Kolme olekuga töövoo kasutamine

Kolme olekuga töövoog jälitab loendiüksuse olekut läbi kolme oleku (faasi). Selle abil saab hallata äriprotsesse, mille puhul peab ettevõte jälitama suurt hulka probleeme või üksusi (nt klienditoejuhtumeid, müügivihjeid või projektiülesandeid). Näiteks projektiülesande kolm olekut võivad olla Käivitamata, Edenemisel ja Lõpetatud.

Selle artikli teemad

Kolme olekuga töövoo tööpõhimõtted

Kolme olekuga töövoo loendi seadistamine

Kolme olekuga töövoo jaoks probleemijälitusloendi loomine

Kolme olekuga töövoo jaoks kohandatud loendi loomine

Kolme olekuga töövoo jaoks kohandatud loendi kohandamine

Kolme olekuga töövoo lisamine loendisse

Üksuse kolme olekuga töövoo käsitsi käivitamine

Kolme olekuga töövoo ülesande lõpuleviimine

Kolme olekuga töövoo tööpõhimõtted

Kolme olekuga töövoog toetab äriprotsesse, mis nõuavad ettevõttelt probleemi või üksuse kolme oleku ja olekute vaheliste siirete jälitamist. Iga olekuvahelise siirde korral määrab töövoog isikule tööülesande ja saadab tööülesande kohta meiliteatise. Tööülesande lõpuleviimisel värskendab töövoog üksuse olekut ja viib selle järgmisesse etappi. Kolme olekuga töövoog töötab koos loendimalliga Probleemijälitus, kuid seda saab kasutada iga loendiga, mis on seadistatud sisaldama veergu Valik kolme või enama väärtusega. Veeru Valik väärtusi kasutatakse olekutena, mida töövoog jälitab.

Loendil võib olla mitu valikuveergu ja valikuveerul võib olla üle kolme väärtuse. Kolme olekuga töövoo saab siiski konfigureerida kasutama ainult ühte valikuveergudest ja valitud valikuveeru kolme väärtust. Kolme olekuga töövoo lisamisel loendisse või teeki peate valima valikuveeru ja kolm selle pakutavat väärtust.

Kolme olekuga töövoo abil saab hallata äriprotsesse, mille puhul peab ettevõte jälitama suurt hulka probleeme või üksusi (nt klienditoejuhtumeid, müügivihjeid või projektiülesandeid). Näiteks väikese üritusi korraldava ettevõtte töötajad saavad probleemide jälitamise loendi ja kohandatud kolme olekuga töövoo abil hallata korraldatavate üritustega seotud paljusid tööülesandeid. Kolme olekuga töövoog jälitab ürituste plaanimise tööülesandeid läbi kolme oleku: Aktiivne, Läbivaatuseks valmis ja Valmis. Kõik kindla üritusega seotud ettevalmistusülesanded kompileeritakse selle ürituse jaoks loodud probleemijälitusloendisse ja tähistatakse märkega Aktiivne. Ürituse koordinaator määrab üksikülesanded meeskonna liikmetele ja seejärel käivitab nende üksuste jaoks kolme olekuga töövoo, et algatada töö ürituse tööülesannetega.

Kui töövoog käivitub, loob see määratud isiku jaoks tööülesande. Kui meeskonnaliige saab tööülesande, teeb ta tööülesande lõpuleviimiseks vajaliku töö. See töö võib toimuda väljaspool loendit või saiti, kus probleemijälitusloend asub. Näiteks kui meeskonnaliige saab töövooülesande koostada ürituse menüü, pöördub ta toitlustusettevõtte poole ja seejärel kavandab nendega koostöös menüü. Kui menüü on koostatud, märgib see meeskonnaliige oma töövooülesande lõpetatuks. Nüüd värskendab töövoog probleemijälitusloendis ürituse tööülesande olekust Aktiivne olekusse Läbivaatuseks valmis ja loob ürituse koordinaatori jaoks teise tööülesande, et see saaks menüü läbi vaadata. Kui ürituse koordinaator on menüü läbi vaadanud ja kinnitanud, märgib ta oma töövooülesande lõpetatuks ning töövoog värskendab tööülesande olekust Läbivaatuseks valmis olekusse Valmis.

Märkus. :  Töövoos osaleja saab oma töövooülesande lõpetada kolme olekuga töövoos kahel erineval moel. Osaleja saab redigeerida töövooülesannet ja märkida selle lõpetatuks või muuta töövooüksuse olekut loendis (kui osalejal on volitused loendi muutmiseks). Kui osaleja värskendab loendis olevat töövooüksuse olekut käsitsi, on töövooülesanne lõpetatud. Kui osaleja redigeerib töövooülesannet, märkides selle lõpetatuks, värskendatakse töövooüksuse olek olekuks Lõpetatud.

Eelmise näite kolme olekuga töövoo toimingutes kasutatakse järgmist protsessi:

Kolme olekuga näidistöövoo vooskeem

Lehe algusesse

Kolme olekuga töövoo loendi seadistamine

Enne kolme olekuga töövoo kasutamist peate seadistama selle jaoks loendi. See loend peab sisaldama töövoo abil jälitatavaid või hallatavaid üksusi. Kolme olekuga töövoo puhul saate kasutada loendimalli Probleemijälitus. Saate luua nende töövoogude jaoks ka kohandatud loendi. Kui loote kolme olekuga töövoo jaoks kohandatud loendi, peab see sisaldama vähemalt ühte veergu Valik koos kolme või enama valikuväärtusega. Kui seadistate selle loendiga kasutatavat kolme olekuga töövoogu, peate määrama veeru Valik, mis sisaldab töövoo jälitatavaid olekuväärtusi.

Lehe algusesse

Kolme olekuga töövoo jaoks probleemijälitusloendi loomine

Vaikimisi saate kasutada kolme olekuga töövoogu mis tahes loendiga, mille te loendimallist Probleemijälitus loote.

  1. Klõpsake menüü Saiditoimingud linki Kogu saidi sisu kuvamine.

  2. Klõpsake lehel Kogu saidi sisu nuppu Loo.

  3. Klõpsake dialoogiboksis Loomine linki Probleemijälitus ja tippige loendi nimi. Loendi nimi on kohustuslik.

    Märkus. :  Loendi nimi kuvatakse loendilehe ülaosas, sellest saab loendilehe veebiaadressi osa ning see kuvatakse navigeerimiselementides, mis aitavad kasutajatel loendit leida ja avada.

  4. Kui soovite sisestada loendi kirjelduse või määrata loendi lingi kuvamise kiirkäivitusalal (vaikesäte on Jah), klõpsake linki Veel suvandeid.

    • Tippige väljale Kirjeldus loendi otstarbe kirjeldus. Kirjelduse kirjutamine pole kohustuslik.

    • Lingi lisamiseks sellele loendile kiirkäivitusalal klõpsake jaotises Navigeerimine nuppu Jah.

  5. Klõpsake dialoogiboksi Loomine allosas nuppu Loo.

Lehe algusesse

Kolme olekuga töövoo jaoks kohandatud loendi loomine

Kui soovite luua kolme olekuga töövoo jaoks kohandatud loendi, peate lisama vähemalt ühe veeru Valik, mis sisaldab vähemalt kolme töövoo jälitatavat olekuväärtust.

  1. Klõpsake menüü Saiditoimingud linki Kogu saidi sisu kuvamine.

  2. Klõpsake lehel Kogu saidi sisu nuppu Loo.

  3. Klõpsake dialoogiboksis Loomine linki Kohandatud loend ja tippige loendi nimi. Loendi nimi on kohustuslik.

    Märkus. :  Loendi nimi kuvatakse loendilehe ülaosas. See moodustab osa loendilehe veebiaadressist ja kuvatakse navigeerimiselementides, mille abil kasutajad saavad loendit otsida ja avada.

  4. Kui soovite sisestada loendi kirjelduse või määrata loendi lingi kuvamise kiirkäivitusalal (vaikesäte on Jah), klõpsake linki Veel suvandeid.

  5. Tippige väljale Kirjeldus loendi otstarbe kirjeldus. Kirjelduse kirjutamine pole kohustuslik.

  6. Lingi lisamiseks sellele loendile kiirkäivitusalal klõpsake jaotises Navigeerimine nuppu Jah.

  7. Klõpsake dialoogiboksi Loomine allosas nuppu Loo.

Lehe algusesse

Kolme olekuga töövoo jaoks kohandatud loendi kohandamine

  1. Klõpsake kohandatud loendis lindil menüüd Loend ja siis jaotist Loendi sätted.

  2. Klõpsake jaotises Veerud nuppu Loo veerg.

  3. Tippige jaotise Nimi ja tüüp väljale Veeru nimi selle veeru nimi, mille abil soovite määrata töövoo olekuväärtused.

  4. Klõpsake alamjaotises Selle veeru teabetüüp on: raadionuppu Valik (valikute menüü).

  5. Tippige jaotise Muud veerusätted väljale Kirjeldus veeru valikuline kirjeldus.

  6. Klõpsake alamjaotises Nõua, et see veerg sisaldaks teavet raadionuppu Jah.

  7. Tippige jaotise Tippige iga valikuvariant eraldi reale loendiboksi selle veeru jaoks kolm või enam soovitud valikuväärtust. Nendest väärtustest saavad töövoo olekud.

  8. Klõpsake alamjaotises Valikute kuvamisviis raadionuppu Rippmenüü või Raadionupud.

  9. Klõpsake alamjaotises Luba kasutaja täidetavad valikud raadionuppu Ei.

  10. Määrake, kas soovite selle veeru jaoks kindlat vaikeväärtust või soovite lisada selle loendi vaikevaatesse.

  11. Klõpsake nuppu OK.

Lehe algusesse

Kolme olekuga töövoo lisamine loendisse

Enne kolme olekuga töövoo kasutamist loendi üksustega peate lisama selle loendisse. Kolme olekuga töövoo loendisse lisamisel tuleb määrata, milline loendi veerg sisaldab töövoo jälitatavaid olekuväärtusi. Samuti tuleb määrata teave selle kohta, mida soovite töövoo igas olekus kuvada. Näiteks saate määrata tööülesande adressaatidele saadetavate meiliteatiste teema ja teksti.

Enamiku saitide puhul on kolme olekuga töövoog vaikimisi lubatud. Saidikogumi administraator saab aga selle funktsiooni keelata. Kui kolme olekuga töövoog pole saadaval, pöörduge oma administraatori poole.

NB! :  Loendisse töövoo lisamiseks peab teil olema loendite haldamise õigus.

  1. Avage leht, millele soovite lisada kolme olekuga töövoo. Klõpsake kohandatud loendis lindil menüüd Loend ja siis jaotist Loendi sätted või avatava teegitüübi sätteid. Näiteks dokumenditeegis klõpsake üksust Dokumenditeegi sätted.

  1. Klõpsake jaotises Õigused ja haldus käsku Töövoo sätted.

    Märkus. :  Kui töövood on juba loendisse, teeki või sisutüüpi lisatud, saate selle juhise abil otse lehele Töövoo sätete muutmine liikuda. Lehele Töövoo lisamine liikumiseks peate klõpsama käsku Lisa töövoog. Kui loendisse, teeki või sisutüüpi pole töövooge lisatud, saate selle juhise abil liikuda otse lehele Töövoo lisamine.

  2. Kui töövoog on loendi jaoks juba olemas, klõpsake paanil Töövoo sätete muutmine nuppu Lisa töövoog.

  3. Klõpsake lehe Töövoo lisamine jaotise Töövoog alamjaotises Valige töövoomall väärtust Kolme olekuga.

  4. Tippige jaotises Nimi töövoo kordumatu nimi.

  5. Määrake jaotises Tööülesannete loend töövooga kasutatav tööülesannete loend.

    Märkus. : 

    • Saate kasutada vaikeloendit Tööülesanded või luua uue. Kui kasutate tööülesannete vaikeloendit, siis saavad töövoos osalejad otsida ja kuvada oma töövoo ülesandeid tööülesannete loendi vaates Minu tööülesanded.

    • Kui töövooülesanded paljastavad tundlikke või konfidentsiaalseid andmeid, mida soovite üldisest tööülesannete loendist eraldi hoida, siis looge uus loend Tööülesanded.

    • Kui teie ettevõttel on palju töövoogusid või kui töövood hõlmavad suurt hulka tööülesandeid, looge uus tööülesannete loend. Sel juhul on soovitatav luua iga töövoo jaoks eraldi tööülesannete loend.

  6. Valige jaotises Ajalooloend ajalooloend, mida soovite töövooga kasutada. Ajalooloendis kuvatakse kõik töövooeksemplaridega seotud sündmused.

    Märkus. :  Võite kasutada vaikeloendit Ajalugu või luua uue loendi. Kui teie ettevõttel on palju töövooge, on soovitatav luua iga töövoo jaoks eraldi ajalooloend.

  7. Tehke jaotises Käivitamissuvandid üks järgmistest toimingutest.

    • Kui soovite lubada töövoo käsitsi käivitamist, märkige ruut Saate lubada töövoo käsitsi käivitamise osalemisõigustega autenditud kasutajate poolt. Kui soovite töövoo käivitamiseks nõuda täiendavaid õigusi, märkige ruut Nõua töövoo käivitamiseks loendite haldusõigusi.

    • Kui soovite töövoo uute üksuste loomisel automaatselt käivitada, märkige ruut Käivita see töövoog uue üksuse loomisel.

  8. Klõpsake nuppu Edasi.

  9. Valige jaotise Töövoo olekud alamjaotises Märkige valikuväli töövoo olekute jaoks kasutatavaid väärtusi sisaldavast loendist veerg Valik ja seejärel valige töövoo olekute Lähteolek, Vaheolek ja Lõppolek jaoks soovitud veeruväärtused.

  10. Määrake jaotistes Määrake, mis peaks toimuma töövoo algatamisel (suvandid töövoo esimese tööülesande jaoks) ja Määrake, mis peaks toimuma töövoo jõudmisel vaheolekusse (suvandid töövoo teise tööülesande jaoks) järgmine teave:

    Tööülesande üksikasjad

Tööülesande kirjeldus:

Tippige teave, mille soovite tööülesande kirjeldusse kaasata. Kui märgite ruudu Lisa loendiväli, siis lisatakse teie valitud väli sõnumi lõppu. Kui märgite ruudu Lisa link loendiüksusele, kaasatakse kirjeldusse loendiüksuse link.

Tööülesande tähtaeg

Kui soovite määrata tööülesande tähtaja, märkige ruut Lisa loendiväli ja seejärel valige loendist tähtajana kasutatavat kuupäevateavet sisaldav kuupäevaveerg.

Tööülesanne määratud:

Tööülesande määramiseks loendis määratud isikule märkige ruut Lisa loendiväli ja seejärel valige loendist soovitud kasutajateavet sisaldav veerg. Kui see töövoog käivitatakse, määratakse esimene tööülesanne isikule, kelle nimi on kuvatud selles töövooüksuse veerus.

Kõigis selle töövoo eksemplarides selle tööülesande määramiseks enda määratud isikule klõpsake nuppu Kohandatud ja seejärel tippige või valige selle isiku nimi, kellele soovite tööülesande määrata.

  1. Kui soovite, et töövoos osalejad saaksid oma töövooülesannete kohta meiliteatisi, märkige ruut Saada meilisõnum.

    Märkus. :  Kui soovite tagada, et töövoos osalejad saaksid pärast töövoogude käivitamist oma töövooülesannete kohta meiliteatisi, pöörduge oma saidikogumi administraatori poole, veendumaks, et teie saidil on meiliteatised lubatud.

    Meilisõnumi üksikasjad

Adressaat

Tippige selle isiku nimi, kellele soovite töövooülesande kohta meiliteatist saata. Kui soovite saata meiliteatise tööülesande omanikule, märkige ruut Lisa tööülesanne, mis on määratud kasutajale.

Teema

Tippige teemarida, mida soovite meiliteatises kasutada. Kui soovite lisada meilisõnumi teemareale tööülesande tiitli, märkige ruut Kasuta tööülesande tiitlit.

Keha

Tippige teave, mille soovite kuvada meiliteatise sõnumikehas. Kui soovite kaasata sõnumisse loendiüksuse lingi, märkige ruut Lisa link loendiüksusele.

  1. Klõpsake nuppu OK.

Lehe algusesse

Üksuse kolme olekuga töövoo käsitsi käivitamine

Kolme olekuga töövoog tuleb esmalt lisada loendisse, et see oleks selle loendi üksuste kasutamisel saadaval. Lisateavet leiate eelmistest jaotistest.

Kolme olekuga töövoo saab konfigureerida uute üksuste loendisse lisamisel automaatselt käivituma või lubama teatud õigustega kasutajatel töövoogu käsitsi käivitada. Mõne töövoo puhul on võimalikud mõlemad suvandid.

Loendiüksuse kolme olekuga töövoo käsitsi käivitamiseks tehke järgmist. Teil peab olema loendiüksuste redigeerimise õigus. Mõne töövoo puhul peab teil olema loendite haldamise õigus.

Märkus. :  Kui soovite tagada, et töövoos osalejad saaksid pärast töövoo käivitamist oma töövooülesannete kohta meiliteatisi, pöörduge oma saidikogumi administraatori poole, veendumaks, et teie saidi puhul on meiliteatised lubatud.

  1. Avage seda üksust sisaldav loend, mille kolme olekuga töövoogu soovite käivitada.

  2. Viige kursor üksusele, mille töövoogu soovite käivitada, klõpsake kuvatavat noolt ja seejärel käsku Töövood.

    Märkus. :  Käsk Töövood on saadaval ainult siis, kui üksus asub loendis või teegis, millega on seotud vähemalt üks töövoog.

  3. Klõpsake menüü Saiditoimingud linki Kogu saidi sisu kuvamine.

  4. Klõpsake jaotises Uue töövoo käivitamine käivitatava kolme olekuga töövoo nime.

    Töövoog käivitub kohe.

Lehe algusesse

Kolme olekuga töövoo ülesande lõpuleviimine

Kolme olekuga töövoo ülesande lõpuleviimiseks peab teil olema vähemalt nende tööülesandeloendite üksuste redigeerimise õigus, kus töövooülesandeid talletatakse.

  1. Avage saidi loend Tööülesanded ja klõpsake töövooülesande leidmiseks menüü Vaade käsku Minu tööülesanded.

    Märkus. :  Kui töövoog ei kasuta vaikeloendit Tööülesanded, ei pruugi teie töövoog loendis Tööülesanded kuvatud olla. Oma töövooülesande leidmiseks minge loendisse või teeki, kus töövoog on salvestatud. Osutage selle üksuse nimele, mille soovite lõpule viia, klõpsake kuvatavat noolt ja seejärel klõpsake käsku Töövood. Töövoo olekulehel klõpsake jaotises Töötavad töövood selle töövoo nime, kus osalete. Otsige loendist Tööülesanded oma töövooülesanne.

  2. Avage loend, mis sisaldab lõpetatuks märgitavat üksust.

  3. Osutage selle tööülesande nimele, mille soovite lõpule viia, klõpsake kuvatavat noolt ning seejärel käsku Redigeeri üksust.

  4. Tippige või valige dialoogiboksis Tööülesanded teave, mis on tööülesande lõpuleviimiseks nõutav, ja seejärel klõpsake nuppu Salvesta.

Lehe algusesse

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×