõpsake menüü Koosolek jaotises Kuvamine nuppu Kohtumine.

  12. Klõpsake nuppu Saada.

  1. Avage koosolek, mida soovite muuta.

  2. Tehke ühte järgmistest.

    • Sarja mittekuuluva koosoleku suvandite muutmine   

      • Muutke soovitud suvandeid (nt teema, asukoht, aeg).

      • Klõpsake nuppu Saada värskendus.

    • Sarja kõigi koosolekute suvandite muutmine   

      • Klõpsake käsku Ava sari.

      • Muutke mis tahes suvandeid (nt teema, asukoht, aeg).

      • Korduvussuvandite muutmiseks klõpsake menüü Korduv koosolek jaotises Suvandid nuppu Korduvus, muutke suvandeid (nt aeg, korduvusmuster või korduvusulatus) ja seejärel klõpsake nuppu OK.

      • Klõpsake nuppu Saada värskendus.

    • Ühe sarja kuuluva koosoleku suvandite muutmine   

      • Klõpsake raadionuppu Ava see kord.

      • Menüüs Korduv koosolek saate muuta soovitud suvandeid (nt teema, asukoht ja aeg).

      • Klõpsake nuppu Saada värskendus.

Näpunäide. : Saate vaates Kalender lohistada kohtumise muule kuupäevale ja lisaks saate teemat redigeerida, klõpsates kirjeldusteksti või vajutades klahvi F2 ning seejärel tippides muudatused.

  1. Avage koosolek, mida soovite korduvaks muuta.

  2. Klõpsake menüü Kohtumine jaotise Suvandid nuppu Korduvus.

  3. Klõpsake soovitud korduvussagedust (Iga päev, Iga nädal, Iga kuu, Iga aasta) ning valige seejärel sagedussuvandid ja siis klõpsake nuppu OK.

  4. Klõpsake nuppu Saada värskendus.

  1. Looge või avage koosolek, mille soovite privaatseks muuta.

  2. Klõpsake menüü Koosolek jaotises Suvandid nuppu Suvandid ja seejärel Privaatne.

NB! : Teiste isikute juurdepääsu piiramiseks teie koosoleku, kontakti või tööülesande detailidele juurde ei tohiks te lootma jääda ainult funktsioonile Era. Veendumaks, et teised isikud teie eraüksusi lugeda ei saa, keelake neile kaustade Kalender, Kontaktid või Tööülesanded lugemisõigus. Isik, kellele on teie kaustadele juurdepääsuks antud lugemisõigus, saab teatud programmeerimismeetodite abil või teiste e-posti rakenduste kaudu teie eraüksuse üksikasju siiski vaadata. Kasutage funktsiooni Era ainult siis, kui teie kaustad on ühiskasutuses inimestega, keda usaldate.

Tehke ühte järgmistest.

  • Kõigi loodavate koosolekute jaoks    

    • Klõpsake menüüs Tööriistad käsku Suvandid.

    • Meeldetuletuse automaatseks sisse- või väljalülitamiseks uute koosolekute jaoks märkige või tühjendage ruut Vaikemeeldetuletus.

    • Kui märkisite ruudu, sisestage soovitud koosolekule eelnev etteteatamisaeg, kui meeldetuletus kuvatakse.

  • Olemasolevate koosolekute jaoks    

    • Avage koosolek või kui koosolek on korduv, siis koosolekusari.

    • Meeldetuletuse sisse- või väljalülitamiseks valige menüü Koosolek jaotises Suvandid väärtus Pole või loetletud meeldetuletusaeg.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×